Dématérialisation RH : mesure & maîtrise de son impact environnemental
Pour les services Ressources Humaines, remplacer les documents papiers par des versions électroniques a une conséquence directe sur :
- La quantité de consommables nécessaires à l'impression (papier, encre…)
- Les émissions de gaz à effet de serre associées au transport et au stockage des documents.
Si la réduction de l'usage du papier associée à la dématérialisation RH la positionne souvent comme une pratique vertueuse sur le plan environnemental, qu’en est-il des émissions de CO2 qu’elle induit ?
La question divise ! À commencer par les indicateurs à prendre en compte pour dresser un bilan. Une fois celui-ci établi, comment peut-on améliorer l’impact environnemental de sa digitalisation RH ? C’est à ce moment qu’intervient la notion d’achats responsables.
La suite dans cet article.
Dématérialisation RH et réduction de l’usage du papier
En dématérialisant ses documents RH (fiches de paie, contrats de travail, avenants, notes d'informations…), une entreprise réduit mécaniquement sa consommation de papier, d'encre et d'eau. À noter que le papier est le consommable le plus utilisé par le secteur tertiaire. Il représente à lui seul environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. De ce point de vue, la dématérialisation des dossiers du personnel s'inscrit donc bien dans le cadre d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Pour de nombreuses organisations, réduire l'usage du papier est ainsi un point de passage obligé pour améliorer leur impact environnemental. C'est notamment le cas de la société Challancin, acteur de la propreté et de la sécurité privée.
"Au-delà des aspects organisationnels et financiers, la dématérialisation s’inscrit surtout dans la démarche RSE du groupe, projet porté par toute l’entreprise. Nous sommes attentifs à notre impact environnemental et cela passe aussi par la réduction voire la suppression du papier."
Olivier Laude, DSI de Challancin
Découvrir l'intégralité du témoignage
Dématérialisation RH vs papier : la question de l’empreinte carbone
Pour comparer l’impact écologique d’une solution digitale avec celui du papier, il est nécessaire d’analyser les émissions de gaz à effet de serre (GES) de chacun des deux processus. Cela revient à mesurer leur empreinte carbone, traduite en quantité de dioxyde de carbone (CO2).
Au même titre que le reste du secteur numérique, la dématérialisation RH n’est pas neutre en émissions de CO2. Qu'en est-il si on compare ces dernières à celles du papier ?
- Premier élément de comparaison : l'envoi des documents
Selon les calculs de l’Ademe, (Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie), envoyer un document de 1 Mo à une personne émet environ 3 grammes de CO2. En comparaison, l’envoi d’une lettre prioritaire à une dizaine de kilomètres émet environ 15 grammes de CO2 selon La Poste.
- Deuxième élément de comparaison : le stockage de documents
Là encore, la comparaison semble favorable à la dématérialisation. Selon les calculs du cabinet Serda Conseil, stocker électroniquement 1 Mo de données dans un outil collaboratif de GED (Gestion Electronique de Documents) pendant 5 ans émet entre 17,7 et 75 grammes de CO2. Cette estimation tient compte de la redondance des fichiers sur différents serveurs.
En revanche, pour un classement papier d'une durée équivalente, on compte entre 916 et 2 500 grammes de CO2, en considérant l'espace physique que cela nécessite.
Pour comparer en un coup d'œil l’impact écologique de la dématérialisation RH et celui du papier, vous pouvez consulter notre infographie “Digital RH & RSE”.
Au regard de ces chiffres, la dématérialisation RH remporte le match de l’empreinte carbone, au détriment du papier, plus émetteur de CO2. Bien évidemment, le digital ne permet véritablement de réduire les émissions de gaz à effet de serre qu’à condition que le service RH renonce à imprimer les documents pour les stocker physiquement “au cas où”. Qui dit double usage dit double impact !
À noter : du côté des salariés, une fois arrivé à destination, le bulletin de paie papier n’a plus d’empreinte carbone puisque l'espace nécessaire à son stockage est négligeable. En revanche, le stockage d’un document au format PDF continue d’engendrer des émissions de CO2 tout au long de sa durée de conservation. Serda Conseil estime ainsi que l'archivage d'un document de 1 Mo pendant une durée de 50 ans émet au total entre 8 et 100 grammes de CO2. Malgré cela, le bilan reste favorable à la dématérialisation.
Attention toutefois à ne pas faire de raccourci, ce premier constat est à nuancer ! En effet, n’oublions pas que la digitalisation des entreprises accroît le besoin en équipement informatique : ordinateurs, smartphones, serveurs…). Or, une large majorité des émissions des gaz à effet de serre du numérique sont à attribuer à la fabrication de ce matériel (78% contre seulement 21% à l’usage).
Mais alors, comment maîtriser de bout en bout l’impact environnemental de sa digitalisation RH ?
Les achats responsables : un indispensable pour allier digital RH et RSE
Nous l'avons vu, la dématérialisation RH contribue de manière positive aux enjeux environnementaux des entreprises. Toutefois, de manière indirecte, elle peut avoir un impact négatif si l’on considère l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement : achat du matériel informatique, émissions de CO2 des éditeurs de logiciels eux-mêmes, gestion de la fin de vie des équipements…
Pour contrer cela, il peut être intéressant de mettre en place une liste de critères à respecter afin d’identifier les prestataires les plus vertueux sur le plan environnemental. Nous parlerons alors d’une politique d'achats responsables.
Qu'est-ce qu'un achat responsable ?
L'ObsAR (Observatoire des Achats Responsables) définit un achat responsable comme "un achat intégrant, dans un esprit d’équilibre entre parties prenantes, des exigences, spécifications et critères en faveur de la protection et de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social et du développement économique".
Dans la mesure où la majorité des gaz à effet de serre du numérique proviennent de la fabrication du matériel, il semble judicieux de respecter certains critères dans la gestion de son parc informatique. Pour aller plus loin, les entreprises les plus engagées peuvent aussi choisir d'observer le même niveau d'exigence en ce qui concerne leurs fournisseurs de solutions numériques.
La liste des critères à observer peut être très longue. Elle dépend par ailleurs des objectifs que chaque organisation se fixe. À titre d’exemple, nous avons donc choisi de vous partager quelques-uns des critères auxquels Primobox est particulièrement sensible. À vous d’ajuster cette liste en fonction de vos priorités :
- La gestion responsable des infrastructures (réseaux, serveurs, centre de données…)
- La maîtrise des impacts des émissions de gaz à effet de serre et la réalisation d'un bilan carbone
À noter : Sélectionner des éditeurs qui mesurent leur empreinte carbone (grâce à un bilan carbone) et mettent en place des actions pour la limiter est une manière de contribuer à réduire sa propre empreinte carbone. Il peut donc être intéressant de comparer les résultats des différents fournisseurs envisagés.
- L'écoconception des solutions digitales développées
À noter : L'écoconception vise à réduire la quantité de ressources informatiques (serveurs, bande passante, puissance des terminaux utilisateurs…) nécessaires au fonctionnement d'un logiciel, d'une application ou d'un site web tout en répondant au besoin utilisateur. Ces solutions sont ainsi conçues pour être évolutives et durer plus longtemps : mises à jour simples et montées en version des langages et frameworks sans avoir besoin de tout recoder.
