En 2017, Cultura a souhaité moderniser ses processus historiques de gestion de ses bulletins de paie grâce au digital pour gagner en agilité, en productivité et en qualité de service vis-à-vis de ses 4 000 collaborateurs répartis dans l’ensemble de ses magasins en France. En effet, ce processus géré au siège de l’entreprise impliquait différentes manipulations complexes et des retards importants dans la réception des bulletins de paie.

Cyril Da Silva, leader paie et administration du personnel chez Cultura : « La problématique qui a conduit Cultura vers la dématérialisation de ses bulletins de paie était principalement le temps de traitement des documents. Les collaborateurs recevaient leurs bulletins de paie entre le 15 et le 20 du mois suivant. Le coût lié à ce traitement était très élevé et a aussi joué un rôle dans notre volonté de passer à la dématérialisation. »

Après étude des solutions du marché, DEMAT RH® de Primobox a été sélectionné pour sa flexibilité, sa mise en œuvre rapide et sa capacité à évoluer en continu tout en s’intégrant simplement au SI (système d’information) de Cultura. Le rôle d’accompagnement et de conseil des équipes a aussi été un point d’attention important dans le cadre du choix de Cultura.

Un projet mené de bout en bout de manière industrielle

Cultura souhaitait aussi rendre ses différents magasins autonomes. C’est chose faite depuis la mise en place de la solution DEMAT RH® de Primobox. Chaque magasin bénéficie d’un profil géré par les directeurs ou chefs de secteurs. Ils ont accès à la consultation et la distribution des bulletins de paie pour les équipes de leur magasin.

Alain Faye, chef de projet SIRH chez Cultura : « Il était primordial que chaque magasin puisse avoir accès aux bulletins de paie de ses collaborateurs mais pas à ceux des autres points de vente. Primobox a su nous proposer une solution simple d’accès pour nos 92 sites. La collaboration avec Primobox a été fluide, très rapide, avec beaucoup de disponibilités et d’écoute. Concrètement, en un mois, nous avons lancé notre projet à l’échelle nationale. Aujourd’hui, nous gérons près de 4 000 bulletins de paie tous les mois en moins de dix minutes avec la solution DEMAT RH® de Primobox. » Pour garantir le succès de cette initiative, une campagne d’information a été lancée en parallèle auprès des collaborateurs de Cultura pour leur expliquer les différents bénéfices. Là encore, Primobox a accompagné les équipes en charge de ce projet de conduite du changement.

Des bénéfices financiers, organisationnels et fonctionnels

Grâce à la dématérialisation des bulletins de paie et la mise en place des e-Dossiers, Cultura délivre désormais une qualité de service appréciée par l’ensemble des collaborateurs. Ces derniers reçoivent dès le 5 du mois leur bulletin de paie ; soit au minimum 10 jours plus tôt qu’auparavant. De plus, au niveau organisationnel, la suppression des actions d’édition et de mise sous pli a généré d’importants gains de productivité.

Cyril Da Silva : « Aujourd’hui, 95 % des collaborateurs ont franchi le pas de la dématérialisation, ce qui traduit le succès de ce projet. Nos salariés sont très satisfaits et peuvent maintenant accéder à leurs bulletins de paie sur leur smartphone et à tout moment. Grâce à la dématérialisation, notre marque employeur s’est également améliorée. Les directeurs de magasins ont gagné en autonomie et le service RH en disponibilité pour gérer d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Fort de ces succès, de nouveaux projets sont à l’étude, notamment la mise en place de la signature électronique couplée à des processus de récupération automatique des pièces justificatives des salariés. Il est aussi évoqué le déploiement d’un nouveau processus d’offboarding avec la mise à disposition des documents de fin de contrat au format dématérialisé.

Alain Faye : « Primobox met un point d’honneur à satisfaire ses clients et prend l’initiative de répondre qualitativement à leurs interrogations et problèmes rencontrés. »

En un mois, nous pouvons vous fournir une solution de dématérialisation opérationnelle, fiable et sécurisée. N’attendez plus, contactez-nous !