Secteur d’activité
Médico-social

+3800
documents distribués en 2025

300
collaborateurs

+500
signatures électroniques en 2025

Solutions déployées
signature électronique et envoi des bulletins de paie (Demat RH), en complément d’eiG

Association bordelaise du secteur médico-social, l’ARI (Association pour la Réadaptation et l’Intégration) œuvre auprès de personnes en situation de handicap psychique afin de favoriser leur autonomie et leur inclusion dans la société. Pour accompagner ses publics dans les meilleures conditions, l’association s’appuie sur une organisation multi-établissements, qui implique une gestion RH à la fois rigoureuse, réactive et sécurisée.

Dans ce contexte, la dématérialisation des bulletins de paie, des contrats et des avenants a permis à l’ARI de simplifier des circuits auparavant très manuels, tout en renforçant la fiabilité de ses processus RH. Pour y parvenir, l’association a choisi de s’appuyer sur DEMAT RH, la solution de Septeo HR, en complément des solutions eiG, éditeur de logiciels dédiés au secteur médico-social.

Sullivan Darrieutort, Directeur administratif et financier, revient sur les enjeux du projet et les bénéfices constatés par les équipes.

Enjeu RH n°1 : des processus papier longs et difficiles à suivre

Avant d’être dématérialisés, les documents RH de l’ARI suivaient un circuit essentiellement papier, impliquant plusieurs interlocuteurs : établissements, DRH, Direction Générale, secrétaires, comptables et gestionnaires de paie.

 

« Les contrats de travail étaient générés dans les établissements, transmis à la DRH pour validation, puis signés par le Directeur Général. Ils étaient ensuite imprimés et envoyés par courrier aux salariés ou remis en main propre par les secrétaires des établissements. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI

 

Une fois signés, les documents étaient archivés physiquement, puis transmis à la DRH pour intégration dans le dossier GED du salarié au sein du logiciel eiG.

Les bulletins de salaire suivaient eux aussi un processus manuel : impression, mise sous pli, distribution en main propre ou envoi postal.

Enjeu RH n°2 : réduire les délais et sécuriser les flux documentaires

Dans une association multi-établissements répartie à l’échelle régionale, la circulation des documents RH représentait un défi quotidien. Les circuits papier pouvaient générer des délais, des oublis, des allers-retours supplémentaires en cas d’erreur, mais aussi des risques de perte d’information.

 

« Les principales difficultés concernaient les délais de traitement, la multiplication des intervenants, et la sécurisation des flux documentaires. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI

Pourquoi l’ARI a choisi la solution DEMAT RH

Dès 2020, l’ARI a sollicité l’éditeur eiG afin d’automatiser la création de ses contrats et avenants. Pour aller plus loin, l’association a choisi de coupler eiG avec la solution DEMAT RH de Septeo HR.

Plusieurs critères ont fait la différence :

  • la complémentarité avec eiG
  • la simplicité d’utilisation
  • la proximité des équipes implantées dans la métropole bordelaise
  • l’accompagnement humain
  • l’hébergement des données en France

 

« Le fait que les données soient hébergées en France constituait un point essentiel pour notre association au regard des enjeux de confidentialité, de sécurisation des données RH et de conformité réglementaire. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI

Bulletins de paie : un gain de temps immédiat et une forte adhésion des équipes

La dématérialisation des bulletins de paie a permis de supprimer plusieurs tâches administratives répétitives : impression, mise sous pli, distribution physique et envois postaux. Pour les équipes, le gain de temps a été immédiat.

L’adhésion des collaborateurs a également été très rapide.

« Lors du déploiement de la solution, seuls deux salariés sur environ 300 avaient refusé la dématérialisation de leur bulletin de paie dans un premier temps. Quelques mois plus tard, ces personnes ont finalement demandé à en bénéficier elles aussi. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI

Signature électronique : des circuits plus fluides et plus sûrs

Avec la signature électronique, l’ARI a simplifié ses circuits de validation pour les contrats et avenants. La solution réduit les échanges intermédiaires, accélère la transmission des documents et permet de mieux suivre chaque étape.
Elle apporte aussi une sécurisation juridique renforcée.

 

« Chaque signature est horodatée et tracée, ce qui permet de disposer d’un suivi précis des validations et des échanges. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI

 

Dans le secteur médico-social, cette réactivité est particulièrement précieuse pour contractualiser rapidement de nouveaux salariés et assurer la continuité de l’accompagnement.

eiG et DEMAT RH : une complémentarité qui fiabilise les données

L’ARI utilise également eiG dans son organisation RH. Pour les bulletins de salaire, l’intégration entre les deux solutions fonctionne depuis plusieurs années et apporte un gain de temps important au quotidien.

Plus récemment, l’ARI a franchi une nouvelle étape avec la mise en place d’une passerelle entre eiG et DEMAT RH. Celle-ci permet de transmettre automatiquement certaines informations salariés (matricule, nom, prénom, adresse mail ou numéro de téléphone) afin de limiter les doubles saisies et de fiabiliser les données RH.

Des bénéfices organisationnels, économiques et environnementaux

Au-delà du gain de temps, DEMAT RH a permis à l’ARI de réduire ses coûts liés aux impressions, aux enveloppes et aux frais postaux.

 

« « Bien évidemment, la mise en place d’une telle solution représente un coût, mais celui-ci est rapidement compensé par les gains organisationnels, la réduction des tâches administratives répétitives et la fluidification des échanges. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI

 

Les bénéfices clés :

  1. Gain de temps administratif
  2. Réduction des impressions papier
  3. Diminution des frais postaux
  4. Sécurisation des documents RH
  5. Meilleure réactivité RH
  6. Valorisation de la démarche environnementale

Le conseil de l’ARI aux acteurs du médico-social qui hésitent encore

Pour Sullivan Darrieutort, la dématérialisation RH est aujourd’hui pleinement intégrée dans le fonctionnement de l’association. Son conseil : commencer progressivement, avec des usages simples et rapidement visibles, comme les bulletins de paie.

 

« « Avec le recul, le meilleur argument est probablement le fait que nous ne reviendrions jamais en arrière. »

Sullivan Darrieutort, DAF, ARI