- La réparation du matériel informatique
- La récupération des équipements hors d'usage pour les orienter vers des filières de valorisation, en favorisant le recyclage ou le reconditionnement
- La réduction de la production de déchets et leur gestion responsable
- L'achat de matériel d'occasion lorsque cela est possible
Vous souhaitez véritablement mettre votre stratégie digitale RH au service de votre démarche RSE ? Téléchargez notre livre blanc : au-delà de l’aspect environnemental du digital RH, nous y abordons également ses aspects sociaux, sociétaux, économiques et numériques.
Digital RH & RSE
La RSE : un objectif environnemental, mais pas seulement
Plusieurs définitions de la RSE coexistent. A l'échelle européenne et française, la Commission Européenne ainsi que le Ministère de l’Economie et des Finances retiennent la suivante : "l’intégration volontaire des préoccupations sociales et écologiques des entreprises à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes".
À l'échelle internationale, la norme ISO 26000 associe 7 thématiques centrales à la notion de RSE :
- La gouvernance de l’organisation
- Les droits de l’Homme
- Les relations et conditions de travail
- L’environnement
- La loyauté des pratiques
- Les questions relatives aux consommateurs
- Les communautés et le développement local
En d'autres termes, une entreprise qui s'engage sur le plan de la RSE cherche à avoir un impact positif sur la société et l'environnement tout en étant pérenne d'un point de vue économique.
Les principaux enjeux liés à la RSE
Toutes les entreprises qui adoptent une démarche RSE ne mettent pas le curseur au même endroit. Souvent, l'implication porte à la fois sur les aspects environnementaux et sociaux mais avec des niveaux d'engagement différents. Pour certaines entreprises, les enjeux écologiques sont prédominants, tandis que d'autres mettent l'accent sur la maîtrise de leur impact social.
Les 4 enjeux clés de la RSE :
- Environnemental : Comment réduire l'impact de l'entreprise sur son écosystème ?
- Social et sociétal : Comment favoriser le bien-être des collaborateurs et améliorer son impact sur la société
- Économique : Comment pérenniser son activité sur le long terme ?
- Numérique : Comment assurer la sécurité des données ?
5 bénéfices clés de la RSE pour le service RH
Au-delà d'améliorer l'impact des entreprises sur leur écosystème, quels sont les bénéfices tangibles constatés suite à la mise en place d'une politique RSE ?
L'étude réalisée par l'Ifop pour Page Group en 2021 met en évidences 5 atouts clés de la RSE cités par les décisionnaires RH :
- Contribuer au développement durable de la planète
- Renforcer la motivation et l'engagement des collaborateurs
- Développer l'attractivité de l'organisation pour les talents
- Donner un avantage compétitif par rapport à la concurrence
- Fidéliser les clients
Pour découvrir le lien direct entre la dématérialisation RH et les engagements sociaux & environnementaux, téléchargez notre infographie.
Vous désirez plus d’informations sur le digital RH & la RSE : découvrez notre livre blanc.
Bon à savoir :
Primobox est labellisée Numérique Responsable depuis 2018 !
Retrouvez toutes nos sources pour la réalisation de cette infographie :
Quelles opportunités RH suite à la crise sanitaire - 2021 - Ifop et PageGroup
Rapport "Responsabilité sociale des entreprises et compétitivité" - 2016 - France Stratégie
Sondage OpinionWay "Les Français, l'engagement des marques et la fidélité" - 2021 - Salesforce et Les Echos
Vers une interconnexion entre la finance et la RSE - 2020 - EY France
Ademe
La Poste
Serda-Archimag et Coopérative Carbone
Evaluation de l’impact environnemental du numérique en France et analyse prospective - Ademe et Arcep - Janvier 2022
14ème Baromètre Achats Responsables - Février 2023 - Observatoire des Achats Responsables
Les API au secours de la fonction RH, ou comment éviter la ressaisie de données
Ces dernières années et a fortiori depuis que la crise sanitaire est passée par là, les outils RH se sont multipliés dans les entreprises : paie, dématérialisation, recrutement, gestion des temps, absences, formation, évaluation... À chaque processus RH sa solution ! À tel point qu'aujourd'hui, ce foisonnement d'applications donne des envies de rationalisation et de cohérence aux Responsables RH. Une question centrale se pose alors : comment mieux faire circuler les données entre les différents logiciels RH ?
En effet, saisir les mêmes informations concernant un nouveau salarié à la fois dans le SIRH, dans son contrat de travail puis dans le logiciel de paie s'avère contre-productif (et même frustrant). Pourtant le manque de communication entre les différents outils utilisés rend souvent cette double, voire triple, saisie nécessaire. Pas étonnant que 45% des RH rêvent de voir leurs tâches de ressaisie allégées !
Découvrez les clés pour décrypter les enjeux de l'interopérabilité entre les différentes briques qui composent un écosystème SIRH.
Sommaire :
Un besoin croissant d'interopérabilité entre les logiciels de gestion RH
Vers une hyperspécialisation des applications de gestion RH
Selon Markess by Exaegis, le marché des SIRH devrait croître de 8% par an d'ici 2024. Cette tendance est portée par des besoins métiers de plus en plus poussés auxquels les éditeurs répondent par des solutions toujours plus pointues. Cette spécialisation peut être soit sectorielle, pour répondre aux spécificités d'un domaine d'activité (propreté, sécurité privée, transport, logistique…), soit fonctionnelle, pour accompagner la généralisation de nouveaux usages métiers.
Ainsi, plus de 600 acteurs se partagent aujourd'hui le marché français des logiciels SIRH. Parmi eux, une large majorité d'acteurs SaaS qui devraient s'accaparer 80% du marché d'ici 2025.
Déjà centrale depuis plusieurs années dans les préoccupations de la fonction RH, la question de l'interopérabilité des outils prend encore un peu plus de place au regard des perspectives du marché SIRH.
Des besoins métiers concrets
La multiplication des logiciels de gestion RH conduit naturellement à une explosion des échanges de données entre eux.
Selon le baromètre Les RH au quotidien 2023, plus de la moitié des RH estiment qu'au moins 7 outils sont essentiels dans le cadre de leurs fonctions.
Les outils considérés comme indispensables par plus de 50% des RH :
- Paie
- Gestion des absences
- Stockage des informations salariés
- Génération de documents
- Recrutement
- Procédures RH
- Gestion de carrière
Comment faire circuler les données entre ces logiciels ? Quelles sont les différentes méthodes ?
Transfert de fichiers RH : 3 options possibles
Prenons l'exemple d’un fichier devant être régulièrement actualisé : le référentiel salariés. À chaque arrivée/départ d’un salarié mais également à chaque fois qu’un salarié fait part d’un changement dans ses informations personnelles (email, numéro de téléphone…), le gestionnaire RH doit le mettre à jour dans le SIRH. Il doit ensuite l’importer dans sa solution de dématérialisation notamment avant tout envoi de documents RH nominatifs (bulletins de paie, avenants, attestations…). Plusieurs alternatives se présentent alors :
L'import / export manuel de fichier
Si aucune interface n'est mise en place entre le SIRH et la solution de dématérialisation, le gestionnaire RH doit successivement :
- Créer le référentiel salariés dans le SIRH
- L’exporter et le mettre au bon format
- Se connecter à la solution de dématérialisation pour déposer le fichier
Avantages : L'import de fichiers aux formats CSV ou XLS est une fonctionnalité simple que la plupart des logiciels de gestion des Ressources Humaines proposent. Elle ne nécessite pas de compétence technique particulière de la part du gestionnaire RH.
