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2 000 bulletins de paie et 200 contrats dématérialisés chaque mois pour Omnium
Le groupe brestois Omnium regroupe l’enseigne de prêt-à-porter Devred 1902 ainsi que l’enseigne de décoration et d’arts de la table Bouchara (anciennement Eurodif). Créé en 1980, il emploie plus de 2 000 salariés répartis entre le siège et ses 300 points de vente situés en France et à l’étranger.
L’envoi des documents papier : un processus à optimiser
Jusqu’à la fin de l’année 2018, les bulletins de salaire étaient traités puis édités par un prestataire externe et transmis à la direction de chaque magasin et au siège pour une remise en main propre à chaque collaborateur. La situation a évolué à partir du mois de janvier 2019. « Avec la mise en place du prélèvement à la source, nous avons décidé d’envoyer les bulletins de salaire directement au domicile de chaque collaborateur afin d’assurer la confidentialité du taux de prélèvement » explique Madeleine Podeur, directrice des Ressources Humaines du groupe.
Auparavant, les divers documents adressés en cours d’année aux salariés étaient joints à l’envoi postal de leur bulletin. Cela représentait un volume non négligeable de pages imprimées et de courriers envoyés. À cela s’ajoutaient les quelques 2 500 contrats signés chaque année et autant d’avenants. Édités en PDF, ces documents étaient envoyés par e-mail à la direction du magasin concerné. Ils y étaient ensuite imprimés et signés en face-à-face. Les règlements et autres documents joints au contrat de travail venaient alors allonger la liste des impressions. Chaque contrat pouvait ainsi comporter jusqu’à 30 pages avec les annexes. Le constat était identique pour les documents de fin de contrat, également gérés au niveau de la direction du magasin et transmis en direct aux collaborateurs.
Sandrine Thirion, Responsable développement SIRH du groupe Omnium, détaille les problématiques qui ont émergé dans cette organisation : « Nous avions des placards entiers remplis de documents. Au-delà du manque de place, la question environnementale s’est rapidement posée. De plus, nous avions à cœur d’optimiser nos processus RH pour qu’ils deviennent plus vertueux et que nos équipes puissent gagner en productivité au quotidien.»
Vers plus d’efficacité
Le traitement des documents papier demandait beaucoup de temps à la direction des Ressources Humaines et aux directions des magasins. Dans une optique d’amélioration continue (et suite à une forte demande de l’enseigne Devred), le projet de dématérialisation s’est construit au niveau du groupe. Madeleine Podeur revient sur les débuts de ce projet : « Nous avons défini un cahier des charges précis afin d’identifier clairement nos besoins. Nous avons distingué 4 grands lots :
- La dématérialisation des bulletins de paie (lot 1),
- Celle des documents RH de manière générale (lot 2),
- La signature électronique et la dématérialisation des contrats de travail et avenants (lot 3),
- La transmission de documents du collaborateur vers les RH lors de l’onboarding (lot 4). »
Sandrine Thirion complète : « Notre expérience au cours des 10 dernières années nous a prouvé qu’il est essentiel d’exprimer clairement son besoin dans le cahier des charges. Il faut aller aussi loin que possible dans sa définition pour ensuite choisir le partenaire adapté qui saura répondre au besoin en standard, en évitant les développements spécifiques. »
Suite à la rédaction de ce cahier des charges, trois prestataires ont été sélectionnés. C’est finalement Primobox qui a été retenue à la fois pour sa couverture fonctionnelle, pour ses valeurs et pour sa capacité d’accompagnement avec un interlocuteur dédié. « Primobox a un vrai savoir-faire métier dans la dématérialisation RH. Lors des échanges nous avons ressenti cette expertise RH et leur écoute sur nos problématiques, nous parlons le même langage. L’approche pragmatique de Primobox ainsi que ses valeurs humaines ont fait écho à notre culture d’entreprise. Enfin l’approche financière correspondait à nos attentes pour une solution qui répond à nos besoins » explique Madeleine Podeur.
Un déploiement par étapes rapide et maîtrisé
Le projet s’est concrétisé rapidement dès le début de l’année 2019. Le lot 1 (dématérialisation des bulletins de salaire) a été mis en place dans les deux mois qui ont suivi la signature du contrat. Le lot 2 (dématérialisation de l’ensemble des documents RH) a été lancé dans la foulée. Grâce à celui-ci, chaque collaborateur reçoit désormais les notes d’informations internes, documents réglementaires et certificats de travail dans son espace personnel sécurisé myPrimobox. « Aujourd’hui 80% des dossiers des collaborateurs de l’enseigne Devred en CDI sont dématérialisés » complète Sandrine Thirion.
Le lot 3 (signature électronique et dématérialisation des contrats de travail et avenants) a pris forme début 2020. L’enseigne Devred a alors été pilote sur ce lot avant le déploiement sur la totalité du groupe en septembre 2020. « Désormais tout est centralisé dans DEMAT RH®. Nous pouvons suivre les signatures en temps réel et relancer les salariés si besoin. C’est un niveau de sécurité supplémentaire pour le groupe, notamment par rapport aux CDD. » précise Madeleine Podeur.
Le lot 4 (envoi de documents du salarié à l’employeur) sera quant-à-lui initié en 2022.
Des bénéfices tangibles pour les collaborateurs
L’adhésion des collaborateurs est manifeste : 75% d’entre eux ont adopté le bulletin de salaire électronique et bien davantage ont ouvert leur compte myPrimobox®. Pour Madeleine Podeur, c’est un succès : « le taux d’adhésion augmente chaque mois et nous en sommes ravis. La nouvelle application mobile myPrimobox® mise en place en juillet 2020 n’a fait que renforcer cette adhésion notamment chez nos collaborateurs qui n’ont pas d’ordinateur à domicile. Ils peuvent désormais consulter leurs documents depuis leur smartphone ». Par ailleurs, la mise en place de la signature électronique a permis à l’ensemble du groupe de moderniser sa marque employeur. L’intégration des nouveaux collaborateurs est désormais plus alignée avec leurs attentes.
Une capacité à se concentrer sur son cœur de métier
Les Directions des Ressources Humaines des enseignes gagnent du temps dans la gestion administrative quotidienne, tout comme les directeurs.rices de magasins. Ces derniers n’ont plus à effectuer des tâches RH qui ne sont pas au centre de leur fonction commerciale. Chacun se recentre sur son cœur de métier et l’entreprise y gagne en efficacité et en modernité. L’application permet aussi l’envoi de nombreux documents réglementaires en accusé de réception. D’un point de vue financier, l’économie est réelle grâce à la suppression des frais d’envois et des coûts papier.
La dématérialisation en temps de crise sanitaire : un avantage stratégique
Si le groupe Omnium était déjà convaincu du succès du projet, la pandémie de Covid-19 et le confinement survenu au mois de mars 2020, sont venus confirmer la pertinence des outils de dématérialisation comme DEMAT RH. « DEMAT RH nous a été extrêmement utile pendant le confinement. Grâce à myPrimobox, nous avons pu communiquer avec les salariés en activité partielle totale qui ne disposent pas d’ordinateur ni d’email professionnels. Il nous était capital de garder le lien avec nos collaborateurs et d’apporter des réponses à leurs nombreuses questions sur l’activité partielle et l’organisation de la reprise du travail après le 11 mai. Comment ont fait les entreprises qui n’avaient pas ce type de solutions ? Je suis très contente de ce projet, aujourd’hui je n’imagine pas ne pas l’avoir mis en place » conclut Madeleine Podeur.
