Comment Fayat Vilquin a gagné une journée de travail par mois grâce à la dématérialisation des bulletins de paie

Implantée en Charente depuis sa création, Vilquin, entité de Fayat Metal, regroupe une centaine de spécialistes en charpente métallique qui interviennent sur tous types de projets, en France comme à l’étranger.

En début d’année 2024, Fayat Vilquin a choisi de passer à la dématérialisation de ses bulletins de paie avec Primobox. Découvrez le retour d’expérience de la Chargée des Ressources Humaines et cheffe de projet Fayat Vilquin.

Comment gériez-vous la distribution des bulletins de paie avant de passer au format électronique ?

Tout était géré en interne. Une fois le fichier de paie généré, nous imprimions les bulletins. Ensuite, nous devions séparer ceux qui faisaient une page de ceux qui en faisaient deux pour permettre le traitement par la machine de mise sous pli. Enfin, nous remettions les enveloppes en main propre aux collaborateurs présents sur site et nous envoyions par courrier ceux des collaborateurs absents ou en arrêt maladie.

Quels étaient vos objectifs en passant à la dématérialisation ?

L’un des principaux axes à améliorer était l’efficacité de notre processus. Nous voulions également améliorer la rapidité et la mise à disposition des bulletins pour les salariés. Troisième chose, ce projet rentrait dans le cadre de notre démarche RSE. Au niveau du groupe, nous sommes incités à réduire notre impact environnemental, notamment à travers la baisse de nos impressions papier et de l’utilisation de l’encre. Le fait de passer à la dématérialisation nous permettait justement d’aller dans ce sens.

Aviez-vous des craintes avant d’initier le projet de dématérialisation des bulletins de paie ?

Nous avions identifié que les habitudes de certains collaborateurs allaient être difficiles à changer. Ils étaient habitués à recevoir leur bulletin en papier et en main propre depuis des années donc nous craignions qu’il y ait un frein psychologique.

Le deuxième frein était de savoir comment contourner le fait que tous nos salariés n’ont pas d’adresse email professionnelle ou de PC à disposition, que ce soit chez eux ou en entreprise.

Nous n’avions aucun doute sur l’adhésion des collaborateurs qui travaillent sur ordinateur ni sur celle des plus jeunes générations. Nos interrogations concernaient plutôt nos salariés à la production, en atelier. Ce ne sont pas des profils toujours à l’aise avec l’informatique, soit parce qu’ils appartiennent à une autre génération soit parce qu’ils ne s’y sont jamais réellement intéressés.

En conséquence, quels sont les messages clés que vous avez fait passer pour faciliter l’adhésion au bulletin de paie électronique ?

En premier lieu, nous avons mis en avant le côté RSE et la réduction de l’impact environnemental.

Notre deuxième axe de communication était lié au côté pratique pour les collaborateurs. Avec la dématérialisation, ils ont toujours leurs bulletins à disposition pour faire leurs démarches administratives. Nous leur avons expliqué que leurs fiches de paie seraient disponibles sur la plateforme dès le 28 ou le 29 du mois. Donc ceux qui ont des déclarations à faire en début de mois gagnent en rapidité et en efficacité.

Nous avons aussi valorisé la sécurité de leurs données. Personne n’est à l’abris d’un incendie (ou autre) qui amènerait à une perte de ses bulletins de salaire. Donc le coffre-fort électronique présente une sécurité supplémentaire de ce point de vue-là.

Enfin, le quatrième avantage que nous avons mis en avant, est le fait que l’espace personnel myPrimobox permet aussi de stocker d’autres documents, en dehors des bulletins de paie et des documents RH. Chacun peut y stocker ses factures d’eau ou d’électricité par exemple. C’est quelque chose qui a été très bien perçu par les collaborateurs.

Quels supports de communication avez-vous utilisés ?

Nous nous sommes appuyés sur le kit de communication fourni par Primobox. Nous avons envoyé une note de communication à la fois par email et via l’outil que nous utilisons en interne, Steeple.

Pour les personnes en arrêt maladie, nous avions fait des packs de communication envoyés en recommandé à leur domicile.

Comment s’est déroulé le projet avec les équipes de Primobox ?

La Direction des Ressources Humaines du groupe a pour objectif de faire passer un maximum d’entités à la dématérialisation. Elle a donc proposé de nous mettre en relation avec les équipes de Primobox. A ce moment-là, nous avons eu un premier contact avec notre interlocutrice commerciale qui nous a présenté la solution. J’ai ensuite proposé le projet à ma direction. Dès qu’il a été validé, j’ai pu échanger avec la Chargée de compte qui nous a accompagnés pendant l’implémentation de la solution. Nous avons fait des points réguliers avec elle. Elle était toujours en support pour nous accompagner.