Inconvénients : De l'export initial du fichier à son import dans le second outil, les manipulations sont nombreuses : modification de la structuration des données, ajout d'une colonne, changement du format du fichier… Le danger est alors de commettre des erreurs au fil de ces étapes. En fonction de la fréquence et de la complexité des modifications à effectuer, un second risque s'ajoute au premier, celui de perdre du temps.
Le dépôt de fichier par sFTP
L'interface en sFTP (File Transfert Protocol) permet au gestionnaire RH de déposer le fichier sur un serveur pour que la solution de dématérialisation le récupère. À noter que le dépôt initial sur la plateforme d'échange peut également être automatisé.
Avantages : Le sFTP permet un transfert beaucoup moins chronophage que l'import/export de fichier. Le rôle du gestionnaire RH se limite à exporter le fichier, le modifier si besoin et le déposer sur la plateforme. Il n’a pas besoin de se connecter à sa solution de dématérialisation pour y importer le fichier.
Inconvénients : La solution de dématérialisation récupère le fichier déposé à une certaine fréquence définie en amont. L'échange de données n'est pas instantané, ce qui, selon les usages, peut s'avérer problématique.
Le dépôt de fichier RH par API
Dans le cas où le logiciel de gestion SIRH est interfacé par API (Application Programming Interface) avec la solution de dématérialisation, le dépôt du référentiel salarié est entièrement automatisé : le premier outil appelle l'API du second et y dépose le fichier.
"Concrètement, une API web, que l’on peut également appeler webservice, est une passerelle qui permet d’échanger des données entre deux applications qui ne sont pas liées. Elle prend une requête ou une information venant de l'une et traduit le message pour le transmettre à l'autre", explique Anne Gibut, Product Owner API chez Primobox.
Avantages : Contrairement au sFTP, les API permettent de transférer des données en temps réel, ce qui permet de détecter et de corriger les éventuelles erreurs au fil de l'eau. Autre intérêt : le gestionnaire n'a pas de manipulation de fichier à effectuer. Le paramétrage est effectué en amont ce qui allège le quotidien de l'équipe RH. Enfin, la mise en place d'une API permet de gérer des volumes importants de données.
Inconvénients : Si l'équipe RH bénéficie incontestablement de l'automatisation du transfert de données par API, il ne faut pas oublier qu'une partie de la charge de travail peut se déporter sur la DSI. En effet, la configuration de chaque API nécessite un travail amont qui peut être réalisé en interne ou externalisé, en fonction de l'expertise du service informatique sur le sujet et sa bande passante.
Zoom sur les API proposées par Primobox
Quels webservices pour quels usages métiers ?
Primobox met à disposition plusieurs API web qui permettent de recevoir les informations venant de n'importe quel système d'information RH. À chaque besoin métier correspond une API (ou plusieurs selon les cas). Les outils de gestion RH utilisés dans une entreprise peuvent par exemple appeler les webservices de la solution DEMAT RH pour :
- Transmettre ou mettre à jour le référentiel de salariés
- Transmettre un flux de bulletins à traiter ou un contrat à faire signer
- Récupérer des documents traités ou signés
- Consulter les documents classés dans le dossier RH d’un salarié.
Nous l'avons vu, le paramétrage d'une API nécessite un travail amont qui inclut une phase de développement. Pour faciliter la mise en place des API chez ses clients, Primobox propose donc des connecteurs avec plusieurs éditeurs RH. Cette technologie permet de disposer d'une solution d'interface éprouvée et opérationnelle très rapidement.
Pour découvrir les connecteurs dont dispose Primobox, contactez-nous.
Comment simplifier l’échange de données RH grâce aux API de Primobox ?
Pour illustrer la manière dont la solution DEMAT RH de Primobox peut communiquer avec un logiciel de gestion de type SIRH, nous avons choisi le cas concret de l'arrivée d'un salarié cadre en CDD. Dans notre exemple, nous distinguons 2 étapes réalisées successivement dans 2 outils différents :
- Le chargé de RH saisit les informations concernant le nouveau collaborateur dans le SIRH.
- Sur la base de ces informations, il rédige le contrat de travail puis le fait signer à sa direction et au salarié. Ces actions sont effectuées dans DEMAT RH.
Une fois que le gestionnaire RH a saisi les informations concernant le nouveau salarié dans le SIRH (nom, prénom, poste, date d'arrivée, type de contrat, durée du contrat, statut, échelon, rémunération…), tout l'enjeu est de lui éviter une double saisie dans le contrat de travail. Pour cela, la solution DEMAT RH propose un lien API avec l'ensemble des SIRH du marché qui permet de créer le nouveau salarié dans DEMAT RH avec les informations nécessaires. Le gestionnaire RH se contente alors de choisir le modèle de document “contrat de travail” dans DEMAT RH et le salarié nouvellement créé. Une seconde API va ensuite chercher automatiquement les données nécessaires dans le SIRH et les fait apparaître dans le contrat. Dans notre exemple :
- Le statut “cadre” étant renseigné dans le SIRH, la clause relative au “forfait annuel jours” apparaît automatiquement.
- Le type de contrat “CDD” et sa durée sont des informations présentes dans le SIRH, ce qui permet le calcul automatique de la date de fin de contrat et son inscription dans le document.
- La clause relative à la fin de la période d’essai est automatiquement rédigée en fonction de la durée du CDD.
Une fois le contrat rédigé sur la base des informations contenues dans le SIRH, les équipes RH et juridique ont la possibilité de relire et valider le document avant de l'envoyer en signature auprès de la direction RH et du salarié.
Les avantages de cette API :
- Gain de temps opérationnel
- Réduction des délais de contractualisation
- Limitation du risque d'erreur : reprise automatique des données RH
- Fiabilisation des contrats rédigés
- Concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
En savoir plus sur la solution de génération automatique de documents de Primobox
Le digital RH au service de la démarche RSE des entreprises
Un projet digital RH en vue ? Ce n'est ni le premier ni le dernier, vous maitrisez parfaitement l'exercice.
Oui. Sauf que depuis quelques années, un paramètre pèse de plus en plus lourd dans la balance : la dimension RSE de votre système d'information (et de vos achats en général). L'impact environnemental, social et économique des nouvelles solutions numériques est analysé de près. Or, cet impact est souvent difficile à analyser tant les critères sont nombreux !
- Qu'est ce que la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) ? Quel est son cadre légal en 2023 ?
- En quoi peut-elle être bénéfique pour une organisation ? (si ce n'est nécéssaire)
- La digitalisation RH peut-elle avoir un impact positif sur la RSE ? Si oui, comment ?
- Quels critères observer ? À quels labels se fier ?
Voici les questions auxquelles nous avons souhaité répondre pour vous permettre de placer votre SIRH au service de vos engagements environnementaux, sociétaux et numériques.
Bonne lecture !
Rencontre avec Boris Corazza, DevOps chez Primobox
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien. Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés. Cette semaine, découvrez le portrait de Boris, DevOps chez Primobox !
Quel est ton rôle chez Primobox ?
« Je suis DevOps dans l'équipe Exploitation de Primobox depuis environ 2 ans. Mon rôle est de gérer notre infrastructure IT. Concrètement, mon principal objectif est de maintenir l'infrastructure en condition opérationnelle, c'est ce qu'on appelle le MCO, de la faire évoluer, de la sécuriser et de l'optimiser pour améliorer notre qualité de service pour les clients.
