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Collecte
Productivité
Sécurité
Expérience collaborateur
Univers Paie Groupe HR Path complète son offre de service avec la dématérialisation RH
Secteur d’activité
Externalisation de paie
517 000
bulletins distribués en 2023
2017
début du partenariat
Univers Paie, filiale du Groupe HR Path, est spécialiste de l’externalisation de la gestion de la paie pour les entreprises. Partenaire de Primobox – Septeo Human Resources depuis 2017, elle propose à ses clients une offre de service complète intégrant la dématérialisation des bulletins.
En 2024, ce sont les salariés de presque 500 sociétés clientes Univers Paie Groupe HR Path qui reçoivent leurs fiches de paie avec Primobox – Septeo Human Resources.
Marc Dedei, Associate Partner, revient sur les origines de ce partenariat et sur les bénéfices constatés, tant pour Univers Paie Groupe HR Path et ses gestionnaires que pour ses clients.
Quels étaient les objectifs initiaux du partenariat ?
Au moment où nous avons initié le partenariat avec Primobox – Septeo Human Resources en 2017, nous avions 3 objectifs principaux.
Le premier était de répondre à la demande de nos clients concernant la dématérialisation des bulletins de paie. Le besoin commençait à émerger sur le marché. Il nous fallait donc une réponse adaptée.
En interne, l’enjeu de la dématérialisation était de faire gagner du temps à nos gestionnaires de paie. A l’époque, chaque agence réalisait ses propres impressions et mises sous pli. Cela pouvait prendre jusqu’à 2 jours par mois à certains gestionnaires. Nous avions donc besoin de collaborer avec un éditeur qui puisse prendre en charge à la fois la distribution des bulletins électroniques et la partie impression.
Le troisième objectif du partenariat était de fiabiliser nos processus. La mise sous pli manuelle va toujours de pair avec un risque d’erreur, malgré la vigilance des gestionnaires de paie. Nous cherchions donc à sécuriser la distribution des bulletins de nos clients.
Quels sont les bénéfices que vous constatez aujourd’hui, à la fois pour vos clients et pour Univers Paie Groupe HR Path ?
Selon moi, le principal indicateur de succès pour nos clients est le très faible nombre de salariés qui font des demandes au service RH pour des problèmes de réception ou d’accès à leur bulletin de paie. En phase d’exploitation, les clients n’ont globalement aucun souci. Primobox – Septeo Human Resources permet au service RH de nos clients de se dégager du temps avec moins de demandes de salariés pour cause de non-réception de bulletin.
En ce qui concerne le business model d’Univers Paie Groupe HR Path, je dirais que le fait d’avoir intégré la dématérialisation des bulletins dans notre offre de service nous permet de proposer une réponse complète aux problématiques de nos clients. C’est une obligation sur notre marché, ce n’est plus une option. Primobox – Septeo Human Resources nous permet d’apporter ce service complémentaire aux entreprises qui nous font confiance.
Quels sont les points forts de ce partenariat ?
J’y vois quatre atouts principaux. Le premier est que nous avons développé une relation de confiance au fil des années. C’est un point clé pour nous. Cela va de pair avec un autre point fort de Primobox – Septeo Human Resources qui est la réactivité dans les échanges au quotidien.
Je citerais aussi la capacité d’adaptation de notre partenaire aux besoins de nos clients. Lorsqu’on gère plusieurs milliers de paie par mois pour une entreprise, notre éditeur de dématérialisation doit être en mesure d’adapter son offre commerciale en conséquence. Cela nous permet d’adapter l’ensemble de notre proposition à la demande du client final.
Enfin, le dernier avantage est lié à la solution en elle-même : il s’agit de la possibilité de l’utiliser sur un ensemble de moteurs de paie comme Sage, Silae ou encore SAP. Nos gestionnaires de paie n’ont pas à changer d’outil de dématérialisation en fonction du logiciel de paie qu’ils utilisent avec chaque client. Nous avons choisi de fournir un service de paie sur les moteurs de paie leaders du marché et notre offre de dématérialisation doit suivre cette logique pour optimiser les temps de traitement de nos gestionnaires.
Comment évolue la demande de vos clients par rapport à la dématérialisation ?
Je remarque que les entreprises adoptent de plus en plus la dématérialisation des flux RH. Il y a quelques années, la demande se limitait au bulletin de paie électronique. Elle concernait principalement les grands groupes avec des populations appétentes à l’informatique. Très souvent, la dématérialisation n’était mise en place que pour les salariés du siège ou pour les cadres par exemple.
Aujourd’hui, on ne rencontre plus aucun frein à la dématérialisation des bulletins chez nos clients. C’est une forte demande de leur part, quelle que soit leur taille. Même pour les acteurs dont les salariés sont éloignés de l’informatique.
Depuis deux ans, les attentes vont encore plus loin. Elles se sont étendues à la signature électronique des contrats de travail et à la gestion électronique des documents. Auparavant réservés aux grands groupes, ces besoins touchent désormais les entreprises de taille intermédiaire.
Quels sont vos projets en cours en lien avec la dématérialisation ?
Cette évolution de la demande chez nos clients nous incite à proposer une offre packagée avec un niveau de service intégré. Nous travaillons donc avec Primobox – Septeo Human Resources pour étendre le niveau de service à la signature électronique des contrats de travail et autres documents RH ainsi qu’à la gestion documentaire RH de manière générale.
Les ARS dématérialisent les bulletins de paie de leurs agents avec Primobox
1100
agents et contractuels
concernés
4,5 / 5
niveau de satisfaction liée
au déploiement de la solution
99%
des agents ont opté pour
le bulletin de paie électronique
Les ARS (Agences Régionales de Santé) ont choisi Primobox pour mettre à disposition de leurs 1100 agents et contractuels un coffre-fort électronique permettant de recevoir leurs bulletins de paie et autres documents RH.
Téléchargez le retour d’expérience des ARS en remplissant le formulaire ci-contre pour découvrir :
- Les spécificités du projet d’un acteur du secteur public et la manière dont Primobox y a répondu
- Les objectifs du projet pour les 12 ARS concernées
- Le calendrier de déploiement de la solution dans les différentes Agences
- Les 5 facteurs de succès clés qui ont permis aux ARS d’atteindre un taux de dématérialisation de 99%
Comment Fayat Vilquin a gagné une journée de travail par mois grâce à la dématérialisation des bulletins de paie
Secteur d’activité
Construction / BTP
106
collaborateurs
70%
bulletins de paie électroniques
Implantée en Charente depuis sa création, Vilquin, entité de Fayat Metal, regroupe une centaine de spécialistes en charpente métallique qui interviennent sur tous types de projets, en France comme à l’étranger.
En début d’année 2024, Fayat Vilquin a choisi de passer à la dématérialisation de ses bulletins de paie avec Primobox. Découvrez le retour d’expérience de la Chargée des Ressources Humaines et cheffe de projet Fayat Vilquin.
Comment gériez-vous la distribution des bulletins de paie avant de passer au format électronique ?
Tout était géré en interne. Une fois le fichier de paie généré, nous imprimions les bulletins. Ensuite, nous devions séparer ceux qui faisaient une page de ceux qui en faisaient deux pour permettre le traitement par la machine de mise sous pli. Enfin, nous remettions les enveloppes en main propre aux collaborateurs présents sur site et nous envoyions par courrier ceux des collaborateurs absents ou en arrêt maladie.
