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Cahier des charges : comment organiser et lancer efficacement un projet digital RH ?
Le guide complet pour partir du bon pied
Vous avez un projet de digitalisation RH ?
Votre objectif n°1 aujourd'hui : rédiger un cahier des charges clair et synthétique à transmettre aux éditeurs que vous souhaitez interroger.
Problème, vous ne savez pas par où commencer et vous vous demandez :
Comment structurer votre démarche en amont de la rédaction du cahier des charges ?
Quelles sont les étapes à suivre pour fournir à toutes les parties prenantes du projet une base de travail claire ?
Quelles informations doivent figurer dans votre cahier des charges pour obtenir des réponses réellement adaptées aux besoins métier ?
Téléchargez le guide pratique pour passer à l'action dès aujourd'hui !
« La fonction SIRH s’impose comme la courroie de transmission indispensable entre la DRH et la DSI »
D’après une récente enquête, plus d’un décideur RH sur deux estime que la crise sanitaire a eu un impact très significatif sur les priorités du système d’information RH. Qu’il s’agisse de le mettre en place ou de le faire évoluer, DRH et DSI doivent jouer la carte de la collaboration, comme l’explique Arnaud Pellissier-Tanon, maître de conférences en sciences de gestion à l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et responsable pédagogique du master SIRH.
Quel rôle doit jouer la DRH dans les démarches de transformation digitale ?
Il est important que la direction des Ressources Humaines soit motrice et adopte une posture d’agent du changement, en collaborant avec la DSI mais aussi les directions opérationnelles. Cela implique de comprendre l’ensemble des enjeux, par exemple en termes de qualité des bases de données, mais aussi de s’engager dans une démarche de transformation des pratiques et des processus RH.
Le déploiement d’un outil SIRH va avoir un fort impact sur les missions et le fonctionnement du service RH. On ne peut donc se passer d’une réflexion amont sur ce qu’est un processus de recrutement, une compétence cruciale, un talent, une action de formation ou encore une politique de rémunération.
À vos yeux, quels sont les principaux points de vigilance dans la mise en place d’un SIRH ?
Le travail préalable de remise en question des processus va contribuer au choix du bon outil – d’un point de vue technologique mais aussi, et surtout, des besoins métiers. Il faut aborder chaque projet de digitalisation sous le prisme de ses apports, de sa plus-value, pour éviter l’empilage de solutions et d’outils qui finirait par faire perdre le sens de la démarche et de ses objectifs.
Ensuite, la DSI va être en première ligne pour prendre des décisions importantes en termes de management des SI, d’architecture et d’urbanisation, d’interface, de mode SaaS ou propriétaire. En amont, elle doit opérer un diagnostic précis des outils, de leur interconnectivité, de leur pertinence. Ce travail va contribuer à inscrire le SIRH dans une stratégie de long terme, adaptée à l’historique des SI de l’entreprise.
La notion de maîtrise d’ouvrage prend tout son sens dans ces projets, impliquant une réflexion sur le schéma directeur qui va projeter dans l’avenir la transformation du SIRH, en vue des fonctionnalités qui pourraient être utiles dans 5 à 10 ans. Tout l’enjeu consiste à prendre en compte le passé et l’avenir pour trouver des réponses dans le présent.
Comment DSI et DRH peuvent-elles collaborer efficacement ? Quelles sont les bonnes pratiques ?
Je vois deux conditions d’une coopération de qualité : il faut être compétent et rester humble. Savoir de quoi on parle, écouter, ne pas chercher à s’imposer, sont autant d’attitudes qui vont permettre d’aborder les problématiques en profondeur et agir de manière pragmatique. Or DSI et DRH sont deux mondes différents, avec une culture et un langage différents. La fonction SIRH peut donc se révéler essentielle en servant de traducteur entre ces deux mondes.
Nous avons vu que le professionnel SIRH ne peut travailler efficacement que dans la mesure où il existe un schéma directeur de l’évolution du SI et de ses incidences en termes SIRH. Pour autant, j’estime préférable que cette fonction soit rattachée à la DRH pour partir de la problématique métier et conserver ce prisme tout au long du déroulement du projet.
Le défi, pour les entreprises, est de disposer de professionnels SIRH bien formés. Quel doit être leur socle de compétences, métiers comme comportementales ?
Il est tout aussi essentiel de connaître l’ensemble des sujets couverts par la fonction RH que de savoir dialoguer avec la DSI. Dans le master dont j’assure la responsabilité pédagogique, les cours de SIRH vont porter sur deux grands domaines : le traitement des données en masse et la gestion de projet. Les deux vont de pair actuellement ; les principaux projets SIRH portent de nos jours sur le Core RH et cherchent à dépasser les problèmes de qualité et disponibilité des données, sur lesquelles butent les projets d’intelligence artificielle. Sur le volet des soft skills, les compétences primordiales relèvent de la gestion de projet, ce qui implique une habileté relationnelle, un sens de l’organisation, des capacités d’animation managériale, etc.
La fonction SIRH est aussi précieuse pour venir en appui des utilisateurs. Grâce à sa connaissance fine des problématiques de terrain, elle peut mettre l’outil SIRH au service des utilisateurs et les aider à en tirer tout le potentiel opérationnel.
Gestion RH dans l'agroalimentaire : comment gommer la distance entre le siège et les sites de production ?