En parallèle, je travaille aussi avec les développeurs pour améliorer la chaîne de développement de nos applications et optimiser leur mise à la disposition pour nos utilisateurs. Je suis donc en charge de maintenir à jour les outils nécessaires à la production, comme Jenkins par exemple, le logiciel d'intégration continue que nous utilisons. »
Avec quelles équipes de Primobox travailles-tu le plus ? Dans quel objectif ?
« Mon métier est assez transverse. Je travaille principalement avec deux pôles : les Chargés de relation clients et les Développeurs. Je participe tous les jours aux mêlées des équipes de Développement. Ça me permet de savoir s'ils ont rencontré des difficultés en production qui peuvent potentiellement être liées à notre infrastructure. Si c'est le cas, mon rôle est de leur apporter des solutions. Même chose avec les CSM (Customer Success Managers), j'échange au maximum avec eux pour répondre aux besoins de nos clients.
Je pense que l'une des forces de notre organisation interne chez Primobox, c'est d'avoir une très bonne communication entre les différents services. Ça nous permet d'être réactifs et donc d'améliorer la satisfaction client. »
Quel est l'aspect de ton métier que tu préfères ?
« Ce qui m'intéresse le plus c'est de travailler avec des nouvelles technologies pour optimiser notre infrastructure. J'aime bien trouver de nouvelles solutions qui vont contribuer à améliorer la performance de nos applications. Avant de rejoindre Primobox, j'ai travaillé pendant 10 ans dans le secteur de l'hébergement donc je peux apporter un regard complémentaire sur ce sujet. Chez Primobox, on a une bonne agilité et on évolue vite. J'aime bien cet état d'esprit et c'est important parce que les technologies évoluent vite aussi et il faut toujours s'y adapter pour s'améliorer. C’est ce que je trouve le plus intéressant dans mon métier, on apprend en continu. »
Tu as mentionné le fait que tu contribuais à sécuriser l'infrastructure, peux-tu nous en dire plus ?
« Sur ce sujet je travaille avec notre Responsable Sécurité. Il s'occupe de faire le diagnostic et préconise des optimisations pour corriger d'éventuelles vulnérabilités de notre système d'informations. De mon côté, je mets en place les solutions qui sont liées à l'infrastructure. Par exemple, il y a quelques temps, nous avons mis en place un SOC (Security Operation Center). C'est une plateforme qui permet de superviser et d'administrer la sécurité de notre SI en continu et en temps réel. Son rôle est de détecter, d'analyser et de corriger les incidents de sécurité ou les vulnérabilités sur nos infrastructures. Il fiabilise nos plateformes et contribue à améliorer nos performances. Concrètement, le SOC analyse chaque serveur, il lui attribue une note et une catégorie de vulnérabilité et on voit comment les améliorer. »
Comment Pro Impec a adapté son projet de dématérialisation RH aux spécificités du secteur de la propreté
5 000
collaborateurs
74%
de bulletins de paie dématérialisés
24 000
documents signés en moyenne / an
Pro Impec est un acteur reconnu du secteur de l’hygiène et de la propreté dont le siège social est basé à Lille. L’entreprise emploie environ 5 000 collaborateurs, dont une majorité d’agents de propreté qui effectuent des missions de nettoyage professionnel dans toute la France. Elle s’appuie pour cela sur un réseau de 366 agences locales réparties sur le territoire.
Dès 2019, le groupe a fait le choix de passer à la dématérialisation de ses bulletins de paie avec Primobox. Il a ensuite renforcé sa digitalisation RH en dématérialisant ses contrats de travail. Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de Pro Impec, à l’initiative du projet et utilisateur de la solution, nous livre son retour d’expérience.
Passer au bulletin de paie électronique en tenant compte des particularités du secteur de la propreté
Avant de rejoindre la société de propreté, Patrick Senneville a travaillé dans un groupe multimarque de prêt-à-porter où il a contribué une première fois à mettre en place la solution DEMAT RH de Primobox. Convaincu par les bénéfices, il a rapidement initié le projet de dématérialisation des fiches de paie en arrivant chez Pro Impec.
Cependant, les populations de salariés dans les secteurs du retail et de la propreté étant très différentes, Patrick Senneville et son équipe ont tenu à inclure ces spécificités dans leurs hypothèses. Ils ont alors identifié plusieurs zones d’incertitude en amont du projet :
« Nous avons une population composée à 90% d’agents de service qui sont rattachés à des chantiers. Ils n’ont donc pas de relation particulière avec leur agence locale. Cette notion d’éloignement géographique devait être prise en compte du point de vue de la communication. Le deuxième point d’interrogation était lié au fait qu’une partie de nos effectifs ne parlent pas français. Nous nous demandions si cette population allait adhérer à la dématérialisation. Nous avons aussi eu un doute sur le fait que nos salariés soient tous suffisamment à l’aise avec l’informatique. Certains sont en situation de fracture numérique et d’autres ne maîtrisent pas la langue française donc il y avait une difficulté supplémentaire par rapport à d’autres secteurs. En réalité, nous nous sommes aperçus au cours du projet que la grande majorité de nos salariés est très bien équipée en smartphone et autres outils connectés. Enfin, notre dernier questionnement concernait les salariés qui ont des petits contrats avec nous. Ils peuvent cumuler un contrat de 5 à 10h par mois avec Pro Impec et d’autres contrats avec d’autres sociétés de propreté. Donc pour eux, potentiellement, cela veut dire plusieurs espaces en ligne pour accéder à leurs bulletins. »
Les 4 freins à la dématérialisation des bulletins de paie identifiés par Pro Impec :
- L’éloignement géographique des agents de service par rapports aux agences
- Un manque de maîtrise de la langue française par une partie des collaborateurs
- La situation de fracture numérique dans laquelle se trouvent certains collaborateurs
- Le cumul de contrats avec différents employeurs pour certains collaborateurs
Ayant identifié ces points de blocage potentiels, Pro Impec a lancé le projet en s’interrogeant sur le taux de dématérialisation qui pouvait être atteint. Patrick Senneville explique la démarche de son équipe : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. »
Accélérer la distribution des bulletins de paie : un réel avantage pour les salariés en contrats courts
Pour Pro Impec, l’un des principaux objectifs de la dématérialisation des bulletins de paie était de raccourcir les délais de réception par les salariés. Patrick Senneville explique : « Avec le courrier, nous avions une vraie problématique liée aux délais de réception des bulletins. La paie est faite au 10 de chaque mois, mais à cause des délais postaux, il n’était pas rare que nos salariés reçoivent leur bulletin après le 15. Pour ceux qui sont en contrat court ou qui ont un faible nombre d’heures, c’est un vrai problème. S’ils bénéficient d’aides de la part de Pôle Emploi, ils doivent justifier leur activité avant le 15 du mois. Grâce à la dématérialisation, ils reçoivent leur bulletin dès que le service RH leur envoie, donc le 10 au lieu du 15. Ils peuvent transférer le PDF directement à Pôle Emploi pour actualiser leurs droits et sécuriser leur paiement pour le mois suivant. »
C’est d’ailleurs cet argument qui a permis au CSE d’adhérer rapidement au projet. « Les représentants du personnel ont été rassurés de constater qu’il n’y aurait pas d’impact négatif pour les collaborateurs. Ils ont rapidement identifié que la dématérialisation allait permettre à tous les salariés de recevoir leurs bulletins beaucoup plus rapidement. »
Depuis la mise en place du bulletin de paie électronique, Patrick Senneville note plus de sérénité au sein des équipes : les salariés qui pouvaient être préoccupés périodiquement par un courrier non reçu n’ont plus à s’en soucier. « C’est très important parce que l’entreprise a le devoir de distribuer les bulletins en temps et en heure. Même si le virement est fait, le salarié a besoin de son bulletin, pour Pôle Emploi par exemple. S’il ne le reçoit pas, ça peut devenir sa préoccupation première. »
Depuis, la mise en place du projet, le bouche à oreille a fait son chemin au sein de l’entreprise. « Les salariés qui avaient refusé la dématérialisation ont constaté que leurs collègues qui l’avaient acceptée recevaient leurs bulletins avant eux. On a donc eu un phénomène de rétropédalage de la part de certains salariés qui se sont aperçus que la dématérialisation leur évitait d’attendre le courrier chaque mois, de faire une photocopie et de l’envoyer à Pôle Emploi », explique Patrick Senneville.
