Marine Appercé

Les API au secours de la fonction RH, ou comment éviter la ressaisie de données

by Marine Appercé

Dématérialisation des bulletins de paie : quels sont les indicateurs de performance à mettre en place ?

Conformément à la réglementation, chaque collaborateur a le droit de refuser la dématérialisation de son bulletin de paie, et ce, à n’importe quel moment. Leur adhésion peut donc évoluer au cours de leur parcours dans l’entreprise.

Dans ce contexte, suivre le succès d’un projet de dématérialisation des fiches nécessite donc de monitorer plusieurs KPI (Key Performance Indicators - ou indicateurs clés de performance). L’objectif : identifier les éventuels blocages et proposer des axes d’amélioration adaptés.

Voici une liste de 5 indicateurs clés dans le cadre de votre projet de bulletin de paie électronique.

#1 – Le taux de dématérialisation global

Le taux de dématérialisation correspond à la part des salariés d’une entreprise ayant accepté de recevoir leur bulletin au format électronique.

Le calculer permet de faire une photographie de la situation à un moment donné et de mesurer la part des salariés qui adhèrent au projet. Pourtant, ce taux seul ne fournit que peu d’informations. Sans point de comparaison, comment savoir s’il traduit une bonne ou une mauvaise performance ? Comment l’interpréter ?

Notre premier conseil est de mesurer votre taux de dématérialisation à intervalles réguliers. Vous constaterez rapidement qu’il n’est pas statique. Pour mieux suivre l’évolution de votre projet digital, nous vous conseillons de monitorer votre taux de dématérialisation chaque mois, après le dépôt des bulletins dans les coffres-forts salariés.

Le fait de suive cet indicateur au fil du temps permet d’identifier les actions qui ont encouragé le passage à la dématérialisation, ou au contraire, celles qui ont favorisé le retour au papier. Grâce à un reporting régulier, le service RH peut par exemple détecter si l’arrivée d’un nouveau manager, la mise en place d’une newsletter interne ou d’un portail RH ont eu une incidence sur le taux de dématérialisation global.

Pour aller plus loin dans l’analyse, il peut être intéressant de mettre votre taux de dématérialisation en parallèle avec d’autres indicateurs :

- Comparer le taux de dématérialisation effectif avec le taux cible

Avant d’initier le projet, il est important de se fixer un objectif à atteindre. Celui-ci pourra servir de baromètre par la suite pour évaluer la réussite du projet. Lorsque nos équipes réalisent des comités de pilotage avec nos clients, elles constatent que leurs interlocuteur RH sont souvent agréablement surpris par le taux de dématérialisation atteint un an après le déploiement de la solution. Il est très souvent supérieur à celui qui était visé au départ. Le témoignage d’Adrien Petit, directeur informatique de La Vie Active reflète parfaitement cet écart entre attentes et réalité : « Nous souhaitions atteindre a minima un taux de dématérialisation de 50%. Aujourd’hui, 90% de nos salariés reçoivent un bulletin de paie électronique dans leur espace personnel sécurisé. C’est une belle réussite ! »

Découvrez l’intégralité du retour d’expérience de La Vie Active, association reconnue d’utilité publique, dont l’activité couvre tous les secteurs du médico-social.

- Comparer le taux de dématérialisation effectif avec les moyennes du marché

Pour compléter l’analyse du taux de dématérialisation, nous conseillons également de le comparer à la moyenne des entreprises du même d’activité et/ou de la même taille. En effet, le taux moyen constaté sera sensiblement différent selon qu’il s’agit d’un acteur du retail ou de l’industrie par exemple. Se comparer avec des entreprises aux problématiques similaires permet de se situer plus précisément et d’évaluer son éventuelle marge de progression.

#2 – Le taux de dématérialisation par typologie de salarié

Dans un projet de digitalisation des bulletins de paie, la conduite du changement est cruciale. La capacité du service RH à embarquer les collaborateurs est clé. Votre rôle est d’identifier les salariés réfractaires au changement pour mettre en place des actions permettant de les convaincre.

