Pro Impec est un acteur reconnu du secteur de l’hygiène et de la propreté dont le siège social est basé à Lille. L’entreprise emploie environ 5 000 collaborateurs, dont une majorité d’agents de propreté qui effectuent des missions de nettoyage professionnel dans toute la France. Elle s’appuie pour cela sur un réseau de 366 agences locales réparties sur le territoire.

Dès 2019, le groupe a fait le choix de passer à la dématérialisation de ses bulletins de paie avec Primobox. Il a ensuite renforcé sa digitalisation RH en dématérialisant ses contrats de travail. Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de Pro Impec, à l’initiative du projet et utilisateur de la solution, nous livre son retour d’expérience.

Passer au bulletin de paie électronique en tenant compte des particularités du secteur de la propreté

Avant de rejoindre la société de propreté, Patrick Senneville a travaillé dans un groupe multimarque de prêt-à-porter où il a contribué une première fois à mettre en place la solution DEMAT RH de Primobox. Convaincu par les bénéfices, il a rapidement initié le projet de dématérialisation des fiches de paie en arrivant chez Pro Impec.

Cependant, les populations de salariés dans les secteurs du retail et de la propreté étant très différentes, Patrick Senneville et son équipe ont tenu à inclure ces spécificités dans leurs hypothèses. Ils ont alors identifié plusieurs zones d’incertitude en amont du projet :

« Nous avons une population composée à 90% d’agents de service qui sont rattachés à des chantiers. Ils n’ont donc pas de relation particulière avec leur agence locale. Cette notion d’éloignement géographique devait être prise en compte du point de vue de la communication. Le deuxième point d’interrogation était lié au fait qu’une partie de nos effectifs ne parlent pas français. Nous nous demandions si cette population allait adhérer à la dématérialisation. Nous avons aussi eu un doute sur le fait que nos salariés soient tous suffisamment à l’aise avec l’informatique. Certains sont en situation de fracture numérique et d’autres ne maîtrisent pas la langue française donc il y avait une difficulté supplémentaire par rapport à d’autres secteurs. En réalité, nous nous sommes aperçus au cours du projet que la grande majorité de nos salariés est très bien équipée en smartphone et autres outils connectés. Enfin, notre dernier questionnement concernait les salariés qui ont des petits contrats avec nous. Ils peuvent cumuler un contrat de 5 à 10h par mois avec Pro Impec et d’autres contrats avec d’autres sociétés de propreté. Donc pour eux, potentiellement, cela veut dire plusieurs espaces en ligne pour accéder à leurs bulletins. »

Ayant identifié ces points de blocage potentiels, Pro Impec a lancé le projet en s’interrogeant sur le taux de dématérialisation qui pouvait être atteint. Patrick Senneville explique la démarche de son équipe : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. »

Accélérer la distribution des bulletins de paie : un réel avantage pour les salariés en contrats courts

Pour Pro Impec, l’un des principaux objectifs de la dématérialisation des bulletins de paie était de raccourcir les délais de réception par les salariés. Patrick Senneville explique : « Avec le courrier, nous avions une vraie problématique liée aux délais de réception des bulletins. La paie est faite au 10 de chaque mois, mais à cause des délais postaux, il n’était pas rare que nos salariés reçoivent leur bulletin après le 15. Pour ceux qui sont en contrat court ou qui ont un faible nombre d’heures, c’est un vrai problème. S’ils bénéficient d’aides de la part de Pôle Emploi, ils doivent justifier leur activité avant le 15 du mois. Grâce à la dématérialisation, ils reçoivent leur bulletin dès que le service RH leur envoie, donc le 10 au lieu du 15. Ils peuvent transférer le PDF directement à Pôle Emploi pour actualiser leurs droits et sécuriser leur paiement pour le mois suivant. »

C’est d’ailleurs cet argument qui a permis au CSE d’adhérer rapidement au projet. « Les représentants du personnel ont été rassurés de constater qu’il n’y aurait pas d’impact négatif pour les collaborateurs. Ils ont rapidement identifié que la dématérialisation allait permettre à tous les salariés de recevoir leurs bulletins beaucoup plus rapidement. »

Depuis la mise en place du bulletin de paie électronique, Patrick Senneville note plus de sérénité au sein des équipes : les salariés qui pouvaient être préoccupés périodiquement par un courrier non reçu n’ont plus à s’en soucier. « C’est très important parce que l’entreprise a le devoir de distribuer les bulletins en temps et en heure. Même si le virement est fait, le salarié a besoin de son bulletin, pour Pôle Emploi par exemple. S’il ne le reçoit pas, ça peut devenir sa préoccupation première. »

Depuis, la mise en place du projet, le bouche à oreille a fait son chemin au sein de l’entreprise. « Les salariés qui avaient refusé la dématérialisation ont constaté que leurs collègues qui l’avaient acceptée recevaient leurs bulletins avant eux. On a donc eu un phénomène de rétropédalage de la part de certains salariés qui se sont aperçus que la dématérialisation leur évitait d’attendre le courrier chaque mois, de faire une photocopie et de l’envoyer à Pôle Emploi », explique Patrick Senneville.

Améliorer la productivité RH grâce à la dématérialisation

En raccourcissant les délais de réception des bulletins de paie, la mise en place de DEMAT RH a permis de dégager du temps aux équipes RH. « Auparavant, mes équipes avaient régulièrement des relances de la part des salariés qui n’avaient pas reçu leur bulletin. Aujourd’hui, elles n’ont plus d’appels sur ce sujet. Tout le temps passé à expliquer aux salariés que les courriers sont en route n’a plus lieu d’être », constate Patrick Senneville.

Mais les gains de productivité ne se cantonnent pas au bulletin de paie. « C’est la signature des contrats de travail qui nous fait gagner le plus de temps parce que c’est là où il y a le plus de volume. On n’a pas fait ça pour l’économie financière mais plus pour simplifier le processus et pour faire gagner du temps à nos managers propreté. »