Le schéma est classique : un siège social, plusieurs sites de production.
Dans l’industrie agroalimentaire, l’expansion du réseau de production est un atout stratégique. Dictée par une nécessité de proximité à la fois avec les bassins agricoles et avec les consommateurs finaux, elle permet une meilleure adaptation aux contraintes et enjeux locaux.
Du point de vue du service Ressources Humaines, les bénéfices d’une organisation multi-sites sont beaucoup plus nuancés. Dès lors que la majorité des collaborateurs travaillent hors du siège, la gestion des tâches administratives du quotidien peut se transformer en casse-tête.
La dématérialisation des documents RH propose alors plusieurs clés pour fluidifier les échanges entre le service RH et les collaborateurs sur site.
Tour d’horizon dans cet article.
Réduire le délai de distribution des bulletins de paie grâce à la dématérialisation
Dans une entreprise organisée en réseau, la paie centralisée au siège doit ensuite être transmise dans les différents établissements. Les équipes RH peuvent alors opter pour l’envoi postal (avec des frais d’affranchissement incompressibles et en hausse chaque année) ou pour l’acheminement par navette interne (avec des délais de réception aléatoires). Une fois sur site, les bulletins sont soit distribués manuellement à chaque collaborateur soit envoyés à leur domicile par courrier. Le processus s’avère alors à la fois chronophage pour les gestionnaires RH et source d’insatisfaction pour les salariés qui tardent à recevoir leurs fiches de paie.
Aurore Grill, Responsable Paie et ADP de la société Traiteur de Paris, explique par exemple qu’avant la mise en place de la solution DEMAT RH, les bulletins papier étaient transmis aux sites de production via une navette interne informelle. La remise aux collaborateurs était ensuite faite en main propre et les fiches de salaire des salariés absents étaient renvoyées au siège puis expédiées en recommandé à leur domicile. « Le délai entre la mise sous pli et la remise était trop long. La navette repoussait la distribution de 2 à 3 jours. Le renvoi des bulletins des collaborateurs absents pouvait prendre 1 semaine de plus, et la livraison du recommandé encore 2 jours. »
Face à ce type d’organisation, la dématérialisation RH offre des solutions efficaces, tant du point de vue du confort de travail des équipes opérationnelles que de l’expérience collaborateur.
Côté RH, les membres du personnel habituellement chargés de l’impression et de la mise sous pli des fiches de salaire peuvent ainsi réaliser une économie de plusieurs heures de travail chaque mois. Une fois la paie validée, quelques clics suffisent pour envoyer les bulletins à l’ensemble des salariés. Grâce à la solution DEMAT RH, la société Traiteur de Paris a ainsi pu réduire le temps alloué à cette tâche à quelques minutes par mois.
Côté collaborateur, chacun accède à sa fiche de paie dans un temps beaucoup plus court depuis son espace personnel myPrimobox. « Nous avons été agréablement surpris par un taux de dématérialisation élevé » explique Aurore Grill de la société Traiteur de Paris. « Les collaborateurs sont ravis d’avoir leur bulletin dès le 5 du mois avec leur salaire. Ils sont autonomes pour l’utiliser comme ils le souhaitent. ».
Contrats de travail : anticiper la saisonnalité du secteur agroalimentaire grâce à la dématérialisation RH
Au-delà de la distribution des bulletins de paie, de nombreux autres processus RH sont rendus plus complexes par l’éloignement géographique entre le siège et les lieux de production. C’est par exemple le cas de la contractualisation avec les nouvelles recrues.
En effet, dans un contexte multi-sites, la rédaction d’un contrat de travail nécessite des allers-retours entre les gestionnaires RH du siège, les managers et RRH de l’établissement du futur salarié et ce dernier. La collecte des pièces justificatives, la validation du document et sa signature manuscrite par les différentes parties prenantes peuvent alors subir des délais importants.
Dans l’industrie agroalimentaire, ce constat est accentué par la saisonnalité de l’activité. La plupart des recrutements de l’année se concentrent en effet en amont des pics d’activité (fêtes de fin d’année, saison estivale…). Pendant ces périodes, les responsables des différents sites de production sollicitent quotidiennement les équipes RH du siège pour rédiger et faire signer de nouveaux contrats de travail et des goulots d’étranglement émergent.
La dématérialisation RH permet alors de soulager les services Ressources Humaines dont la charge de travail grimpe en flèche plusieurs fois par an. Deux processus peuvent ainsi être considérablement accélérés : la rédaction et la signature des contrats.
En choisissant une solution de génération de documents intégrée au SIRH, l’équipe RH économise de précieuses heures chaque mois. Les informations contenues dans le logiciel métier sont récupérées et intégrées dans des modèles de documents pré-paramétrés.
Une fois rédigé, le contrat est envoyé en un clic pour validation et pour signature aux personnes concernées. Dématérialisée, la signature se fait à distance et de manière asynchrone limitant ainsi les délais.
La digitalisation du processus de contractualisation permet donc au service RH d’aborder plus sereinement les pics de recrutement inhérents au secteur agroalimentaire. Les futures recrues bénéficient quant à elles de délais moins longs au cours de cette phase déterminante de leur parcours. Un bon point pour l’expérience collaborateur.