Quels étaient vos objectifs en passant à la dématérialisation ?
L’un des principaux axes à améliorer était l’efficacité de notre processus. Nous voulions également améliorer la rapidité et la mise à disposition des bulletins pour les salariés. Troisième chose, ce projet rentrait dans le cadre de notre démarche RSE. Au niveau du groupe, nous sommes incités à réduire notre impact environnemental, notamment à travers la baisse de nos impressions papier et de l’utilisation de l’encre. Le fait de passer à la dématérialisation nous permettait justement d’aller dans ce sens.
Aviez-vous des craintes avant d’initier le projet de dématérialisation des bulletins de paie ?
Nous avions identifié que les habitudes de certains collaborateurs allaient être difficiles à changer. Ils étaient habitués à recevoir leur bulletin en papier et en main propre depuis des années donc nous craignions qu’il y ait un frein psychologique.
Le deuxième frein était de savoir comment contourner le fait que tous nos salariés n’ont pas d’adresse email professionnelle ou de PC à disposition, que ce soit chez eux ou en entreprise.
Nous n’avions aucun doute sur l’adhésion des collaborateurs qui travaillent sur ordinateur ni sur celle des plus jeunes générations. Nos interrogations concernaient plutôt nos salariés à la production, en atelier. Ce ne sont pas des profils toujours à l’aise avec l’informatique, soit parce qu’ils appartiennent à une autre génération soit parce qu’ils ne s’y sont jamais réellement intéressés.
Pour aller plus loin | Vous avez un projet de dématérialisation des bulletins de paie mais vous craignez que vos collaborateurs n’adhèrent pas ? Téléchargez notre livre blanc dédié à la conduite du changement pour découvrir des conseils concrets et réussir votre projet.
En conséquence, quels sont les messages clés que vous avez fait passer pour faciliter l’adhésion au bulletin de paie électronique ?
En premier lieu, nous avons mis en avant le côté RSE et la réduction de l’impact environnemental.
Notre deuxième axe de communication était lié au côté pratique pour les collaborateurs. Avec la dématérialisation, ils ont toujours leurs bulletins à disposition pour faire leurs démarches administratives. Nous leur avons expliqué que leurs fiches de paie seraient disponibles sur la plateforme dès le 28 ou le 29 du mois. Donc ceux qui ont des déclarations à faire en début de mois gagnent en rapidité et en efficacité.
Nous avons aussi valorisé la sécurité de leurs données. Personne n’est à l’abris d’un incendie (ou autre) qui amènerait à une perte de ses bulletins de salaire. Donc le coffre-fort électronique présente une sécurité supplémentaire de ce point de vue-là.
Enfin, le quatrième avantage que nous avons mis en avant, est le fait que l’espace personnel myPrimobox permet aussi de stocker d’autres documents, en dehors des bulletins de paie et des documents RH. Chacun peut y stocker ses factures d’eau ou d’électricité par exemple. C’est quelque chose qui a été très bien perçu par les collaborateurs.
Quels supports de communication avez-vous utilisés ?
Nous nous sommes appuyés sur le kit de communication fourni par Primobox. Nous avons envoyé une note de communication à la fois par email et via l’outil que nous utilisons en interne, Steeple.
Pour les personnes en arrêt maladie, nous avions fait des packs de communication envoyés en recommandé à leur domicile.
Comment s’est déroulé le projet avec les équipes de Primobox ?
La Direction des Ressources Humaines du groupe a pour objectif de faire passer un maximum d’entités à la dématérialisation. Elle a donc proposé de nous mettre en relation avec les équipes de Primobox. A ce moment-là, nous avons eu un premier contact avec notre interlocutrice commerciale qui nous a présenté la solution. J’ai ensuite proposé le projet à ma direction. Dès qu’il a été validé, j’ai pu échanger avec la Chargée de compte qui nous a accompagnés pendant l’implémentation de la solution. Nous avons fait des points réguliers avec elle. Elle était toujours en support pour nous accompagner.
Pour finir, elle nous a formés à la solution. Comme la plateforme est ludique et plutôt simple d’utilisation, ça a été très rapide, ça n’a pris qu’une heure, à distance. Je pense que le petit plus c’est de pouvoir faire le premier envoi en direct à l’issue de la formation, ça nous met directement en situation.
Quels ont été les points forts de Primobox dans cet accompagnement ?
Je dirais que le principal atout est la réactivité dans les échanges. A chaque fois que j’avais une question, j’ai eu un retour très rapidement.
L’autre avantage, c’est toute la partie communication qui est intégrée dans un kit que Primobox nous met à disposition. Il nous a vraiment aidés puisque nous n’avons pas eu à réfléchir à la manière dont nous allions communiquer en interne.
A quel moment avez-vous commencé à communiquer en interne sur le projet ?
Dans un premier temps, nous avons échangé avec de notre CSE. Suite à cela, nous avons commencé à communiquer auprès des salariés environ 2 mois avant l’envoi des premiers bulletins électroniques. Cela nous a permis de répondre aux deux principales interrogations des collaborateurs très tôt :
- Question n°1 : « Comment les collaborateurs qui n’ont pas d’adresse email professionnelle vont-ils avoir accès à leur coffre-fort ? ». Cette question a été l’occasion de leur préciser que l’un des intérêts du coffre est d’y avoir accès tout au long de leur vie, même après leur départ de l’entreprise. De ce point de vue-là, il vaut donc mieux renseigner un email personnel.
- Question n°2 : « Comment les collaborateurs qui ne souhaitent pas recevoir leur bulletin au format électronique vont-ils y avoir accès ? ». Nous avons pu les rassurer en leur expliquant qu’ils allaient avoir le choix du mode d’envoi: dématérialisé ou papier.
Quels conseils donneriez-vous à l’un de vos homologues (de Fayat ou d’une autre société) souhaitant lancer un projet de dématérialisation ?
Mon premier conseil serait de se fixer un objectif chiffré et de mettre en place des indicateurs pour mesurer la progression au fil du temps. Par exemple, nous nous étions fixé un objectif de 50% de bulletins de paie électroniques. Au départ, lors de la mise en place, environ 50 collaborateurs sur les 100 avaient accepté la dématérialisation. Aujourd’hui, 3 mois plus tard, ils sont 71. Donc le fait de suivre le taux de dématérialisation régulièrement et de le voir augmenter de mois en mois nous permet de constater que les collaborateurs adhèrent de plus en plus, c’est encourageant.
Mon deuxième conseil serait de ne pas lésiner sur la communication. Ça a été notre force pendant ce projet et ça a permis de lever les doutes des collaborateurs. Finalement, plus la communication commence tôt et plus les salariés se sentent rassurés.
Pour aller plus loin | Découvrez 9 conseils pratiques issus des retours d’expérience de clients Primobox. Téléchargez notre guide pour réussir votre projet de dématérialisation RH.
Quels bénéfices avez-vous constatés depuis la mise en place du bulletin de paie électronique ?
Nous avons constaté des gains d’efficacité dès le premier mois. Désormais, en un clic tous les bulletins sont envoyés.
