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Loi DDADUE & informations à fournir aux salariés : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Depuis le 1er novembre 2023, les employeurs ont vu s’allonger la liste des informations qu’ils doivent communiquer à leurs salariés au moment de l’embauche. Si certaines informations figuraient déjà jusque-là sur le contrat de travail ou sur le bulletin de salaire, la loi DDADUE (Diverses Dispositions d'Adaptation au Droit de l'Union Européenne) impose désormais aux entreprises de fournir à leurs nouvelles recrues des informations complémentaires. L’objectif de cette loi est la mise en conformité du droit français avec le droit de l’Union européenne dans plusieurs domaines, dont celui du travail1.
Quelles informations l’employeur doit-il fournir aux salariés au moment de l’embauche ?
Au total, lors de l’embauche, l’employeur doit désormais fournir 14 informations à ses collaborateurs. Certaines doivent être communiquées dans un délai de 7 jours calendaires après le premier jour travaillé, tandis que d’autres sont à délivrer sous un mois.
Voici les 8 informations à communiquer au nouveau salarié sous 7 jours à partir de sa date d’embauche :
- l’identité des deux parties (l’employeur et le salarié)
- le lieu ou les lieux de travail (ainsi que l’adresse de l’employeur si elle est différente)
- l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
- la date d’embauche
- s’il s’agit d’un CDD, la date de fin ou la durée prévue
- la durée et les conditions de la période d’essai
- le détail de la rémunération (dont les majorations pour les heures supplémentaires, la périodicité et les modalités de paiement)
- la durée de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle et ses modalités
6 informations supplémentaires sont à fournir au nouveau salarié dans un délai d'un mois :
- s’il s’agit d’un contrat de travail temporaire, le nom de l’entreprise utilisatrice
- le droit à la formation assuré par l’employeur
- la durée des congés payés ou ses modalités de calcul
- la procédure applicable en cas de rupture du contrat de travail
- les conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise
- les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié et les contrats de protection sociale complémentaire dont il bénéficie
Comment délivrer les informations obligatoires aux salariés au moment de l’embauche ?
L'employeur a l’obligation de communiquer ces 14 informations par écrit, dans un ou plusieurs documents, qui doivent être différents du contrat de travail.
Elles peuvent être transmises sous format papier ou électronique.
Si c’est le format papier qui est retenu, alors l’employeur doit choisir un moyen conférant date certaine. En revanche, si l’employeur choisit de dématérialiser ces documents, il doit respecter 3 conditions :
- le salarié doit pouvoir accéder aux informations transmises par voie électronique,
- il doit pouvoir les enregistrer et les imprimer,
- l’employeur doit conserver un justificatif de leur transmission ou de leur réception.
À noter : La solution DEMAT RH de Primobox vous permet de transmettre tous types de documents professionnels à vos salariés lors de l’embauche et tout au long de la relation contractuelle. Ils y accèdent ensuite de manière sécurisée dans leur coffre-fort en ligne myPrimobox, sans limite de durée. Grâce à DEMAT RH, vous pouvez donc envoyer à vos nouveaux collaborateurs un ou plusieurs documents dématérialisés contenant l’ensemble des informations obligatoires imposées par la loi DDADUE.Nos équipes sont à votre disposition pour vous renseigner. Contactez-nous
Sources
Ressources Humaines : quelles perspectives en 2024 ?
Plus de 9 DRH sur 10 estiment que le rôle des ressources humaines a changé de manière radicale au cours des 5 dernières années (1). Ils sont un tiers à considérer que le rythme de ces mutations va se maintenir dans les prochaines années.
La compétence clé pour exercer dans la fonction RH semble donc aujourd’hui être l’adaptabilité. Alors pour vous permettre de vous projeter dans les challenges RH de l’année 2024, Primobox les a répertoriés pour vous.
Découvrez notre analyse dans cet article.
La qualité de l’expérience de travail : une priorité pour fidéliser les salariés en 2024
Sur un marché en tension, 83% (1) des DRH affirment que l’expérience et la satisfaction des employés sera de plus en plus une priorité pour les ressources humaines.
Un chiffre que semble confirmer le Baromètre national 2023 de la Symétrie des Attentions. Celui-ci révèle une baisse significative de la satisfaction des collaborateurs dans leur entreprise, passant de 66% en 2022 à 54% en 2023. Les secteurs les plus touchés sont l’énergie, la distribution spécialisée, la banque, la téléphonie et l’immobilier.
L’étude sur la fidélisation des salariés publiée par myRHline en octobre 2023 met en avant 3 priorités en matière d’expérience collaborateur. Autant de pistes à explorer pour bien démarrer l’année 2024 :
- La rémunération. Il s’agit du premier critère cité par les RH pour retenir leurs talents en cette période d’inflation. L’heure est donc à l’élaboration d’un système de rémunération efficace, en ligne avec les objectifs de l’entreprise.
- La flexibilité du travail. Accès au télétravail, horaires souples... La confiance accordée aux équipes est cruciale. Elle est toutefois à mettre en balance avec les questions de productivité, de créativité. Chaque entreprise doit construire ses propres indicateurs pour mesurer la pertinence de son organisation du travail.
- Les possibilités d’évolution dans l’entreprise. Le traditionnel entretien annuel semble avoir du souci à se faire, ou tout du moins sous sa forme la plus classique. A la veille de l’année 2024, une mesure plus régulière de la performance s’avère nécessaire pour détecter les souhaits de mobilité interne ou de formation et proposer des feedbacks constructifs aux équipes.
L’intelligence artificielle dans les RH : de nombreuses applications possibles
Depuis quelques années, et surtout depuis qu’OpenAI a rendu ChatGPT public en fin d’année 2022, l’intelligence artificielle est sur toutes les lèvres. Chaque métier tente de déceler les bénéfices qu’il va pouvoir en tirer dans le cadre de ses missions quotidiennes. Et les Ressources Humaines ne font pas exception. D’après le baromètre Cegos 2023 (2), un tiers des DRH considère que l’IA est l’un des enjeux principaux des deux années à venir.
L’IA peut intervenir dans différents processus RH. Dès l’année 2024, de nombreux champs d’application peuvent être envisagés :
- Le recrutement. De la rédaction de l’annonce au parsing des CV, l’IA permet d’automatiser les tâches les plus répétitives et chronophages de ce processus.
- L’onboarding. En analysant les préférences, les compétences et les rôles des nouveaux collaborateurs, les algorithmes peuvent créer des programmes d’onboarding sur mesure. La mise en place d’un chatbot reposant sur l’IA peut aussi permettre de traiter les questions des collaborateurs en un temps record pour une montée en compétence rapide et efficace.
- La mobilité interne et la gestion des talents. Près de trois quarts (2) des responsables RH envisagent d’utiliser l’IA pour individualiser les parcours des collaborateurs. Ainsi, en s’appuyant sur les compétences déclarées individuellement et sur les aspirations de chacun, l’IA est à même de proposer des postes ouverts en interne de manière ciblée et d’identifier les leaders de demain. Une piste de réflexion particulièrement intéressante pour répondre à l’enjeu de la mobilité interne abordé plus haut.