Dossiers du personnel dématérialisés : améliorer le partage de l’information entre le siège et les entités de production
Dans les organisations multi-sites, au-delà de la dématérialisation des documents RH, se pose la question du partage des informations liées aux collaborateurs. Stockés au format papier, les documents sont difficilement accessibles par les différentes équipes RH.
Une formalité aussi courante qu’une demande de duplicata par un salarié rattaché à une entité de production peut rapidement devenir délicate. Si les dossiers du personnel sont archivés au siège, le RRH du site ayant recueilli la demande initiale doit faire une demande à ses homologues ayant accès à la salle de stockage. Ces derniers doivent alors scanner le document et l’envoyer par email. Une tâche qui, multipliée par le nombre de lieux de production, peut s’avérer particulièrement chronophage pour les équipes RH. Du point de vue du collaborateur, le constat n’est pas plus reluisant : attendre un duplicata pendant plusieurs jours s’avère en effet difficilement entendable à l’ère de l’instantanéité !
Le partage d’information est alors grandement simplifié lorsque les dossiers du personnel sont entièrement digitalisés. En effet, ils sont rassemblés au même endroit et chaque collaborateur RH habilité y accède simplement, où qu’il soit, tout en respectant les règles de cloisonnement de l’information. Les données sont accessibles par toute l’équipe en temps réel. L’avancement dans les différentes tâches du service est clair. Un coup d’œil suffit à vérifier qu’un document a été transmis ou qu’un contrat a bien été signé. L’instantanéité apportée par une solution de dématérialisation gomme les distances et réduit fortement les délais de traitement. La collaboration entre les membres de l’équipe RH rattachés aux différentes entités est facilitée.
En synthèse, retenons que dans une organisation multi-sites, la dématérialisation RH permet de décentraliser les processus documentaires et de redonner de l’autonomie aux différentes entités.
Bulletins de paie, contrats de travail… ce sont finalement l’ensemble des documents qui accompagnent le parcours des salariés qui peuvent être digitalisés. De nouvelles dynamiques de collaboration peuvent alors émerger entre le siège et les entités de production. La gestion administrative du personnel est facilitée. Enfin, chaque membre de l’équipe RH alloue son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée dans lesquelles proximité et connaissance terrain sont de véritables atouts.
Pour plus d’informations sur les spécificités d’une organisation multi-sites et les réponses apportées par la dématérialisation RH, découvrez notre livre blanc !
Vous souhaitez visualiser concrètement comment la solution DEMAT RH peut vous permettre d’améliorer la gestion RH de votre organisation multi-sites ? Demandez-nous une démo
Rencontre avec Andréa Philippe, juriste et DPO chez Primobox
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien.
Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés.
Cette semaine, découvrez le portrait d'Andréa, juriste et DPO chez Primobox. Elle vous explique notamment comment elle participe à améliorer la protection des données à caractère personnel que vous nous confiez.
Peux-tu te présenter en quelques mots et nous parler de ton parcours ?
"Je m'appelle Andréa, je suis juriste et DPO chez Primobox. Après avoir obtenu ma licence en droit privé, j'ai suivi une formation spécialisée en droit du numérique avec la volonté de m'orienter vers un métier lié à la protection des données. J'ai ensuite rejoint Primobox en juillet 2020."
Quelles sont tes missions au quotidien ?
"Mes missions se découpent en deux catégories.
Il y a d'abord toute la partie juridique. Au quotidien, cela implique de nombreuses négociations contractuelles avec nos prospects et nos prestataires. J'accompagne aussi l'équipe commerciale dans la rédaction et la relecture des contrats et avenants. Enfin, lorsque nous recevons un cahier des charges de la part d'un prospect, je participe à l'élaboration de notre réponse et j'interviens pour compléter les questionnaires RGPD, juridique et sécurité.
Ensuite, il y a le volet DPO de mon poste. Il consiste à gérer la conformité RGPD de Primobox. Pour cela, je suis amenée notamment à :
- Créer et mettre à jour le registre des activités de traitement pour avoir une vue d'ensemble de la manière dont sont utilisées les données personnelles chez Primobox, que l’on agisse en tant que responsable de traitement ou sous-traitant,
- Réaliser des analyses d'impact pour ensuite construire des traitements de données respectueux de la vie privée de nos prospects et clients,
- Conduire des audits RGPD pour vérifier la conformité des traitements de données au sein de chaque service et mettre en place des plans d’actions en conséquence le cas échéant,
- Participer à l’élaboration des nouvelles fonctionnalités afin d’en garantir la conformité RGPD par défaut et dès la conception,
- Gérer la sous-traitance et les procédures internes liées à la protection des données."
Depuis ton arrivée, qu'as-tu mis en place pour améliorer la protection des données des clients de Primobox ?
"En tant que DPO, l'un de mes principaux objectifs est d'assurer la confidentialité des données de nos clients. C'est une préoccupation centrale, à la fois pour nos clients et pour nous ! Cela passe en partie par un travail de sensibilisation des collaborateurs de Primobox. L'objectif est que chacun s'approprie les grands principes du RGPD, son importance et donc son intérêt. J'ai par exemple mis en place des ateliers annuels en petits groupes pour faciliter la compréhension de ce règlement qui peut paraître complexe au premier abord.
