Le groupe brestois Omnium regroupe l’enseigne de prêt-à-porter Devred 1902 ainsi que l’enseigne de décoration et d’arts de la table Bouchara (anciennement Eurodif). Créé en 1980, il emploie plus de 2 000 salariés répartis entre le siège et ses 300 points de vente situés en France et à l’étranger.

Omnium témoignage client Primobox

L’envoi des documents papier : un processus à optimiser

Jusqu’à la fin de l’année 2018, les bulletins de salaire étaient traités puis édités par un prestataire externe et transmis à la direction de chaque magasin et au siège pour une remise en main propre à chaque collaborateur. La situation a évolué à partir du mois de janvier 2019. « Avec la mise en place du prélèvement à la source, nous avons décidé d’envoyer les bulletins de salaire directement au domicile de chaque collaborateur afin d’assurer la confidentialité du taux de prélèvement » explique Madeleine Podeur, directrice des Ressources Humaines du groupe.

 

Auparavant, les divers documents adressés en cours d’année aux salariés étaient joints à l’envoi postal de leur bulletin. Cela représentait un volume non négligeable de pages imprimées et de courriers envoyés. À cela s’ajoutaient les quelques 2 500 contrats signés chaque année et autant d’avenants. Édités en PDF, ces documents étaient envoyés par e-mail à la direction du magasin concerné. Ils y étaient ensuite imprimés et signés en face-à-face. Les règlements et autres documents joints au contrat de travail venaient alors allonger la liste des impressions. Chaque contrat pouvait ainsi comporter jusqu’à 30 pages avec les annexes. Le constat était identique pour les documents de fin de contrat, également gérés au niveau de la direction du magasin et transmis en direct aux collaborateurs.

 

Sandrine Thirion, Responsable développement SIRH du groupe Omnium, détaille les problématiques qui ont émergé dans cette organisation : « Nous avions des placards entiers remplis de documents. Au-delà du manque de place, la question environnementale s’est rapidement posée. De plus, nous avions à cœur d’optimiser nos processus RH pour qu’ils deviennent plus vertueux et que nos équipes puissent gagner en productivité au quotidien.»

Vers plus d’efficacité

Le traitement des documents papier demandait beaucoup de temps à la direction des Ressources Humaines et aux directions des magasins. Dans une optique d’amélioration continue (et suite à une forte demande de l’enseigne Devred), le projet de dématérialisation s’est construit au niveau du groupe. Madeleine Podeur revient sur les débuts de ce projet : « Nous avons défini un cahier des charges précis afin d’identifier clairement nos besoins. Nous avons distingué 4 grands lots :

  • La dématérialisation des bulletins de paie (lot 1),
  • Celle des documents RH de manière générale (lot 2),
  • La signature électronique et la dématérialisation des contrats de travail et avenants (lot 3),
  • La transmission de documents du collaborateur vers les RH lors de l’onboarding (lot 4). »

 

Sandrine Thirion complète : « Notre expérience au cours des 10 dernières années nous a prouvé qu’il est essentiel d’exprimer clairement son besoin dans le cahier des charges. Il faut aller aussi loin que possible dans sa définition pour ensuite choisir le partenaire adapté qui saura répondre au besoin en standard, en évitant les développements spécifiques. »

 

Suite à la rédaction de ce cahier des charges, trois prestataires ont été sélectionnés. C’est finalement Primobox qui a été retenue à la fois pour sa couverture fonctionnelle, pour ses valeurs et pour sa capacité d’accompagnement avec un interlocuteur dédié. « Primobox a un vrai savoir-faire métier dans la dématérialisation RH. Lors des échanges nous avons ressenti cette expertise RH et leur écoute sur nos problématiques, nous parlons le même langage. L’approche pragmatique de Primobox ainsi que ses valeurs humaines ont fait écho à notre culture d’entreprise. Enfin l’approche financière correspondait à nos attentes pour une solution qui répond à nos besoins » explique Madeleine Podeur.

Un déploiement par étapes rapide et maîtrisé

Le projet s’est concrétisé rapidement dès le début de l’année 2019. Le lot 1 (dématérialisation des bulletins de salaire) a été mis en place dans les deux mois qui ont suivi la signature du contrat. Le lot 2  (dématérialisation de l’ensemble des documents RH) a été lancé dans la foulée. Grâce à celui-ci, chaque collaborateur reçoit désormais les notes d’informations internes, documents réglementaires et certificats de travail dans son espace personnel sécurisé myPrimobox. « Aujourd’hui 80% des dossiers des collaborateurs de l’enseigne Devred en CDI sont dématérialisés » complète Sandrine Thirion.

 

Le lot 3 (signature électronique et dématérialisation des contrats de travail et avenants) a pris forme début 2020. L’enseigne Devred a alors été pilote sur ce lot avant le déploiement sur la totalité du groupe en septembre 2020. « Désormais tout est centralisé dans DEMAT RH®. Nous pouvons suivre les signatures en temps réel et relancer les salariés si besoin. C’est un niveau de sécurité supplémentaire pour le groupe, notamment par rapport aux CDD. » précise Madeleine Podeur.

 

Le lot 4 (envoi de documents du salarié à l’employeur) sera quant-à-lui initié en 2022.

Des bénéfices tangibles pour les collaborateurs

L’adhésion des collaborateurs est manifeste : 75% d’entre eux ont adopté le bulletin de salaire électronique et bien davantage ont ouvert leur compte myPrimobox®. Pour Madeleine Podeur, c’est un succès : « le taux d’adhésion augmente chaque mois et nous en sommes ravis. La nouvelle application mobile myPrimobox® mise en place en juillet 2020 n’a fait que renforcer cette adhésion notamment chez nos collaborateurs qui n’ont pas d’ordinateur à domicile. Ils peuvent désormais consulter leurs documents depuis leur smartphone ». Par ailleurs, la mise en place de la signature électronique a permis à l’ensemble du groupe de moderniser sa marque employeur. L’intégration des nouveaux collaborateurs est désormais plus alignée avec leurs attentes.

Une capacité à se concentrer sur son cœur de métier

Les Directions des Ressources Humaines des enseignes gagnent du temps dans la gestion administrative quotidienne, tout comme les directeurs.rices de magasins. Ces derniers n’ont plus à effectuer des tâches RH qui ne sont pas au centre de leur fonction commerciale. Chacun se recentre sur son cœur de métier et l’entreprise y gagne en efficacité et en modernité. L’application permet aussi l’envoi de nombreux documents réglementaires en accusé de réception. D’un point de vue financier, l’économie est réelle grâce à la suppression des frais d’envois et des coûts papier.

La dématérialisation en temps de crise sanitaire : un avantage stratégique

Si le groupe Omnium était déjà convaincu du succès du projet, la pandémie de Covid-19 et le confinement survenu au mois de mars 2020, sont venus confirmer la pertinence des outils de dématérialisation comme DEMAT RH. « DEMAT RH nous a été extrêmement utile pendant le confinement. Grâce à myPrimobox, nous avons pu communiquer avec les salariés en activité partielle totale qui ne disposent pas d’ordinateur ni d’email professionnels. Il nous était capital de garder le lien avec nos collaborateurs et d’apporter des réponses à leurs nombreuses questions sur l’activité partielle et l’organisation de la reprise du travail après le 11 mai. Comment ont fait les entreprises qui n’avaient pas ce type de solutions ? Je suis très contente de ce projet, aujourd’hui je n’imagine pas ne pas l’avoir mis en place » conclut Madeleine Podeur.