Pour cela, notre conseil est d’analyser les caractéristiques des salariés ayant refusé la dématérialisation. Vous pouvez ainsi calculer les taux de dématérialisation suivants :

- Par tranche d’âge
- Par date d’arrivée dans l’entreprise (en regroupant les arrivées par trimestres ou par semestres par exemple)
- Par nombre d’années d’ancienneté
- Par site géographique
- Par fonction (production, vente, achats, logistique…)
- Par statut (cadres, maitrises, ouvriers)

L’idée est de segmenter votre taux global pour identifier les éventuels freins à la dématérialisation. Selon les disparités qui apparaissent, cette étude peut par exemple vous permettre de déceler :

- La présence de détracteurs dans un établissement
- Un manque de communication sur le sujet dans le parcours d’onboarding
- L’impact négatif de l’arrivée d’un manager sur un site ou dans un service

Une fois ces éléments déclencheurs repérés, vous pourrez, selon les situations, mettre en place une communication ciblée sur un site ou par l’intermédiaire du CSE, une formation dédiée aux managers ou encore une refonte du processus d’onboarding.

#3 – Le taux d’activation des coffres-forts salariés

Pour comprendre ce qu’est le taux d’activation, il est nécessaire d’avoir en tête que les salariés ne s’étant pas opposés en amont à recevoir leur bulletin de paie au format électronique se voient tous ouvrir un coffre-fort numérique personnel. Leurs bulletins y sont ensuite déposés chaque mois. Pour les consulter, les salariés doivent activer leur coffre-fort numérique. C’est notamment à cette occasion qu’ils choisissent leurs identifiants de connexion.

Le taux d’activation représente la part de coffres-forts numériques activés parmi l’ensemble des coffres-forts numériques ouverts. Bien souvent, ce taux vous est fourni directement par votre prestataire.

Le monitorer régulièrement vous fournit des indications sur l’usage de la solution de stockage proposée à vos collaborateurs. Son suivi est donc complémentaire avec celui du taux de dématérialisation.

#4 – Le taux de satisfaction en interne

Pour évaluer le succès rencontré par votre projet digital RH, il est essentiel de mesurer la part des salariés ayant un haut niveau de satisfaction parmi ceux ayant activé leur coffre-fort. Vous pouvez par exemple envoyer une communication expliquant votre démarche et renvoyant vers un questionnaire en ligne. Les résultats de l’enquête vous permettront de savoir si le coffre-fort mis à disposition des salariés répond à leurs attentes et d’identifier d’éventuels axes d’amélioration.

Connaître le ressenti des salariés n’est pas le seul bénéfice de ce type d’étude. Les résultats collectés constitueront autant d’arguments pour convaincre les éventuels réfractaires à la dématérialisation.

#5 – Les économies réalisées grâce à la dématérialisation

Au-delà des indicateurs qui reflètent l’adhésion au projet, vous pouvez mettre en place un suivi des impacts concrets de la dématérialisation :

- Le montant économisé chaque année

- Le report du temps de travail administratif vers des tâches à plus forte valeur ajoutée

- Les économies de CO2

Ces chiffres permettent de mettre en avant la pertinence du projet auprès de la direction. Vous pouvez également en partager certains en interne. C’est le cas notamment de l’impact sur l’empreinte carbone de l’entreprise qui a de plus en plus d’importance aux yeux des collaborateurs.

A retenir : évaluer le succès d’un projet de dématérialisation des bulletins nécessite de monitorer plusieurs indicateurs, mais le nombre de KPI importe peu.

Si vous devez faire un arbitrage, concentrez-vous sur ceux qui sont en cohérence avec les spécificités de votre organisation. Le plus important est d’être régulier dans leur suivi.

by Marine Appercé

Gestion des contrats courts : et si vous passiez à la dématérialisation RH ?

Le recours aux contrats courts est une nécessité dans les secteurs d’activité ayant besoin d’une forte flexibilité. Toutefois, leur gestion représente un casse-tête administratif pour les gestionnaires ADP (Administration du Personnel).

Bien souvent, les volumes de recrutement sont importants, les délais très courts et les risques juridiques nombreux.

Découvrez comment la dématérialisation RH peut apporter des réponses efficaces aux enjeux liés à la gestion du personnel temporaire.