De manière concrète, en 2020-2021, j'ai organisé une présentation pour chaque service en expliquant les concepts de base du RGPD. Depuis, je renouvelle cet atelier une fois par an pour travailler sur les besoins particuliers et les traitements mis en place au sein de chaque équipe, en fonction des retours des collaborateurs. Enfin, chez Primobox la sensibilisation RGPD fait partie de l'onboarding. Je forme donc chaque nouveau salarié pour qu'il ait les bons réflexes dès son arrivée."
Quels sont les premiers résultats que tu constates suite à la mise en place des ateliers de sensibilisation RGPD ?
"Je pense que la force de ces ateliers est qu'ils rendent le RGPD accessible pour des personnes qui n'ont pas de formation en droit. Je fais mon maximum pour le "vulgariser" et éviter le jargon juridique. C'est une partie de mon travail que j'aime particulièrement et dont les bénéfices sont très concrets. Je remarque que cette démarche de sensibilisation porte déjà ses fruits puisque les collaborateurs sont de plus en plus autonomes et se posent les bonnes questions lorsqu’ils ont des sujets en lien avec le RGPD. La plupart du temps, ils peuvent par exemple répondre aux questions des clients en lien avec notre conformité sans que j'intervienne, et ils savent détecter les sujets pour lesquels un regard DPO est nécessaire. Mais la sensibilisation et la formation ne sont pas terminées pour autant. C'est un travail continu et quotidien. Les audits internes et les prochains ateliers de sensibilisation vont nous permettre de renforcer encore l'autonomie de chacun !"
Primobox a récemment adhéré à l'AFCDP. Peux-tu nous en dire plus ?
"Depuis quelques mois, Primobox est effectivement adhérente de l'Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (AFCDP). C'est un réseau qui permet notamment d'échanger avec d'autres DPO pour mettre en commun nos réflexions et nos pratiques quant à la conformité RGPD de nos organismes. Au-delà de cet aspect communautaire, l'association a aussi pour but de favoriser la réflexion quant aux missions du DPO, d'assurer une veille technique et juridique et de la partager entre ses membres, de favoriser les relations avec la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), etc.
Pour aller plus loin, j’ai également signé la Charte de déontologie du DPO. C'est un document qui a été conçu par l'AFCDP pour promouvoir la culture de l’éthique au sein de la communauté DPO. En le signant, je me suis donc engagée à respecter de nombreuses règles de conduite dans mes missions quotidiennes. Selon moi, l'adhésion à l'AFCDP et la signature de la Charte de déontologie du DPO représentent deux pas de plus dans la démarche de conformité RGPD et d’accountability de Primobox."
Vous vous êtes reconnu dans cet article ?
Bulletins de paie dématérialisés : faut-il mettre en place un coffre-fort numérique ?
Au premier abord, votre projet était clair : mettre en place une solution de dématérialisation des bulletins de paie conforme au cadre légal.
La notion de coffre-fort numérique (ou CFN) est alors rapidement apparue au cours de vos recherches, si bien qu'aujourd'hui les deux vous semblent peut-être indissociables.
Si c'est votre cas, alors nous vous conseillons de poursuivre votre lecture. Cet article vous propose justement des explications détaillées sur les obligations légales liées à votre projet de fiches de paie électroniques.
Un objectif : vous permettre d'identifier les critères nécessaires pour un stockage des bulletins en toute conformité avec la réglementation.
Coffre-fort numérique : de quoi parle-t-on ?
Par analogie avec sa version matérielle où l’on stocke des objets de valeur, le coffre-fort numérique (ou "coffre-fort électronique" dans le langage courant) permet de stocker des documents ou tout type d'informations numériques dans un espace permettant d’en garantir la conservation et la sécurité.
Il est défini par l'article L.103 du Code des postes et des communications électroniques (1) comme un service assurant "la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l'exactitude de leur origine". Selon cette même définition, il doit également permettre :
- La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents,
- L'identification de l'utilisateur lors de l'accès au service,
- Un accès exclusif de l'utilisateur à ses documents électroniques (sauf tiers explicitement autorisés),
- La récupération de ses documents par l'utilisateur dans un format réutilisable et exploitable.
Au-delà de cette définition, la notion de coffre-fort numérique (CFN) est strictement normée par l'AFNOR. Les dispositifs techniques de conservation des fichiers numériques dans un coffre-fort numérique sont précisés dans les normes NF Z42-013 et NF Z42-020 (2).
Autrement dit, un coffre-fort numérique est un espace de stockage qui répond aux critères définis par l'AFNOR et qui permet aux entreprises d’archiver des fichiers numériques de manière sécurisée.
Est-ce pour autant le seul moyen de garantir un stockage sécurisé de vos documents RH ? Dans le cadre des fiches de paie, l'employeur a-t-il l'obligation d'opter pour des espaces de stockage de type CFN ? Que dit la loi ?
Vous désirez plus d'informations sur nos solutions ?
Bulletins de paie dématérialisés : quelles obligations légales pour l'employeur ?
Il s'agit d'une notion très encadrée d'un point de vue juridique.
Conformément à l'article L.3243-2 du Code du Travail (3) l'employeur a l'obligation de remettre un bulletin de paie à ses salariés et est libre d'en choisir le format : papier ou électronique.
S'il opte pour la dématérialisation, 3 conditions doivent alors être respectées :
- Confidentialité : la sécurité des documents et de leur accès doit être assurée.
- Intégrité : le format des documents ne doit pas permettre leur modification.