Concrètement, une fois que j’ai fait mes bulletins, que je les ai vérifiés et que j’ai émis mes virements depuis le logiciel de paye, je me génère mon fichier PDF qui regroupe tous les bulletins. Je me connecte sur la plateforme Primobox et je dépose mon fichier. En parallèle, si besoin, je modifie ma base de salariés pour reporter les entrées et sorties qui ont eu lieu pendant le mois et je lance le traitement. Pendant ce temps-là, je peux faire autre chose. Je reçois ensuite un mail qui me confirme que l’envoi est prêt. De leur côté, les collaborateurs reçoivent une notification quand ils ont reçu leur bulletin dans leur coffre. Je ne me verrais pas repasser à l’ancien format, c’est vraiment un gain de temps. Quand on a goûté à la rapidité et à l’efficacité, on ne peut pas revenir en arrière.
La dématérialisation a aussi permis de réduire notre impact environnemental (moins d’impressions, moins d’encre, moins d’enveloppes…).
Enfin, la dématérialisation réduit aussi le risque d’erreur humaine. Dans son coffre-fort, le collaborateur n’a accès qu’à son bulletin. Il n’y a pas de risque qu’il se retrouve accidentellement avec la deuxième page du bulletin d’un autre collaborateur.
Paroles de RH : 9 conseils pratiques pour réussir votre projet de dématérialisation RH
Que vous souhaitiez mettre en place un coffre-fort digital pour vos salariés, leur proposer le bulletin de paie dématérialisé, ou encore la signature électronique de leur contrat de travail, vous êtes convaincu des nombreux avantages de la dématérialisation RH.
Ce qui empêche de passer à l’action ? Vous redoutez les défis que vous pourriez rencontrer sur le chemin (fracture numérique, résistance au changement…)
Rassurez-vous, vous n'êtes pas seul dans cette situation ! Plus de la moitié de nos clients avaient des appréhensions similaires avant de passer à la démat. Nous avons donc recueilli leurs retours d'expérience pour vous offrir des conseils pratiques éprouvés.
Dans notre ebook, nous vous partageons les 9 conseils clés pour garantir le succès de votre projet de dématérialisation RH.
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Découvrez des témoignages clients impactants qui vous aideront à surmonter les obstacles potentiels et à maximiser les bénéfices de votre projet digital RH.
Gestion des contrats courts : et si vous passiez à la dématérialisation RH ?
Le recours aux contrats courts est une nécessité dans les secteurs d’activité ayant besoin d’une forte flexibilité. Toutefois, leur gestion représente un casse-tête administratif pour les gestionnaires ADP (Administration du Personnel).
Bien souvent, les volumes de recrutement sont importants, les délais très courts et les risques juridiques nombreux.
Découvrez comment la dématérialisation RH peut apporter des réponses efficaces aux enjeux liés à la gestion du personnel temporaire.
Le recours aux contrats courts : une nécessité dans certains secteurs
En France, en moyenne, 2 recrutements sur 3 prennent la forme d’un CDD de moins d’un mois1 (hors intérim). Si le chiffre peut sembler élevé, il comporte en réalité des disparités selon les domaines d’activité. Dans les secteurs de la propreté, de la santé, de la sécurité privée, de l’événementiel ou encore de l’hôtellerie-restauration, ce chiffre dépasse donc les 50% pour atteindre parfois plus de 80%. Recruter en CDD court est alors gage de flexibilité. Cela permet aux entreprises d’adapter leur masse salariale aux besoins de leur activité et de faire face à différentes situations :
- Une hausse ponctuelle de l’activité liée à l’actualité locale, nationale voire internationale. Citons par exemple les besoins colossaux en agents de sécurité privée liés aux Jeux Olympiques de Paris 2024.
- Une saisonnalité de l’activité (pendant les périodes de fêtes ou de vacances scolaires par exemple). C’est le cas notamment de l’hôtellerie-restauration ou de l’événementiel.
- Des absences de salariés pour congés ou maladie. On parle alors de CDD de remplacement. Ils concernent par exemple la majorité des contrats signés dans le domaine de la propreté ou de la santé.
Contrats courts : une gestion RH lourde et chronophage
Malgré un fort besoin en flexibilité dans certains secteurs d’activité, la réalité rattrape bien souvent les services RH. Ceux-ci se trouvent alors confrontés à des défis administratifs qui peuvent se transformer en cauchemar. Pour garantir la continuité d’activité de l’entreprise, ils doivent ainsi simultanément et dans des temps très courts :
- Trouver et recruter des talents
- Rassembler les documents nécessaires à la rédaction de leur contrat de travail
- Rédiger les contrats de travail et leur faire signer
- Leur transmettre les documents obligatoires ou facultatifs liés à l’embauche
- Accélérer leur prise de poste pour leur permettre d’être opérationnels rapidement
- Gérer l’administratif, tracer les échanges et stocker les documents RH des nouveaux salariés de manière sécurisée.
Lire aussi : RH & gestion des contrats courts : pourquoi les dématérialiser ?
La dématérialisation RH pour simplifier la gestion des contrats courts
Dans la plupart des entreprises, la gestion des contrats courts peut représenter un véritable goulet d’étranglement. Avoir recours à un logiciel de dématérialisation RH peut alors permettre de contourner la plupart des obstacles administratifs.
Collecte centralisée des documents nécessaires à la rédaction du contrat
Au moment de l’embauche, l’employeur a besoin que la nouvelle recrue lui fasse parvenir sa pièce d’identité, son RIB et sa carte vitale. Dans certains cas, il peut également lui demander des documents complémentaires, tels que son diplôme, sa carte professionnelle, son permis de conduire… Lorsque les recrutements de contrats courts se comptent en dizaines par mois, voire plus, suivre les différentes demandes peut devenir extrêmement chronophage.
C’est pourquoi il peut être intéressant de s’appuyer sur un outil de collecte de documents. Le gestionnaire RH pilote alors ses demandes de manière centralisée et valide les justificatifs reçus. Ceux-ci de classent automatiquement dans les dossiers des salariés ce qui permet aux RH de gagner plusieurs heures de travail par mois.
Rédaction automatique du contrat de travail
Une fois le dossier du futur salarié complété, place à la rédaction de son contrat de travail. Or, lorsqu’il s’agit d’un CDD, les mentions à y faire figurer sont encore plus nombreuses que sur un contrat à durée indéterminée. Il faudra notamment y ajouter le motif de recours au CDD, la date de début et de fin du contrat ou encore une éventuelle clause de renouvellement. Les risques d’erreur, de mauvais copier-coller ou d’oubli sont alors nombreux.
La solution pour gagner du temps sur cette étape chronophage ? Opter pour une solution de rédaction automatisée de documents RH. Vous générez tous vos contrats de travail en quelques clics tout en respectant vos règles métiers et les éléments contractuels figurant dans votre SIRH (si les deux sont interfacés). Là encore, un gain de temps important à la clé !
Signature électronique des contrats courts
Dans les secteurs à forte intensité de main d’œuvre, les recrutements comportent souvent une notion d’urgence. Le service RH est en flux tendu pour faire signer les contrats de travail aux nouvelles recrues. Problème, dans le cadre d’un CDD, si la signature intervient après le début de la mission (ce qui est souvent le cas), le risque est la requalification en CDI. Il est donc crucial d’améliorer le taux de retour des contrats signés, sans toutefois passer plusieurs heures par jours à relancer les futurs salariés.