Le recours aux contrats courts : une nécessité dans certains secteurs

En France, en moyenne, 2 recrutements sur 3 prennent la forme d’un CDD de moins d’un mois¹ (hors intérim). Si le chiffre peut sembler élevé, il comporte en réalité des disparités selon les domaines d’activité. Dans les secteurs de la propreté, de la santé, de la sécurité privée, de l’événementiel ou encore de l’hôtellerie-restauration, ce chiffre dépasse donc les 50% pour atteindre parfois plus de 80%. Recruter en CDD court est alors gage de flexibilité. Cela permet aux entreprises d’adapter leur masse salariale aux besoins de leur activité et de faire face à différentes situations :

• Une hausse ponctuelle de l’activité liée à l’actualité locale, nationale voire internationale. Citons par exemple les besoins colossaux en agents de sécurité privée liés aux Jeux Olympiques de Paris 2024.
• Une saisonnalité de l’activité (pendant les périodes de fêtes ou de vacances scolaires par exemple). C’est le cas notamment de l’hôtellerie-restauration ou de l’événementiel.
• Des absences de salariés pour congés ou maladie. On parle alors de CDD de remplacement. Ils concernent par exemple la majorité des contrats signés dans le domaine de la propreté ou de la santé.

Contrats courts : une gestion RH lourde et chronophage

Malgré un fort besoin en flexibilité dans certains secteurs d’activité, la réalité rattrape bien souvent les services RH. Ceux-ci se trouvent alors confrontés à des défis administratifs qui peuvent se transformer en cauchemar. Pour garantir la continuité d’activité de l’entreprise, ils doivent ainsi simultanément et dans des temps très courts :

• Trouver et recruter des talents
• Rassembler les documents nécessaires à la rédaction de leur contrat de travail
• Rédiger les contrats de travail et leur faire signer
• Leur transmettre les documents obligatoires ou facultatifs liés à l’embauche
• Accélérer leur prise de poste pour leur permettre d’être opérationnels rapidement
• Gérer l’administratif, tracer les échanges et stocker les documents RH des nouveaux salariés de manière sécurisée.

Lire aussi : RH & gestion des contrats courts : pourquoi les dématérialiser ?

La dématérialisation RH pour simplifier la gestion des contrats courts

Dans la plupart des entreprises, la gestion des contrats courts peut représenter un véritable goulet d’étranglement. Avoir recours à un logiciel de dématérialisation RH peut alors permettre de contourner la plupart des obstacles administratifs.

Collecte centralisée des documents nécessaires à la rédaction du contrat

Au moment de l’embauche, l’employeur a besoin que la nouvelle recrue lui fasse parvenir sa pièce d’identité, son RIB et sa carte vitale. Dans certains cas, il peut également lui demander des documents complémentaires, tels que son diplôme, sa carte professionnelle, son permis de conduire… Lorsque les recrutements de contrats courts se comptent en dizaines par mois, voire plus, suivre les différentes demandes peut devenir extrêmement chronophage.

C’est pourquoi il peut être intéressant de s’appuyer sur un outil de collecte de documents. Le gestionnaire RH pilote alors ses demandes de manière centralisée et valide les justificatifs reçus. Ceux-ci de classent automatiquement dans les dossiers des salariés ce qui permet aux RH de gagner plusieurs heures de travail par mois.

Rédaction automatique du contrat de travail

Une fois le dossier du futur salarié complété, place à la rédaction de son contrat de travail. Or, lorsqu’il s’agit d’un CDD, les mentions à y faire figurer sont encore plus nombreuses que sur un contrat à durée indéterminée. Il faudra notamment y ajouter le motif de recours au CDD, la date de début et de fin du contrat ou encore une éventuelle clause de renouvellement. Les risques d’erreur, de mauvais copier-coller ou d’oubli sont alors nombreux.

La solution pour gagner du temps sur cette étape chronophage ? Opter pour une solution de rédaction automatisée de documents RH. Vous générez tous vos contrats de travail en quelques clics tout en respectant vos règles métiers et les éléments contractuels figurant dans votre SIRH (si les deux sont interfacés). Là encore, un gain de temps important à la clé !