- L’analyse prédictive des départs. En se fondant sur l’analyse de la performance, de l’engagement et de la satisfaction des collaborateurs, l’IA permet d’identifier les prochains départs. Le département RH peut alors être proactif dans la rétention des talents. En alimentant l’algorithme avec des données externes à l’entreprise (données relatives au marché du travail par exemple), les prédictions peuvent même porter sur des besoins de recrutement et de formation.
La RSE, un impératif pour recruter en 2024
Face à la pénurie de candidats, les recruteurs n’ont pas d’autre choix que de s’adapter aux critères de choix de ces derniers. Or, aujourd’hui 77% (3) des salariés trouvent qu’une entreprise orientée RSE est plus attractive. La Responsabilité Sociale des Entreprises est donc une manière de se différencier et de créer un avantage concurrentiel sur un marché en forte tension.
Le respect de l’environnement est d’ailleurs la dimension la moins satisfaisante de l’expérience collaborateur, si l’on demande l’avis des principaux intéressés (4).
Alors en 2024, cap sur les actions à impact positif sur la société et l’environnement ! Voici quelques pistes de réflexion pour valoriser votre engagement RSE dans les prochains mois :
- Mettre en place des projets de labellisation. Les labels RH et RSE permettent de valoriser les pratiques de l'organisation et de booster la marque employeur. Ils peuvent attester de la qualité des conditions de travail ou d’un impact social et environnemental particulièrement positif par exemple.
- Pratiquer un management inclusif. Il s’agit de mettre en place des mesures en faveur de la non-discrimination et de l'égalité entre les collaborateurs. Reste ensuite à communiquer sur ce sujet pour faire connaître votre engagement.
- Améliorer sa responsabilité numérique. Ce volet ne fait pas partie de la définition traditionnelle de la RSE. Toutefois, le fait de sécuriser la collecte, la gestion, la conservation et le traitement des données des collaborateurs apparait comme le marqueur d’un engagement sociétal fort. Un indispensable à l’heure ou les cyberattaques se multiplient.
- Intégrer des critères RSE dans le choix des fournisseurs. Sur ce point, pourquoi ne pas commencer par mettre votre écosystème SIRH au service de vos engagements RSE ? Notre ebook sur le sujet vous permettra de savoir par où commencer.
Alors prêts pour 2024 ? Pour relever les défis qui attendent les Ressources Humaines, Primobox et Septeo HR offrent une large gamme de solutions digitales. Notre objectif : vous aider à prendre de l’avance dans les mutations qui façonnent le nouveau visage des RH. Si vous souhaitez plus d’informations, contactez-nous.
Sources
(1) Etude « Le nouveau visage des Ressources Humaines en 2024 » - Sage - 2023
(2) Baromètre « Transformation, Compétences et Learning » - Cegos - 2023
(3) Sondage « La RSE et les RH » - OpinionWay - 2023
(4) Baromètre Symétrie des Attentions « La satisfaction des collaborateurs en chute libre » - Académie du service et Better World - 2023
Rencontre avec Camille Audiau, Customer Support Manager chez Primobox
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et leur satisfaction au quotidien.
Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés. Découvrez le portrait de Camille, Customer Support Manager chez Primobox.
Quelles sont tes missions au sein du pôle Clients de Primobox ?
« J’ai une double casquette, je fais partie à la fois des équipes Onboarding et Support salariés. En tant que Customer Success Manager (CSM) dans le pôle Onboarding, j’interviens aux côtés des nouveaux clients Primobox. Mon but est de lancer leur projet de dématérialisation RH et de leur permettre de prendre l’outil en main. J’organise la réunion de lancement, je paramètre le compte DEMAT RH, je forme les utilisateurs RH et je les accompagne le jour du premier envoi de bulletins de paie électroniques, s’ils en éprouvent le besoin. Ensuite, 3 mois après le déploiement, je passe la main à un Chargé de compte qui devient l’interlocuteur privilégié du client pour toutes ses demandes du quotidien.
Côté Support salariés, mes missions sont différentes. J’accompagne les salariés de nos clients qui rencontrent des difficultés avec leur coffre-fort myPrimobox. Ça peut être pour résoudre un problème de connexion (s’ils ont perdu leur identifiant ou leur mot de passe) ou pour les aider s’ils ne sont pas à l’aise avec l’informatique et ne retrouvent pas les documents envoyés par leur employeur par exemple. »
Quels sont tes objectifs et tes indicateurs de succès ?
« Je dirais que l’objectif commun entre mes deux missions c’est la satisfaction de mes interlocuteurs : celle des clients dans un cas, et celle des salariés dans l’autre. Pour la partie Support salariés, l’indicateur qu’on suit avec le plus d’attention c’est le score de myPrimobox sur le site avis-verifies.com. Il correspond à la moyenne des notes laissées par les utilisateurs après une interaction avec l’équipe Support., donc on regarde cet indicateur très régulièrement. Il reflète directement la satisfaction des salariés de nos clients. »
Peux-tu me donner des exemples d’actions mises en place pour améliorer la satisfaction des salariés ?
« Cette année, l’une des premières actions a été de remplacer l’identifiant des utilisateurs de myPrimobox par leur adresse email. Avant, chacun avait un identifiant qui comprenait son nom et son prénom mais on constatait que beaucoup perdaient cet identifiant. La plupart des salariés se connectent sur myPrimobox entre une fois par mois et une fois par an (au moment de la déclaration d’impôts) donc c’est normal qu’ils oublient leur login entre deux connexions. Depuis plusieurs mois, chacun s’identifie avec son adresse email, c’est beaucoup plus simple de s’en souvenir. En parallèle, on a aussi ajouté une rubrique d’aide à la connexion sur la page d’accueil de myPrimobox pour orienter les utilisateurs. Et enfin, on a retravaillé les modèles de message qu’on envoie aux salariés pour les rendre un peu plus chaleureux. Certains nous remontaient que nos réponses n’étaient pas assez personnalisées donc on a fait en sorte d’humaniser tout cela pour bien montrer que ce sont des vraies personnes qui répondent ! »
Avec quelles équipes collabores-tu le plus dans le cadre du Support salariés ?
« Nous sommes deux à travailler au Support salariés au quotidien, mais on collabore majoritairement avec deux équipes : le pôle Clients (dont on dépend) et le pôle Produit.
Au pôle Clients, on échange beaucoup avec les CSM. Entre autres lorsqu’ils redirigent vers nous des salariés qui sollicitent leur employeur pour se connecter à leur coffre-fort myPrimobox. Le Support salariés est justement un service qu’on propose à nos clients pour les décharger de ces demandes, donc on les invite à le remonter à leur Chargé de compte lorsque cela arrive. Dans ce cas-là, le ou la CSM nous informe et on prend le relais avec le salarié en direct pour répondre à sa question.
On travaille aussi beaucoup avec le pôle Produit pour faire évoluer la plateforme. Quand on constate qu’on a plusieurs remontées similaires, on les transmet à l’équipe Produit qui priorise les demandes et nous propose des évolutions s’il y a lieu.
On a aussi une équipe de « helpers » sur le Support salariés avec laquelle on travaille régulièrement. Ce sont des salariés de Primobox qui font partie d’autres pôles et qu’on a formés pour répondre aux demandes. Ils nous prêtent main forte quand il y a un pic de demandes, en période de paie par exemple. »
Selon toi, quels sont les avantages d’un support salariés géré en interne chez Primobox ?