- Disponibilité : les bulletins de paie doivent être stockés dans un format pérenne et leur accès doit être garanti dans le temps.
Les modalités de mise en place de la dématérialisation des fiches de paie pour les entreprises sont quant à elles précisées dans le décret d'application de la loi El Khomri (4), paru le 16 décembre 2016. D’après la Loi Travail, depuis le 1er janvier 2017, l'employeur peut donc décider de remettre les bulletins de salaire au format électronique sans autorisation préalable de ses salariés. Ces derniers peuvent toutefois décider de s'y opposer de manière individuelle.
Conformément au décret :
- L'employeur doit informer le salarié de la dématérialisation de ses bulletins de paie au minimum un mois avant le premier envoi ou au moment de son embauche. Il doit alors être averti de son droit de s'y opposer s'il souhaite le recevoir au format papier.
- Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment et sa demande doit être prise en compte dans un délai maximum de trois mois.
- L'employeur doit garantir la disponibilité des fiches de paie électroniques du salarié pendant une durée minimale de 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du collaborateur afin que celui-ci puisse justifier ses droits à la retraite si nécessaire.
- En cas de cessation d’activité du prestataire retenu par l’employeur, le salarié doit bénéficier d’un délai de trois mois pour récupérer ses bulletins de paie avant la fermeture du service.
Lors de la parution du décret, celui-ci faisait état de l'obligation pour l'employeur de choisir un service reconnu dans le Compte Personnel d’Activité (CPA). Il nous semble important de souligner qu'au moment où nous rédigeons ces lignes, cette connexion n'est techniquement plus possible. Le site internet dédié au CPA ne peut plus être consulté, et ce, quel que soit l’éditeur de dématérialisation des bulletins de paie considéré.
> Plus d'informations dans notre article dédié au CPA.
Le décret d’application de la loi El Khomri impose donc un cadre légal strict autour de la dématérialisation des fiches de paie. Pourtant, avez-vous remarqué que la notion de CFN n’y figure pas ?
Ainsi, d’un point de vue réglementaire, l’employeur n’a pas l’obligation de distribuer les bulletins de paie électroniques dans un espace ayant la qualification de CFN.
Quelles sont alors les garanties proposées par Primobox en termes de sécurité du stockage ?
Primobox : quel niveau de sécurité pour les espaces de stockage des salariés ?
Primobox propose une solution de dématérialisation RH qui permet de rédiger, envoyer, signer électroniquement et stocker tous types de documents RH (contrat de travail, avenant, fiche de paie, note d’information, solde de tout compte…). De leur côté, les collaborateurs y accèdent depuis leur espace de stockage personnel myPrimobox. Celui-ci garantit une totale conformité avec la législation sur les bulletins de paie électroniques et un niveau élevé de sécurité.
Les espaces de stockage myPrimobox répondent tout d'abord aux trois conditions énoncées par le Code du Travail sur les fiches de paie dématérialisées :
- Confidentialité : Le salarié qui dispose d'un espace myPrimobox se connecte à son espace grâce à un identifiant et un mot de passe personnalisés. Il peut également choisir d'en renforcer la confidentialité en activant la double authentification. Il est à noter que ni son employeur ni l'équipe RH n'ont accès au contenu de son espace de stockage.
- Intégrité : Conformément à l’article L. 3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie dématérialisés remis aux salariés dans myPrimobox sont préalablement certifiés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité.
- Disponibilité : Les bulletins de paie de chaque salarié sont accessibles dans leur espace personnel myPrimobox dans un format pérenne (à savoir le format pdf).
Ils respectent également les obligations liées au décret d'application de la loi El Khomri :
- Devoir d'information des salariés : Primobox met à disposition de ses clients un kit de communication qui leur permet de prévenir leurs salariés de la mise en place de la dématérialisation de leurs fiches de paie dans le délai réglementaire (1 mois minimum avant le premier envoi).
- Droit d'opposition des salariés : Chaque salarié peut choisir à tout moment s’il souhaite recevoir ses bulletins de paie au format papier ou dématérialisé. Selon l'option choisie par le service RH, le collaborateur peut soit formuler sa demande auprès de ce dernier, soit modifier le mode de réception de ses bulletins de paie directement sur son espace myPrimobox.
- Disponibilité des bulletins de paie électroniques : Ils sont stockés dans les espaces myPrimobox et disponibles pendant une durée minimale de 50 ans. Chaque client peut également choisir de les archiver dans des conditions conformes aux normes AFNOR d’archivage électronique (NF 461 et NF Z 42-013). Cette option d'archivage à valeur probante représente une sécurité supplémentaire. Elle n’est pas obligatoire ou nécessaire pour respecter la législation en matière de bulletins de paie dématérialisés.
- Possibilité de récupération des bulletins en cas de cessation d'activité : Primobox est conforme à la loi sur ce point et s'engage, en cas de cessation d'activité, à avertir chaque salarié disposant d'un espace myPrimobox de l'arrêt du service au moins 3 mois avant la fermeture effective afin de lui permettre de récupérer ses fiches de paie et autres documents RH.
Pour résumer, gardez en tête que le cadre réglementaire n'impose pas la distribution des bulletins de paie électroniques dans un espace ayant la qualification de CFN (coffre-fort numérique). Au moment de choisir un prestataire de dématérialisation RH, vous devrez toutefois vous assurer de sa conformité avec l'article L.3243-2 du Code du Travail et avec la loi El Khomri (ou loi Travail).