Avec une solution de signature électronique, le service RH gagne du temps et sécurise ses recrutements. Le salarié est notifié de la mise à disposition de son contrat et le signe à distance quand il en a la possibilité. Le gestionnaire RH le reçoit instantanément en retour. Il visualise les contrats manquants depuis son tableau de bord tandis que l’outil se charge de relancer les signataires automatiquement, épargnant ainsi des actions chronophages au service RH.
Envoi électronique des documents liés à l’onboarding
L’un des points communs entre les salariés recrutés en contrats courts est d’avoir plusieurs employeurs sur une année. A chaque fois qu’ils démarrent une mission dans une nouvelle entreprise, ils découvrent un processus d’intégration différent. Tout l’enjeu pour le service RH est alors de s’adapter à leurs usages pour simplifier au maximum l’aspect administratif de leur prise de poste.
Dans ce contexte, une solution de dématérialisation RH permet de simplifier la mise à disposition des documents liés à l’onboarding. Dans leur coffre-fort en ligne, les nouveaux salariés retrouvent notamment :
- La note sur les modalités d’affiliation à la mutuelle
- L’avis de visite médicale
- Le règlement intérieur
- Le livret d’accueil
La nouvelle recrue peut alors rapidement prendre connaissance des documents clés. Côté RH, la mise à disposition se fait en quelques clics. En comparaison avec des envois papier ou une remise en main propre, le gain de temps est considérable.
Vous souhaitez réduire la charge administrative liée à la gestion de vos contrats courts ? Primobox vous propose une solution de dématérialisation RH adaptée et vos enjeux. Facilement intégrable dans votre écosystème SIRH, elle vous permet de réduire le temps alloué aux tâches à faible valeur ajoutée. Automatisez la collecte des documents nécessaires à la contractualisation, la rédaction des contrats de travail, leur envoi pour signature, les relances des salariés ainsi que la mise à disposition de tous les documents liés à l’embauche.
Pour passer à la vitesse supérieure avec vos contrats courts, contactez-nous.
Sources :
Bulletin de paie électronique : faut-il obtenir l’accord des salariés pour le mettre en place ?
Vous envisagez de dématérialiser les bulletins de paie de vos salariés mais vous vous demandez si vous avez l’obligation de recueillir leur consentement auparavant.
En un mot, la réponse est « non ». Mais nous avons l’intuition que cette réponse courte ne satisfera pas votre curiosité professionnelle.
Découvrez notre éclairage pour passer aux fiches de paie électroniques sans faire de faux pas !
Sommaire :
- Un cadre légal favorable à la dématérialisation du bulletin de salaire par défaut
- Dématérialiser les fiches de paie sans l’aval des salariés : quels bénéfices ?
- La dématérialisation des fiches de paie par défaut : le retour d’expérience de Clariane France
- Nos conseils pour accompagner les salariés réfractaires au bulletin de salaire électronique
Un cadre légal favorable à la dématérialisation du bulletin de salaire par défaut
Jusqu’en 2016, l’employeur devait obligatoirement obtenir l’accord préalable des salariés pour mettre en place le bulletin de paie électronique. Aujourd’hui, cette obligation n’est plus d’actualité. Pourtant, le doute subsiste dans les esprits de nombreux professionnels RH.
Concrètement, depuis l’entrée en application de la loi Travail le 1er janvier 2017, l’aval des collaborateurs n’est plus nécessaire. L’employeur peut choisir de dématérialiser les fiches de paie par défaut et de façon unilatérale. Ainsi, le bulletin dématérialisé est devenu la norme, et le bulletin papier, l’exception.
Chaque salarié peut en revanche s’opposer individuellement à recevoir ses bulletins électroniquement s’il le souhaite. A ce moment-là, l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour modifier le mode d’envoi au profit du format papier. Il est donc important de s’assurer que la solution retenue permette de gérer les refus des salariés. Dans les faits, les salariés doivent pouvoir revenir au papier facilement depuis leur coffre-fort numérique ou en sollicitant leur service RH.
Autre obligation liée au bulletin de paie électronique : l’employeur doit informer ses salariés du passage à la dématérialisation au minimum un mois avant le premier envoi. Il doit également les prévenir de leur droit de s’y opposer.
Dématérialiser les fiches de paie sans l’aval des salariés : quels bénéfices ?
Si d’un point de vue légal, il n’y a aucune obligation de demander l’aval de vos salariés, quels sont pour autant les avantages de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie par défaut ?
Tout d’abord, le fait d’ouvrir un coffre-fort pour tous les salariés permet de lever certaines barrières pour les plus réfractaires à la digitalisation. En préconisant de se rendre sur la plateforme pour refuser la dématérialisation, l’employeur s’assure que chaque salarié s’y connecte au moins une fois. C’est une occasion pour chacun de s’apercevoir de la simplicité d’usage de la solution retenue.
Parallèlement à cela, la dématérialisation par défaut permet de poser les jalons pour la suite de votre projet digital RH. Ainsi, il y a fort à parier que vous ayez choisi de commencer par digitaliser vos bulletins de salaire avant de généraliser cela à l’ensemble de vos documents RH (notes d’informations, relevés d’heures, soldes de tout compte…). Dans ce cas, sachez que ces documents ne sont pas soumis aux mêmes obligations que les fiches de paie. L’employeur peut choisir de les envoyer au format digital sans proposer d’alternative papier. Ainsi, vos salariés s’étant déjà connectés au moins une fois à leur coffre-fort seront plus susceptibles d’aller y consulter vos communications RH par la suite. Vous créez ainsi une habitude autour du coffre-fort électronique.
La dématérialisation des fiches de paie par défaut : le retour d’expérience de Clariane France
Dans le cadre de son projet de bulletin de paie électronique initié en 2022, Clariane France a fait le choix de passer l’ensemble de ses 25 000 salariés en dématérialisation par défaut. Une décision qui faisait partie d’un vaste travail d’acculturation au digital pour les salariés les plus éloignés des outils numériques dans leur quotidien.
Stéphanie Gaston, Responsable Projet RH de Clariane France, explique ce choix : « Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient pas d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. »
Pour en savoir plus, découvrez l’intégralité du témoignage de Clariane France. Stéphanie Gaston y propose un retour d’expérience complet sur la mise en place du bulletin de paie électronique dans un contexte de fracture numérique.
Nos conseils pour accompagner les salariés réfractaires au bulletin de salaire électronique
Si vous faites le choix de dématérialiser vos bulletins de paie sans recueillir l’aval de vos salariés, attention toutefois à ne pas négliger la communication autour de ce projet.
Commencez par mettre au point des actions adaptées à vos objectifs et au contexte de votre entreprise. Si vous décelez une fracture numérique dans votre entreprise, n’hésitez pas à accompagner vos salariés les moins à l’aise avec l’informatique pour les aider à prendre en main l’outil : démonstrations, hotline, ateliers d’aide à la connexion, webinars… De nombreuses initiatives peuvent vous permettre d’embarquer en douceur les salariés les plus réfractaires au changement.
Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, n’oubliez pas d’intégrer le CSE dans votre démarche. Si vous n’avez aucune obligation de leur demander leur accord en amont, les représentants du personnel apprécieront toutefois d’être consultés et pourront même se révéler être de vrais alliés ! Prévoyez des sessions de questions / réponses pour lever leurs doutes potentiels sur la confidentialité des données collaborateurs par exemple.