« C’est un gros atout parce qu’on connaît notre plateforme sur le bout des doigts donc on peut répondre plus précisément qu’un interlocuteur RH qui ne manipule pas myPrimobox au quotidien. L’autre avantage c’est qu’il y a beaucoup de communication entre les équipes. Si on remarque une tendance, par exemple si les salariés d’un client font plus de remontées que d’habitude, on peut aller voir le Chargé de compte pour l’alerter. Lui ensuite va pouvoir faire le point avec le client sur ses besoins. »
Pour finir, qu’est-ce que tu préfères dans ton quotidien ?
« Sur mon poste, ce que je préfère c’est vraiment le fait d’accompagner des clients ou des salariés pour les aider à résoudre leurs problématiques. Sur le support, j’aime bien aller investiguer pour comprendre ce qu’il s’est passé, pourquoi tel salarié a rencontré telle difficulté et comment faire en sorte d’améliorer l’expérience des utilisateurs pour que ça ne se reproduise pas. C’est très satisfaisant de recevoir un message de remerciement quand on a réussi à débloquer une situation pour un salarié qui a besoin de ses fiches de paie rapidement par exemple.
Et plus généralement, ce que j’apprécie le plus chez Primobox, c’est la dynamique de l’équipe. On a vraiment une bonne entente entre nous, avec l’équipe Clients mais aussi avec les autres pôles. Par exemple, en ce moment avec plusieurs collègues, on prépare le marathon de New York qui va avoir lieu d’ici quelques semaines… »
3 astuces pour convaincre sa Direction de passer à la dématérialisation RH
Vous êtes convaincu que la mise en place d’une solution de dématérialisation RH serait bénéfique pour votre entreprise ? Problème, votre Direction ne voit pas les choses de la même manière. Il y a donc fort à parier que vous ayez à défendre votre idée face à d’autres projets digitaux RH. Dans ce cas, tous ne seront pas retenus. Pour faire pencher la balance en votre faveur, mieux vaut bien connaître les attentes des personnes auxquelles revient la décision. Voici nos 3 conseils pour convaincre votre Direction d’investir dans la dématérialisation des documents RH.
Mettre en avant le lien entre le projet de digitalisation RH et la stratégie globale de l’entreprise
Les enjeux de votre Direction diffèrent très certainement des vôtres. Rien de plus normal. Le tout est d’identifier les moteurs de vos interlocuteurs pour leur démontrer que votre projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise.
Le fait qu’un outil digital ait le potentiel de faire gagner du temps au quotidien à l’équipe RH est bien évidemment un argument. Il peut correspondre à un premier niveau de démonstration dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie ou de mise en place de la signature électronique des contrats de travail par exemple.
Toutefois, vos mots auront plus d’impact si vous parvenez à démontrer aux décisionnaires que les processus RH en place ont des répercussions d’ordre juridique ou économique. Charge à vous de prouver que votre projet digital RH répond aux enjeux prioritaires communiqués par la Direction.
En fonction des informations dont vous disposez, vous pouvez choisir de mettre avant le fait qu’une solution de dématérialisations des documents RH va permettre de :
- Renforcer la sécurité des données RH pour être en conformité avec le RGPD
- Rationaliser les coûts et gagner en productivité pour booster la rentabilité de l’entreprise
- Sécuriser la signature des contrats de travail pour limiter les risques de requalification en CDI ou d’assignation devant le Conseil des Prud’hommes
- Limiter l’usage du papier pour renforcer l’engagement RSE de l’entreprise.
Calculer le ROI de votre projet de dématérialisation RH
Au cours de vos échanges avec la Direction, la question de l’impact financier du projet que vous proposez va obligatoirement se poser. Pour avoir une longueur d’avance, nous vous conseillons de commencer par dresser la liste des différents coûts associés au processus de départ. Dans le cas d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, veillez par exemple à recenser une estimation des dépenses suivantes :
- Les frais liés à l’impression (papier, encre)
- Les frais d’affranchissement
- Le temps alloué aux envois de bulletins de paie chaque mois
- Le temps nécessaire au classement des bulletins papier dans les dossiers du personnel
- Le nombre de personnes impliquées dans le processus et leur taux horaire
- Le cas échéant : le coût des processus externalisés (mise sous pli…)
Une fois cette liste de coûts établie, vous allez devoir définir le retour sur investissement attendu grâce à la dématérialisation RH. Notre conseil est d’aller aussi loin que possible dans la mesure de ce ROI (retour sur investissement). Vous n’aurez peut-être pas toutes les informations utiles, mais au moins deux données clés sont à portée de main :
- Les coûts des solutions logicielles du marché et leur modèle de tarification (selon le nombre de documents envoyés, le nombre de signatures électroniques réalisées, le nombre d’utilisateurs RH de la plateforme…). N’oubliez pas d’intégrer les frais de mise en service.
- Le nombre d’heures de travail économisées chaque mois et l’éventuel impact sur la masse salariale.
Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de la société Pro Impec explique la démarche de son équipe lors du calcul du ROI de la solution DEMAT RH : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. » Découvrez l’intégralité de son témoignage.
À noter | Dans le cadre d’un projet de mise en place de la signature électronique des contrats de travail, votre ROI peut intégrer des données chiffrées liées au risque de requalification des CDD en CDI. Par exemple, si vous constatez qu’une requalification en CDI temps plein a en moyenne lieu tous les deux ans du fait de l’absence de signature du contrat, ajoutez le montant que cela représente dans votre estimation de retour sur investissement.
Pour en savoir plus sur la signature électronique des contrats courts, découvrez notre article.
Pour aller plus loin et crédibiliser votre démonstration, nous vous conseillons de solliciter des personnes extérieures à votre organisation :
- Des membres de votre réseau. Sollicitez-les via Linkedin par exemple. Au-delà des éléments liés au ROI, profitez-en pour leur demander quelles sont les erreurs à ne pas commettre.
- Des utilisateurs des solutions que vous convoitez. Certains éditeurs seront ravis de vous partager les coordonnées de quelques-uns de leurs clients évoluant dans le même secteur d’activité que vous ou avec une problématique similaire à la vôtre.
Ils pourront vous partager leur retour d’expérience et vous aider à y voir plus clair sur l’aspect financier (mais pas seulement).
La dématérialisation RH est stratégique pour votre entreprise. Nous pouvons probablement vous aider. Découvrez notre méthode d’accompagnement à la conduite du changement ! En savoir plus.
Impliquer les autres services dans le projet pour cerner leurs besoins
En dehors de l’équipe métier que vous devrez solliciter pour définir les besoins fonctionnels et les points de douleur du processus actuel, plusieurs services peuvent apporter une expertise complémentaire. Les consulter vous permettra d’être plus précis dans la définition du besoin et donc, de crédibiliser le projet aux yeux de la Direction.
Vous pouvez ainsi vous appuyer sur :
- La DSI (Direction des Systèmes d’Information). Les solliciter vous permettra d’anticiper la question de l’interopérabilité avec le reste du système d’information RH.