Améliorer la productivité RH grâce à la dématérialisation
En raccourcissant les délais de réception des bulletins de paie, la mise en place de DEMAT RH a permis de dégager du temps aux équipes RH. « Auparavant, mes équipes avaient régulièrement des relances de la part des salariés qui n’avaient pas reçu leur bulletin. Aujourd’hui, elles n’ont plus d’appels sur ce sujet. Tout le temps passé à expliquer aux salariés que les courriers sont en route n’a plus lieu d’être », constate Patrick Senneville.
Mais les gains de productivité ne se cantonnent pas au bulletin de paie. « C’est la signature des contrats de travail qui nous fait gagner le plus de temps parce que c’est là où il y a le plus de volume. On n’a pas fait ça pour l’économie financière mais plus pour simplifier le processus et pour faire gagner du temps à nos managers propreté. »
Les managers propreté, ambassadeurs des contrats de travail dématérialisés et de la signature électronique
Au-delà de l’équipe RH, chez Pro Impec, les managers propreté sont les principaux gagnants de la dématérialisation des contrats de travail. Responsables du recrutement des agents de service et chefs d’équipe sur leurs chantiers et de l’administration du personnel, les managers propreté sont notamment garants de la signature des contrats par leurs nouvelles recrues.
Patrick Senneville détaille le gain de temps constaté : « Depuis que nous utilisons DEMAT RH pour faire signer les contrats, les managers propreté n’ont plus qu’à donner à l’assistante d’agence les éléments nécessaires à la rédaction des contrats (nom, prénom, RIB, date de début du contrat…). Une fois rédigés, ils sont envoyés en signature aux salariés via DEMAT RH. Les managers n’ont plus besoin d’aller les faire signer sur le chantier dès le premier jour. A partir du moment où les managers ont compris le gain de temps que ça représentait pour eux, ils sont devenus nos meilleurs ambassadeurs. Comme nous avons beaucoup de sites et que les horaires des salariés sont très disparates, le fait de ne plus avoir à se déplacer représente un gain de temps phénoménal pour eux. »
Sécuriser les recrutements en CDD grâce à la e-signature
Autre bénéfice associé à la signature électronique pour Pro Impec : la sécurité sur le plan juridique en ce qui concerne les CDD.
« Avant, il fallait impérativement récupérer le contrat papier signé par le salarié. Maintenant, avec DEMAT RH, si un salarié veut tenter une requalification en CDI, on peut prouver qu’il a bien reçu son contrat et à quelle date il l’a signé. C’est une sécurité pour les managers propreté. En cas de litige, cet élément peut servir de preuve complémentaire », résume Patrick Senneville.
De leur côté, les agences locales qui gèrent la centralisation des contrats de travail ont gagné en sérénité. Elles n’ont plus besoin de vérifier constamment si le salarié a retourné son contrat signé puisque ce dernier s’ajoute automatiquement au dossier RH du collaborateur.
Communication & flexibilité : les clés d’une forte adhésion en interne
L’équipe RH ayant identifié plusieurs freins en amont du projet, un plan de communication complet a été mis en place. L’objectif était double :
- Accompagner les collaborateurs dans ce changement, les informer sur ce qui allait changer.
- Leur expliquer les bénéfices que cela allait représenter pour eux.
La communication autour du bulletin de paie électronique s’est déroulée en 3 temps :
- L’envoi d’un courrier papier d’information à chaque salarié avec son bulletin,
- La présentation d’information au CSE,
- La tournée des agences pour expliquer les impacts aux futurs utilisateurs en face à face.
« Dès le lancement, le bulletin de paie électronique a été proposé par défaut à tous les collaborateurs, c’est ce qui a permis le succès du projet. Aujourd’hui, notre position en interne est que si un salarié refuse la dématérialisation pour une raison ou pour une autre, ce qui est son droit, alors il lui suffit de demander à son agence de passer en courrier papier. Pour nous, la dématérialisation représente une proposition d’amélioration pour les collaborateurs, mais il n’y a rien d’obligatoire. Pour ceux qui refusent, cela revient simplement à rester dans la même situation qu’avant. Il n’y a pas de perte de service« , estime Patrick Senneville.
Cette confiance dans la solution proposée s’est avérée payante puisqu’aujourd’hui 2 salariés sur 3 consultent régulièrement leurs bulletins depuis leur espace de stockage en ligne. « Pour nous c’est la preuve qu’ils apprécient ce service puisqu’ils l’utilisent vraiment. »
Un projet rapide à mettre en place et des interlocuteurs réactifs
Ayant mis en place la solution dans deux entreprises différentes, Patrick Senneville liste les 4 points forts du déroulé du projet mené par Primobox :
- « Contrairement à d’autres projets, il n’y a pas réellement de temps passé sur la mise en place. La formation et la prise en main sont très rapides et nous n’avons aucun paramétrage à faire.
- C’est allé très vite, nous avons pu envoyer les premiers bulletins électroniques deux mois après avoir lancé le projet.
- Concernant le coût il n’y a pas de surprise, il est défini dans le contrat.
- Au quotidien, nous avons un interlocuteur disponible qui répond rapidement en cas de question. Techniquement et humainement c’est très fluide, nous n’avons aucune difficulté. »
Vers une automatisation croissante des processus RH
Pour aller plus loin dans la digitalisation de ses activités RH, la société Pro Impec travaille actuellement sur l’intégration de son logiciel de gestion Trynet avec Primobox. « L’objectif est que les assistantes pilotent les contrats depuis notre outil métier. Demain, les contrats seront générés dans cet outil et envoyés en signature sur DEMAT RH par webservice », explique Patrick Senneville.
Ce projet d’interface a d’autant plus de sens que Pro Impec gère un volume important de contrats. « Nous faisons signer un peu plus de 24 000 documents par an. Si les assistantes en agences n’avaient plus à importer le contrat de notre outil métier dans DEMAT RH, ça pourrait nous faire gagner autant de minutes. Sur une année, si on cumule ce gain pour nos 37 agences, ça représente plus d’une journée de travail en moins par semaine. »
Secteur de la propreté : comment mieux gérer les remplacements de salariés absents grâce à la signature électronique ?
Dans le secteur de l'hygiène et de la propreté, absence rime avec remplacement. Que ce soit pour congés ou pour maladie, lorsqu'un salarié ne peut pas honorer une mission, il faut impérativement trouver une alternative. Qualité et continuité de service sont en jeu.