Vous avez un projet de dématérialisation de vos documents RH ? Contactez notre équipe.
La dématérialisation des documents de fin de contrat
Lors du départ d'un collaborateur, la liste des documents à lui faire parvenir peut être longue. Les démarches administratives à effectuer à cette occasion, bien que strictement réglementées, sont chronophages.
Nous avons donc préparé une infographie pour vous permettre de visualiser rapidement :
- la liste des différents documents à envoyer, obligatoires ou non
- un exemple de processus de dématérialisation de vos documents de fin de contrat
- les bénéfices attendus pour le service RH et pour vos collaborateurs sortants.
Téléchargez cette infographie pour découvrir comment la dématérialisation de l'envoi des documents de fin de contrat et, le cas échéant, de leur signature, peut vous permettre de fiabiliser et de fluidifier l'offboarding de vos collaborateurs.
Notre engagement deux fois récompensé par le label ENR
En ce début d’année, après une labellisation en 2018 et un renouvellement en 2020, Primobox prépare son nouveau dossier de participation au label Entreprise Numérique Responsable (ENR).
Qu’est-ce que le label ENR ?
Lancé en 2012 par France IT, le label ENR (Entreprise Numérique Responsable) est un label national décerné aux prestataires informatiques qui intègrent volontairement des valeurs éthiques, sociales et environnementales dans toutes leurs activités quotidiennes ainsi que dans toutes leurs relations internes et externes à leur entreprise. Il impose aux sociétés de se poser les bonnes questions sur les pratiques déjà mises en place mais aussi sur les pistes d’évolution à long terme.
Cette labellisation n’est attribuée qu’après une évaluation réalisée par un organisme indépendant. Une note est donnée sur un total de 200 points où il faut recevoir un minimum de 120 points pour se voir décerner le label.
Après avoir complété un dossier de candidature qui présente la société ainsi que son fonctionnement (approche commerciale, proposition de prix et travail des équipes), un questionnaire anonyme est envoyé à un pourcentage de clients. Le but est d’évaluer nos engagements à chaque étape de la relation avec les prospects puis les clients. Des premiers échanges commerciaux à la signature du contrat, de la mise en place de la solution à la formation sur l’outil en passant par les besoins au quotidien : tout est passé au crible. Ces données seront remises à l’entreprise candidate pour déterminer ses forces et ses axes d’amélioration futurs.
Le label est décerné pour une période de deux ans. Après cette durée, un dossier de renouvellement et une nouvelle enquête auprès des clients seront réalisés pour analyser les évolutions de l’entreprise.
Que représente ce label chez Primobox ?
La direction et les collaborateurs de Primobox ont toujours été soucieux de respecter un certain nombre de valeurs humaines et environnementales mais aussi vis-à-vis de nos partenaires et fournisseurs. Cette double labellisation vient confirmer cet engagement.
L’obtention de ce label représente la transparence et l’honnêteté que Primobox met un point d’honneur à mettre dans ses propositions commerciales destinées aux prospects, ainsi que dans la relation entre les équipes et les clients.
Voici une liste non-exhaustive des actions quotidiennes des parties prenantes de Primobox :
- Mécénat de compétences : chaque mois, une dizaine de collaborateurs prend une demi-journée sur leur temps de travail pour venir en aide à des associations de leur choix.
- Dons (financiers et matériel informatique) et participation à des évènements associatifs (course pour la Fondation des Femmes)
- Mobilité verte : Primobox soutient les personnes désireuses de se déplacer autrement pour venir au travail en proposant l’aide à l’achat d’un vélo électrique, moyen de transport plus vert (Bee.Cycle).
- Attachement à la parité : à ce jour, il y a autant de femmes que d’hommes qui travaillent dans la société.
Et dans les locaux ? La proposition de valeur permet chaque jour de diminuer le nombre d’impressions dans les locaux ainsi que pour des démarches externes. L’installation de poubelles pour le tri sélectif et l’utilisation de café en grain plutôt que des capsules permet de réduire les déchets. Enfin, une nouvelle fontaine à eau directement raccordée au réseau permet de supprimer l’ancienne version avec des bonbonnes en plastique.
Pour Primobox, ce label ne représente pas seulement une récompense pour les actions qui ont déjà été menées. Dans la démarche d’amélioration continue que représente la labellisation Entreprise Numérique Responsable, l’un des projets de 2021, engagé avec l’agence Cosa Vostra, est de réduire la consommation en CO2 de notre site internet.
La dématérialisation pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI)
En 2019, le cabinet de conseil Althéa publie un livre blanc sur la dématérialisation des services des Ressources Humaines en France. On y apprend que 58% des français sont favorables à la mise en place du bulletin de paie dématérialisé dans leur entreprise, alors que 80% des salariés le reçoivent au format papier*. Même si les Entreprises de Taille Intermédiaire ne représentent que 3,8% (avec les PME) des entreprises en France, elles emploient toutefois plus de la moitié de la part des salariés (53%). Quels freins rencontrent ces entreprises lorsqu’il est l’heure d’envoyer les bulletins de paie ? Et quels sont les bénéfices / avantages de la dématérialisation une fois mise en place dans leur système d’information ?