À noter | Les informations techniques à obtenir auprès de la DSI :
- Les contraintes imposées en termes de protection des données
- Une cartographie du SIRH actuel
- Les interfaces entre les différents outils (entrantes / sortantes) et les données reprises dans chaque outil
- Les technologies d’interfaces utilisées (SFTP / webservice)
- Les prérequis et les limites techniques
- Le service juridique ou le Délégué à la protection des données (DPO). Ils seront d’une grande aide pour construire votre projet conformément au RGPD.
À noter | Les informations à obtenir auprès des référents juridiques :
- L’impact du projet en termes de RGPD
- Le cadre légal relatif au projet. Par exemple s’il s’agit de la mise en place du bulletin de paie électronique, le service juridique pourra vous préciser les obligations de l’employeur sur ce sujet et vous alerter sur une potentielle évolution réglementaire à venir.
- Les contraintes liées à l’hébergement des données (en France ou en Europe par exemple).
En incluant ces deux services dans la réflexion, le chef de projet s’assure d’avoir une vision globale des besoins à l’échelle de l’organisation. La clé d’un bon cadrage de projet !
Checklist | Pour découvrir les questions essentielles pour bien cadrer votre projet de dématérialisation RH, n’hésitez pas à télécharger notre checklist. 12 points clés pour ne rien oublier et présenter un projet en bonne et due forme à votre Direction !
Améliorer votre communication avec vos conducteurs grâce à un coffre-fort salarié
Le secteur du transport et de la logistique répond à la fois aux besoins de circulation des marchandises et des personnes. Il emploie plus de 770 000 salariés en France.
Malgré un rôle central dans l’économie, les acteurs de la branche font face à des difficultés de recrutement et de fidélisation de leur personnel roulant (conducteurs de poids lourds, de véhicules touristiques, de véhicules scolaires ou encore ambulanciers).
Par définition, les conducteurs passent une grande partie de leur temps de travail en dehors des locaux de l’entreprise. Ils accèdent donc en différé aux documents papiers mis à leur disposition en agence ou envoyés par courrier à leur domicile. L’enjeu pour les Ressources Humaines est de s’assurer que le personnel roulant accède à ses bulletins de paie, rapports d’activité, notes de service et autres attestations dans les mêmes conditions que le personnel sédentaire.
Dans ce contexte, quelles solutions pour mieux inclure les conducteurs dans les communications RH ?
Éclatement géographique & mobilité : les casse-têtes de l’administratif RH
Les entreprises du secteur du transport et de la logistique sont majoritairement organisées en multi-sites, ce qui signifie que plusieurs dépôts et agences sont répartis sur le territoire. Cette organisation décentralisée comporte des difficultés en matière de gestion du personnel :
- Latences entre les actions impulsées par le siège et leur exécution sur le terrain,
- Délais de transmission de l’information allongés,
- Disparités entre les processus RH appliqués par les différentes entités.
Les difficultés ne s’arrêtent pas là.
Dans un secteur où plus de 68% des effectifs sont des conducteurs (1), et donc en mobilité quasi constante, les différents établissement ne constituent qu’un lieu de passage pour une large majorité des salariés. Une fois arrivés au dépôt ou en agence, les documents n’ont donc pas encore été consultés par leurs destinateurs finaux : les collaborateurs.
Plusieurs options se présentent alors à la Direction des Ressources Humaines pour que chaque salarié reçoive les informations qui lui sont destinées :
- Envoyer un courrier au domicile des collaborateurs, avec le risque de subir les aléas postaux,
- Charger le manager de remettre le courrier à chaque membre de son équipe lors de leur passage au dépôt,
- Le mettre à disposition en agence, dans un casier nominatif par exemple.
Quelle que soit l’option choisie, l’instantanéité est loin d’être de la partie ! Et pour les conducteurs longue distance, le temps d’attente pour prendre connaissance du document peut même être de plusieurs jours.
Dans ce contexte, le support papier présente de trop nombreuses limites. Le digital, qui permet beaucoup plus d’instantanéité, est alors à même de combler un certain nombre de ces manques. Comment la digitalisation RH peut-elle bénéficier au personnel roulant du secteur du transport ?
Passer au bulletin de paie électronique pour raccourcir les délais de réception
En tant qu’obligation légale garantie par les articles L3243-1 à L3243-9 du Code du travail, le bulletin de salaire représente un enjeu particulier pour les services RH. Côté collaborateur, il cristallise également de nombreuses attentes puisqu’il constitue un justificatif indispensable dans le cadre de certaines démarches personnelles (demande de prêt, actualisation auprès de Pôle Emploi…).
Le mettre à disposition en même temps que le virement bancaire permet alors de limiter les craintes qui pourraient survenir en cas de retard. Pour les salariés itinérants, l’avantage est encore plus important puisqu’ils n’ont pas à faire un détour par leur agence régionale pour récupérer leur bulletin.
Pour aller plus loin et simplifier encore l’accessibilité des fiches de salaire, il peut être intéressant de proposer une application mobile à ses collaborateurs. Les conducteurs y accèdent alors à n’importe quel moment depuis leur smartphone.
Vous craignez que vos collaborateurs ne soient pas suffisamment à l’aise avec les outils digitaux ?
Et si nous regardions les chiffres de plus près ?
D’après le dernier baromètre du numérique réalisé par le CREDOC (2), 95% des actifs possèdent un smartphone. Parmi les ouvriers (catégorie socioprofessionnelle des conducteurs), le constat est sensiblement identique : le taux d’équipement est de 94%.
Ces chiffres n’incluent pas les smartphones professionnels dont sont par exemple équipés les conducteurs de marchandises. En effet, le métier se digitalise de plus en plus et chacun accède désormais à son plan de tournée sur un smartphone ou une tablette.
Dans ce contexte de digitalisation, la mise à disposition d’un coffre-fort électronique est donc un avantage du point de vue de l’expérience collaborateur. Accessible depuis un navigateur web ou une application mobile, il améliore la disponibilité des documents qui accompagnent le parcours des salariés.
A noter que, conformément à la réglementation, le bulletin de paie électronique n’a rien d’obligatoire pour les salariés. Ceux qui souhaitent continuer à recevoir leur bulletin papier pourront le faire savoir au service RH. Donc aucun risque de pénaliser les collaborateurs les plus réfractaires ou en situation de fracture numérique ! Chacun aura accès à son bulletin de paie selon les modalités qu’il aura lui-même définies.
Dématérialiser tous les documents RH pour simplifier les échanges avec les conducteurs
Bonne nouvelle : en dématérialisant vos bulletins de paie, vous ouvrez la porte à de nombreuses autres innovations RH qui vous permettront d’entretenir le lien avec vos collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise. En effet, grâce à la dématérialisation, plus besoin d’attendre l’envoi du prochain bulletin pour envoyer vos communications. Les documents qui accompagnent traditionnellement la fiche de salaire peuvent ainsi être envoyés dès qu’ils sont finalisés.
Chaque mois, le conducteur reçoit les différents documents qui le concernent dans son coffre-fort électronique :
- Relevé d’activité,
- Relevé d’infractions,
- Modification d’heures,
- Modification d’activités,
- Note de service,
- Feuille de découcher.