Signature électronique des contrats courts

Dans les secteurs à forte intensité de main d’œuvre, les recrutements comportent souvent une notion d’urgence. Le service RH est en flux tendu pour faire signer les contrats de travail aux nouvelles recrues. Problème, dans le cadre d’un CDD, si la signature intervient après le début de la mission (ce qui est souvent le cas), le risque est la requalification en CDI. Il est donc crucial d’améliorer le taux de retour des contrats signés, sans toutefois passer plusieurs heures par jours à relancer les futurs salariés.

Avec une solution de signature électronique, le service RH gagne du temps et sécurise ses recrutements. Le salarié est notifié de la mise à disposition de son contrat et le signe à distance quand il en a la possibilité. Le gestionnaire RH le reçoit instantanément en retour. Il visualise les contrats manquants depuis son tableau de bord tandis que l’outil se charge de relancer les signataires automatiquement, épargnant ainsi des actions chronophages au service RH.

Envoi électronique des documents liés à l’onboarding

L’un des points communs entre les salariés recrutés en contrats courts est d’avoir plusieurs employeurs sur une année. A chaque fois qu’ils démarrent une mission dans une nouvelle entreprise, ils découvrent un processus d’intégration différent. Tout l’enjeu pour le service RH est alors de s’adapter à leurs usages pour simplifier au maximum l’aspect administratif de leur prise de poste.

Dans ce contexte, une solution de dématérialisation RH permet de simplifier la mise à disposition des documents liés à l’onboarding. Dans leur coffre-fort en ligne, les nouveaux salariés retrouvent notamment :

• La note sur les modalités d’affiliation à la mutuelle
• L’avis de visite médicale
• Le règlement intérieur
• Le livret d’accueil

La nouvelle recrue peut alors rapidement prendre connaissance des documents clés. Côté RH, la mise à disposition se fait en quelques clics. En comparaison avec des envois papier ou une remise en main propre, le gain de temps est considérable.

Vous souhaitez réduire la charge administrative liée à la gestion de vos contrats courts ? Primobox vous propose une solution de dématérialisation RH adaptée et vos enjeux. Facilement intégrable dans votre écosystème SIRH, elle vous permet de réduire le temps alloué aux tâches à faible valeur ajoutée. Automatisez la collecte des documents nécessaires à la contractualisation, la rédaction des contrats de travail, leur envoi pour signature, les relances des salariés ainsi que la mise à disposition de tous les documents liés à l’embauche.

Pour passer à la vitesse supérieure avec vos contrats courts, contactez-nous.

Sources :

Dares, 2022

by Marine Appercé

Bulletin de paie électronique : faut-il obtenir l’accord des salariés pour le mettre en place ?

Vous envisagez de dématérialiser les bulletins de paie de vos salariés mais vous vous demandez si vous avez l’obligation de recueillir leur consentement auparavant.

En un mot, la réponse est « non ». Mais nous avons l’intuition que cette réponse courte ne satisfera pas votre curiosité professionnelle.

Découvrez notre éclairage pour passer aux fiches de paie électroniques sans faire de faux pas !

Un cadre légal favorable à la dématérialisation du bulletin de salaire par défaut 

Jusqu’en 2016, l’employeur devait obligatoirement obtenir l’accord préalable des salariés pour mettre en place le bulletin de paie électronique. Aujourd’hui, cette obligation n’est plus d’actualité. Pourtant, le doute subsiste dans les esprits de nombreux professionnels RH.  

Concrètement, depuis l’entrée en application de la loi Travail le 1er janvier 2017, l’aval des collaborateurs n’est plus nécessaire. L’employeur peut choisir de dématérialiser les fiches de paie par défaut et de façon unilatérale. Ainsi, le bulletin dématérialisé est devenu la norme, et le bulletin papier, l’exception. 

Chaque salarié peut en revanche s’opposer individuellement à recevoir ses bulletins électroniquement s’il le souhaite. A ce moment-là, l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour modifier le mode d’envoi au profit du format papier. Il est donc important de s’assurer que la solution retenue permette de gérer les refus des salariés. Dans les faits, les salariés doivent pouvoir revenir au papier facilement depuis leur coffre-fort numérique ou en sollicitant leur service RH. 

