Inorix est une entreprise française spécialisée dans les métiers de la sécurité privée. Elle compte 600 collaborateurs répartis entre le siège bordelais et 6 des principales agglomérations françaises. Elle opère principalement dans les secteurs de la distribution, du tertiaire, de l’industrie, de la défense et de l’évènementiel.

Raccourcir les délais de contractualisation pour sécuriser les recrutements

Dès 2018, constatant une tension croissante sur les recrutements de ses agents de sécurité, la société Inorix a misé sur la réactivité de son processus de contractualisation. L’objectif ? Accélérer la signature du contrat de travail pour sécuriser les embauches dans un secteur particulièrement concurrentiel.

Cédric Dagueneau-Gauchot, Responsable Administratif et Financier d’Inorix précise : « Aujourd’hui, une fois que le profil d’un candidat est validé, nous pouvons lui envoyer son contrat de travail pour signature en 10 minutes. »

Cette réactivité est notamment possible grâce à l’intégration entre le logiciel de gestion de la planification Comète de la société Aexae, dédié au secteur de la sécurité privée, et la solution DEMAT RH de Primobox.

« Notre contrat type est intégré dans Comète donc lorsque que le nouveau salarié est saisi, les champs personnels de son contrat sont remplis automatiquement. Ensuite, le contrat est envoyé dans DEMAT RH pour la signature électronique. Le salarié reçoit alors une notification en temps réel. Il signe son contrat puis celui-ci est automatiquement envoyé pour signature au niveau de notre direction. Tout cela a lieu dans un laps de temps très court. C’est ce qui nous a poussés à utiliser DEMAT RH. Aujourd’hui nous avons l’assurance que le salarié a signé son contrat avant d’arriver sur site, ce qui sécurise les embauches. »

Une expérience collaborateur renforcée grâce à la signature électronique

En mettant en place la signature électronique des contrats de travail, la société Inorix a constaté des bénéfices concrets pour ses salariés. En effet, cette fonctionnalité introduit davantage de flexibilité dans le processus de contractualisation : les candidats qui s’apprêtent à rejoindre l’entreprise peuvent signer à distance depuis leur smartphone. Ils n’ont plus besoin de se déplacer ni de numériser le document pour le renvoyer une fois signé.

« Le but était de rassurer les futurs salariés sur la signature de leur contrat. Les agents de sécurité reçoivent leur contrat dans la journée, ils peuvent le signer avant d’arriver sur site le premier jour. Pour eux c’est vraiment une sécurité et un confort d’utilisation« , explique Cédric Dagueneau-Gauchot.

Une gestion administrative RH plus fluide

Du point de vue de l’équipe RH, la mise en place de la signature électronique a également eu des impacts positifs à la fois en termes d’empreinte écologique et d’efficacité. Cédric Dagueneau-Gauchot revient sur les principaux bénéfices ressentis : « Nous constatons une diminution du nombre de feuilles de papier manipulées et imprimées. Cela va dans le sens de notre démarche RSE et d’un allègement de la gestion administrative. »

Deux tâches fréquentes sont par exemple particulièrement impactées : l’envoi du contrat et son archivage. Leur optimisation permet un gain de temps opérationnel important :  « En 3 clics, le gestionnaire envoie un contrat à un candidat et il revient signé. Il est ensuite automatiquement classé dans le dossier électronique du collaborateur. Le fait de ne pas avoir à archiver les différents documents RH au format papier facilite beaucoup les recherches. Tout est sécurisé et tracé dans DEMAT RH. Cela permet à l’équipe de gagner en moyenne une journée de travail par mois. »