Enjeux et problématiques pour les Entreprises de Taille Intermédiaire
Avant le décret de 2009, pour les entreprises de 250 à 4 999 salariés, la mise en place de la dématérialisation était un véritable challenge puisqu’il fallait l’accord de tous les collaborateurs, souvent répartis en plusieurs sites ou points de vente sur le territoire français. Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie électronique plus facilement. Désormais, l’employeur n’a plus besoin du consentement de ses salariés, c’est à eux de manifester leur refus.
Découvrez notre cas client Cultura qui illustre cette situation avant la mise en place de la dématérialisation et la prise d’autonomie des directeurs de magasins.
Les Entreprises de Tailles Intermédiaires rencontrent deux sortes de problématiques : l’organisation interne ainsi que la conservation des documents RH et des bulletins de paie.
En ce qui concerne l’organisation, la gestion de la paie se fait sur un seul site dans la plupart des cas. Lorsque le processus se fait exclusivement au siège, le nombre de points de contacts et les différentes manipulations entraînent un retard important dans la distribution. Entre délais de livraisons importants des services postaux et/ou lenteur dans la distribution de la main à la main une fois sur site, certains salariés ne peuvent consulter leur bulletin que bien plus tard dans le mois.
Quant à la conservation, la loi française impose aux entreprises une durée de 5 ans pour les bulletins de salaire. Mais avec plus de 319 millions de bulletins en 2016 (26,6 millions de salariés actifs** sur 12 mois), sans compter les CDD ; la sécurité et l’archivage de ces documents sont des éléments délicats à traiter en particulier si le suivi n’est pas fait de façon automatique. Souvent entassés dans des archives dans un/des bureau/x de la société, ils prennent de la place et sont difficiles à exploiter dans de courts délais.
Les bénéfices de la dématérialisation des Ressources Humaines
La modernisation du service des Ressources Humaines est l’une des premières raisons qui poussent les dirigeants vers la dématérialisation de leurs processus. La digitalisation des services RH permet un retour sur investissement rapide. Ils pourront mesurer une baisse de leurs dépenses mais aussi du temps passé à des tâches à faible valeur ajoutée pour les collaborateurs.
Sur le plan financier
Plus de frais postaux, d’impression ou d’archivage à prévoir, l’envoi se fait en 3 clics via une plateforme sécurisée ou directement depuis l’outil métier déjà mis en place.
Sur le plan environnemental
Pour une entreprise de 1 000 salariés c’est une économie minimale de 12 000 impressions, et donc une diminution de la consommation de papier (même recyclé), d’encre des imprimantes et de transport entre les différents sites.
Sur le plan de la sécurité et de l’archivage
Sûrement le point le plus important lors du choix de l’outil de dématérialisation ! La plateforme d’envoi et de gestion des documents RH est administrée par une personne des Ressources Humaines donnant à son tour des accès restreints aux membres de son équipe (identifiant et mot de passe unique par utilisateur).Le collaborateur, quant à lui, dispose d’un espace de stockage lui permettant d’archiver des documents professionnels ou personnels. Cet espace est accessible uniquement par le collaborateur via un portail de connexion (identifiant et mot de passe personnels). Son responsable et l’équipe RH ne disposent d’aucun accès leur permettant de consulter les documents. En fonction de la solution de dématérialisation choisie, les bulletins de salaires sont archivés chez CDC Arkhinéo (filiale de la Caisse des Dépôts) pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Sur le plan professionnel
Dans le but de devenir autonome, chaque responsable de site peut maintenant gérer la distribution et la consultation des bulletins de paie de chaque collaborateur de son magasin. En réduisant le nombre de points de contact lors de la distribution, la communication peut se faire plus directement et rapidement. L’équipe RH au siège gagne un temps non négligeable pour se focaliser sur son cœur de métier (recrutement ou gestion des compétences, etc.) et ainsi accroître sa productivité.
Grâce à la dématérialisation l’entreprise propose désormais une expérience moderne et unique à ses collaborateurs et peut ainsi développer et diffuser son image de marque novatrice auprès de futurs candidats ou de ses concurrents.
Les autres axes de dématérialisation en entreprise
Le pôle des Ressources Humaines est l’un des nombreux pôles d’une entreprise à pouvoir bénéficier des avantages de la dématérialisation. D’autres solutions existent pour répondre aux attentes des commerciaux et des comptables.
La signature électronique permettra aux commerciaux ou aux RH de faire signer des contrats plus rapidement et de récupérer des pièces justificatives dans le même temps. Plutôt que de l’envoyer par mail, le document à signer sera envoyé via la plateforme de signature ou directement depuis l’application métier. Le signataire recevra un code par sms lui permettant de s’identifier et d’appliquer un tampon horodaté. L’application permet de suivre en temps réel l’évolution de la signature des différents contrats envoyés et ainsi de relancer les signataires en cas de besoin.
Les factures électroniques font gagner un temps précieux dans le traitement et le paiement de celles-ci. Dans le cas des marchés publics, la facturation par voie électronique est obligatoire sous risque de non paiement. Opération mise en place en Janvier 2017 pour les grandes entreprises, en 2018 pour les ETI, les PME en 2019 et pour terminer avec les Très Petites Entreprises le 1er janvier 2020. Une plateforme a été mise en place par l’État Français, Chorus Pro, avec un accès via un portail sécurisé gratuit. Uniquement obligatoire pour le service public, cette rapidité de traitement pourrait aussi toucher les entreprises privées (à condition d’avoir l’accord du client). Tout comme pour les bulletins de paie, certaines solutions proposent une signature pour garantir l’authenticité de la facture et un archivage pendant 10 ans chez CDC Arkhinéo (filiale de la Caisse des Dépôts).