Autre obligation liée au bulletin de paie électronique : l’employeur doit informer ses salariés du passage à la dématérialisation au minimum un mois avant le premier envoi. Il doit également les prévenir de leur droit de s’y opposer. 

Dématérialiser les fiches de paie sans l’aval des salariés : quels bénéfices ?  

Si d’un point de vue légal, il n’y a aucune obligation de demander l’aval de vos salariés, quels sont pour autant les avantages de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie par défaut ? 

Tout d’abord, le fait d’ouvrir un coffre-fort pour tous les salariés permet de lever certaines barrières pour les plus réfractaires à la digitalisation. En préconisant de se rendre sur la plateforme pour refuser la dématérialisation, l’employeur s’assure que chaque salarié s’y connecte au moins une fois. C’est une occasion pour chacun de s’apercevoir de la simplicité d’usage de la solution retenue.  

Parallèlement à cela, la dématérialisation par défaut permet de poser les jalons pour la suite de votre projet digital RH. Ainsi, il y a fort à parier que vous ayez choisi de commencer par digitaliser vos bulletins de salaire avant de généraliser cela à l’ensemble de vos documents RH (notes d’informations, relevés d’heures, soldes de tout compte…). Dans ce cas, sachez que ces documents ne sont pas soumis aux mêmes obligations que les fiches de paie. L’employeur peut choisir de les envoyer au format digital sans proposer d’alternative papier. Ainsi, vos salariés s’étant déjà connectés au moins une fois à leur coffre-fort seront plus susceptibles d’aller y consulter vos communications RH par la suite. Vous créez ainsi une habitude autour du coffre-fort électronique. 

La dématérialisation des fiches de paie par défaut : le retour d’expérience de Clariane France 

Dans le cadre de son projet de bulletin de paie électronique initié en 2022, Clariane France a fait le choix de passer l’ensemble de ses 25 000 salariés en dématérialisation par défaut. Une décision qui faisait partie d’un vaste travail d’acculturation au digital pour les salariés les plus éloignés des outils numériques dans leur quotidien. 

Stéphanie Gaston, Responsable Projet RH de Clariane France, explique ce choix : « Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient pas d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. » 

Nos conseils pour accompagner les salariés réfractaires au bulletin de salaire électronique 

Si vous faites le choix de dématérialiser vos bulletins de paie sans recueillir l’aval de vos salariés, attention toutefois à ne pas négliger la communication autour de ce projet. 

Commencez par mettre au point des actions adaptées à vos objectifs et au contexte de votre entreprise. Si vous décelez une fracture numérique dans votre entreprise, n’hésitez pas à accompagner vos salariés les moins à l’aise avec l’informatique pour les aider à prendre en main l’outil : démonstrations, hotline, ateliers d’aide à la connexion, webinars… De nombreuses initiatives peuvent vous permettre d’embarquer en douceur les salariés les plus réfractaires au changement. 

Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, n’oubliez pas d’intégrer le CSE dans votre démarche. Si vous n’avez aucune obligation de leur demander leur accord en amont, les représentants du personnel apprécieront toutefois d’être consultés et pourront même se révéler être de vrais alliés ! Prévoyez des sessions de questions / réponses pour lever leurs doutes potentiels sur la confidentialité des données collaborateurs par exemple. 

Enfin, pour encourager les salariés à se connecter à leur coffre-fort numérique, appuyez-vous sur des salariés ambassadeurs sur le terrain : référents RH, managers… plusieurs profils peuvent se révéler être de précieux atouts dans votre projet digital RH. 

La mise en place du bulletin de paie électronique est un enjeu pour votre organisation ? Découvrez notre solution de dématérialisation RH. 

by Marine Appercé

Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024

Véritable enjeu RH de l’année 2024, l’intelligence artificielle fascine les acteurs de la profession aussi bien qu’elle les inquiète.