Grâce à un accès quasi instantané à leurs différents documents administratifs, l’emploi du temps des conducteurs n’est plus dicté par le besoin d’aller récupérer un document au dépôt. Un bon point pour des profils souvent très attachés à leur autonomie.
Pour les RH, le gain est également important : la dématérialisation permet de rester en contact très facilement avec les salariés tout en s’assurant que chacun a bien reçu les communications qui lui sont destinées. Les envois sont répertoriés dans un tableau de suivi. Autre bénéfice important : la répartition des documents se faisant sur la base du matricule salarié, la confidentialité des envois est considérablement renforcée.
Finalement pour les collaborateurs, et plus particulièrement pour le personnel roulant, la dématérialisation des documents RH permet de :
- Raccourcir les délais de réception,
- Gagner en flexibilité dans l’organisation de leurs tournées,
- Accéder à leurs documents professionnels plus facilement et à n’importe quel moment.
Vous souhaitez simplifier le quotidien de vos conducteurs ? Découvrez comment notre espace de stockage personnel et sécurisé peut répondre à vos besoins.
Rencontre avec Laurence Bertrand, Responsable Partenaires chez Primobox
Chez Primobox, l’organisation de nos équipes vise à assurer la réussite des projets de dématérialisation de nos clients et de nos partenaires et leur satisfaction au quotidien.
Partez à la rencontre de nos collaborateurs ! Ils vous expliquent leur rôle et la manière dont ils contribuent à améliorer l’expérience de nos clients et de leurs salariés. Cette semaine, découvrez le portrait de Laurence, Responsable Partenaires chez Primobox !
Peux-tu nous parler de ton parcours en quelques mots ?
“J’ai toujours évolué dans le secteur des Ressources Humaines. J’ai commencé par être en charge d’identifier des entreprises pour les étudiants d’une école en alternance. Par la suite, je suis entrée dans le milieu informatique en commercialisant des formations informatiques auprès des RH puis en montant mon propre centre de formation. En rejoignant Primobox en 2019, j’ai voulu me concentrer à nouveau sur des fonctions commerciales, toujours auprès d’une cible RH. J’ai rapidement intégré le pôle Partenaires avant de prendre la responsabilité du service en 2021.”
Quel est ton rôle aujourd’hui chez Primobox ?
“ Je suis responsable des ventes indirectes chez Primobox. Mon rôle est d’identifier de nouveaux partenaires, des éditeurs ou des distributeurs, qui vont ajouter ou intégrer notre logiciel DEMAT RH à leur offre. Il y a donc une part importante de veille marché pour trouver des partenaires potentiels. Je les accompagne ensuite souvent pour co-construire leur modèle économique en intégrant notre solution. Une fois que nous avons signé l’accord de partenariat, j’interviens pour former leurs commerciaux. J’ai un objectif de qualité de service envers nos partenaires donc je m’occupe d’animer leur force commerciale tout au long de l’année. Je participe par exemple à des salons à leurs côtés et je co-anime des webinars pour faire découvrir l’offre Primobox à leurs contacts.”
Avec quelles équipes travailles-tu le plus ? De quelle manière ?
“L’objectif est de mettre à disposition de nos partenaires toutes les expertises que nous avons en interne chez Primobox. Pour cela, je travaille principalement avec 3 équipes :
- l’équipe technique, qui pilote les intégrations webservices,
- l’équipe marketing, qui accompagne nos partenaires pour communiquer sur notre offre,
- les membres de l’équipe clients dédiés à la relation et au déploiement des clients des partenaires.
Toutes ces personnes sont mobilisées pour contribuer au succès commercial et technique de nos partenaires. Cette organisation nous permet d’avoir une très bonne qualité de service et une fidélité importante de leur part.”
Comment les ventes indirectes contribuent-elles à la force commerciale de Primobox ?
“Concrètement, la force commerciale de nos partenaires s’ajoute à celle de Primobox. Les partenariats nous permettent d’avoir une visibilité plus large, parfois sur des cibles complémentaires à celles que l’équipe commerciale adresse en direct. Nous avons 3 niveaux de partenariats et chacun contribue différemment à notre présence auprès des RH :
- Les intégrateurs : ce sont principalement des éditeurs de solutions de paie, de GED ou de SIRH qui vont ajouter des fonctionnalités de DEMAT RH (la distribution de bulletins de paie électroniques ou la signature électronique par exemple) à leur logiciel. C’est notamment le cas de nos partenaires Zeendoc (GED), NSI ADMR (solution de gestion RH spécialisée dans le secteur du service à la personne) ou encore GI Informatique (secteur du retail).
- Les revendeurs comme l’éditeur Quadient qui a choisi d’ajouter la solution NEOBOX RH en marque blanche à son offre commerciale ou encore gestiondelapaie.com et Univers Paie qui sont des sociétés d’externalisation de paie qui proposent le bulletin de salaire électronique.
Et enfin, les apporteurs d’affaires. Ce sont des éditeurs qui recommandent DEMAT RH à leurs clients et bénéficient de commissions en retour, comme EIG par exemple, un éditeur de logiciels à destination des acteurs de la santé, du médico-social.”
Vous êtes éditeur ou distributeur de solutions et vous souhaitez enrichir votre offre à destination de la fonction Ressources Humaines ?
Qu’est-ce qui te passionne le plus dans ton métier ?
“Ce que j’aime particulièrement c’est la démarche de co-construction que je mène avec les partenaires. J’échange au quotidien avec des interlocuteurs qui partagent les mêmes objectifs que moi. Pour eux, le partenariat avec Primobox représente à la fois une manière d’acquérir de nouveaux clients sur la partie RH et d’élargir leur offre sur des clients existants en adressant le besoin très spécifique de la dématérialisation. Mon rôle est de les faire monter en compétence pour leur permettre de maximiser leur retour sur investissement. C’est une relation gagnant-gagnant, donc humainement c’est vraiment agréable puisque les échanges sont basés sur la confiance.”
Faites connaissance avec les collaborateurs de Primobox. Découvrez chaque pôle : de l’équipe support à la team commerciale, en passant par nos développeurs et chargés de relation clients.
Partez à la rencontre de nos talents grâce à leurs portraits collaborateurs.
Comment G.I. Informatique a équipé 11% de son parc clients en 3 mois avec la solution DEMAT RH
92
clients interfacés
11%
du parc client équipé
2023
début du partenariat
G.I. Informatique, éditeur spécialisé dans les solutions de gestion, de comptabilité et de paie, est partenaire de Primobox depuis le mois de mars 2023. Le logiciel de paie Wingip est désormais interfacé avec l’une des fonctionnalités de DEMAT RH : depuis Wingip, les utilisateurs RH peuvent envoyer leurs bulletins de paie et autres documents dématérialisés dans les espaces myPrimobox de leurs collaborateurs.
Grâce à ce partenariat, G.I. Informatique peut proposer à ses clients qui évoluent dans différents secteurs d’activité (expertise comptable, négoce de matériaux, restauration, cabinet vétérinaire et grande distribution principalement) une solution de dématérialisation RH adaptée à leurs enjeux.
Quelques mois seulement après les premiers échanges entre les deux partenaires, le succès est déjà au rendez-vous ! En effet, plus de 90 clients G.I. Informatique utilisent aujourd’hui DEMAT RH pour envoyer leurs bulletins de paie électroniques.