Checklist : Réussir sa conduite du changement RH
Vous vous lancez dans un projet de digitalisation RH ?
Quel qu’en soit l’objectif, il va obligatoirement bouleverser les pratiques quotidiennes de vos collaborateurs. Attendez-vous alors à voir des résistances plus ou moins importantes émerger !
Comment faire pour que ces freins ne prennent pas le pas sur le projet ?
Pour vous simplifier la tâche, nous vous avons préparé une checklist. Elle vous permettra de planifier votre conduite du changement pour mettre toutes les chances de votre côté d’avoir une forte adhésion au projet en interne !
Pour la télécharger, vous pouvez remplir le formulaire ci-contre. Vous la recevrez d’ici quelques instants par email.
Samsic dématérialise 94% de ses bulletins de paie avec Primobox
Primobox accompagne le groupe Samsic dans sa digitalisation depuis 2016. La société bretonne Samsic Propreté est un groupe leader du service aux entreprises en Europe. Deuxième entreprise de propreté en France, Samsic n’a eu de cesse de se diversifier pour mieux compléter sa gamme de services et ainsi répondre aux besoins de ses clients.
Une digitalisation par étapes
Pour soutenir sa croissance et gagner en agilité, Samsic avait comme projet de se lancer dans le digital. Ce virage avait pour objectif de répondre au mieux aux exigences du marché et de permettre à l’ensemble des collaborateurs d’avoir les meilleurs outils. In fine, il s’agissait d’augmenter l’efficience du travail quotidien. Une équipe a alors été créée pour conduire un projet de dématérialisation des flux RH.
Nicolas Hoehne, directeur des systèmes RH, déclare « Les projets de modernisation de nos outils nous ont poussés à revoir nos modes de fonctionnement. En 2017, plusieurs projets sont nés, comme la dématérialisation des bulletins de salaire. Celui-ci a alors été mené en plusieurs étapes. Les cadres, les managers et les équipes du siège, soit 1 600 personnes, ont été les premiers à passer au bulletin de paie électronique. Un an plus tard, le processus a été généralisé à l’ensemble des salariés du terrain, soit à l’époque 40 000 personnes. Aujourd’hui, ce sont plus de 60 000 collaborateurs qui sont concernés.»
En effet, le taux de dématérialisation des bulletins de paie est particulièrement élevé : « À ce jour, plus de 94 % des collaborateurs du groupe ont opté pour le bulletin de salaire électronique. Cette forte adhésion vient saluer la pertinence de notre stratégie de digitalisation des flux RH et nous encourage à poursuivre la transformation amorcée. »
Des objectifs ambitieux assortis de critères de choix rigoureux
Les objectifs du projet du groupe Samsic étaient multiples. Il s’agissait à la fois de :
- Limiter l’utilisation du papier (chaque bulletin pouvait auparavant être imprimé en 3 exemplaires),
- Améliorer la certification des bulletins de paie,
- Aller encore plus loin dans la démarche RSE du groupe pour renforcer l’image de marque.
C’est dans ce contexte et pour répondre à ces objectifs que la société Primobox a été sélectionnée. Samsic a alors observé plusieurs critères :
- La capacité à les accompagner de bout en bout dans le projet de dématérialisation des bulletins de paie,
- La qualité du relationnel avec les interlocuteurs dédiés au projet,
- La prise en compte des processus RH internes du groupe et la capacité à s’y adapter,
- Leur autonomie dans les évolutions de la plateforme,
- La prise en compte de tous les prérequis permettant de mener le projet de manière sécurisée,
- L’hébergement des données en France,
- La possibilité d’automatiser un maximum de flux.
Gestion des volumes & automatisation des flux
Pour Samsic, l’automatisation des flux était un critère de choix incontournable. En effet, les volumes gérés chaque mois ne permettent pas d’envisager une quelconque opération manuelle. Le pilotage est centralisé au niveau des équipes SIRH (dépôt numérique, API…).
Nicolas Hoehne cite ainsi l’exemple de l’automatisation du dépôt des référentiels salariés : « Nous avons mis en place les passerelles nécessaires pour que les référentiels soient déposés dans DEMAT RH® de manière automatique chaque nuit. Vu la volumétrie, nous ne pouvons pas nous permettre de faire les choses à la main, surtout si elles sont récurrentes. »
De manière opérationnelle, cette automatisation permet aux 300 gestionnaires RH du groupe d’économiser environ 2h de travail par mois chacun.
Rencontre avec Christophe Couder, Customer Support Manager
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients.
Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Découvrez leur rôle chez Primobox et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients.
Quelles sont tes missions au sein du pôle Client de Primobox ?
« Mon rôle se découpe en deux activités principales. Je m’occupe d’une part de la relation client et d’autre part du support proposé à leurs salariés.
Sur la partie client, j’accompagne un certain nombre de sociétés utilisatrices de DEMAT RH et de partenaires distributeurs de la solution. Je suis leur interlocuteur au quotidien pour toutes leurs demandes : questions techniques, nouveaux besoins… Ma mission est de simplifier au maximum leur utilisation de DEMAT RH.
Sur la partie support salariés, mon objectif est de répondre aux demandes des utilisateurs de l’espace en ligne sécurisé myPrimobox. C’est l’espace sur lequel ils reçoivent leurs documents RH (fiches de paie, contrats de travail…), c’est donc très important qu’ils puissent y accéder facilement et à tout moment. Je réponds à leurs interrogations, les aide lorsqu’ils rencontrent des difficultés de connexion, oublient leur mot de passe ou ne trouvent pas un document par exemple. »
Tu es donc en relation avec des centaines d’utilisateurs au quotidien. Comment traites-tu les informations qui te sont remontées ?
« J’ai effectivement une vision terrain au quotidien. Les problématiques rencontrées par mes interlocuteurs sont bien sûr très différentes selon qu’il s’agit d’un client, d’un partenaire ou d’un salarié. Dans toutes les situations, mon rôle est de trouver des solutions, d’où le fait que je collabore énormément avec l’équipe technique de Primobox. Le service client est l’intermédiaire entre les utilisateurs (clients ou salariés) et la R&D. Dès que l’un de nos interlocuteurs nous fait part d’un souhait d’évolution, celui-ci est reporté dans notre outil commun. Nous consolidons ensuite les demandes en équipe, avant de transmettre les plus récurrentes au service Production. Il les priorise alors en fonction d’un certain nombre de critères, dont le temps de développement requis, l’urgence et le suivi de la roadmap [NDLR : feuille de route produit]. »
De quelle manière accompagnes-tu tes clients DEMAT RH ?
« Au-delà de l’accompagnement quotidien des clients qui se fait à la demande, ma relation avec chacun d’entre eux est rythmée par des temps forts. Généralement, j’entre en contact avec un nouveau client pour organiser la réunion de lancement. Au cours de cette première réunion, nous balayons ensemble le périmètre fonctionnel prévu au contrat, les éventuelles contraintes et spécificités.
J’interviens ensuite sur le paramétrage technique de DEMAT RH avant de former les utilisateurs. Une session d’une à deux heures, souvent en distanciel, me permet de présenter les différents modules auxquels le client a accès et d’expliquer par exemple comment envoyer des bulletins de paie ou signer électroniquement des documents RH. Si le client a choisi d’envoyer ses bulletins de paie avec DEMAT RH, je peux l’accompagner pour son premier dépôt sur la plateforme. Cela permet de le rassurer et de le rendre complètement autonome pour la suite.
