Primobox accompagne Abscisse Sécurité dans le traitement de ses opérations RH en lui permettant de digitaliser ses processus de gestion. Créée en 2005, Abscisse Sécurité a su s’imposer parmi les 100 premières entreprises de sécurité au niveau national. Elle réalise un chiffre d’affaires de 5,1 millions d’euros en 2017. L’entreprise assure des missions de sécurité privée, industrielle et événementielle mais peut également effectuer des missions mobiles ou d’intervention.

S’appuyer sur un mode de gestion spécifique et adapté au métier d’Abscisse Sécurité 

Avec 170 salariés permanents et plus de 600 vacataires pour réaliser ses missions, Abscisse Sécurité gère de nombreux contrats et documents RH (bulletins de paie, certificats de travail, soldes de tout compte). Toutes ces opérations étaient traitées au format papier et les documents mis sous plis manuellement et envoyés au domicile de chaque collaborateur. Le secteur de la sécurité demande une réactivité importante. De ce fait, les agents sur le terrain sont régulièrement amenés à signer leur contrat de travail quelques minutes avant le début de leur mission. Cela implique qu’un agent administratif soit mobilisé sur place pour s’assurer du bon déroulement de la signature et gérer la récolte des documents.

Gagner en agilité et en sécurité dans la réalisation des opérations 

Abscisse Sécurité a souhaité transformer ses processus pour sécuriser la relation contractuelle mais également optimiser ses budgets. Jean-Christian LIGOUT, Responsable Administratif et Financier d’Abscisse Sécurité précise : « J’ai comparé les coûts d’une solution de dématérialisation à ceux que peuvent engendrer des contrats non signés. La dématérialisation est très avantageuse financièrement et nous assure une conformité légale indispensable. »

Dès les premiers échanges, Primobox a proposé à Abscisse Sécurité de s’interfacer avec son logiciel métier afin de ne pas modifier les habitudes de travail de l’équipe. De plus, Primobox est capable de gérer simplement les envois en masse, critère déterminant pour l’entreprise dans le choix de son partenaire.

Jean-Christian LIGOUT : « Nous nous engageons à être réactifs et fiables avec nos clients. Avec DEMAT RH®, Primobox nous a apporté la fluidité qui manquait à nos processus administratifs. Notre contact chez Primobox a été très réactif et nous a proposé une solution sur-mesure. »

Une mise en production rapide et efficace 

Abscisse Sécurité a rassemblé les éléments nécessaires au paramétrage de la solution après avoir été formé sur l’outil. La mise en place s’est faite très rapidement : 15 jours après réception des données, les premiers contrats étaient signés électroniquement. La dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH est intervenue le mois suivant.

Dès les premiers mois d’utilisation, les Ressources Humaines ont constaté que la signature électronique améliore sensiblement le taux de retour des contrats signés mais réduit aussi les délais de signature. L’envoi des contrats est plus fluide et dynamique : il est désormais possible d’assigner un agent sur une mission de gardiennage nocturne et de lui faire signer son contrat en soirée sans la présence d’un agent administratif.

Sur l’aspect documentaire, la distribution instantanée permet d’être réactif et de réaliser des économies par rapport aux processus papier. Avant la mise en place, les impressions et envois papiers mobilisaient l’équipe 6h par mois et celle-ci devait également traiter les demandes de duplicata émises par les agents. Grâce à DEMAT RH®, tout est géré en 1h30 !

De leur côté, les collaborateurs ont la possibilité de transmettre leur bulletin de paie sans solliciter les RH. Guillaume BENOÎT-GONIN, Gestionnaire paie et administration du personnel, précise : « Le bulletin de paie électronique est transmis en temps réel aux salariés. Cela leur permet d’actualiser leur situation auprès de Pôle Emploi aussitôt leur bulletin reçu. Ils apprécient leur espace sécurisé myPrimobox où ils retrouvent tous leurs documents RH et personnels. » Tout cela permet de se recentrer sur les actions importantes comme la planification des missions terrain. L’administratif ne prend plus le pas sur le cœur de métier de l’équipe RH. Globalement, la solution est très bien accueillie par les collaborateurs : 91% ont adhéré au bulletin de paie électronique.

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