Pour contrer les absences au pied levé, les entreprises ont le choix entre le recours aux compléments d'heures et les recrutements en contrats temporaires. Dans ce second cas, les embauches doivent être conclues rapidement, parfois en quelques heures. Une fois le candidat sélectionné, il faut lui faire signer son contrat de travail au plus vite. Les services Ressources Humaines se heurtent alors aux lenteurs liées à la gestion papier du processus de contractualisation.
Dans cet article, nous vous expliquons comment la signature électronique de vos contrats de travail peut vous permettre d'accélérer vos recrutements tout en les sécurisant du point de vue juridique.
Sommaire :
Dématérialiser le contrat de travail pour recruter dans l'urgence
Collecte de pièces justificatives et rédaction du contrat : deux étapes clés
En cas d'absence d'un agent de service, le manager propreté et le service RH (ou l'agence locale) doivent réagir vite pour le remplacer et honorer le contrat établi avec le client. Ils disposent d'un laps de temps très court pour :
- Identifier un remplaçant potentiel (souvent par recommandation ou grâce à un vivier de candidats et anciens salariés),
- Collecter les documents nécessaires à la rédaction du contrat de travail (pièce d'identité, attestation de Sécurité Sociale, RIB…),
- Rédiger le contrat,
- Le faire signer par le candidat et par la Direction des Ressources Humaines.
La contractualisation avec les nouvelles recrues a bien souvent une allure de course contre la montre. En cause : les lenteurs liées aux manipulations de documents papiers accentuées par l'éloignement géographique entre le salarié, son agence locale et son manager.
En levant cette contrainte, la dématérialisation RH apparaît comme une solution efficace. En quelques clics, l'équipe RH demande les pièces justificatives du nouveau collaborateur. Il reçoit alors une notification et peut les envoyer facilement depuis son smartphone, quel que soit l'endroit où il se trouve. Les deux parties gagnent du temps, ce qui permet de passer plus rapidement à l'étape suivante : la rédaction du contrat. Celle-ci peut alors être automatisée grâce à la génération de documents (interconnectée ou non avec le SIRH de l'entreprise). Les informations concernant le candidat sont automatiquement ajoutées dans le modèle de contrat pré-paramétré, les clauses spécifiques sont intégrées, les règles métiers sont appliquées. En quelques minutes, le contrat est prêt à être envoyé en validation puis en signature.
Replay webinar | Pénurie de candidats : Soigner l’étape de la contractualisation pour sécuriser les recrutements
Signature électronique du contrat et réactivité dans les recrutements
Une fois le contrat rédigé, sa signature peut s'avérer particulièrement problématique si elle doit se faire sur papier : comment faire signer manuellement le futur collaborateur alors que sa mission doit démarrer dans les prochaines heures ? Difficile (voire impossible) de convenir d'un rendez-vous en amont ou de mobiliser le manager au pied levé. Pourtant, le contrat doit bien être signé avant que le salarié ne commence à travailler.
La signature électronique propose alors une flexibilité appréciable. Elle permet au futur collaborateur de signer son contrat de travail à distance et au moment qui lui convient, depuis son smartphone par exemple. De son côté, le manager propreté n'a plus besoin de se déplacer sur le chantier le matin de la première journée de travail de l'agent pour lui faire signer son contrat. Il économise ainsi de précieuses heures dans son emploi du temps déjà bien chargé et peut se concentrer sur la gestion opérationnelle de son équipe. Un avantage indéniable du point de vue de l'expérience collaborateur !
À lire | Comment la signature électronique contribue-t-elle à améliorer l'expérience collaborateur ?
La solution de signature électronique proposée par Primobox et son partenaire Lex Persona offre un parcours intuitif et rapide :
- Le signataire reçoit une notification par email l'invitant à signer son contrat.
- Il clique sur le bouton dans l'email pour ouvrir le document et le consulte depuis son smartphone ou son ordinateur.
- Il clique sur le bouton permettant de signer le contrat et reçoit un code par SMS pour vérifier son identité.
- Il saisit le code dans la zone prévue à cet effet et valide pour signer son contrat.
L'équipe RH reçoit alors en quelques heures (voire quelques minutes) le contrat signé par le salarié. Celui-ci y accède également dans son espace personnel en ligne et peut aussitôt démarrer sa mission. L'épreuve de vitesse est gagnée !
Limiter le risque de requalification en CDI grâce à la signature électronique
Si la rapidité avec laquelle un collaborateur signe son contrat de travail est cruciale dans le secteur de la propreté, il existe un second critère tout aussi essentiel : celui de la traçabilité.
En effet, faire signer le contrat de travail par le collaborateur avant son premier jour (ou dans un délai maximum de 2 jours après l'embauche) représente une précaution sur le plan juridique, et a fortiori dans le cadre d'un CDD. Pour ce type de contrat, l'absence de signature du salarié peut donner lieu à une requalification en CDI. Celle-ci entraîne alors des sanctions financières et un versement d'indemnités en cas de licenciement. En fonction des volumes, le montant des contentieux peut rapidement atteindre des sommes importantes.
À noter | La requalification d'un CDD en CDI par le conseil de prud'hommes a un effet rétroactif et immédiat. On considère que le salarié a été embauché en CDI et non en CDD. Au-delà des conséquences sur l'ancienneté du salarié, celui-ci bénéficie d'une indemnité de requalification supérieure ou égale à un mois de salaire.
Source : service-public.fr
En comparaison avec une signature manuscrite, le processus de signature électronique renforce la traçabilité des échanges. En cas de tentative de requalification en CDI, l'employeur dispose alors d'un élément de preuve opposable devant un juge. Deux cas de figure peuvent se présenter :
- Si le salarié a bien signé son CDD alors l'employeur ayant eu recours à la e-signature peut facilement le prouver, notamment grâce à l'horodatage. Dans ce cas, par définition, la signature électronique garantit l'intégrité du document et en authentifie l'auteur. Il est donc possible de prouver que le contrat de travail n'a pas été modifié depuis sa signature et que la personne qui a signé le contrat est bien le salarié.
- Si le salarié n'a pas signé son CDD malgré les relances écrites de l'employeur, ce dernier dispose de preuves supplémentaires à faire valoir devant la justice pour démontrer une éventuelle mauvaise foi ou une intention frauduleuse de la part du salarié. En effet, ces deux motifs sont en réalité les seuls qui peuvent empêcher la requalification d'un CDD en CDI en cas de défaut de signature, conformément à la jurisprudence constante dans ce domaine.
À consulter | Découvrez le retour d'expérience de la société Pro Impec, utilisatrice de la solution DEMAT RH de Primobox depuis 2019.
Comment Fnac Darty a simplifié sa gestion documentaire RH dans un contexte multi-sites
17 000
collaborateurs
750
magasins en France
90%
de bulletins de paie dématérialisés
Le groupe Fnac Darty, issu du rapprochement des deux enseignes, est un leader français et européen dans la distribution de produits techniques, d’appareils électroménagers, de biens culturels et de loisirs. Il dispose d’un réseau de plus de 750 magasins répartis sur le territoire français.
Tourné vers la digitalisation de sa distribution pour répondre aux nouveaux standards de consommation, Fnac Darty a également opté pour celle de ses processus RH. Dès 2020, le groupe a ainsi dématérialisé l’envoi de plusieurs documents RH, dont les bulletins de paie, ainsi que le stockage des dossiers du personnel.