Une fois le déploiement effectué, j’organise des comités de pilotage à échéance régulière au cours de l’année. Ces moments sont l’occasion de faire un bilan d’activité, d’identifier les besoins utilisateurs et les demandes d’évolutions. »
Selon toi, quels sont les avantages à internaliser le support salariés chez Primobox ?
« Le support salariés est effectivement assuré par des collaborateurs de Primobox. La force de notre organisation est que tous les salariés peuvent participer, en fonction de nos besoins et de leurs disponibilités. Chaque nouveau collaborateur est d’ailleurs sollicité au cours de son premier mois dans l’entreprise pour accorder 1 heure de son temps par jour au traitement des demandes salariés. Je vois plusieurs avantages à cette organisation :
- Elle nous permet à tous de garder une connaissance métier complète, de bien comprendre les problématiques des salariés et d’en tenir compte dans chacun de nos métiers. Il ne faut pas oublier que nous développons des outils pour des salariés qui n’ont pas forcément d’appétence avec l’informatique. Cela doit avoir une influence sur la manière dont nous concevons les outils et dont nous accompagnons les utilisateurs.
- Nous bénéficions de différents points de vue de la part des nouveaux collaborateurs. Chacun a sa vision de la plateforme selon ses expériences précédentes et ses centres d’intérêt.
- Le fait que le support salariés soit géré en interne facilite les échanges avec le service technique de Primobox. Cela nous permet d’être plus réactifs à la fois dans le traitement des demandes et dans les remontées des besoins utilisateurs.
- Enfin, cette organisation est rassurante pour les clients car ils disposent d’une équipe dédiée, soutenue par l’ensemble des salariés de Primobox. Ils sont donc totalement déchargés de cette mission ! »
Vous avez un projet de dématérialisation RH ? N’hésitez pas à nous en faire part. Nos équipes seront ravies de vous accompagner dans votre réflexion.
Vous vous êtes reconnu dans cet article ?
Livret d'accueil en entreprise : quels facteurs clés de succès ?
L’époque où les nouveaux collaborateurs devaient s’installer sur un coin de table en attendant qu’on leur attribue une place et erraient pendant plusieurs jours à la recherche d’informations sur leurs premières missions est aujourd’hui révolue. Exigeants et habitués à certains standards en matière d’onboarding, les salariés n’ont plus de scrupule à quitter une entreprise avant la fin de leur période d’essai si celle-ci ne correspond pas à l’image véhiculée pendant le processus de recrutement. La phase d’intégration des nouvelles recrues ne peut plus être négligée. La clé est alors d’anticiper leur arrivée pour leur transmettre les informations clés de manière cohérente. La constitution d’un livret d’accueil prend alors toute son importance.
Quel doit-être son contenu ? Comment le créer et s’assurer qu’il soit lu ? Cet article répertorie tous nos conseils sur la construction d’un livret d’accueil pour faire en sorte que le vôtre ne passe pas inaperçu.
Quels sont les objectifs du livret d’accueil ?
Lors de leur intégration, les nouveaux collaborateurs engrangent une quantité importante d’informations sur l’entreprise, les process, les rituels… Une chose est sûre, si talentueux qu’ils soient, ils ne retiendront pas tout ! Leur distribuer un livret d’accueil répertoriant les éléments dont ils auront besoin au cours de leurs premiers mois peut alors s’avérer bénéfique. Ils pourront ainsi s’y référer en cas de question ou de doute. Cette mise à disposition des informations clés permet de renforcer leur autonomie dès les premiers jours, un bon point pour votre expérience collaborateur. De leur côté, les équipes en place y voient une manière de gagner du temps au quotidien lorsqu’elles accueillent un nouveau collègue.
L’accessibilité des informations revêt d’autant plus d’intérêt dans un contexte d’onboarding à distance. En effet, l’accueil des nouveaux collaborateurs en télétravail pose de nombreuses questions et fait souvent craindre aux managers et au service RH une mauvaise intégration. Les nouvelles recrues quant à elles, peuvent se sentir isolées et ne pas toujours avoir le réflexe de poser une question d’ordre administratif à leur équipe. Le livret d’accueil pallie alors en partie cet écueil.
Au-delà des vertus pratiques d’un livret d’accueil, il faut également y voir un moyen de transmettre l’ADN de l’entreprise. Réaffirmer les valeurs clés auprès des nouveaux arrivants leur permettra de constater un alignement avec les informations communiquées pendant la phase d’entretiens. Or, il apparaît que la cohérence est essentielle au succès d’un processus d’onboarding. En constatant que les pratiques de l’entreprise correspondent à ce qu’ils en ont perçu, les nouveaux collaborateurs verront progressivement leur niveau d’engagement et d’adhésion se renforcer 1.
Quelles sont les informations à faire figurer dans le livret d’accueil ?
Le livret d’accueil doit être pensé comme un support devant correspondre à tous les futurs nouveaux collaborateurs, quel que soit le service auquel ils seront rattachés. L’objectif n’est pas d’y faire figurer les spécificités opérationnelles de chaque équipe mais plutôt d’y concentrer les informations communes dont tout nouvel arrivant aura besoin au cours de ses premières semaines.
À noter, qu’un guide adapté à chaque service peut venir compléter le livret d’accueil dit « RH » mais qu’il ne doit pas s’y substituer.
Parmi les informations à faire apparaître dans le livret RH, nous distinguons 3 thématiques :
- L’activité de l’entreprise. L’idée est d’être factuel et de fournir au collaborateur une vision d’ensemble de la société qu’il vient de rejoindre. Vous pouvez alors intégrer un mot de la direction, le détail de l’offre de l’entreprise (produits ou services), les chiffres clés, la vision stratégique, le positionnement marché et enfin, la couverture géographique par exemple.
- Les valeurs de l’entreprise. Ce deuxième axe prendra l’importance que vous souhaiterez lui accorder. Rappelez les valeurs qui animent le quotidien et orientent les prises de décision. Attention aux fausses valeurs qui ne sont pas réellement incarnées. Les nouveaux collaborateurs ne tarderont pas à découvrir la supercherie ! N’hésitez pas à proposer un retour d’expérience de salarié ou un exemple concret pour illustrer chacune d’elles : labels, récompenses, ateliers, séminaires…
- Les renseignements pratiques. Cette troisième thématique peut permettre de développer plusieurs rubriques particulièrement utiles aux nouveaux « onboardés » :
- La réglementation : Placez les liens d’accès aux principaux documents juridiques (règlement intérieur, convention collective, charte informatique, charte de télétravail…) ainsi que les coordonnées des membres du CSE (Comité Economique et Social).
- Les avantages et la protection sociale : Précisez la prise en charge des frais de transports, la mutuelle proposée, les tickets restaurants ou tout autre mode de restauration mis à disposition.
- Les congés et RTT : Indiquez leur nombre et les règles de pose
- L’accompagnement de carrière : Détaillez le plan de formation et précisez les coordonnées de la personne de l’équipe RH en charge de ce sujet ainsi que l’éventuel accès à une plateforme d’apprentissage en ligne.
- L’organisation interne : Communiquez les coordonnées des principaux interlocuteurs (matériel informatique, notes de frais, paie, administration du personnel…) et l’organigramme de l’entreprise.
- Les outils et process internes : Répondez à la question « quels outils pour quels usages ? » Indiquez les noms des outils RH (pose de congés, notes de frais, avantages CSE…) et ceux d’ordre plus opérationnel (CRM, solution de visioconférence, plateforme collaborative…).
- Si les salariés reçoivent leurs fiches de paie et autres documents RH de manière dématérialisée, rappelez le nom de la plateforme d’accès aux documents (par exemple myPrimobox), l’url et la manière de procéder en cas de perte de mots de passe.