Pour finir, elle nous a formés à la solution. Comme la plateforme est ludique et plutôt simple d’utilisation, ça a été très rapide, ça n’a pris qu’une heure, à distance. Je pense que le petit plus c’est de pouvoir faire le premier envoi en direct à l’issue de la formation, ça nous met directement en situation.

Quels ont été les points forts de Primobox dans cet accompagnement ?

Je dirais que le principal atout est la réactivité dans les échanges. A chaque fois que j’avais une question, j’ai eu un retour très rapidement.

L’autre avantage, c’est toute la partie communication qui est intégrée dans un kit que Primobox nous met à disposition. Il nous a vraiment aidés puisque nous n’avons pas eu à réfléchir à la manière dont nous allions communiquer en interne.

A quel moment avez-vous commencé à communiquer en interne sur le projet ?

Dans un premier temps, nous avons échangé avec de notre CSE. Suite à cela, nous avons commencé à communiquer auprès des salariés environ 2 mois avant l’envoi des premiers bulletins électroniques. Cela nous a permis de répondre aux deux principales interrogations des collaborateurs très tôt :

• Question n°1 : « Comment les collaborateurs qui n’ont pas d’adresse email professionnelle vont-ils avoir accès à leur coffre-fort ? ». Cette question a été l’occasion de leur préciser que l’un des intérêts du coffre est d’y avoir accès tout au long de leur vie, même après leur départ de l’entreprise. De ce point de vue-là, il vaut donc mieux renseigner un email personnel.
• Question n°2 : « Comment les collaborateurs qui ne souhaitent pas recevoir leur bulletin au format électronique vont-ils y avoir accès ? ». Nous avons pu les rassurer en leur expliquant qu’ils allaient avoir le choix du mode d’envoi: dématérialisé ou papier.

Quels conseils donneriez-vous à l’un de vos homologues (de Fayat ou d’une autre société) souhaitant lancer un projet de dématérialisation ?

Mon premier conseil serait de se fixer un objectif chiffré et de mettre en place des indicateurs pour mesurer la progression au fil du temps. Par exemple, nous nous étions fixé un objectif de 50% de bulletins de paie électroniques. Au départ, lors de la mise en place, environ 50 collaborateurs sur les 100 avaient accepté la dématérialisation. Aujourd’hui, 3 mois plus tard, ils sont 71. Donc le fait de suivre le taux de dématérialisation régulièrement et de le voir augmenter de mois en mois nous permet de constater que les collaborateurs adhèrent de plus en plus, c’est encourageant.

Mon deuxième conseil serait de ne pas lésiner sur la communication. Ça a été notre force pendant ce projet et ça a permis de lever les doutes des collaborateurs. Finalement, plus la communication commence tôt et plus les salariés se sentent rassurés.

Quels bénéfices avez-vous constatés depuis la mise en place du bulletin de paie électronique ?

Nous avons constaté des gains d’efficacité dès le premier mois. Désormais, en un clic tous les bulletins sont envoyés.

Concrètement, une fois que j’ai fait mes bulletins, que je les ai vérifiés et que j’ai émis mes virements depuis le logiciel de paye, je me génère mon fichier PDF qui regroupe tous les bulletins. Je me connecte sur la plateforme Primobox et je dépose mon fichier. En parallèle, si besoin, je modifie ma base de salariés pour reporter les entrées et sorties qui ont eu lieu pendant le mois et je lance le traitement. Pendant ce temps-là, je peux faire autre chose. Je reçois ensuite un mail qui me confirme que l’envoi est prêt. De leur côté, les collaborateurs reçoivent une notification quand ils ont reçu leur bulletin dans leur coffre. Je ne me verrais pas repasser à l’ancien format, c’est vraiment un gain de temps. Quand on a goûté à la rapidité et à l’efficacité, on ne peut pas revenir en arrière.

La dématérialisation a aussi permis de réduire notre impact environnemental (moins d’impressions, moins d’encre, moins d’enveloppes…).

Enfin, la dématérialisation réduit aussi le risque d’erreur humaine. Dans son coffre-fort, le collaborateur n’a accès qu’à son bulletin. Il n’y a pas de risque qu’il se retrouve accidentellement avec la deuxième page du bulletin d’un autre collaborateur.