Intégrer des programmes permettant de simuler l’intelligence humaine dans les processus RH est bien sur porteur de promesses, notamment en termes de productivité. Pourtant, ces perspectives enthousiasmantes ne doivent pas occulter la profonde transformation qu’impose l’IA à l’ensemble de la fonction Ressources Humaines.

• Quelles sont les missions RH concernées par l’IA en 2024 ?
• Quels sont les bénéfices que la fonction RH peut attendre de cette innovation ?
• À quels risques la fonction doit-elle se préparer pour accueillir l’IA sereinement ?

Eléments de réponse dans notre article !

L’IA s’invite dans la plupart des processus RH

L’intelligence artificielle permet aujourd’hui d’automatiser un grand nombre de processus RH, et ce, tout au long du parcours des collaborateurs.

Le recrutement et la sélection de candidats

C’est probablement la première mission pour laquelle les RH se sont appuyés sur l’intelligence artificielle, parfois sans le savoir. L’usage de la programmatique RH en est un bon exemple. Ce procédé qui consiste à diffuser de manière ciblée des offres d’emploi et des messages marque employeur auprès de candidats potentiels sur des espaces publicitaires disponibles en ligne, est utilisé en France depuis 2015. Il repose sur des algorithmes de Deep Learning, un sous-ensemble de l’IA.

Mais ce n’est pas tout. Côté rédaction d’annonce d’emploi, là aussi, l’IA se place au service des recruteurs. A l’instar d’Indeed qui a récemment intégré une IA générative d’offres d’emploi dans sa plateforme. Après avoir obtenu les réponses aux questions clés concernant le poste à pourvoir, l’outil est ainsi capable de proposer une annonce sur-mesure.

Autre cas d’usage lié au recrutement : celui de l’évaluation des candidats. Qu’il s’agisse de déceler des soft skills ou des hard skills, l’IA permet de reproduire des mises en situation pré-embauche aussi bien que des tests techniques dont les résultats viendront appuyer la décision du recruteur.

L’onboarding

Une fois les talents recrutés, les algorithmes peuvent venir en soutien des RH en créant des programmes d’intégration sur-mesure. Certains outils proposent ainsi de s’appuyer sur une analyse des préférences, des antécédents professionnels et des compétences des nouvelles recrues pour leur suggérer les bonnes ressources au bon moment.

Quelle que soit la qualité du parcours d’onboarding, les nouveaux collaborateurs sont amenés à poser de nombreuses questions au service RH pendant cette période : contrat, mutuelle, convention collective, rémunération, notes de frais… Chaque tâche administrative amène potentiellement plusieurs interrogations. Là encore, l’IA est en mesure d’apporter une solution concrète notamment à travers l’usage de bots. Ces systèmes de réponse automatisée qui reposent sur des IA génératives permettent aux collaborateurs d’obtenir des réponses rapides à leurs questions.

La gestion des talents et la mobilité interne

L’un des atouts de l’IA est d’être capable d’analyser rapidement des données venant de plusieurs sources. Appliquées dans le champ des RH, ces fonctionnalités permettent de croiser les informations concernant la performance des collaborateurs pour réaliser des bilans de fin d’année. Un excellent point de départ pour identifier les potentiels et proposer à chaque collaborateur un parcours ciblé en fonction de ses compétences et aspirations professionnelles.

En confrontant ces résultats avec des informations externes, telles que les données liées au marché de l’emploi, les RH peuvent aussi accéder à des prévisions de recrutement et de formation qui viennent renforcer leur démarche de gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC).

L’IA au service de la performance RH

Une meilleure efficacité des équipes RH

Nous l’avons vu, l’un des principaux avantages de l’IA est de pouvoir traiter des volumes importants de données beaucoup plus rapidement qu’un humain. Déchargés du travail de recherche, de synthèse et de vérification, les RH sont en mesure de prendre des décisions beaucoup plus rapidement. Dans les faits, 85% des employeurs qui utilisent l’IA déclarent avoir réalisé des économies de temps et renforcé leur efficacité¹. En s’appuyant sur les outils adéquats, le service RH peut alors s’affranchir des tâches les plus chronophages. Au-delà de la productivité gagnée, à terme, les économies financières peuvent s’avérer importantes.