- Les locaux : Fournissez-en le plan, précisez si vos salariés ont accès à des infrastructures annexes (salle de sport, de repos…) ou si une éventuelle politique de flex office est en place.
Comment créer un livret d’accueil qui sera réellement lu ?
Vous l’aurez compris, constituer un livret d’accueil pour les nouveaux collaborateurs nécessite un travail méthodique de recherche et de centralisation des informations 2. Cela ne doit pas pour autant vous faire perdre de vue votre objectif : que celui-ci soit lu.
Pour arriver à vos fins, votre livret va devoir être impactant et authentique. C’est-à-dire faire transparaître votre culture d’entreprise !
Voici quelques conseils qui vous permettront de construire un livret d’accueil qui vous ressemble (et qui parle à vos collaborateurs).
- Misez sur la co-construction. Si consulter des exemples et des modèles avant de se lancer est une idée judicieuse, il ne faut toutefois pas sous-estimer la nécessité d’adaptation aux spécificités de votre entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à solliciter vos salariés, sur la base du volontariat, pour recueillir leurs idées et savoir quels éléments ils estiment qu’il est essentiel d’y faire figurer. Histoire de l’entreprise, organigramme, concurrence… Les informations qui vous paraissent secondaires auront peut-être une autre réalité pour vos collaborateurs. En procédant ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté de les embarquer dans ce projet. Ils se feront alors plus spontanément le relais de ce support dans leurs équipes respectives. Chez Primobox, nous avons par exemple constitué un groupe de travail composé d’un représentant par service afin de co-construire le livret d’accueil et l’onboarding de manière plus globale.
- Soignez l’aspect visuel. Veillez tout d’abord à respecter la charte graphique de votre entreprise. Si le livret d’accueil n’est visuellement pas cohérent avec les autres documents transmis, vos nouveaux collaborateurs risquent d’avoir un réel a priori sur son utilité. Mais l’aspect visuel ne s’arrête pas à la charte graphique. Pour être lu, le livret d’accueil doit se parer de ses plus beaux atouts. Photos, schémas et illustrations sont autant d’éléments qui peuvent attirer l’œil et inciter les nouveaux collaborateurs à la lecture tout en facilitant la compréhension.
- Faites vivre le support. Le mot d’ordre est ici la régularité dans les mises à jour. Chiffres clés obsolètes, outils internes délaissés, liste d’avantages incomplète… Au fil du temps, ces incohérences peuvent pousser les nouveaux collaborateurs à se détourner du livret d’accueil. Le risque est alors qu’ils se réfèrent à des sources internes plus ou moins fiables et que les messages clés paraissent brouillons. Pour avoir l’assurance que le livret continue à être utilisé, nous ne pouvons que vous conseiller de récolter les retours et feedbacks des nouveaux arrivants. Ajoutez alors une question sur leur usage du livret d’accueil dans la trame du rapport d’étonnement ou sondez les collaborateurs grâce à un rapide questionnaire quelques semaines après leur arrivée.
- Jouez la carte du numérique. La bonne pratique consiste à stocker le livret d’accueil sous un format PDF, dans un espace accessible par tous les collaborateurs, que ce soit dans leurs espaces personnels en ligne ou sur l’intranet de l’entreprise. L’accessibilité doit être facilitée au maximum, notamment dans un contexte de télétravail ou de mobilité des équipes. Côté RH, le format digital du livret d’accueil vous assure par la même occasion plus de flexibilité dans les futures mises à jour.
Le livret d’accueil constitue aujourd’hui l’une des composantes essentielles d’un onboarding de qualité. Mais pour être lu et consulté, celui-ci doit absolument répondre de manière précise aux interrogations des nouvelles recrues. Il doit par ailleurs être le plus authentique possible et conforme à la réalité de l’entreprise. Si tel n’est pas le cas, le risque est qu’il ne soit pas adopté par les collaborateurs et que le bénéfice pour l’entreprise soit nul.
Sources
L'inclusion, un enjeu majeur pour les entreprises
Presque reléguée au second plan parmi les priorités des services Ressources Humaines au début de la crise sanitaire, la question de l’inclusion est, depuis plusieurs mois, au cœur des préoccupations des entreprises. Les organisations ayant tiré leur épingle du jeu multiplient les mesures permettant de prévenir les discriminations liées au handicap, à la couleur de peau, à la situation sociale, au genre ou à l’orientation sexuelle.
Prendre ce virage est alors une manière de poser les premières pierres d’un « monde d’après » plus éthique tout en se démarquant face à la concurrence.
Une multiplication des initiatives en faveur de l’inclusion en entreprise
Selon le 14ème baromètre de la perception des discriminations dans l’emploi 1 publié par le Défenseur des droits en décembre 2021, en France, 42 % des actifs ont été témoins de discrimination(s) liées à l’orientation sexuelle, à la couleur de peau, au handicap ou à la religion dans le cadre de leur activité professionnelle.
C’est dans ce contexte que s’intensifie le rythme des initiatives menées par les entreprises et les pouvoirs publics pour lutter contre les discriminations.
Comme chaque année depuis 25 ans, la Semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées s’est déroulée au mois de novembre 2021. Handicap.gouv.fr 2 rappelle que cet événement annuel permet de sensibiliser les recruteurs aux différentes formes de discrimination, de lutter contre les stéréotypes et de partager des bonnes pratiques pour, in fine, faciliter l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap. Dans les chiffres, selon RSE Magazine 3, 58 % des grands groupes en France déclarent avoir mis en place des politiques RH adaptées.
En parallèle, plusieurs initiatives innovantes ont vu le jour en fin d’année 2021. RH matin 4 précise ainsi qu’un collectif de DRH de start-up s’est mobilisé en créant la communauté IDEA Pact. Celle-ci a été inaugurée le 24 novembre dernier en présence de Cédric O, secrétaire d’Etat chargé de la Transition numérique et des Communications électroniques. L’alliance a pour objectif de promouvoir les bonnes pratiques au sein des start-up membres, de fixer des objectifs concrets et de monitorer leur atteinte chaque année. Selon Solutions numériques 5, elle doit permettre de replacer le sujet de l’inclusion au cœur des préoccupations des entreprises, et non pas uniquement de celles du service RH.
Enfin, sur le front des discriminations liées à l’origine sociale, la bataille a également fait rage ces derniers mois. La Tribune 6 rapporte par exemple que La fondation Mozaik a organisé à Bercy le 29 novembre 2021 le premier Sommet de l’Inclusion Économique. L’objectif de cet événement est de favoriser l’égalité des chances, quelle que soit l’origine sociale des candidats. Il a notamment permis aux dirigeants présents de partager les actions concrètes menées en ce sens au sein de leur organisation. Un vivier de bonnes pratiques à répliquer pour rendre les entreprises plus inclusives.
L‘inclusion en entreprise, un facteur d’attractivité et de performance
La multiplication des initiatives menées en faveur de l’inclusion doit être mise en parallèle avec les bénéfices concrets qu’il est possible d’en tirer. En premier lieu, un tel engagement de la part d’une entreprise permet, selon RSE Magazine 3, d’impacter positivement sa marque employeur. 89 % des Français estiment en effet que les entreprises qui recrutent des personnes en situation de handicap bénéficient d’une image positive sur le marché. En interne, les répercussions auprès des collaborateurs sont similaires puisque mettre en place des mesures d’inclusion permet de renforcer les valeurs de solidarité, de diversité et d’acceptation des différences. À terme, l’engagement des salariés se trouve renforcé et leur fidélité accrue.
