Micromania/ZING est le leader de la distribution de jeux vidéo et de produits « Pop Culture » et le premier conseiller sur ce segment. Le réseau compte aujourd’hui près de 430 magasins en France. Micromania est également le premier employeur dans l’univers du jeu vidéo en France avec plus de 1 700 collaborateurs et fait partie depuis 2008 du groupe Gamestop (7 100 magasins à travers 14 pays dans le monde). Soucieux d’industrialiser et de fluidifier les processus de gestion et de signature des contrats de ses 430 magasins, Micromania a souhaité se tourner vers le digital et une solution dédiée à cet enjeu stratégique.

« Notre forte croissance nous a amené à repenser la gestion de nos flux RH. Notre objectif était de gagner en agilité, d’alléger les temps de traitement, mais également de sécuriser la relation contractuelle en nous assurant que l’ensemble des contrats soient bien signés afin d’éviter, par exemple, une requalification d’un contrat CDD en CDI. Au-delà de ces éléments, nous recherchions également une solution qui nous permettrait de passer aux bulletins de paie électroniques pour gagner en productivité dans la réalisation de cette tâche particulièrement chronophage. » Julie Alberto – Responsable Paie/ADP.

C’est dans ce contexte qu’après étude des solutions du marché, Micromania a sélectionné DEMAT RH® de Primobox pour digitaliser le traitement de plus de 8 000 contrats par an, mais également pour dématérialiser l’envoi de 2 000 bulletins de paie tous les mois et automatiser la mise à jour de la fiche du salarié.

Sécuriser et industrialiser les process de signature de contrats

En effet, le mode de gestion historique des différents flux RH n’était plus adapté aux attentes du groupe. Concrètement, les contrats étaient jusqu’alors créés au siège puis faxés aux magasins, signés en point de vente puis faxés à nouveau à la Direction des Ressources Humaines. Ce processus engendrait des manipulations complexes, des coûts de traitement importants, des erreurs et donc globalement ne lenteur dans la gestion des dossiers. Les contrats passés entre Micromania et ses collaborateurs sont désormais intégralement digitalisés et signés électroniquement.

Dématérialisation des bulletins de paie à l’échelle nationale

Les collaborateurs accèdent chaque mois dans un espace personnel et sécurisé à leurs bulletins de paie qui y sont archivés automatiquement et électroniquement.

« Primobox a délivré une solution parfaitement adaptée à nos attentes et qui ne remettait pas en cause notre architecture informatique. La flexibilité de leur offre nous a permis de déployer notre projet en moins de deux mois. Parfaitement intégrée à notre SIRH Sage HRM, DEMAT RH® se positionne donc comme une brique stratégique de notre SI. Nous avons également fortement apprécié la disponibilité et la compétence de leurs équipes qui ont su travailler main dans la main avec notre intégrateur pour donner vie à notre projet tout en contenant les coûts associés. » précise Julie Alberto.

Fort de cette mise en œuvre, Micromania/ ZING a pu accéder à de nombreux bénéfices, que ce soit au niveau économique, organisationnel ou fonctionnel :

– Un taux de retour de documents signés supérieur à 99% (contrats de travail, avenants, mutation), soit plus de 8 000 documents traités chaque année.

– Des temps de traitement plus rapides : les contrats sont signés dans la journée (délai moyen : 17h)

– Des gains de productivité significatifs pour les équipes du siège et en point de vente : la solution permet par exemple à chaque gestionnaire de gagner un jour par mois dans le traitement des contrats. DEMAT RH® est donc plébiscitée par l’ensemble des opérationnels, de la direction, ainsi que par les collaborateurs.

– Une diminution du risque juridique et une forte baisse des litiges grâce au nombre important de contrats signés numériquement et à la réduction des délais de traitement.

« Primobox se positionne comme un partenaire stratégique qui nous a permis de moderniser nos processus de gestion RH en matière de signature de contrats et de bulletins de paie dématérialisés. Nous nous appuyons désormais sur une solution métier performante et évolutive qui nous permet de mener à bien nos opérations dans les meilleures conditions, de mesurer de réels gains de productivité, et ce tout en contenant nos coûts de traitement. Cela se traduit pragmatiquement par une adhésion massive de nos collaborateurs à ce projet » conclut Julie Alberto.

Fort de cette mise en œuvre réussie, Micromania/ZING envisage désormais d’étendre sa collaboration avec Primobox.

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