Primobox accompagne depuis 2016 SODIS, filiale du groupe Mc Cormick, dans la digitalisation de ses opérations RH.

Réparties sur tout le territoire français, les équipes de SODIS interviennent dans plus de 4 000 points de vente dans toute la France pour optimiser la présence en rayon de ses marques. L’entreprise emploie au minimum 1 130 salariés et jusqu’à plus de 1 500 personnes selon les périodes. Cette organisation décentralisée impliquait une gestion complexe des flux RH, à l’image de la signature des contrats de travail et du traitement des bulletins de paie.

Les processus, centrés sur l’envoi de documents papier, engendraient des coûts et des délais de traitement importants. L’équipe était mobilisée deux jours par mois pour imprimer et expédier les bulletins de paie. Afin de gagner en productivité et en confort de travail, la direction de SODIS a souhaité repenser en profondeur son processus de gestion historique et se tourner vers la dématérialisation.

Après étude des solutions du marché, DEMAT RH® de Primobox est sélectionnée. Simon Wiesel, responsable expérience collaborateurs de SODIS précise « DEMAT RH® permet à la fois de traiter les bulletins de paie, de signer à distance les contrats de travail et d’échanger des documents avec les collaborateurs en quelques clics. Cette solution complète répond aux besoins du service RH de SODIS. »

 

Des bénéfices financiers et organisationnels immédiats

Dès sa mise en place en juillet 2016, DEMAT RH® améliore les conditions de travail de l’équipe. Cathy Coueffic, assistante RH : « DEMAT RH® est très simple à utiliser, sa mise en place a été rapide. Nous nous en servons quotidiennement. Quelques clics suffisent pour transmettre les bulletins, signer un contrat ou relancer un collaborateur. » L’impact financier de la dématérialisation a été lui aussi immédiatement constaté. Ainsi, le budget alloué à la gestion des contrats de travail et des bulletins de paie est passé d’une moyenne de 2 200 € à 650 € par mois.

 

Se recentrer sur le cœur de métier et renforcer le lien

Selon Simon Wiesel, un bénéfice inattendu est apparu quelques mois après la mise en place de DEMAT RH®. Il explique « Nous avons craint que la dématérialisation ne brise les échanges avec les collaborateurs. Cela n’a pas été le cas, au contraire. Nous nous sommes recentrés sur l’humain. Le lien avec les équipes terrain s’est renforcé autour de sujets plus importants que la distribution du courrier. »

Dégagée des réclamations quotidiennes relatives aux contrats et bulletins de paie, l’équipe RH se consacre désormais pleinement à la gestion des Ressources Humaines. Cathy Coueffic l’affirme « Le temps gagné grâce à DEMAT RH® permet de nous recadrer sur notre cœur de métier, de nous investir sur des missions importantes comme le recrutement ou l’intégration du salarié dans l’entreprise. Simplifier les échanges nous a rapproché du terrain. » 

 

98% d’acceptation du bulletin électronique

Côté collaborateurs, le passage à la dématérialisation s’est fait en douceur. Les documents fournis par Primobox sur l’utilisation de l’espace personnel salarié ont permis de rassurer les équipes sur l’accès aux documents et la sécurité du stockage. Ainsi, plus de 98 % des collaborateurs ont accepté le bulletin de paie électronique. En 2017, 2 260 contrats ont été signés électroniquement et 15 000 bulletins de paie traités avec DEMAT RH®.

Fort de ce succès, SODIS souhaite aller encore plus loin en transmettant de nouveaux documents via l’espace de stockage électronique sécurisé de ses salariés. Simon Wiesel déclare : « En 2018, nous avons joint aux bulletins de paie les documents relatifs aux augmentations annuelles. C’est un processus qui n’avait pas encore été dématérialisé. De la même façon, nous avons préparé les collaborateurs au prélèvement à la source. Dès le mois de septembre, ils ont pu recevoir dans leur espace personnel leur bulletin classique ainsi qu’un second avec le montant après impôts. »

Comme SODIS, faites confiance aux équipes de Primobox et amorcez votre transformation digitale grâce à une solution performante et sécurisée. Contactez-nous !