Si les mesures prises pour favoriser l’inclusion servent l’image des entreprises concernées, il ne faut toutefois pas tomber dans l’écueil du « RSE-washing ». Cette pratique consiste à communiquer sur de prétendus engagements qui ne correspondent pas à la réalité de l’entreprise. Par exemple, des structures qui communiqueraient massivement sur leur soutien à la cause LGBTQ+, sur une forte diversité ethnique ou sur l’emploi des personnes handicapées pourraient respectivement se voir accusées de « pinkwashing », de « blackwashing » et de « handiwashing » s’il ne s’agit que de prétextes de communication décorrélés de la réalité, alerte Courrier Cadres 7.
Au-delà de l’effet positif sur l’image, le fait de mettre en place une politique inclusive participe également à la performance économique de l’entreprise. D’après la dernière étude Deloitte « Diversité et inclusion », relayée par Solutions numériques 5, pratiquer une politique inclusive peut générer jusqu’à 30 % de chiffre d’affaires supplémentaire par salarié.
Saïd Hammouche fondateur du cabinet Mozaïk RH et du Sommet de l’Inclusion Économique explique pour France Inter 8 « À court terme, si vos salariés ont tous le même profil, vous gagnez peut-être du temps lorsque vous lancez votre projet, mais très vite, la diversité va vous permettre d’aller plus loin, et de gagner de nouveaux marchés. Selon une étude du cabinet McKinsey, les entreprises où la diversité est une réalité sont jusqu’à 36 % plus susceptibles d’avoir de meilleurs résultats financiers. »
La nécessité de sensibiliser et de former les équipes
Pour mettre en place une politique véritablement inclusive, il apparaît toutefois nécessaire de sensibiliser et de former en interne pour corriger un certain nombre de biais.
En effet, le cabinet de conseil Lemon Adds qui accompagne les entreprises pour recruter davantage de personnes en situation de handicap, explique pour Le Parisien 9, que le premier frein est le manque de connaissance sur le sujet. La plupart des personnes non-sensibilisées au handicap ont tendance à l’assimiler à une personne en fauteuil roulant, or le cabinet rappelle que la plupart des handicaps sont invisibles et que dans 85 % des cas, recruter une personne handicapée ne nécessite pas d’aménagement particulier. La formation des équipes peut donc permettre de lever certains clichés pour, à terme, faciliter le recrutement et l’intégration des personnes en situation de handicap.
Un parallèle est alors à faire avec les autres formes de discrimination qui peuvent être commises par les managers ou les RH contre les populations dites « minoritaires ». Courrier Cadres 7 rapporte ainsi que depuis le début de l’année 2020, Orange a formé 60 % du management et 80 % du service recrutement à la lutte contre toutes les formes de discrimination.
Proposer des sessions de formation ou de sensibilisation sur la diversité peut alors permettre aux employés de mieux comprendre en quoi leurs actions portent préjudice à certaines personnes. Une prise de conscience qui mérite souvent d’être accompagnée tant le poids des biais culturels et des stéréotypes est parfois lourd.
Appliquée au service RH, la formation des équipes peut également avoir pour objectif de mettre en place une politique de recrutement inclusive, comme l’explique le JDN 10. Il s’agit alors d’ouvrir les offres d’emploi à des personnes aux profils variés. Carenews 11 propose par exemple de les publier sur la plateforme diversifiezvostalents.com du cabinet Mozaik RH.
Les notions de formation et de recrutement inclusif font d’ailleurs partie intégrante des 7 piliers de l’IDEA Pact détaillés par RH matin 4. Les entreprises engagées ont ainsi pour ligne de conduite de « sensibiliser sur l’importance de la diversité et de l’inclusion et les biais inconscients, former les managers et les équipes aux bonnes pratiques, instaurer le recrutement par les compétences afin de toucher des personnes d’horizons différents, créer des parcours de recrutement non discriminants, communiqués aux candidats dès leur sélection ».
Sources
- La perception des discriminations dans l’emploi – Le Défenseur des droits – 12/2021
- Semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées 2021 – handicap.gouv – 15/11/2021
- Handicap et insertion : du mieux dans les entreprises – RSE Magazine – 22/11/2021
- Start-up, diversité et inclusion : ces DRH qui se mobilisent pour l’IDEA Pact – RH matin – 09/12/2021
- IDEA Pact : des DRH de la FrenchTech s’engagent pour l’inclusion et la diversité dans les entreprises – Solutions numériques – 25/11/2021
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Dématérialisation RH & modernisation de la fonction publique
Chaque année depuis 2014, la Direction Interministérielle de l’Innovation Publique organise, en novembre, le Mois de l’innovation publique. En 2021, la 8ème édition abordait plus particulièrement les pistes d’innovations au service de l’expérience agent et de l’expérience usager.
Cette initiative témoigne à la fois du caractère prioritaire de l’innovation dans les 3 fonctions publiques (État, territoriale et hospitalière) et du lien fort qui existe entre les usages proposés aux citoyens et aux agents publics.
Ces derniers mois, porté par le contexte de crise sanitaire qui a poussé la fonction publique, comme le secteur privé, à revoir ses pratiques internes, le rythme des transformations RH s’est accéléré. Collectivités et administrations bénéficient ainsi d’un niveau de maturité digitale croissant. Recrutement, gestion administrative du personnel, formation… tous les aspects des Ressources Humaines sont impactés, conformément à la « feuille de route SIRH 2022 » élaborée par le gouvernement.
Aujourd’hui, quel état des lieux de la digitalisation RH de la fonction publique peut-on dresser ? Quels sont les bénéfices attendus de ce virage numérique pour les gestionnaires RH comme pour les agents ?
Dématérialisation RH dans la fonction publique : un état des lieux
La digitalisation des processus RH n’a pas été le premier chantier de modernisation de la fonction publique. Bien que le virage du numérique ait été pris dès les années 2000-2010, les innovations mises en place à l’époque visaient principalement le citoyen et non l’agent. À partir de 2000, il a par exemple été possible de déclarer ses revenus en ligne et de consulter le site officiel service-public.fr, créé la même année.
Ce n’est qu’environ 10 ans plus tard que les premières mesures de dématérialisation des processus internes, et notamment des processus RH, ont vu le jour.
La première brique a été posée grâce au décret du 15 juin 2011 qui autorise la dématérialisation du dossier individuel de l’agent1. Depuis cette date, chaque collectivité peut décider de gérer de manière dématérialisée l’ensemble des pièces qui constituent les dossiers de ses agents (ou une partie seulement). Parmi ces documents, figurent :
- Les pièces qui concernent la carrière de l’agent : arrêtés de nomination, d’avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental…)
- Le diplôme
- Les évaluations professionnelles
- Les formations suivies
- Les arrêtés de mise en congé (maternité, paternité, maladie…)
En 2016, le décret du 3 août est venu renforcer cette logique de digitalisation des processus RH en organisant la dématérialisation des bulletins de paie dans la fonction publique d’État, la rendant effective au 1er janvier 2020. Depuis, les bulletins de paie de chaque agent concerné sont ainsi mis à sa disposition sur l’Espace Numérique Sécurisé des Agents Publics de l’État (ENSAP).
Il est à noter que les fonctions publiques territoriales et hospitalières ne sont, quant à elles, soumises à aucune obligation.