* : Althéa et Primobox, en partenariat avec d’autres éditeurs, a réalisé une étude sur la dématérialisation RH fin 2018. Elle portait sur un échantillon de 1004 français et 300 entreprises.
** Selon l’enquête Emploi, la population active au sens du Bureau International du Travail (BIT) est estimée à 29,6 millions de personnes de 15 ans ou plus en France (hors Mayotte) – INSEE – https://www.insee.fr/fr/statistiques/3303384?sommaire=3353488
La protection de l'environnement dans le numérique
Comment préserver l’environnement lorsque l’on travaille dans le numérique ?
Le digital s’installe de plus en plus dans les grandes et petites entreprises mais surtout dans notre vie quotidienne. Le stockage électronique, les applications et les serveurs sont désormais des notions bien connues de tous. Mais savez-vous que chacune de nos actions digitales a des impacts sur l’environnement ?
En tant qu’acteur majeur de la dématérialisation de documents RH et de la signature électronique et labellisée Entreprise Numérique Responsable (ENR) depuis 2018, il est de notre devoir de prévenir et de sensibiliser à la pollution numérique. Invisible, elle fait moins parler d’elle que les kilomètres de voitures bloquées sur les grands axes routiers durant les heures de pointe. L’écologie digitale désigne l’étude de l’impact des activités digitales sur l’environnement mais elle est encore peu connue en France. Elle a pour objectif de prévenir et de diffuser les bonnes pratiques pour réduire les effets nuisibles de cette pollution.
Commençons par quelques chiffres sur l’écologie digitale
Les internautes représentent 57% de la population mondiale en Janvier 2019. C’est 9,1% de plus qu’en Janvier 2018*. Vidéos en ligne, e-mails et recherches, tout ce que nous effectuons sur internet et sur nos objets connectés a un impact direct sur la pollution digitale. L’électricité que nous utilisons pour les batteries de nos téléphones ou de nos tablettes, l’alimentation de nos ordinateurs et celle des serveurs par lesquels notre recherche passe pour avoir un résultat, tout cela représente 16% de la consommation électrique mondiale.
Les bonnes pratiques numériques pour l’environnement
Tous les jours nous agissons pour l’environnement : tri des déchets, déplacements en vélo ou encore achats de produits d’origine locale.
De même pour le numérique, il existe une liste (non-exhaustive) des bonnes pratiques, facile à mettre en place pour devenir un utilisateur responsable. Nous avons listé quelques exemples facilement réalisable quel que soit son poste ou son utilisation des outils informatiques :
Fermer les onglets inutiles
Une page internet s’actualise plusieurs fois dans une journée. Une requête initialement envoyée une fois, se multiplie donc indéfiniment. Il existe un outil, The great Suspender, qui met en veille les onglets non utilisés ce qui évite l’actualisation automatique. C’est une extension Google Chrome permettant d’améliorer les performances du navigateur, facilement installable.
Communiquer plus rapidement via les messageries & supprimer vos mails
Plus de 293 milliards de mails sont envoyés chaque jour dans le monde. Le contenu de ces emails (et les pièces jointes) représentent un stockage non négligeable dans les boîtes mails des expéditeurs et des destinataires. Il est possible de limiter le nombre de mails envoyés en utilisant des applications de messagerie (tel que Microsoft Teams ou Slack).
Vous pouvez aussi, supprimer les mails datés de plus d’un an, supprimer vos spams et vous désabonner des newsletters que vous ne lisez pas. 80% des mails que nous recevons ne sont jamais ouvert. Cleanfox vous permet de nettoyer votre boîte mail en répertoriant toutes les newsletters que vous recevez, il vous suffit ensuite de sélectionner celles que vous souhaitez garder ou non.
Évidemment le mieux reste encore de se lever et d’aller voir directement la personne quand cela est possible.
Limiter vos recherches
À l’heure actuelle, il y a plus de 3,3 milliard de recherches internet par jour dans le monde. Seulement 15% sont nouvelles alors qu’une requête émet 7g de CO2. Le but n’est pas de limiter le nombre de recherches effectuées. Cependant, si vous allez régulièrement sur les mêmes sites (messagerie, réseaux sociaux ou journaux en ligne), il vous est possible d’enregistrer les urls dans vos favoris. Vous pouvez aussi utiliser d’autres moteurs de recherche avec des préoccupations sociales ou environnementales :
Débrancher des appareils chargés
Une fois que votre téléphone ou votre ordinateur portable est rechargé, débranchez-le. Un chargeur branché mais non-relié à un appareil ne consomme qu’une infime quantité d’énergie. Si l’impact économique est très faible comparé au reste de la consommation d’une entreprise ou d’une maison, l’impact reste toutefois considérable au niveau environnemental.
Pour finir, si vraiment vous n’avez pas le choix et que vous devez avoir recours à l’impression, pensez à utiliser l’option recto-verso de votre imprimante sur du papier recyclé.
*Étude réalisée par Hootsuite et We Are Social en 2019