Créée en 1933, Challancin opère sur les secteurs de la propreté et de la sécurité privée. C’est actuellement la troisième génération qui gère l’entreprise familiale. Elle emploie plus de 9 000 salariés de 65 nationalités différentes sur 18 sites en France. Son chiffre d’affaires s’élève en 2018 à 240 millions d’euros.

Une réponse à des enjeux organisationnels, financiers et environnementaux

Le groupe Challancin édite chaque mois 9 000 bulletins de paie (3 000 pour l’activité sécurité, 6 000 pour l’activité propreté). Il est important de préciser que les secteurs de la propreté et de la sécurité présentent une particularité considérable : les conventions collectives nationales des entreprises de ces secteurs garantissent aux salariés affectés à un marché la continuité de leur contrat de travail. C’est-à-dire que si leur société perd le marché, les contrats de travail sont transférés à celle qui l’aura remporté. Ils continuent ainsi d’exercer leurs missions habituelles mais changent d’employeur. Cette réglementation particulière impacte le service des Ressources Humaines qui doit intégrer rapidement ces nouveaux collaborateurs en assurant la reprise de leur contrat de travail et de leurs acquis sociaux, tout en assurant leurs missions quotidiennes.

Dans l’optique d’améliorer le service aux salariés et la gestion documentaire RH tout en restant fidèle aux préoccupations écologiques du groupe mais aussi pour optimiser ses budgets, la société Challancin a souhaité transformer ses habitudes de travail. Olivier Laude, Directeur des Systèmes d’Informations (DSI), travaille sur ce projet depuis le début. Il nous explique : « Au-delà des aspects organisationnels et financiers, la dématérialisation s’inscrit surtout dans la démarche RSE du groupe, projet porté par toute l’entreprise. Nous sommes attentifs à notre impact environnemental et cela passe aussi par la réduction, voire la suppression, du papier. »

Après consultation de plusieurs prestataires de dématérialisation, Primobox est en sélection finale. « Ce qui a fait la différence ? Nous avons eu un très bon ressenti avec Primobox qui a su nous transmettre sa volonté de travailler ensemble. De plus, lors des démonstrations de DEMAT RH®, nous avons constaté que l’interface est très simple d’utilisation et fluide. Lors de la décision, la direction comme l’équipe RH ont plébiscité Primobox. Le choix était unanime ! » explique Olivier Laude.

Une mise en place progressive et un pari gagné

Le lancement de DEMAT RH® intervient début 2019 sur un premier périmètre test : les collaborateurs de la division sécurité. Même s’ils n’utilisent pas un ordinateur au quotidien, ils sont habitués aux échanges dématérialisés car leurs plannings leur sont envoyés par email chaque semaine. L’équipe parie donc sur une transition en douceur vers le bulletin de paie électronique et espère un taux de dématérialisation de 70% après un trimestre de mise en place. Dès le premier mois, il s’élève à plus de 80%. Pari gagné !

Les campagnes de sensibilisation à la dématérialisation (espace personnel accessible à vie, sécurité et longévité des documents stockés, autonomie et assurance d’avoir son bulletin très rapidement) n’y sont pas étrangères. La dématérialisation est alors étendue aux salariés en CDI du secteur propreté qui adoptent à leur tour le bulletin de paie électronique. Après 1 an d’exploitation, Challancin affiche un taux de refus de dématérialisation inférieur à 8%.

« Devant le succès de ce projet, nous avons créé des communications internes dématérialisées, ce qui n’existait pas chez Challancin auparavant. Nous sommes allés encore plus loin en dématérialisant les élections des délégués du personnel de la filiale sécurité. Avec myPrimobox, nous sommes sûrs que le document arrive bien à chaque salarié. Il n’y a plus de NPAI ou de perte de courrier, l’information est transmise en temps réel. myPrimobox est devenu le « tiroir à courrier » de nos collaborateurs qui y stockent également leurs documents personnels. C’est un véritable élément différenciant. » précise Olivier Laude, DSI.

Des bénéfices tangibles pour les Ressources Humaines et la direction

La direction est enthousiaste sur ce projet qui permet au groupe d’aller vers plus de modernité. Elle apprécie également le retour sur investissement du projet. « Nous avons établi un comparatif des coûts. Sur 3 ans, les économies réalisées en frais d’impression et d’affranchissement devaient permettre d’absorber le coût du projet avec un taux d’adhésion présumé de 70%. Avec seulement 8% de refus, l’économie sera encore plus importante. Le projet va très vite être rentabilisé. » continue Olivier Laude.

De leur côté, les Ressources Humaines n’ont plus à générer de duplicatas des bulletins car les NPAI et les erreurs postales sont de l’histoire ancienne. La communication avec les collaborateurs en est améliorée. Pour le pôle RH, le projet a été “indolore” car DEMAT RH® est très simple à utiliser et ne nécessite pas de formation poussée. « En cas de besoin, nous appelons notre chargée de compte qui se rend toujours disponible pour nous aider. » explique Olivier Laude.

Un partenariat dans la durée

Les Ressources Humaines s’intéressent en 2020 à la dématérialisation des attestations Pôle Emploi ainsi qu’à la signature électronique des contrats de travail. La masse de documents générée est très importante. La gestion et le suivi sont complexes et font perdre du temps à l’équipe RH. Pour les collaborateurs, cela implique de se déplacer pour signer son contrat de travail en face à face, parfois très rapidement notamment lors d’une reprise de marché où ils changent d’employeur en quelques heures. Pour ceux en horaires décalés, trouver un créneau qui convienne aux deux parties relève du challenge. « Demain, nous proposerons aux collaborateurs de signer leur contrat sur une tablette. Il leur sera transmis directement dans leur espace personnel. De notre côté, nous aurons la possibilité de prouver que le contrat a été signé en temps et en heure par la bonne personne. La signature électronique va fluidifier ce processus tout en nous apportant mobilité, modernité et conformité. » s’enthousiasme M. Laude, qui conclut : « Nous sommes plus que satisfaits, c’est une vraie réussite, au-delà de nos espérances ! Primobox n’est pas seulement un prestataire mais un véritable partenaire, force de proposition, qui a su s’adapter à nos besoins et nous accompagner efficacement. »

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