Enfin, pour encourager les salariés à se connecter à leur coffre-fort numérique, appuyez-vous sur des salariés ambassadeurs sur le terrain : référents RH, managers… plusieurs profils peuvent se révéler être de précieux atouts dans votre projet digital RH.
La mise en place du bulletin de paie électronique est un enjeu pour votre organisation ? Découvrez notre solution de dématérialisation RH.
Clariane : un projet de dématérialisation RH ambitieux dans un contexte d’acculturation au digital
25 000
collaborateurs
(CDD et CDI)
400
établissements
à travers toute la France
73%
des salariés ont opté pour
le bulletin de paie électronique
En 2022, Clariane France, acteur majeur du domaine de la santé, a fait le choix de mettre en place le bulletin de paie électronique pour ses 25 000 collaborateurs. Stéphanie Gaston, Responsable projet RH France, revient sur les étapes du projet et fait le point sur l’accompagnement proposé par Primobox.
Un processus de distribution des bulletins de paie papier source d’insatisfaction
Plusieurs raisons ont motivé la décision du groupe Clariane de passer au bulletin de paie électronique, comme l’explique Stéphanie Gaston, Responsable projet RH France : « La première source d’insatisfaction en interne était liée aux délais de distribution des bulletins papiers. Nous avions externalisé l’éditique mais les salariés ne recevaient leur bulletin à domicile que vers le 15 du mois ce qui engendrait des mécontentements. Nous avions aussi des problèmes de livraison avec des adresses postales inexactes. L’objectif n°1 était donc de garantir des délais de livraison beaucoup plus courts. Notre deuxième enjeu était lié à la sécurisation de la remise du bulletin à chaque destinataire. Nous pouvions rencontrer des problèmes de confidentialité puisque nous faisions des envois simples, ce qui générait, là encore, des insatisfactions. Troisième chose, nous voulions entrer dans la modernité car la ditribution des fiches de paie papier se fait de moins en moins. Régulièrement, nous avions de nouveaux collaborateurs qui nous remontaient pendant leur processus d’intégration qu’ils étaient surpris que Clariane ne propose pas de coffre-fort électronique à ses salariés. Enfin, nous avions un enjeu en termes de coûts. Avec l’inflation et la hausse des tarifs d’affranchissement, l’expédition des bulletins papiers nous coutait très cher. »
Les 4 raisons de Clariane France de passer au bulletin de paie électronique :
- Réduire les délais de distribution
- Renforcer la confidentialité des bulletins
- Moderniser la marque employeur
- Réduire les coûts de distribution
Un travail d’acculturation au digital nécessaire pour dépasser l’objectif initial
En initiant son projet de dématérialisation RH, Clariane France a tenu compte des différentes populations de salariés pour fixer un objectif atteignable. « Nous projetions d’atteindre au minimum 60% de bulletins de salaire dématérialisés. Finalement nous avons atteint bien plus puisque 73% de nos salariés reçoivent leurs fiches de paie dans leur coffre-fort en ligne. Au départ, nous tenions à être prudents dans nos estimations puisque nous avons une population majoritairement peu à l’aise avec l’informatique, notamment en établissements. De nombreux salariés sont vraiment très éloignés de tout l’environnement digital au quotidien, y compris des smartphones et n’ont pas d’adresse email par exemple. »
Ayant identifié que la fracture numérique qui existait au sein de son personnel pouvait freiner le projet de dématérialisation RH, le groupe Clariane a réalisé un véritable travail d’acculturation au digital. « Les référents RH de nos 400 établissements ont accompagné les salariés pour toutes les démarches au quotidien et notamment pour la création et la gestion d’une adresse email. C’était une étape nécessaire pour mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie. Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. »
En effet, les ambitions de digitalisation RH du groupe Clariane ne s’arrêtent pas là. Aujourd’hui, Clariane France mise sur la dématérialisation de l’ensemble des documents RH pour créer une habitude autour du coffre-fort, y compris pour ses salariés éloignés du digital : « Le bulletin de paie a été la première étape mais depuis l’année dernière, nous envoyons aussi nos communications RH en format électronique. Nous ne faisons plus d’envoi papier, c’est 100% digital. Pour nous, c’est l’occasion d’inciter les référents RH à aller encore plus loin dans l’accompagnement des salariés qui craignent de mettre en place le coffre-fort électronique pour recevoir leur bulletin de paie. Le fait de recevoir les communications RH dans le coffre est moins perturbant pour les équipes puisqu’il y a moins d’enjeu sur ces documents, c’est moins sensible que le bulletin de paie. Donc c’est une manière d’inciter les salariés à se connecter à leur coffre pour leur montrer l’intérêt de cet outil. Petit à petit, certains salariés qui étaient réfractaires peuvent être tentés de passer au bulletin de paie électronique. »
Stéphanie Gaston considère que ce travail d’acculturation au digital relève d’une responsabilité de l’employeur vis-à-vis des populations en situation de fracture numérique : « Dans notre société actuelle, tout est de plus en plus digitalisé. Quand on regarde les administrations et les autres services d’État, que ce soit la sécurité sociale, la CAF ou les impôts, tout se fait de manière dématérialisée aujourd’hui. Donc il faut savoir utiliser internet et avoir une adresse email. Le coffre-fort permet donc d’apporter une petite pierre à l’acculturation digitale de nos salariés, ce qui leur sert ensuite pour toutes leurs démarches personnelles. »
La mise en place d’un vaste plan de communication interne
Au-delà de cette démarche d’acculturation qui ciblait spécifiquement les collaborateurs les moins à l’aise avec l’informatique, Clariane a misé sur un plan de communication ambitieux pour prévenir l’ensemble des salariés du passage au bulletin de paie électronique.
« Nous avons commencé à communiquer en interne environ 2 mois avant la mise en place de la solution en procédant par lots. Nous avons commencé par les sièges en juillet 2022 pour faire un essai sur une population plutôt alerte avec ce type d’outils. Puis, à partir d’octobre/novembre, nous avons enchainé avec le déploiement dans les établissements. Je pense que la communication autour d’un tel projet doit être à la fois rassurante et participative. L’idéal est de faire des démonstrations de la plateforme et de répondre aux questions des collaborateurs car c’est ce qui permet de lever les doutes et les inquiétudes. Concrètement, nous avons mené une campagne de communication auprès de l’ensemble de nos instances représentatives du personnel, dont notre CSEC [CSE Central, NDLR], nos 8 CSE et les RPX [représentants de proximité, NDLR] situés dans nos 400 établissements. Le but était de les informer que nous allions mettre en place la digitalisation des bulletins de paie avec Primobox. C’était important pour nous que les élus sachent qui serait le prestaire pour qu’ils puissent se projeter. L’annonce a été très bien accueillie. Nous avons donné la possibilité à nos représentants du personnel de nous poser leurs questions lors de webinaires. Ils nous ont par exemple challengés sur la confidentialité des documents déposés par les salariés dans leur coffre. Ils voulaient avoir la garantie que l’employeur ne voyait pas ces documents. Nous avons alors pu les rassurer sur ce point. »
Une fois le CSE averti, l’équipe projet de Clariane France a misé sur différents canaux de communication pour s’assurer que le message soit vu par tous les salariés du groupe. « Nous avons utilisé des webinaires pour collecter les questions et constituer des FAQ. Nous avons aussi mis en place une sorte de bibliothèque digitale dans laquelle nos collaborateurs retrouvent les différents supports de communication qui ont été diffusés à l’époque, comme les flyers par exemple. Au moment de la mise en place, nous avons pu compter sur l’équipe support de Primobox, mais nous avons aussi assuré une hotline en interne. Il y avait une personne dédiée pour répondre aux questions des établissements et des référents RH. »
Le plan de communication déployé par Clariane France a permis de lever les freins potentiels chez ses salariés. Toutefois, aujourd’hui, la conduite du changement n’est pas terminée : « Notre responsable de la coordination réseau sur les questions de paie assure des réunions mensuelles avec les référents RH. Elle rappelle régulièrement l’obligation de prévenir les nouveaux collaborateurs qu’ils vont recevoir leurs fiches de paie dans leur coffre-fort. La bibliothèque digitale que nous avons mise en place avec tous les supports de communication fait aussi partie de cette démarche. Elle permet d’informer les nouveaux collaborateurs qui nous rejoignent. »
S’appuyer sur des salariés ambassadeurs pour renforcer la conduite du changement RH
Pour accroître la portée du dispositif de communication autour de la dématérialisation du bulletin de paie, le groupe Clariane a pu s’appuyer sur un réseau d’ambassadeurs internes.