Contexte, bénéfices et premiers retours clients, Gregory Leder, gérant de G.I. Informatique, vous explique comment tout a commencé entre les deux éditeurs !
Un partenariat pour répondre aux besoins des clients de G.I. Informatique
Les équipes de G.I. Informatique avaient identifié un réel besoin de dématérialisation des fiches de paie chez les utilisateurs de la solution Wingip. La recherche d’un éditeur partenaire a donc rapidement été enclenchée. L’objectif était d’apporter cette nouvelle fonctionnalité aux clients existants en capitalisant sur l’expertise d’un acteur spécialiste de la dématérialisation RH. La question de l’interopérabilité entre les deux outils était alors centrale. “Nous avons interfacé notre outil de paie avec DEMAT RH grâce à des webservices. Wingip pilote intégralement DEMAT RH : il y dépose les référentiels salariés et les bulletins de paie. L’administrateur ou le service paie des clients n’a aucun dépôt à faire manuellement, il se connecte uniquement pour valider le traitement”, explique Gregory Leder.
Mais le partenariat entre G.I. Informatique et Primobox offre également de belles perspectives pour l’avenir. En effet, le besoin des clients Wingip en matière de digitalisation RH ne s’arrête pas aux bulletins de paie électroniques. “Nous avons le souhait d’élargir notre offre à la dématérialisation des processus RH dans leur ensemble, et notamment à la signature électronique des contrats de travail. L’objectif est de pouvoir proposer cette fonctionnalité à nos clients d’ici la fin de l’année.”
Des bénéfices déjà concrets pour les clients de G.I. Informatique
Seulement quelques mois après la mise en place du partenariat avec Primobox, le constat est sans appel : plus de 90 clients de G.I. Informatique sont déjà équipés de DEMAT RH, soit un peu plus de 11% du parc clients.
Gregory Leder constate plusieurs bénéfices pour les entreprises qui ont choisi de passer au bulletin de paie électronique : “Le principal avantage c’est la simplicité d’utilisation. Les deux produits communiquent très facilement. C’est presque transparent pour les utilisateurs, comparé à leurs anciens processus. Concrètement nous mettons moins d’une heure à installer et à former nos clients à distance. Le deuxième atout c’est le gain de temps sur la distribution des bulletins. Les gestionnaires n’ont plus à imprimer, plier et mettre les documents sous pli. Bien sûr, cette productivité va de pair avec un gain financier pour nos clients. Et enfin, la dématérialisation renvoie une image de modernité de leur entreprise.”
Partenariat entre Primobox et G.I. Informatique : 4 avantages clés pour les entreprises clientes :
- La simplicité d’utilisation
- Le gain de temps lié à la distribution des bulletins de paie
- Le gain financier
- La modernisation de l’image de l’entreprise
Le choix d’un partenaire à taille humaine et une forte réactivité à la clé
Pour sélectionner son partenaire de dématérialisation RH, G.I. Informatique a misé sur la réactivité des éditeurs rencontrés. “Dès les premiers échanges avec Laurence (notre interlocutrice commerciale chez Primobox) tout s’est enchaîné rapidement. Nous avons pu signer une charte de partenariat en moins d’un mois. Ensuite, nous avons développé les interfaces webservices en 3 semaines. Nous avions des interlocuteurs disponibles en face. De mon point de vue, le principal avantage de ce partenariat c’est la réactivité des équipes de Primobox. Aujourd’hui, nous sommes extrêmement satisfaits, à la fois sur la partie commerciale que sur la partie technique, avec Marion et Christophe. Sans oublier que nous avons un produit qui fonctionne et à un prix correct”, précise Gregory Leder.
Au-delà de la réactivité des équipes, G.I. Informatique a identifié un avantage particulièrement adapté à ses enjeux : la gestion du support salariés. “Nous n’aurions pas pu gérer en direct cette hotline avec les collaborateurs de nos clients. Aujourd’hui, leurs demandes sont prises en charge par l’équipe d’assistance de Primobox. C’est complètement transparent pour nous. Ni nos clients ni nos équipes n’ont à s’en préoccuper.”
Vous souhaitez enrichir votre offre logicielle et proposer à vos clients les fonctionnalités de dématérialisation des documents RH dont ils ont besoin ? Rejoignez le réseau de partenaires de Primobox.
Comment simplifier la collecte des pièces justificatives des candidats pour améliorer l’onboarding RH ?
Vous vous apprêtez à intégrer de nouvelles recrues ?
Tout d’abord, félicitations ! Dans le contexte actuel de pénurie de candidats, cette première étape est loin d’être facile.
Objectif désormais : les accueillir dans les meilleures conditions possibles.
D’un point de vue RH, l’onboarding commence avec la demande des documents nécessaires à l‘embauche. Un moment clé qui marque le début de la phase de contractualisation. Donc, qui dit collecte de documents rapide dit délais de contractualisation raccourcis.
L’occasion idéale de démontrer aux futurs collaborateurs l’implication du service RH dans leur prise de poste !
Dans cet article, découvrez comment améliorer l’onboarding RH de vos salariés en accélérant la collecte de leurs pièces justificatives.
La contractualisation : un moment clé de la relation employeur - salarié
La contractualisation est un moment charnière de la relation employeur - salarié.
Pour les RH, la période comprise entre la validation du recrutement et la signature du contrat de travail présente plusieurs risques :
- Un risque de désistement. Le candidat peut poursuivre ses recherches et accepter la proposition d’un autre employeur qui aura concrétisé l’embauche plus rapidement.
- Un risque d’ordre juridique. Dans le cas d’un CDD, si la signature du contrat intervient après le premier jour de travail du collaborateur, le risque est qu’il soit requalifié en CDI.
- Un impact opérationnel. Un retard dans la signature peut entraîner un report de la prise de poste. Dans ce cas, ce sont les équipes opérationnelles et le manager qui sont pénalisés.
Côté collaborateur, la période de contractualisation n’est pas plus confortable ou moins décisive. Elle correspond à :
- Un premier aperçu de la réactivité de son employeur. Le candidat utilise cette période riche en interactions pour jauger sa future entreprise : lourdeur administrative ou simplicité ? La première impression est souvent déterminante !
- Un tunnel d’incertitude. Tant que le contrat n’est pas signé, le candidat peut ressentir inconfort et insécurité à l’idée que son futur employeur lui tourne le dos.
- Une difficulté de projection dans l’entreprise. Idem, tant que le contrat n’est pas signé, le candidat aura du mal à se projeter dans ses futures missions et à s’imprégner de la culture de l’entreprise.
Au regard des différents écueils de la phase de contractualisation, il est nécessaire d’y apporter le plus grand soin ! Objectif : sécuriser les recrutements, a fortiori dans un contexte de guerre des talents.
Certains secteurs, comme celui de la sécurité privée, sont particulièrement touchés par la pénurie de candidats. Découvrez par exemple le témoignage de la société Inorix ! Cédric Dagueneau-Gauchot, Directeur Administratif et Financier du groupe dévoile comment, à l’approche des JO 2024, la solution DEMAT RH a permis de sécuriser les embauches d’Inorix dans un contexte de forte tension sur les recrutements.