Une position stratégique renforcée au sein de l’entreprise

Forts d’une plus grande efficacité, les professionnels des Ressources Humaines ayant recours à l’IA peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le temps gagné peut alors être consacré à l’alignement entre la feuille de route RH et la stratégie de l’entreprise. En fonction des priorités annoncées par la Direction Générale, la DRH pourra mettre l’accent sur la fidélisation des talents ou sur la marque employeur par exemple.

L’IA contribue aussi à renforcer la position stratégique des Ressources Humaines au sein de l’organisation en permettant les prises de décisions dites « data driven ». Les algorithmes se chargent de traiter les données brutes et de les travailler pour mieux comprendre les talents. Sur la base de ces résultats, les RH sont en mesure de faire des propositions pour améliorer la performance globale de l’entreprise ce qui renforce leur crédibilité en interne.

Autre atout, en s’éloignant des tâches chronophages, le service RH retrouve une marge de manœuvre pour se concentrer sur la gestion de l’humain. En interne, le rôle du service RH se trouve valorisé aux yeux des collaborateurs et de la Direction.

Des décisions plus objectives de la part des RH

En s’appuyant sur l’IA pour analyser des données concernant les candidats et les collaborateurs, les RH s’affranchissent de leurs propres biais cognitifs. Contrairement à un humain, les algorithmes n’ont pas d’a priori ou d’idées préconçues. Utilisés pour analyser des CV ou des lettres de motivation, ils peuvent par exemple apporter plus de diversité dans les recrutements. De même dans le cadre de l’évaluation des performances des collaborateurs en poste, les décisions prises sur la base des recommandations d’une IA peuvent apporter plus d’objectivité.

Une meilleure anticipation des départs et moins de turnover

Sur le plan opérationnel, l’IA peut aussi venir en soutien de la fonction RH en lui permettant d’améliorer la fidélisation des talents. La performance, l’engagement et la satisfaction des collaborateurs fournissent de nombreuses données sur leur trajectoire. Soumises à un algorithme, elles sont rapidement analysées et permettent d’identifier les prochains départs. Les indicateurs monitorés par les RH permettent alors de mettre en place des actions en faveur de la rétention des talents. A la clé : moins de turnover et des collaborateurs plus engagés.

Malgré ces perspectives réjouissantes liées à l’IA, n’oublions pas que toute innovation technologique doit donner lieu à une réflexion sur ses implications. Ainsi, sans nécessairement parler de dangers avérés pour les RH et les entreprises, il est au moins nécessaire de se questionner sur différents plans.

Les risque de l’IA appliquée aux RH

Fuites de données, le cloisonnement est la clé

En plus de se nourrir des informations disponibles sur le web, les IA générative telles que ChatGPT capitalisent sur les informations saisies par leurs utilisateurs. Ainsi, un gestionnaire RH peut, au même titre que n’importe quel autre salarié, diffuser des informations sensibles sur son entreprise en les fournissant à l’outil. Il n’a alors pas obligatoirement conscience de contribuer à une fuite de données, n’étant pas suffisamment informé sur les risques associés à son comportement. Pour garantir la confidentialité des données, les entreprises doivent se tourner vers des solutions d’IA cloisonnées, c’est-à-dire dédiées à leur activité, voire dans certains cas, vers le développement de solutions internes.

Biais de sélection, l’humain doit garder la main

Nous l’avons vu, l’IA permet de s’affranchir des biais cognitifs. Attention toutefois à ne pas prendre les propositions formulées par l’outil pour argent comptant. Les RH doivent impérativement garder un œil sur les résultats pour détecter d’éventuels biais qui pourraient se développer au fur et à mesure que l’algorithme analyse des données.

Ainsi, dans le cadre d’un recrutement, on pourrait imaginer qu’un algorithme détecte que les candidats issus d’une ville en particulier ne sont jamais recrutés. Il pourrait alors être tenté de les écarter de sa sélection dès le départ. Un raisonnement qui peut sembler logique pour une intelligence artificielle, mais qui est pourtant loin d’être conforme à la réglementation européenne en la matière.