« Notre activité étant découpée en 23 régions, nous avons 23 RRH Régionaux et 2 DRH Opérations qui nous accompagnent dans le relais des projets. De la même façon, nous nous appuyons sur une quarantaine d’ambassadeurs paie répartis dans nos établissements en France. Nous avons donc en quelques sortes croisé les feux et avons pu compter à la fois sur des personnes issues de la direction RH et sur des interlocuteurs qui travaillent quotidiennement avec leurs propres collègues dans les différentes régions. Ces équipes d’ambassadeurs nous ont permis d’accompagner le changement. Aujourd’hui, nous reproduisons cette organisation dans le cadre de nos différents projets de digitalisation RH, y compris la robotisation qui est notre enjeu 2024. »
Comment réussir votre conduite du changement RH ?
Des bénéfices concrets liés au bulletin de paie électronique
Pour le groupe Clariane, le projet de dématérialisation RH représente un succès sur plusieurs plans. Les objectifs fixés en début de projet ont ainsi été largement atteints.
Stéphanie Gaston explique : « Le premier bénéfice concerne les délais de réception par les salariés. Ils sont sans comparaison avec notre ancien système car le salarié reçoit son bulletin le jour où il est disponible pour les RH. Aujourd’hui, à partir du moment où les bulletins de paie sont disponibles, ils sont aussitôt déposés sur le sFTP. Nous savons qu’ils partent tout de suite dans les coffres-forts des salariés, Alors qu’auparavant, nous étions tributaires d’un prestataire qui faisait les expéditions sous 48 heures minimum.
Le deuxième bénéfice a trait à la sécurisation, puisqu’on sait que le bulletin est remis à un utilisateur qui pourra y avoir accès par son adresse email. On n’a plus la problématique des bulletins qui parcourent la France et pour lesquels on ne peut pas savoir s’ils ont atteint leur destinataire.
Nous avons aussi un bénéfice économique puisque les coûts de préparation et d’expédition sont moindres désormais. Il nous reste une marge de manœuvre sur ce plan-là puisqu’aujourd’hui nos courriers d’activation du coffre-fort électronique partent en papier. Le jour où nous passerons à un envoi par email, ce poste de dépenses sera encore réduit. »
Enfin, Stéphanie Gaston pointe du doigt l’avantage que représente l’automatisation des flux : « Nous avons mis en place le dépôt automatique de notre référentiel salariés, de nos bulletins de paie et de nos BSI via sFTP principalement pour une question de volume. En effet, nous avons deux campagnes par mois : une campagne régulière en fin de mois et une qui concerne les soldes de tout compte qui part entre le 5 et le 10 du mois. Celle-ci occasionne des volumes très importants puisque nous avons plus de 200 000 CDD à l’année donc autant de soldes de tout compte. »
Une relation de proximité et de confiance avec les équipes de Primobox
« Primobox nous a accompagné avec une vraie proximité. Quand nous avions des questions, nos Chargées de Relation Client Célia et Mathilde revenaient vers nous avec une réponse immédiate. Elles ont toujours été hyper réactives que ce soit pendant la phase projet ou celle de run. Encore aujourd’hui, le projet est terminé mais quand nous posons des questions, les réponses sont très rapides. Nous sommes très satisfaits de la manière dont le projet a été mené. On peut vraiment parler de ‘’business partenariat’’.
Si on se rend compte qu’une fonctionnalité nous manque, parce que ça peut arriver, ça fait toute la différence d’avoir une équipe réactive. Nous savons que le sujet est pris en main et qu’on va nous proposer des solutions en attendant que la fonctionnalité soit développée.
Nous avons ressenti la réactivité des équipes dès les premiers échanges, mais plusieurs autres critères ont joué au moment où nous avons choisi Primobox. Nous avons par exemple apprécié la souplesse d’utilisation de la plateforme. Nous voulions un outil qui soit simple. La disponibilité du coffre-fort dans une application mobile a aussi été un plus. En termes d’acculturation au digital c’était important pour nous. On s’est dit qu’il y avait de fortes chances pour que les populations qui n’ont pas d’ordinateur à disposition aient un smartphone. Enfin, nous avons particulièrement apprécié le fait de pouvoir co-construire, avec les équipes de Primobox, la fonctionnalité de collecte de documents qui n’existait pas au départ.
Aujourd’hui la fonctionnalité est prête à être déployée, mais nous devons avancer en interne sur notre projet de robotisation du processus d’embauche avant de la mettre en place. Notre objectif est de simplifier ce processus à la fois pour nos candidats et pour nos référents RH qui sont chargés de suivre l’évolution du dossier candidat. La collecte de documents va grandement y contribuer. »
Intelligence artificielle : nouvelle donne pour les RH en 2024
Véritable enjeu RH de l’année 2024, l’intelligence artificielle fascine les acteurs de la profession aussi bien qu’elle les inquiète.
Intégrer des programmes permettant de simuler l’intelligence humaine dans les processus RH est bien sur porteur de promesses, notamment en termes de productivité. Pourtant, ces perspectives enthousiasmantes ne doivent pas occulter la profonde transformation qu’impose l’IA à l’ensemble de la fonction Ressources Humaines.
- Quelles sont les missions RH concernées par l’IA en 2024 ?
- Quels sont les bénéfices que la fonction RH peut attendre de cette innovation ?
- À quels risques la fonction doit-elle se préparer pour accueillir l’IA sereinement ?
Eléments de réponse dans notre article !
Sommaire :
L’IA s’invite dans la plupart des processus RH
L’intelligence artificielle permet aujourd’hui d’automatiser un grand nombre de processus RH, et ce, tout au long du parcours des collaborateurs.