Les enjeux d’une collecte de documents efficace
Pour bien amorcer le processus de contractualisation, la première étape est de rassembler rapidement les documents nécessaires à l’embauche.
Le candidat doit en effet fournir un certain nombre de documents :
- une photocopie de sa pièce d’identité : passeport ou carte d’identité
- son RIB
- une photocopie de sa carte vitale ou de son attestation de sécurité sociale
Selon le secteur d’activité et le poste concerné, le service RH peut également demander au salarié de fournir :
- son diplôme
- sa carte professionnelle
- son permis de conduire
- un justificatif de transport
- un extrait de casier judiciaire
- un titre de séjour et/ou une autorisation de travail pour les salariés étrangers
La liste de documents à collecter pouvant être longue, le service RH a tout intérêt à automatiser et centraliser ses demandes. Cela lui permettra notamment d’éviter les oublis, d’améliorer le suivi des documents reçus et d’alimenter les dossiers des collaborateurs.
Simplifier la mise à jour des dossiers RH grâce à la collecte de documents de Primobox
Pour simplifier les échanges entre le service Ressources Humaines et les candidats, Primobox a conçu une solution de collecte de documents permettant de fluidifier les actions chronophages et répétitives.
Quelles sont les étapes de la collecte de documents avec la solution DEMAT RH ?
- Le gestionnaire RH se connecte sur la plateforme DEMAT RH. Il sélectionne les types de documents dont il a besoin ainsi que le candidat auquel il souhaite envoyer sa demande.
- Le candidat concerné reçoit un email de notification et charge ses pièces justificatives depuis son explorateur de fichiers.
- Le gestionnaire suit l’état d’avancement des documents reçus. Il constate en un coup d'œil si le candidat a transmis tous les documents demandés ou s’il en manque.
- Il les valide manuellement depuis DEMAT RH.
- Les documents sont automatiquement ajoutés dans le dossier RH du futur collaborateur.
Quels bénéfices les gestionnaires RH peuvent-ils attendre de la collecte de documents ?
- Une sécurisation des échanges et une meilleure conformité RGPD. En évitant les envois par email des documents personnels des candidats et collaborateurs, l’entreprise contribue à renforcer la sécurité de certaines données à caractère personnel.
- Une meilleure accessibilité des documents personnels des salariés. Automatiquement ajoutés dans les dossiers RH, les différents documents transmis au moment de l’embauche sont facilement accessibles pour l’ensemble du personnel RH autorisé. La traçabilité des échanges est donc renforcée.
- Une accélération du processus de recrutement. Les documents collectés plus rapidement permettent d’enchaîner dans un laps de temps plus court avec les étapes suivantes. Les recrutements sont finalisés plus rapidement.
- Une meilleure efficacité administrative RH. L’équipe des Ressources Humaines gagne un temps précieux sur les échanges par emails avec les candidats, les relances, etc. Autant de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la préparation du parcours d’onboarding par exemple.
- Une limitation du risque d’erreur et d’oubli grâce notamment à un suivi de l’état d’avancement des documents à collecter.
Une meilleure expérience collaborateur. Les candidats les moins technophiles bénéficient d’un parcours plus simple pour transmettre leurs documents à leur employeur.
Pour découvrir comment la solution DEMAT RH de Primobox peut simplifier le processus de contractualisation avec vos candidats, découvrez le replay de notre webinar. Au programme, un zoom sur : la collecte de documents, l’automatisation de la rédaction du contrat de travail et sa signature électronique. Retours d’expériences clients à l’appui !
Dématérialisation RH : mesure & maîtrise de son impact environnemental
Pour les services Ressources Humaines, remplacer les documents papiers par des versions électroniques a une conséquence directe sur :
- La quantité de consommables nécessaires à l'impression (papier, encre…)
- Les émissions de gaz à effet de serre associées au transport et au stockage des documents.
Si la réduction de l'usage du papier associée à la dématérialisation RH la positionne souvent comme une pratique vertueuse sur le plan environnemental, qu’en est-il des émissions de CO2 qu’elle induit ?
La question divise ! À commencer par les indicateurs à prendre en compte pour dresser un bilan. Une fois celui-ci établi, comment peut-on améliorer l’impact environnemental de sa digitalisation RH ? C’est à ce moment qu’intervient la notion d’achats responsables.
La suite dans cet article.
Dématérialisation RH et réduction de l’usage du papier
En dématérialisant ses documents RH (fiches de paie, contrats de travail, avenants, notes d'informations…), une entreprise réduit mécaniquement sa consommation de papier, d'encre et d'eau. À noter que le papier est le consommable le plus utilisé par le secteur tertiaire. Il représente à lui seul environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. De ce point de vue, la dématérialisation des dossiers du personnel s'inscrit donc bien dans le cadre d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Pour de nombreuses organisations, réduire l'usage du papier est ainsi un point de passage obligé pour améliorer leur impact environnemental. C'est notamment le cas de la société Challancin, acteur de la propreté et de la sécurité privée.
"Au-delà des aspects organisationnels et financiers, la dématérialisation s’inscrit surtout dans la démarche RSE du groupe, projet porté par toute l’entreprise. Nous sommes attentifs à notre impact environnemental et cela passe aussi par la réduction voire la suppression du papier."
Olivier Laude, DSI de Challancin
Découvrir l'intégralité du témoignage
Dématérialisation RH vs papier : la question de l’empreinte carbone
Pour comparer l’impact écologique d’une solution digitale avec celui du papier, il est nécessaire d’analyser les émissions de gaz à effet de serre (GES) de chacun des deux processus. Cela revient à mesurer leur empreinte carbone, traduite en quantité de dioxyde de carbone (CO2).
Au même titre que le reste du secteur numérique, la dématérialisation RH n’est pas neutre en émissions de CO2. Qu'en est-il si on compare ces dernières à celles du papier ?
- Premier élément de comparaison : l'envoi des documents
Selon les calculs de l’Ademe, (Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie), envoyer un document de 1 Mo à une personne émet environ 3 grammes de CO2. En comparaison, l’envoi d’une lettre prioritaire à une dizaine de kilomètres émet environ 15 grammes de CO2 selon La Poste.
- Deuxième élément de comparaison : le stockage de documents
Là encore, la comparaison semble favorable à la dématérialisation. Selon les calculs du cabinet Serda Conseil, stocker électroniquement 1 Mo de données dans un outil collaboratif de GED (Gestion Electronique de Documents) pendant 5 ans émet entre 17,7 et 75 grammes de CO2. Cette estimation tient compte de la redondance des fichiers sur différents serveurs.
En revanche, pour un classement papier d'une durée équivalente, on compte entre 916 et 2 500 grammes de CO2, en considérant l'espace physique que cela nécessite.
Pour comparer en un coup d'œil l’impact écologique de la dématérialisation RH et celui du papier, vous pouvez consulter notre infographie “Digital RH & RSE”.
Au regard de ces chiffres, la dématérialisation RH remporte le match de l’empreinte carbone, au détriment du papier, plus émetteur de CO2. Bien évidemment, le digital ne permet véritablement de réduire les émissions de gaz à effet de serre qu’à condition que le service RH renonce à imprimer les documents pour les stocker physiquement “au cas où”. Qui dit double usage dit double impact !