Ce décalage entre les différents niveaux de maturité digitale dans la fonction RH est à l’origine de la « feuille de route SIRH 2022 », conçue dans le cadre du programme Action publique 2022. À travers celle-ci, l’État encourage les collectivités à rattraper leur retard en matière de transformation digitale de la fonction RH.
Dématérialiser les processus RH pour répondre aux enjeux principaux de la fonction publique
La feuille de route SIRH 2022 liste plusieurs objectifs : « Les capacités des systèmes d’information en termes de dématérialisation constituent un levier essentiel de modernisation. La dématérialisation permet en effet de faciliter le partage et l’échange d’informations et de documents, d’envisager de nouveaux usages et amène à revoir les processus et les organisations dans une optique de rationalisation et de simplification […] des données publiques »2.
Concrètement, pour les services RH, la dématérialisation des documents RH et des processus est tout d’abord synonyme de productivité. Elle permet ainsi de mettre fin à un certain nombre de tâches répétitives et chronophages : impression des documents, mise sous pli, affranchissement, classement manuel dans les dossiers des agents… À la clé, plusieurs heures de travail économisées chaque mois au sein de l’équipe RH et une capacité à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les agents.
Les documents, stockés de manière sécurisée dans des dossiers dématérialisés, sont plus facilement accessibles pour les personnes habilitées. Ces dernières peuvent alors en quelques clics transférer un duplicata à un agent qui en fait la demande par exemple. Une souplesse d’autant plus appréciable pour les gestionnaires RH suite à la signature du premier accord relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique, le 13 juillet 20213. Ce développement du travail à distance dans la fonction publique impose, en retour, une digitalisation croissante des processus internes et en particulier des processus RH. L’objectif : faciliter le travail collaboratif à distance.
Au-delà du gain de temps et de flexibilité permis à l’équipe RH, la digitalisation des processus présente une véritable cohérence avec la logique de contrainte budgétaire à laquelle sont soumises les collectivités : les tâches quotidiennes sont rationalisées, optimisées. Les économies d’impression et d’affranchissement sont par ailleurs réelles et contribuent à atteindre des objectifs ambitieux de réduction des coûts.
L’expérience agent au cœur des préoccupations
« L’expérience agent », tout comme « l’expérience collaborateur » au sens large, correspond au ressenti d’un membre du personnel face à sa situation de travail (qu’il soit agent de la fonction publique ou salarié d’une entreprise privée).
Or, dans son quotidien, l’agent est aujourd’hui témoin de deux phénomènes simultanés :
- Dans sa sphère professionnelle, il assiste à la digitalisation de la relation citoyens – collectivité. Il en est d’ailleurs le garant au quotidien depuis de nombreuses années.
- Dans sa sphère privée, il expérimente chaque jour une digitalisation croissante de ses propres pratiques. Celles-ci sont alors de plus en plus en décalage avec les usages qui lui sont proposés dans le cadre de son activité professionnelle.
Spectateur de cette double tendance, l’agent accepte de moins en moins bien l’asymétrie qu’il observe avec les usages qui lui sont proposés dans son quotidien professionnel. Lui proposer des usages en phase avec ses attentes devient donc une nécessité. Le parallèle est simple : si la qualité de service attendue envers les citoyens est élevée, l’administration n’a d’autre choix que de fournir à ses agents un niveau de service de qualité équivalente en interne.
La dématérialisation RH permet alors d’améliorer l’expérience agent en facilitant notamment leur accès à l’ensemble des documents qui accompagnent leur carrière : fiches de paie, arrêtés de promotion interne, évaluations annuelles…
Grâce à la solution DEMAT RH® par exemple, tous ces documents sont accessibles à n’importe quel moment dans leur espace personnel en ligne myPrimobox®. Côté sécurité, les données sont stockées en France sur des serveurs respectant la norme ISO 27001. De quoi rassurer les agents qui formuleraient des craintes quant à la sécurité de leurs données personnelles.
Pour la collectivité, la stratégie s’avère également gagnante en termes d’image employeur. Sa capacité à attirer de nouveaux et jeunes talents est accrue. Or, pour permettre à la fonction publique de prendre un tournant digital global, il est aujourd’hui essentiel qu’elle soit en capacité de recruter des profils variés et représentatifs de la société actuelle.
A l’aube de l’année 2022, de nombreuses collectivités ont amorcé la digitalisation de leurs processus RH, renforçant ainsi le cercle vertueux de l’innovation dans la fonction publique. Ce déploiement est toutefois encore inégal sur le territoire et reste un défi stratégique à relever en 2022.
2021 : les RH gardent le cap malgré une année complexe
Il y a 12 mois, alors que l’année 2020 arrivait (enfin) à son terme, 2021 était déjà présente dans toutes les têtes. Fantasmée, elle était attendue avec impatience, notamment par les RH, éreintés par cette première année de crise sanitaire.
Alors que l’année 2021 va s’achever dans quelques jours, quel bilan peut-on en dresser ?
Comment ont évolué les priorités métiers des services Ressources Humaines dans ce contexte mouvant ? Enfin, dans quel état d’esprit et avec quels bagages les RH abordent-ils l’année 2022 ?
La digitalisation des processus RH : une tendance forte pourtant reléguée au second plan
2020 a marqué un tournant dans l’accélération de l’adoption d’outils numériques et dans la digitalisation des processus au sein des organisations. En 2021, le sujet est resté dans les priorités1. Les RH, après avoir pallié les urgences, étaient enfin prêtes à reprendre les rênes du projet et avancer vers des objectifs concrets : optimiser la relation avec le collaborateur, aller plus loin dans l’exploitation des données RH (analytique RH) pour accompagner les évolutions de l’entreprise ou plus simplement, faciliter le quotidien de l’équipe RH avec des outils adaptés à leurs besoins.
Malheureusement, la pandémie de COVID-19 qui s’éternise n’a pas laissé de répit aux Ressources Humaines cette année non plus. 18% des professionnels RH estiment que la crise traversée a entraîné le report de projets2. Les améliorations apportées en 2021 ont logiquement été influencées par le contexte. Mise en place de logiciels de gestion des espaces, outils dédiés au travail collaboratif ou encore plateformes de visioconférence : l’accent est mis sur la facilitation des nouveaux modes de travail dans une situation incertaine et amenée à durer.
Et en 2022 ? Pour 72 % des RH, la digitalisation des processus métiers reste une priorité2. La situation exceptionnelle de 2020 devient désormais la norme. Les Ressources Humaines ont appris à gérer cet état de crise permanent, même s’il surcharge un quotidien déjà bien rempli. 90% des RH sont convaincus que l’adoption d’outils numériques leur permettra d’être plus efficaces et de gagner du temps3. S’ils sont prêts à se lancer, 57% d’entre eux citent toutefois le prix comme frein principal au changement digital. Ce pourcentage diminue par rapport à 2020 mais reste un motif de “no go” que les RH ne maîtrisent pas toujours.
Expérience collaborateur et marque employeur : plus que jamais des priorités
79% des entreprises déclarent avoir des difficultés à recruter4. Attirer des candidats est devenu complexe, à tous les niveaux de qualification et dans tous les secteurs d’activité. Les attentes fortes vis-à-vis des conditions de travail, de l’équilibre vie privée/vie professionnelle et des moyens mis à disposition par l’employeur pour réaliser ses tâches font déserter certains milieux.
Du côté de la rétention des talents, le constat est tout aussi sombre. La santé mentale des salariés a été fortement impactée. 29% d’entre eux s’estiment plus stressés qu’avant la crise sanitaire et les arrêts maladie augmentent5. 1 salarié sur 2 souhaite désormais trouver un travail qui a plus de sens6.