Mais la collaboration entre Fnac Darty et Primobox ne s’arrête pas là puisque deux projets actuellement en cours de déploiement, doivent permettre au groupe d’aller plus loin dans sa démarche de digitalisation.
Retour sur les étapes du projet de dématérialisation RH du spécialiste français de la distribution de produits culturels et de loisirs.
Uniformiser les processus RH suite au rapprochement de deux enseignes
Initié en 2020, le projet de dématérialisation RH du groupe avait pour objectif d’uniformiser les processus des entités Fnac et Darty suite à leur rapprochement. Chacune d’entre elles gérait jusqu’alors de manière indépendante les envois postaux de ses bulletins de paie, eux-mêmes édités à partir de deux logiciels SIRH distincts : Cegedim et HR Access. Il était impératif que la solution retenue puisse dialoguer avec les deux outils. Dans ce contexte, la société Fnac Darty a sélectionné la solution DEMAT RH de Primobox. Cette dernière, interfacée avec les deux SIRH, permet aujourd’hui d’envoyer les fiches de salaire de l’ensemble des salariés du groupe de manière automatique via un protocole de transfert de fichiers sécurisé (le protocole SFTP).
Le projet, mené en collaboration avec les équipes RH des deux entités, a permis de renforcer le dialogue entre des personnes aux fonctions similaires qui n’avaient pas l’habitude de travailler ensemble. Stéphanie Danuc, Coordinatrice projets SIRH du groupe Fnac Darty précise : « Depuis la mise en place du projet, je remarque beaucoup plus de collaboration entre les équipes SIRH des deux entités ».
Gérer les particularités d’une organisation multi-sites
Au-delà d’uniformiser les processus RH entre ses deux entités, Fnac Darty souhaitait rationaliser la gestion documentaire entre ses différents sites. En effet, jusqu’en 2020, le stockage était réparti entre le siège, les sites logistiques et les magasins. Désormais, les bulletins de paie étant dématérialisés, leur accessibilité par le service Ressources Humaines est renforcée.
« Les membres de l’équipe RH peuvent avoir la responsabilité de plusieurs sites donc, avec le stockage papier, ils n’avaient pas toujours accès aux documents des collaborateurs quand ils en avaient besoin, explique Stéphanie Danuc. Aujourd’hui c’est beaucoup plus pratique, nous avons gagné en accessibilité. »
De nombreux bénéfices opérationnels pour les équipes RH
Pour les équipes paie du groupe, la dématérialisation RH a permis de limiter les actions manuelles. Auparavant, les bulletins devaient être imprimés, mis sous pli et affranchis, ce qui représentait plusieurs heures de travail chaque mois. La mise en place de DEMAT RH a mis fin à ces différentes tâches, ce qui a permis d’importants gains de productivité pour les gestionnaires de paie.
Ces derniers ont également constaté un gain de temps en ce qui concerne la gestion des demandes de duplicata. « Aujourd’hui, si un salarié n’a pas reçu son bulletin de paie par courrier ou s’il l’a perdu et qu’il y a une urgence, nous pouvons le lui pousser dans son espace personnel myPrimobox de façon très simple. C’est apprécié à la fois par les salariés qui ont un retour rapide et par le service paie qui a une charge de travail en moins » précise Stéphanie Danuc.
En dehors du bulletin de salaire, Fnac Darty a également dématérialisé l’ensemble des communications auprès de ses collaborateurs : « Aujourd’hui, nous nous servons énormément de DEMAT RH pour faire des communications à l’attention des salariés. Nous sommes sûrs qu’ils les reçoivent puisqu’ils ont tous un espace en ligne. C’est très appréciable. »
Enfin, les utilisateurs de DEMAT RH constatent un bénéfice opérationnel très concret : l’amélioration du suivi des traitements. « DEMAT RH nous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les traitements effectués donc nous pouvons tracer les envois, ce qui n’était pas possible avant avec les courriers papiers. On sait à quel moment le bulletin de chaque collaborateur a été envoyé. »
Stéphanie Danuc ajoute : « la dématérialisation est totalement entrée dans les habitudes des équipes RH. Il y a eu une très bonne adhésion et aujourd’hui chacun se rend compte du bénéfice de tout avoir au même endroit. L’utilisation quotidienne est beaucoup plus simple. »
Une forte adhésion de la part des collaborateurs
Parmi les critères de réussite observés par Fnac Darty, l’adhésion des collaborateurs occupe une place centrale : avec un taux de dématérialisation de 90%, soit 15 points de plus que le seuil de rentabilité calculé par le groupe, le projet est un réel succès.
Si des disparités sont à noter sur les différents sites en fonction de l’appétence au numérique, l’anticipation de la communication interne a permis un très bon accueil global.
Stéphanie Danuc revient sur les étapes clés de la communication qui a été faite autour du projet : « Nous avons commencé par présenter le projet aux membres du CSE. En tant que porte-parole des salariés, c’était essentiel de les inclure dans notre démarche et d’avoir leur adhésion. Pour le bulletin de paie, nous avons passé tous les salariés en dématérialisation par défaut, tout en leur laissant la possibilité de revenir au papier par la suite. L’objectif était d’inciter les collaborateurs à passer à la dématérialisation pour leur en démontrer les avantages. Nous savions que si les salariés étaient en électronique dès le début, ils allaient avoir moins avoir tendance à revenir au courrier par la suite. Alors que dans la situation inverse, ils auraient eu tendance à rester en papier et à ne pas faire la démarche de basculer en électronique puisqu’ils auraient eu à se connecter à leur espace pour le faire. Nous savions qu’ils risquaient de ne pas le faire. Nous avons donc envoyé un courrier à tous les collaborateurs pour les informer du passage au bulletin de paie dématérialisé et leur préciser qu’ils avaient la possibilité de continuer à les recevoir au format papier s’ils le souhaitaient. Cette décision a été très bien accueillie par nos salariés, notamment parce que nous avons fait en sorte de leur faciliter l’accès au maximum. Nous voulions éviter qu’il y ait des barrières. Pour simplifier encore un peu plus l’usage, nous avons donc mis le lien vers le coffre-fort et le guide utilisateur sur la page d’accueil du portail collaboratif de chaque entité (Fnac et Darty). C’était une forte demande de la part des salariés d’avoir toutes les informations au même endroit pour simplifier la connexion. Nous avons également mis le guide utilisateur myPrimobox sur l’intranet du groupe au même titre que tous les outils qui peuvent leur être utiles dans leur quotidien. En parallèle, nous avions prévu un dispositif de communication sur écran en magasin (qui n’a finalement pas été déployé en raison du confinement de mars 2020). Une fois le projet lancé, nous avons communiqué par email pour récapituler la procédure de connexion et rediriger nos collaborateurs vers l’équipe Support myPrimobox en cas de question. »
Les 4 étapes du dispositif de communication de Fnac Darty autour de la dématérialisation du bulletin de paie :
- Une présentation du projet aux membres du CSE
- Un courrier d’information à tous les collaborateurs
- Une campagne d’affichage sur écran en magasin
- Un email récapitulatif pour rediriger vers l’équipe support myPrimobox en cas de question
Si dès 2020 la plupart des salariés du groupe avaient adhéré au projet, notons que l’enthousiasme ne fait que se renforcer au fil des années. Aujourd’hui encore, quatre ans après l’envoi des premières fiches de paie dématérialisées, des collaborateurs qui avaient initialement exprimé le souhait de continuer à recevoir leurs bulletins au format papier changent d’avis et optent pour la dématérialisation. Leur principale motivation : la perspective de les recevoir plus rapidement. « Occasionnellement, des salariés reviennent sur leur décision initiale parce qu’ils se rendent compte que le digital leur permet d’avoir les éléments plus rapidement et que c’est une garantie pour eux de recevoir leur bulletin (contrairement au courrier qui peut se perdre par exemple). D’après notre expérience, les collaborateurs s’habituent à la dématérialisation et s’aperçoivent au fur et à mesure que c’est plus pratique. De plus, nous constatons que les nouveaux collaborateurs acceptent de plus en plus facilement la dématérialisation. Ils ont moins de frein au départ » constate Stéphanie Danuc.