Selon l’article 22 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) « La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé […] produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire. »

Autrement dit, dans le cadre d’un recrutement ou de toute autre prise de décision concernant un candidat ou un collaborateur, un membre de l’équipe RH doit impérativement garder la main. Toute personne décelant qu’une décision l’affectant a été prise sans intervention humaine est en droit de s’y opposer.

Cette obligation a été confirmée par l’AI Act, adopté par le Parlement européen en juin 2023. Cette loi, qui vise à mieux réguler l’utilisation de l’intelligence artificielle, établit un spectre de risques allant de « minime » à « inacceptable » sur lequel sont répartis tous les cas d’usage. Le texte classe notamment toutes les IA appliquées au recrutement et à la gestion des salariés entre ces deux extrémités, dans la catégorie « à haut risque ». Cette classification est justifiée par le fait que ces systèmes « peuvent avoir un effet sur la carrière future et la vie des personnes concernées ». Elle n’interdit pas l’utilisation des outils reposant sur l’IA dans la fonction RH mais elle incite à mettre des garde-fous en place. Parmi les préconisations : davantage de transparence et une décision finale revenant à l’humain.

Risque d’erreur et confiance aveugle

Le développement rapide de l’IA et le battage médiatique que cela suscite peuvent conduire à un emballement dans son utilisation. Les collaborateurs, RH ou non, ont tendance à accorder une confiance excessive aux résultats proposés par les IA. D’après une étude BCG, lorsque les collaborateurs utilisent l’IA pour des problèmes complexes qui sortent de leur champ de compétences, leurs performances baissent d’environ 23%² en comparaison avec celles obtenues sans le recours à la technologie.

La formation interne, une nécessité pour accompagner le développement des IA en entreprise

Plusieurs risques associés à l’IA pèsent sur les RH. Toutefois, en dézoomant un peu, on constate que les enjeux de sécurité et d’éthique concernent en réalité tous les métiers de l’entreprise. Pallier ces risques nécessite donc de faire de la formation et de la prévention auprès des collaborateurs. Une mission qui fait justement partie du giron des Ressources Humaines.

Former le service RH et tous collaborateurs pour développer leur sens critique

Si l’utilisation d’une IA n’éradique pas toujours le risque d’erreur, les RH ont alors un rôle à jouer dans la formation des équipes. Il est crucial de les sensibiliser au fait qu’un algorithme, et a fortiori une IA générative, peut commettre des erreurs et qu’ils doivent donc être en capacité de prendre du recul par rapport aux résultats qui leur sont soumis.

Accompagner la transformation des métiers de l’entreprise

L’IA redéfinit progressivement les rôles et les missions dans tous les services l’entreprise. Les RH ne sont pas les seuls concernés. Des métiers aussi divers que les développeurs web, commerciaux, manutentionnaires, professionnels du marketing, du juridique ou encore de la relation client sont d’ores et déjà impactés. Le rôle des RH est alors d’accompagner les collaborateurs en continu dans la transformation de leur profession. Pour cela, pourquoi ne pas créer des programmes de formation adaptés pour aider les salariés à intégrer ces innovations dans leur quotidien ?

Sensibiliser en interne sur les enjeux éthiques et de sécurité liés à l’IA

67%3 des dirigeants estiment qu’il est nécessaire d’être plus vigilants en ce qui concerne les implications éthiques de l'IA. En tant que garant des valeurs, de la culture d’entreprise et du niveau de compétence des collaborateurs, le service RH doit encourager à adopter des comportements responsables en fonction des avancées technologiques.

Il peut alors être intéressant d’organiser des sessions de formation permettant des mises en situations dans lesquelles l'application de l'IA pourrait engendrer des dilemmes éthiques ou des risques réglementaires.

En résumé, comprenons bien que l’intelligence artificielle revêt deux enjeux cruciaux pour les RH. Ils doivent à la fois :

Appréhender les transformations que l’IA implique dans le cadre de leurs propres fonctions et s’y adapter,

Anticiper celles qui s’imposent à l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur service, et les accompagner.

Vous avez un projet digital RH ? N’hésitez pas à nous contacter.

by Marine Appercé