Le recrutement et la sélection de candidats
C’est probablement la première mission pour laquelle les RH se sont appuyés sur l’intelligence artificielle, parfois sans le savoir. L’usage de la programmatique RH en est un bon exemple. Ce procédé qui consiste à diffuser de manière ciblée des offres d’emploi et des messages marque employeur auprès de candidats potentiels sur des espaces publicitaires disponibles en ligne, est utilisé en France depuis 2015. Il repose sur des algorithmes de Deep Learning, un sous-ensemble de l’IA.
Mais ce n’est pas tout. Côté rédaction d’annonce d’emploi, là aussi, l’IA se place au service des recruteurs. A l’instar d’Indeed qui a récemment intégré une IA générative d’offres d’emploi dans sa plateforme. Après avoir obtenu les réponses aux questions clés concernant le poste à pourvoir, l’outil est ainsi capable de proposer une annonce sur-mesure.
Autre cas d’usage lié au recrutement : celui de l’évaluation des candidats. Qu’il s’agisse de déceler des soft skills ou des hard skills, l’IA permet de reproduire des mises en situation pré-embauche aussi bien que des tests techniques dont les résultats viendront appuyer la décision du recruteur.
L’onboarding
Une fois les talents recrutés, les algorithmes peuvent venir en soutien des RH en créant des programmes d’intégration sur-mesure. Certains outils proposent ainsi de s’appuyer sur une analyse des préférences, des antécédents professionnels et des compétences des nouvelles recrues pour leur suggérer les bonnes ressources au bon moment.
Quelle que soit la qualité du parcours d’onboarding, les nouveaux collaborateurs sont amenés à poser de nombreuses questions au service RH pendant cette période : contrat, mutuelle, convention collective, rémunération, notes de frais… Chaque tâche administrative amène potentiellement plusieurs interrogations. Là encore, l’IA est en mesure d’apporter une solution concrète notamment à travers l’usage de bots. Ces systèmes de réponse automatisée qui reposent sur des IA génératives permettent aux collaborateurs d’obtenir des réponses rapides à leurs questions.
La gestion des talents et la mobilité interne
L’un des atouts de l’IA est d’être capable d’analyser rapidement des données venant de plusieurs sources. Appliquées dans le champ des RH, ces fonctionnalités permettent de croiser les informations concernant la performance des collaborateurs pour réaliser des bilans de fin d’année. Un excellent point de départ pour identifier les potentiels et proposer à chaque collaborateur un parcours ciblé en fonction de ses compétences et aspirations professionnelles.
En confrontant ces résultats avec des informations externes, telles que les données liées au marché de l’emploi, les RH peuvent aussi accéder à des prévisions de recrutement et de formation qui viennent renforcer leur démarche de gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC).
L’IA au service de la performance RH
Une meilleure efficacité des équipes RH
Nous l’avons vu, l’un des principaux avantages de l’IA est de pouvoir traiter des volumes importants de données beaucoup plus rapidement qu’un humain. Déchargés du travail de recherche, de synthèse et de vérification, les RH sont en mesure de prendre des décisions beaucoup plus rapidement. Dans les faits, 85% des employeurs qui utilisent l’IA déclarent avoir réalisé des économies de temps et renforcé leur efficacité1. En s’appuyant sur les outils adéquats, le service RH peut alors s’affranchir des tâches les plus chronophages. Au-delà de la productivité gagnée, à terme, les économies financières peuvent s’avérer importantes.
Une position stratégique renforcée au sein de l’entreprise
Forts d’une plus grande efficacité, les professionnels des Ressources Humaines ayant recours à l’IA peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le temps gagné peut alors être consacré à l’alignement entre la feuille de route RH et la stratégie de l’entreprise. En fonction des priorités annoncées par la Direction Générale, la DRH pourra mettre l’accent sur la fidélisation des talents ou sur la marque employeur par exemple.
L’IA contribue aussi à renforcer la position stratégique des Ressources Humaines au sein de l’organisation en permettant les prises de décisions dites « data driven ». Les algorithmes se chargent de traiter les données brutes et de les travailler pour mieux comprendre les talents. Sur la base de ces résultats, les RH sont en mesure de faire des propositions pour améliorer la performance globale de l’entreprise ce qui renforce leur crédibilité en interne.
Autre atout, en s’éloignant des tâches chronophages, le service RH retrouve une marge de manœuvre pour se concentrer sur la gestion de l’humain. En interne, le rôle du service RH se trouve valorisé aux yeux des collaborateurs et de la Direction.
Des décisions plus objectives de la part des RH
En s’appuyant sur l’IA pour analyser des données concernant les candidats et les collaborateurs, les RH s’affranchissent de leurs propres biais cognitifs. Contrairement à un humain, les algorithmes n’ont pas d’a priori ou d’idées préconçues. Utilisés pour analyser des CV ou des lettres de motivation, ils peuvent par exemple apporter plus de diversité dans les recrutements. De même dans le cadre de l’évaluation des performances des collaborateurs en poste, les décisions prises sur la base des recommandations d’une IA peuvent apporter plus d’objectivité.
Une meilleure anticipation des départs et moins de turnover
Sur le plan opérationnel, l’IA peut aussi venir en soutien de la fonction RH en lui permettant d’améliorer la fidélisation des talents. La performance, l’engagement et la satisfaction des collaborateurs fournissent de nombreuses données sur leur trajectoire. Soumises à un algorithme, elles sont rapidement analysées et permettent d’identifier les prochains départs. Les indicateurs monitorés par les RH permettent alors de mettre en place des actions en faveur de la rétention des talents. A la clé : moins de turnover et des collaborateurs plus engagés.
Malgré ces perspectives réjouissantes liées à l’IA, n’oublions pas que toute innovation technologique doit donner lieu à une réflexion sur ses implications. Ainsi, sans nécessairement parler de dangers avérés pour les RH et les entreprises, il est au moins nécessaire de se questionner sur différents plans.
Les risque de l’IA appliquée aux RH
Fuites de données, le cloisonnement est la clé
En plus de se nourrir des informations disponibles sur le web, les IA générative telles que ChatGPT capitalisent sur les informations saisies par leurs utilisateurs. Ainsi, un gestionnaire RH peut, au même titre que n’importe quel autre salarié, diffuser des informations sensibles sur son entreprise en les fournissant à l’outil. Il n’a alors pas obligatoirement conscience de contribuer à une fuite de données, n’étant pas suffisamment informé sur les risques associés à son comportement. Pour garantir la confidentialité des données, les entreprises doivent se tourner vers des solutions d’IA cloisonnées, c’est-à-dire dédiées à leur activité, voire dans certains cas, vers le développement de solutions internes.
Biais de sélection, l’humain doit garder la main
Nous l’avons vu, l’IA permet de s’affranchir des biais cognitifs. Attention toutefois à ne pas prendre les propositions formulées par l’outil pour argent comptant. Les RH doivent impérativement garder un œil sur les résultats pour détecter d’éventuels biais qui pourraient se développer au fur et à mesure que l’algorithme analyse des données.
Ainsi, dans le cadre d’un recrutement, on pourrait imaginer qu’un algorithme détecte que les candidats issus d’une ville en particulier ne sont jamais recrutés. Il pourrait alors être tenté de les écarter de sa sélection dès le départ. Un raisonnement qui peut sembler logique pour une intelligence artificielle, mais qui est pourtant loin d’être conforme à la réglementation européenne en la matière.