Une mise en place fluide et la perspective de nouveaux projets avec Primobox
Stéphanie Danuc qui a piloté le projet de dématérialisation RH au sein du groupe Fnac Darty se souvient : « La mise en place s’est faite très facilement, il n’y a pas eu de complexité particulière. L’accompagnement proposé par Primobox était très appréciable. Pendant toute la durée du projet, j’ai senti que mes interlocuteurs maîtrisaient parfaitement chacune des étapes. »
Pour faire un choix entre les différents éditeurs rencontrés, Fnac Darty a été particulièrement attentif à la capacité d’adaptation à leur contexte. « La dimension humaine de Primobox a été très appréciée en interne. Nos interlocuteurs nous ont démontré qu’ils étaient en mesure de s’adapter à nos processus et à nos besoins. Avec d’autres éditeurs, cela aurait été l’inverse : nous aurions dû adapter notre façon de faire à la leur. »
Stéphanie Danuc souligne que depuis que la solution est en place, la qualité de service est restée la même. « La relation avec les équipes au quotidien est agréable et sereine. Il y a eu des changements d’interlocuteurs bien sûr mais il y a une vraie continuité dans les échanges. En cas de question ou de difficulté, il y a une très bonne réactivité. Tout est mis en œuvre pour nous apporter une réponse rapidement ».
Dès le départ, le projet global de dématérialisation de Fnac Darty avait été scindé en plusieurs lots pour en simplifier le déploiement. Après avoir dématérialisé l’ensemble des documents RH et les dossiers du personnel, le groupe est en train de déployer deux nouvelles briques avec Primobox :
- Un passage à la signature électronique des contrats de travail et autres documents RH.
- Une reprise d’historique des dossiers du personnel. L’objectif : centraliser dans DEMAT RH les documents des collaborateurs échangés au cours des dernières années pour faciliter leur accès par l’équipe RH et limiter l’espace physique nécessaire à leur stockage.
Deux pas de plus dans la gestion électronique des documents de Fnac Darty !
Pénurie de candidats : soigner l’étape de la contractualisation pour sécuriser les recrutements
La concurrence est rude : plus d'une entreprise sur deux a rencontré des difficultés de recrutement en 2022.
Cette situation impose aux professionnels RH de faire preuve de réactivité. Une fois les bons profils identifiés, il n'y a plus de temps à perdre ! Des délais de contractualisation trop longs pourraient nuire à votre image employeur… et vous faire courir le risque de passer à côté des meilleurs candidats.
Pourtant, entre la collecte des pièces justificatives, la rédaction du contrat et sa signature, il peut facilement s'écouler plusieurs semaines. Un délai incompatible avec les tensions qui règnent sur les recrutements en 2023 !
Découvrez comment la dématérialisation du processus de contractualisation peut vous permettre de gagner du temps pendant cette étape clé du parcours de vos collaborateurs.
À la clé : des recrutements sécurisés et une expérience collaborateur renforcée.
Pourquoi regarder le replay de ce webinar ?
Nous vous partagerons notamment 3 cas pratiques inspirés par nos clients.
Comment Inorix a sécurisé ses recrutements dans un environnement concurrentiel
600
collaborateurs
7
secteurs géographiques couverts
370
contrats signés en moyenne / an
Inorix est une entreprise française spécialisée dans les métiers de la sécurité privée. Elle compte 600 collaborateurs répartis entre le siège bordelais et 6 des principales agglomérations françaises. Elle opère principalement dans les secteurs de la distribution, du tertiaire, de l’industrie, de la défense et de l’évènementiel.
Raccourcir les délais de contractualisation pour sécuriser les recrutements
Dès 2018, constatant une tension croissante sur les recrutements de ses agents de sécurité, la société Inorix a misé sur la réactivité de son processus de contractualisation. L’objectif ? Accélérer la signature du contrat de travail pour sécuriser les embauches dans un secteur particulièrement concurrentiel.
Cédric Dagueneau-Gauchot, Responsable Administratif et Financier d’Inorix précise : « Aujourd’hui, une fois que le profil d’un candidat est validé, nous pouvons lui envoyer son contrat de travail pour signature en 10 minutes. »
Cette réactivité est notamment possible grâce à l’intégration entre le logiciel de gestion de la planification Comète de la société Aexae, dédié au secteur de la sécurité privée, et la solution DEMAT RH de Primobox.
« Notre contrat type est intégré dans Comète donc lorsque que le nouveau salarié est saisi, les champs personnels de son contrat sont remplis automatiquement. Ensuite, le contrat est envoyé dans DEMAT RH pour la signature électronique. Le salarié reçoit alors une notification en temps réel. Il signe son contrat puis celui-ci est automatiquement envoyé pour signature au niveau de notre direction. Tout cela a lieu dans un laps de temps très court. C’est ce qui nous a poussés à utiliser DEMAT RH. Aujourd’hui nous avons l’assurance que le salarié a signé son contrat avant d’arriver sur site, ce qui sécurise les embauches. »
Une expérience collaborateur renforcée grâce à la signature électronique
En mettant en place la signature électronique des contrats de travail, la société Inorix a constaté des bénéfices concrets pour ses salariés. En effet, cette fonctionnalité introduit davantage de flexibilité dans le processus de contractualisation : les candidats qui s’apprêtent à rejoindre l’entreprise peuvent signer à distance depuis leur smartphone. Ils n’ont plus besoin de se déplacer ni de numériser le document pour le renvoyer une fois signé.
« Le but était de rassurer les futurs salariés sur la signature de leur contrat. Les agents de sécurité reçoivent leur contrat dans la journée, ils peuvent le signer avant d’arriver sur site le premier jour. Pour eux c’est vraiment une sécurité et un confort d’utilisation« , explique Cédric Dagueneau-Gauchot.
Une gestion administrative RH plus fluide
Du point de vue de l’équipe RH, la mise en place de la signature électronique a également eu des impacts positifs à la fois en termes d’empreinte écologique et d’efficacité. Cédric Dagueneau-Gauchot revient sur les principaux bénéfices ressentis : « Nous constatons une diminution du nombre de feuilles de papier manipulées et imprimées. Cela va dans le sens de notre démarche RSE et d’un allègement de la gestion administrative. »
Deux tâches fréquentes sont par exemple particulièrement impactées : l’envoi du contrat et son archivage. Leur optimisation permet un gain de temps opérationnel important : « En 3 clics, le gestionnaire envoie un contrat à un candidat et il revient signé. Il est ensuite automatiquement classé dans le dossier électronique du collaborateur. Le fait de ne pas avoir à archiver les différents documents RH au format papier facilite beaucoup les recherches. Tout est sécurisé et tracé dans DEMAT RH. Cela permet à l’équipe de gagner en moyenne une journée de travail par mois. »