Les attentes des travailleurs ont changé et les employeurs n’ont pas tous encore pris la mesure de cette évolution. La qualité de vie prime désormais sur l’emploi en lui-même et la flexibilité accordée, ou non, par l’entreprise à ses salariés devient décisive (télétravail, souplesse des horaires, etc.).C’est pourquoi une vague de démission secoue les entreprises et va continuer de déferler en 2022. Si en France nous ne sommes pas confrontés à une ampleur aussi forte que celle qu’ont pu connaître les États-Unis à l’été 20217, le marché du travail reste tout de même impacté.
Les nouveaux modes de travail ouvrent un champ des possibles séduisant pour certains salariés, parfois contraints de revenir aux habitudes du “monde d’avant” sans aucun enthousiasme, et que rien ne retient dans leur entreprise actuelle. C’est là que l’expérience collaborateur et la marque employeur entrent en jeu. En créant une relation de confiance et d’échange avec les collaborateurs, en travaillant sur un but commun, les RH vont favoriser la rétention des talents face à cette tentation de tout quitter pour voir si l’herbe est plus verte ailleurs. 82% des RH ayant mis en place un programme d’amélioration de l’expérience collaborateur estiment que ce fut un atout dans la crise traversée. Une meilleure communication pour maintenir le lien social, une consultation des salariés sur leurs nouveaux besoins et leur nouvelle organisation de travail ont permis de traverser plus sereinement la période en conservant ses effectifs. Ce succès n’est pas un secret : 70% des RH qui n’ont pas de programme souhaitent initier une démarche suite à la pandémie et ses bouleversements8.
Le travail hybride : à la recherche du bon équilibre
En 2020 le passage au télétravail « forcé » faisait figure de nouveauté. Sa mise en place dans la précipitation avait, à l’époque, engendré de nombreux effets néfastes pour les collaborateurs : isolement, hyperconnectivité, manque de contact humain, démotivation…
Toutefois, pour les entreprises comme pour les salariés, les bénéfices étaient déjà palpables : meilleure productivité, réduction du temps passé dans les transports, autonomie…
Aujourd’hui, presque 2 ans plus tard, 60% des collaborateurs souhaitent continuer à télétravailler au moins la moitié de la semaine9. Le défi pour les RH est alors de trouver le juste équilibre pour ne pas réitérer les erreurs des premiers confinements tout en permettant à ceux qui le souhaitent de bénéficier des avantages du télétravail.
Au fil des mois, les entreprises se sont adaptées à cette nouvelle organisation du travail, en mettant en place des mesures pour accompagner son hybridation : réorganisation des espaces de travail, cartographie et possibilité de réservation des bureaux, visualisation rapide des jours de télétravail de chacun…
D’un point de vue légal, pour encadrer le passage au télétravail, l’employeur a le choix entre le faire dans le cadre d’un accord collectif ou d’une charte, réputée comme étant plus simple à mettre en place. En effet, un accord collectif résulte de négociations réalisées entre l’entreprise et les représentants syndicaux ou les élus du CSE. La rédaction d’une charte bénéficie de plus de souplesse : elle est établie unilatéralement par l’employeur avant d’être soumise à l’avis du CSE. L’entreprise n’est alors pas tenue de suivre l’avis des représentants du personnel, puisque celui-ci n’est que consultatif.
Dans les deux cas, le document final (qu’il soit papier ou dématérialisé), une fois signé par les salariés, permet de prévenir d’éventuels futurs litiges. Il doit ainsi préciser les plages horaires de travail, le droit à la déconnexion, le lieu où s’exerce le télétravail, les clauses de réversibilité…
En 2021, selon les données du ministère du Travail, ce sont ainsi plus de 2 720 accords sur le télétravail qui ont été conclus (contre 1 980 en 2020). Ces chiffres, bien qu’ils soient en hausse, prouvent que la route vers le travail hybride est encore longue. D’autant plus si on les compare aux 4 millions d’entreprises comptées par l’Insee en France.
Toutefois, parmi l’ensemble des accords signés depuis le début de la crise sanitaire, 52% portent sur un télétravail de 2 jours par semaine ou plus10. Un rythme en phase avec les attentes des salariés et qui prouve que la recherche de l’équilibre dans le passage au travail hybride est une préoccupation majeure des Directions des Ressources Humaines en cette fin d’année 2021.
L’hybridation du travail, massivement souhaitée par les salariés, vient donc servir l’objectif d’amélioration de l’expérience collaborateur et constitue par ailleurs, un argument supplémentaire pour digitaliser les processus RH !
Après bientôt 2 ans de pandémie, les Ressources Humaines ont montré qu’elles sont capables de tenir et de continuer à avancer dans l’urgence. De nombreuses transformations ont été mises en place, parfois plus contraintes que choisies, mais le monde du travail s’est vu forcé d’évoluer. Si les RH sont toujours plus sollicitées, elles devront néanmoins en 2022 continuer à innover sur des avancées pensées pour les collaborateurs afin de les attirer et les fidéliser. Outils optimisés, services utiles et à forte valeur ajoutée, management adapté : une nouvelle organisation du travail flexible et axée sur l’autonomie voit le jour, charge aux Ressources Humaines de l’accompagner pour en assurer la réussite.
Sources
- Les principaux enjeux de la fonction RH à relever d’ici 2022 – Talentia
- Baromètre Future of HR – Deloitte
- Baromètre 2021 les RH au quotidien – Éditions Tissot
- Enquête “Trésorerie, investissement et croissance des TPE/PME” – BPI France
- L’impact de la crise sanitaire sur l’absentéisme en entreprise et les risques psychosociaux – Malakoff Humanis & Harris Interactive
- Crise sanitaire : les salariés attendent beaucoup plus de leur employeur en terme de santé psychologique – Psychologies
- La “Grande Démission”, le mouvement qui inquiète aux États-Unis – Les Échos
- Baromètre L’expérience collaborateur vue par les RH – Parlons RH
- Télétravail vs. Bureau : le match en infographie
- Entreprises : de plus en plus d’accords de télétravail conclus
Dématérialisation des bulletins de paie : le CSE est votre allié
En tant qu’unique instance de représentation du personnel dans les entreprises d’au moins 11 salariés, le CSE (Comité Social et Économique) a, depuis 2020, pour mission principale de défendre les intérêts des salariés. À ce titre, il tient souvent à s’assurer de la valeur ajoutée des projets internes qui ont un impact sur le quotidien des collaborateurs.
Il n’est donc pas rare que les services Ressources Humaines qui souhaitent mettre en place un projet de dématérialisation des bulletins de paie soient questionnés sur les bénéfices de la solution retenue.
Dans cet article, nous vous proposons plusieurs conseils visant à fluidifier la communication avec les représentants du personnel pour faire de votre projet un succès commun.
Au programme : les réponses aux 7 questions les plus fréquemment posées par le CSE dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie.
Informer le CSE : une condition de la réussite du projet
En France, la dématérialisation des bulletins de paie est encadrée par le décret n°2016-1762 du 16 décembre 20161. Celui-ci vise à en simplifier la mise en place dans les entreprises. Chaque employeur peut donc, depuis le 1er janvier 2017, décider de manière unilatérale de la mise en place du bulletin de paie électronique. Il doit, en contrepartie, offrir à ses collaborateurs la possibilité de s’y opposer. L’accord préalable des salariés, et a fortiori du CSE, n’est ainsi plus nécessaire depuis l’entrée en vigueur de ce texte.