Selon l’article 22 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) « La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé […] produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire. »
Autrement dit, dans le cadre d’un recrutement ou de toute autre prise de décision concernant un candidat ou un collaborateur, un membre de l’équipe RH doit impérativement garder la main. Toute personne décelant qu’une décision l’affectant a été prise sans intervention humaine est en droit de s’y opposer.
Cette obligation a été confirmée par l’AI Act, adopté par le Parlement européen en juin 2023. Cette loi, qui vise à mieux réguler l’utilisation de l’intelligence artificielle, établit un spectre de risques allant de « minime » à « inacceptable » sur lequel sont répartis tous les cas d’usage. Le texte classe notamment toutes les IA appliquées au recrutement et à la gestion des salariés entre ces deux extrémités, dans la catégorie « à haut risque ». Cette classification est justifiée par le fait que ces systèmes « peuvent avoir un effet sur la carrière future et la vie des personnes concernées ». Elle n’interdit pas l’utilisation des outils reposant sur l’IA dans la fonction RH mais elle incite à mettre des garde-fous en place. Parmi les préconisations : davantage de transparence et une décision finale revenant à l’humain.
Risque d’erreur et confiance aveugle
Le développement rapide de l’IA et le battage médiatique que cela suscite peuvent conduire à un emballement dans son utilisation. Les collaborateurs, RH ou non, ont tendance à accorder une confiance excessive aux résultats proposés par les IA. D’après une étude BCG, lorsque les collaborateurs utilisent l’IA pour des problèmes complexes qui sortent de leur champ de compétences, leurs performances baissent d’environ 23%2 en comparaison avec celles obtenues sans le recours à la technologie.
La formation interne, une nécessité pour accompagner le développement des IA en entreprise
Plusieurs risques associés à l’IA pèsent sur les RH. Toutefois, en dézoomant un peu, on constate que les enjeux de sécurité et d’éthique concernent en réalité tous les métiers de l’entreprise. Pallier ces risques nécessite donc de faire de la formation et de la prévention auprès des collaborateurs. Une mission qui fait justement partie du giron des Ressources Humaines.
Former le service RH et tous collaborateurs pour développer leur sens critique
Si l’utilisation d’une IA n’éradique pas toujours le risque d’erreur, les RH ont alors un rôle à jouer dans la formation des équipes. Il est crucial de les sensibiliser au fait qu’un algorithme, et a fortiori une IA générative, peut commettre des erreurs et qu’ils doivent donc être en capacité de prendre du recul par rapport aux résultats qui leur sont soumis.
Accompagner la transformation des métiers de l’entreprise
L’IA redéfinit progressivement les rôles et les missions dans tous les services l’entreprise. Les RH ne sont pas les seuls concernés. Des métiers aussi divers que les développeurs web, commerciaux, manutentionnaires, professionnels du marketing, du juridique ou encore de la relation client sont d’ores et déjà impactés. Le rôle des RH est alors d’accompagner les collaborateurs en continu dans la transformation de leur profession. Pour cela, pourquoi ne pas créer des programmes de formation adaptés pour aider les salariés à intégrer ces innovations dans leur quotidien ?
Sensibiliser en interne sur les enjeux éthiques et de sécurité liés à l’IA
67%3 des dirigeants estiment qu’il est nécessaire d’être plus vigilants en ce qui concerne les implications éthiques de l'IA. En tant que garant des valeurs, de la culture d’entreprise et du niveau de compétence des collaborateurs, le service RH doit encourager à adopter des comportements responsables en fonction des avancées technologiques.
Il peut alors être intéressant d’organiser des sessions de formation permettant des mises en situations dans lesquelles l'application de l'IA pourrait engendrer des dilemmes éthiques ou des risques réglementaires.
En résumé, comprenons bien que l’intelligence artificielle revêt deux enjeux cruciaux pour les RH. Ils doivent à la fois :
Appréhender les transformations que l’IA implique dans le cadre de leurs propres fonctions et s’y adapter,
Anticiper celles qui s’imposent à l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur service, et les accompagner.
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Loi DDADUE & informations à fournir aux salariés : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Depuis le 1er novembre 2023, les employeurs ont vu s’allonger la liste des informations qu’ils doivent communiquer à leurs salariés au moment de l’embauche. Si certaines informations figuraient déjà jusque-là sur le contrat de travail ou sur le bulletin de salaire, la loi DDADUE (Diverses Dispositions d'Adaptation au Droit de l'Union Européenne) impose désormais aux entreprises de fournir à leurs nouvelles recrues des informations complémentaires. L’objectif de cette loi est la mise en conformité du droit français avec le droit de l’Union européenne dans plusieurs domaines, dont celui du travail1.
Quelles informations l’employeur doit-il fournir aux salariés au moment de l’embauche ?
Au total, lors de l’embauche, l’employeur doit désormais fournir 14 informations à ses collaborateurs. Certaines doivent être communiquées dans un délai de 7 jours calendaires après le premier jour travaillé, tandis que d’autres sont à délivrer sous un mois.
Voici les 8 informations à communiquer au nouveau salarié sous 7 jours à partir de sa date d’embauche :
- l’identité des deux parties (l’employeur et le salarié)
- le lieu ou les lieux de travail (ainsi que l’adresse de l’employeur si elle est différente)
- l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
- la date d’embauche
- s’il s’agit d’un CDD, la date de fin ou la durée prévue
- la durée et les conditions de la période d’essai
- le détail de la rémunération (dont les majorations pour les heures supplémentaires, la périodicité et les modalités de paiement)
- la durée de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle et ses modalités
6 informations supplémentaires sont à fournir au nouveau salarié dans un délai d'un mois :
- s’il s’agit d’un contrat de travail temporaire, le nom de l’entreprise utilisatrice
- le droit à la formation assuré par l’employeur
- la durée des congés payés ou ses modalités de calcul
- la procédure applicable en cas de rupture du contrat de travail
- les conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise
- les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié et les contrats de protection sociale complémentaire dont il bénéficie
Comment délivrer les informations obligatoires aux salariés au moment de l’embauche ?
L'employeur a l’obligation de communiquer ces 14 informations par écrit, dans un ou plusieurs documents, qui doivent être différents du contrat de travail.
Elles peuvent être transmises sous format papier ou électronique.
Si c’est le format papier qui est retenu, alors l’employeur doit choisir un moyen conférant date certaine. En revanche, si l’employeur choisit de dématérialiser ces documents, il doit respecter 3 conditions :
- le salarié doit pouvoir accéder aux informations transmises par voie électronique,
- il doit pouvoir les enregistrer et les imprimer,
- l’employeur doit conserver un justificatif de leur transmission ou de leur réception.
À noter : La solution DEMAT RH de Primobox vous permet de transmettre tous types de documents professionnels à vos salariés lors de l’embauche et tout au long de la relation contractuelle. Ils y accèdent ensuite de manière sécurisée dans leur coffre-fort en ligne myPrimobox, sans limite de durée. Grâce à DEMAT RH, vous pouvez donc envoyer à vos nouveaux collaborateurs un ou plusieurs documents dématérialisés contenant l’ensemble des informations obligatoires imposées par la loi DDADUE.Nos équipes sont à votre disposition pour vous renseigner. Contactez-nous
Sondage : L’impact de l’Intelligence Artificielle dans la fonction RH🎯
Nous vous remercions pour votre temps. L’équipe Primobox – Septeo Human Resources.