À noter : du côté des salariés, une fois arrivé à destination, le bulletin de paie papier n’a plus d’empreinte carbone puisque l'espace nécessaire à son stockage est négligeable. En revanche, le stockage d’un document au format PDF continue d’engendrer des émissions de CO2 tout au long de sa durée de conservation. Serda Conseil estime ainsi que l'archivage d'un document de 1 Mo pendant une durée de 50 ans émet au total entre 8 et 100 grammes de CO2. Malgré cela, le bilan reste favorable à la dématérialisation.
Attention toutefois à ne pas faire de raccourci, ce premier constat est à nuancer ! En effet, n’oublions pas que la digitalisation des entreprises accroît le besoin en équipement informatique : ordinateurs, smartphones, serveurs…). Or, une large majorité des émissions des gaz à effet de serre du numérique sont à attribuer à la fabrication de ce matériel (78% contre seulement 21% à l’usage).
Mais alors, comment maîtriser de bout en bout l’impact environnemental de sa digitalisation RH ?
Les achats responsables : un indispensable pour allier digital RH et RSE
Nous l'avons vu, la dématérialisation RH contribue de manière positive aux enjeux environnementaux des entreprises. Toutefois, de manière indirecte, elle peut avoir un impact négatif si l’on considère l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement : achat du matériel informatique, émissions de CO2 des éditeurs de logiciels eux-mêmes, gestion de la fin de vie des équipements…
Pour contrer cela, il peut être intéressant de mettre en place une liste de critères à respecter afin d’identifier les prestataires les plus vertueux sur le plan environnemental. Nous parlerons alors d’une politique d'achats responsables.
Qu'est-ce qu'un achat responsable ?
L'ObsAR (Observatoire des Achats Responsables) définit un achat responsable comme "un achat intégrant, dans un esprit d’équilibre entre parties prenantes, des exigences, spécifications et critères en faveur de la protection et de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social et du développement économique".
Dans la mesure où la majorité des gaz à effet de serre du numérique proviennent de la fabrication du matériel, il semble judicieux de respecter certains critères dans la gestion de son parc informatique. Pour aller plus loin, les entreprises les plus engagées peuvent aussi choisir d'observer le même niveau d'exigence en ce qui concerne leurs fournisseurs de solutions numériques.
La liste des critères à observer peut être très longue. Elle dépend par ailleurs des objectifs que chaque organisation se fixe. À titre d’exemple, nous avons donc choisi de vous partager quelques-uns des critères auxquels Primobox est particulièrement sensible. À vous d’ajuster cette liste en fonction de vos priorités :
- La gestion responsable des infrastructures (réseaux, serveurs, centre de données…)
- La maîtrise des impacts des émissions de gaz à effet de serre et la réalisation d'un bilan carbone
À noter : Sélectionner des éditeurs qui mesurent leur empreinte carbone (grâce à un bilan carbone) et mettent en place des actions pour la limiter est une manière de contribuer à réduire sa propre empreinte carbone. Il peut donc être intéressant de comparer les résultats des différents fournisseurs envisagés.
- L'écoconception des solutions digitales développées
À noter : L'écoconception vise à réduire la quantité de ressources informatiques (serveurs, bande passante, puissance des terminaux utilisateurs…) nécessaires au fonctionnement d'un logiciel, d'une application ou d'un site web tout en répondant au besoin utilisateur. Ces solutions sont ainsi conçues pour être évolutives et durer plus longtemps : mises à jour simples et montées en version des langages et frameworks sans avoir besoin de tout recoder.
- La réparation du matériel informatique
- La récupération des équipements hors d'usage pour les orienter vers des filières de valorisation, en favorisant le recyclage ou le reconditionnement
- La réduction de la production de déchets et leur gestion responsable
- L'achat de matériel d'occasion lorsque cela est possible
Vous souhaitez véritablement mettre votre stratégie digitale RH au service de votre démarche RSE ? Téléchargez notre livre blanc : au-delà de l’aspect environnemental du digital RH, nous y abordons également ses aspects sociaux, sociétaux, économiques et numériques.
Digital RH & RSE
La RSE : un objectif environnemental, mais pas seulement
Plusieurs définitions de la RSE coexistent. A l'échelle européenne et française, la Commission Européenne ainsi que le Ministère de l’Economie et des Finances retiennent la suivante : "l’intégration volontaire des préoccupations sociales et écologiques des entreprises à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes".
À l'échelle internationale, la norme ISO 26000 associe 7 thématiques centrales à la notion de RSE :
- La gouvernance de l’organisation
- Les droits de l’Homme
- Les relations et conditions de travail
- L’environnement
- La loyauté des pratiques
- Les questions relatives aux consommateurs
- Les communautés et le développement local
En d'autres termes, une entreprise qui s'engage sur le plan de la RSE cherche à avoir un impact positif sur la société et l'environnement tout en étant pérenne d'un point de vue économique.
Les principaux enjeux liés à la RSE
Toutes les entreprises qui adoptent une démarche RSE ne mettent pas le curseur au même endroit. Souvent, l'implication porte à la fois sur les aspects environnementaux et sociaux mais avec des niveaux d'engagement différents. Pour certaines entreprises, les enjeux écologiques sont prédominants, tandis que d'autres mettent l'accent sur la maîtrise de leur impact social.
Les 4 enjeux clés de la RSE :
- Environnemental : Comment réduire l'impact de l'entreprise sur son écosystème ?
- Social et sociétal : Comment favoriser le bien-être des collaborateurs et améliorer son impact sur la société
- Économique : Comment pérenniser son activité sur le long terme ?
- Numérique : Comment assurer la sécurité des données ?
5 bénéfices clés de la RSE pour le service RH
Au-delà d'améliorer l'impact des entreprises sur leur écosystème, quels sont les bénéfices tangibles constatés suite à la mise en place d'une politique RSE ?
L'étude réalisée par l'Ifop pour Page Group en 2021 met en évidences 5 atouts clés de la RSE cités par les décisionnaires RH :
- Contribuer au développement durable de la planète
- Renforcer la motivation et l'engagement des collaborateurs
- Développer l'attractivité de l'organisation pour les talents
- Donner un avantage compétitif par rapport à la concurrence
- Fidéliser les clients
Pour découvrir le lien direct entre la dématérialisation RH et les engagements sociaux & environnementaux, téléchargez notre infographie.
Vous désirez plus d’informations sur le digital RH & la RSE : découvrez notre livre blanc.
Bon à savoir :
Primobox est labellisée Numérique Responsable depuis 2018 !
Retrouvez toutes nos sources pour la réalisation de cette infographie :
Quelles opportunités RH suite à la crise sanitaire - 2021 - Ifop et PageGroup
Rapport "Responsabilité sociale des entreprises et compétitivité" - 2016 - France Stratégie
Sondage OpinionWay "Les Français, l'engagement des marques et la fidélité" - 2021 - Salesforce et Les Echos
Vers une interconnexion entre la finance et la RSE - 2020 - EY France
Ademe
La Poste
Serda-Archimag et Coopérative Carbone
Evaluation de l’impact environnemental du numérique en France et analyse prospective - Ademe et Arcep - Janvier 2022
14ème Baromètre Achats Responsables - Février 2023 - Observatoire des Achats Responsables