Toutefois, solliciter et informer le CSE peut être un excellent moyen de faciliter son adhésion au projet et in fine, celle des salariés. Comme dans tout projet informatique, l’un des enjeux principaux est de favoriser le ralliement des utilisateurs à la démarche. Pour cela, convaincre le CSE des bénéfices du bulletin de paie électronique pour les collaborateurs représente une étape essentielle.
La clé du succès réside alors dans l’anticipation. En effet, l’employeur a le devoir d’informer les salariés de leur droit d’opposition au bulletin de paie électronique au moins un mois avant le premier envoi. Il s’avère donc nécessaire de prévenir le CSE en amont de cette communication interne. L’annonce se fera idéalement entre deux moments clés du projet : le lancement du cahier des charges et le choix du prestataire.
Solution retenue, délai de mise en place, organisation du déploiement… tous ces éléments sont précieux pour les représentants du personnel. Leur communiquer de manière claire témoigne ainsi d’une volonté de transparence vis-à-vis des collaborateurs. Cette démarche permet également de construire un dialogue social pérenne.
Selon les pratiques internes, il peut être décidé d’organiser une réunion extraordinaire sur le sujet ou d’attendre la prochaine réunion CSE prévue au calendrier. Dans les deux cas, il s’agira d’un moment important d’échange entre Direction, RH et représentants du personnel.
En tant qu’instance représentative des salariés, le CSE peut ainsi, s’il est informé du projet suffisamment en amont, être force de proposition pour faciliter l’adhésion des collaborateurs. Or, c’est bien cet objectif de convergence interne que les services RH doivent garder en tête tout au long d’un projet de dématérialisation.
Rassurer et répondre aux interrogations formulées par le CSE
La mission principale du CSE le pousse légitimement à formuler un certain nombre de questions dans le cadre d’un projet qui impacte directement les salariés. Tout l’enjeu pour le service des Ressources Humaines est alors de clarifier les bénéfices de cette innovation pour les collaborateurs et d’apporter des réponses concrètes aux éventuelles objections qui pourraient être formulées.
Grâce aux retours d’expérience de nos clients, nous avons pu établir que les questions les plus fréquemment posées par les représentants du personnel portent sur l’interface permettant aux salariés d’accéder à leurs documents. En effet, cet espace personnel représente leur unique point de contact avec l’outil choisi par la Direction des Ressources Humaines. Il catalyse à ce titre la majorité des interrogations.
Pour anticiper vos échanges avec le CSE, nous vous avons préparé une liste des 7 questions les plus fréquemment posées au sujet des bulletins de paie dématérialisés.
1. Quels sont les bénéfices concrets du bulletin de paie dématérialisé pour les salariés ?
Le format électronique des bulletins de paie les rend accessibles partout et à tout moment par les salariés. Habitués à une véritable instantanéité dans leurs démarches quotidiennes, ils bénéficient ainsi d’une expérience qui converge avec celle qu’ils expérimentent dans leur sphère privée.
De plus, l’espace en ligne mis à leur disposition pour accéder à leurs fiches de paie leur permet également de stocker des documents personnels de manière sécurisée : factures, contrats d’assurance… Ce qui peut s’avérer très utile en cas de perte ou de sinistre.
Enfin, il est important de souligner que la dématérialisation des bulletins de paie représente un gain de productivité important pour le service RH. Le temps de travail habituellement consacré à l’impression, à la mise sous pli et à l’envoi des bulletins peut alors être alloué à des missions bénéfiques à l’expérience collaborateur2.
2. Que se passe-t-il lorsqu’un salarié quitte l’entreprise ?
Conformément à l’article D3243-8 du code du travail, l’employeur est tenu de garantir l’accès aux bulletins de paie électroniques de ses salariés pour une durée de 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié (1).
Dans le cas de l’espace personnel et sécurisé myPrimobox, le départ de l’entreprise ne remet donc aucunement en cause l’accès du salarié à ses fiches de salaire. En effet, chacun conserve à vie un accès gratuit à son espace personnel. Le salarié a également la possibilité d’imprimer l’ensemble de ses documents ou de les transférer sur son ordinateur personnel s’il le souhaite.
3. Que se passerait-il si le prestataire de dématérialisation des bulletins de paie venait à disparaître ?
En cas de cessation d’activité du prestataire, l’article 1 du décret 2016-1762 lui impose de prévenir les salariés au moins 3 mois avant la date effective de fermeture du service. Ils doivent alors pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans manipulation complexe ou répétitive et « dans un format électronique structuré et couramment utilisé ».
En cas de disparition, Primobox mettrait alors en place un système permettant de récupérer simplement les bulletins de paie présents sur les espaces myPrimobox des salariés.
4. L’employeur peut-il avoir accès aux documents stockés dans les espaces personnels de ses salariés ?
Chaque espace myPrimobox est individuel et personnel. Il est protégé par un mot de passe choisi par le salarié lors de l’activation de son compte. L’employeur ne pourra en aucun cas y avoir accès, il appartient au salarié et à lui seul.
5. Quel est l’impact de la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie pour les salariés qui n’ont pas d’adresse email ?
Les salariés qui ne disposeraient pas d’adresse email peuvent continuer à recevoir leurs bulletins de paie au format papier. En effet, conformément au décret 2016-1762, chaque salarié a le droit de refuser le bulletin de paie électronique. Dans ce cas, l’employeur doit enregistrer le refus et rétablir le bulletin au format papier sous 3 mois maximum.
Grâce à la solution DEMAT RH, le service RH peut modifier le mode de réception des bulletins en 1 clic, ou permettre aux salariés d’effectuer eux-mêmes ce changement.
6. Les données des salariés sont-elles hébergées de manière sécurisée ?
Tous les applicatifs de Primobox sont hébergés en France dans des data centers certifiés ISO 27001. Ce certificat, délivré par l’Afnor, constitue l’une des normes les plus exigeantes en matière de sécurité des systèmes d’information. En parallèle, Primobox a initié une démarche de « Bug Bounty » pour accroître la sécurité des données hébergées. Elle consiste à solliciter des hackers éthiques qui réalisent des tests d’intrusion de manière inopinée et recherchent d’éventuelles vulnérabilités du système.
7. Les personnes qui n’ont pas d’ordinateur à domicile (ou qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique) peuvent-elles accéder à leurs bulletins de paie électroniques ?
Pour simplifier l’accès des utilisateurs ne disposant pas d’un ordinateur personnel, une application mobile gratuite est disponible sous Android et iOS. Chaque salarié peut ainsi indifféremment accéder à son espace myPrimobox depuis l’interface web ou depuis l’une de ces applications. L’accessibilité des documents est alors renforcée. L’expérience utilisateur est pensée pour être intuitive et pour faciliter la navigation de ceux étant moins à l’aise avec le numérique. En cas de difficulté, les salariés peuvent également compter sur les conseils d’une équipe support efficace et réactive. Les utilisateurs myPrimobox ayant sollicité ce service lui accordent la note moyenne de 8,6/10 sur Avis Vérifiés.
Pour aller plus loin dans l’accompagnement au changement que nécessite un projet de dématérialisation RH, Primobox met à disposition des services RH, un kit de communication. Celui-ci permet de démontrer les bénéfices du projet pour les collaborateurs et les représentants du personnel. Un moyen supplémentaire de renforcer leur adhésion et de faire du CSE votre principal allié dans le cadre de votre projet de dématérialisation des bulletins de paie !
Sondage : L’impact de l’Intelligence Artificielle dans la fonction RH🎯
Nous vous remercions pour votre temps. L’équipe Primobox – Septeo Human Resources.