Anne-Claire Thao

Ambiance au sein d’une équipe, reconnaissance du travail accompli, ou encore respect des règles de base de la vie en communauté ; chacun a sa vision du bien-être. Quelle que soit sa façon de penser ou ses attentes, la bonne entente dans une relation professionnelle est le premier pas vers une aisance au travail.
Nous passons en moyenne 180 heures par mois avec nos voisins de bureaux ou d’open space, il est donc indispensable que ces moments se passent dans les meilleures conditions possibles.
Il est vrai qu’il est compliqué de tisser des liens avec ses collègues quand les pauses déjeuner se font devant son écran ou en 10 minutes, que la journée est rythmée par des réunions et des appels clients. Prendre quelques minutes de plus au déjeuner pour vous retrouver tous autour d’une table, parler de ses passions ou prendre vos pauses café ensemble, ces petits changements permettent de diminuer les effets du stress et de repartir du bon pied pour continuer la journée.

Chez Primobox, nous avons récemment accueilli de nouveaux collaborateurs et nous nous sommes rendu compte que nous partagions un goût commun pour le sport. Naturellement, des groupes de sportifs se sont formés pour pratiquer une activité après les heures de travail. Course à pied, aquabike ou encore escalade, les initiatives sont nombreuses et permettent à l’équipe de se retrouver dans un cadre moins formel. En plus de favoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs, ces rendez-vous nous permettent d’échanger sur un sport qui nous passionne et d’apprendre à nous connaître.

Pour continuer, évoquons maintenant le domaine de la santé. Qui n’a jamais entendu de la part de son médecin ou à la télévision, le fameux conseil “Mangez 5 fruits et légumes par jour” pour être en bonne santé ? Que vous fassiez partie des personnes préparant son déjeuner pour le bureau ou que vous mangiez dans une cafétéria ou à la maison, c’est toujours un défi de respecter à 100% les pratiques recommandées. Par ailleurs, les viennoiseries du matin pour fêter des évènements importants sont difficilement qualifiables de riches en vitamines C !

Tous les mardis, c’est avec impatience que nous attendons la cagette de fruits qu’une entreprise locale nous livre directement chez Primobox. Variés et de saison, nous avons des fruits pour toute la semaine. En fin de repas, au goûter ou en encas avant une séance de sport, ils nous permettent parfois de profiter d’une pause avec nos collègues. Et si jamais il en reste le vendredi avant de partir en week-end, une âme charitable se met aux fourneaux pour en faire un gâteau, un cake ou une tarte.
Même si ces colis représentent un investissement, il est tout à fait possible de réguler la fréquence des livraisons et la quantité de fruits que l’on souhaite recevoir.

Enfin, le bien-être ne se résume pas seulement aux relations entre collègues et à la santé. L’environnement de travail en lui-même a une importance primordiale dans la qualité de vie des salariés. Des actions simples et sans dépenses excessives peuvent améliorer le quotidien, que vous soyez dans une TPE ou un grand groupe, dans un bureau ou un open-space. Il est tout à fait possible d’agrémenter son espace de travail.

Chez Primobox, nous avons récemment investi dans des sièges-ballons et des tablettes pour travailler debout. Nous passons la majorité de notre temps sur des sièges de bureaux confortables mais qui donnent une mauvaise posture à notre dos et globalement à tout notre corps. Ces deux accessoires nous permettent de varier les positions au quotidien et de fait, de mieux satisfaire notre corps. Et pour l’avoir testé, nous avons constaté qu’ils musclent les abdos et le dos !
Des petites plantes sont aussi venues accompagner nos écrans. Et pas besoin d’avoir la main particulièrement verte, un arrosage une fois par semaine suffit.

Votre bien-être et celui de vos collaborateurs ne dépend pas que de la structure de l’entreprise. Même si un grand groupe pourra plus facilement et plus rapidement mettre en place des actions (tickets restaurant, chèques vacances, bureaux ergonomiques), en réaliser une à la fois est déjà suffisant. En accord avec la direction et les salariés, il est aussi possible de proposer des jours de télétravail. C’est une pratique de plus en plus répandue qui permet un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie de famille. Les actions que nous avons mises en place chez Primobox n’ont pas été faites du jour au lendemain. Une année et demie s’est écoulée depuis le premier changement, de nouveaux collaborateurs et des nombreuses initiatives personnelles s’y sont invités.

* selon une étude réalisée en 2018 par Ayming : Le 10ème baromètre de l’absentéisme et de l’engagement

Contrairement aux idées reçues, dématérialiser vos processus RH n’est pas complexe ou long à mettre en place techniquement. Les solutions sont proposées en mode SaaS (Software As A Service) et ne nécessitent aucune intervention technique ! Vous n’avez besoin que d’une connexion internet pour utiliser l’outil. La mise en place se fait rapidement, contrairement à certains logiciels qui nécessitent l’intervention de l’équipe informatique et une gestion de projet dédiée. L’éditeur du logiciel gère pour vous les points techniques (hébergement de la solution, paramétrages spécifiques à votre société, mises à jour, etc.).

Si vous le souhaitez, l’outil peut également être intégré à votre logiciel RH afin de ne présenter qu’une seule interface aux utilisateurs. Vous profitez d’une synergie forte entre vos différents outils RH sans changer vos habitudes.

Dès les premiers jours d’utilisation de votre nouvelle solution de dématérialisation RH, vous constaterez des évolutions considérables dans l’opération de vos tâches quotidiennes. Voici 3 exemples concrets :

• Vous rencontrez des difficultés pour récolter vos contrats de travail et avenants signés en temps et en heure ? Depuis votre interface de dématérialisation RH, vous suivez en temps réel l’avancée des signatures et avez la possibilité de relancer les retardataires en un clic. Les délais de signature sont réduits, le taux de retour des documents s’améliore rapidement.
• Les nouveaux employés vous transmettent leurs pièces justificatives par mail ou en version papier. Vous devez les rassembler, parfois les scanner, puis les classer dans le bon dossier. Grâce à la plateforme, vous avez la possibilité de leur demander de les transmettre au format numérique directement après la signature du contrat. Chaque pièce ira se classer automatiquement et en toute sécurité dans le dossier du nouvel entrant.
• Vous perdez du temps à chercher la bonne information dans les dossiers du personnel ? Grâce au moteur de recherche, retrouvez rapidement les documents ou le dossier salarié dont vous avez besoin. Le suivi de vos dossiers en cours est simplifié. Vous gagnez du temps et améliorez vos processus internes.

Les changements organisationnels enclenchés par la dématérialisation RH vont entraîner des améliorations notables dans vos interactions au sein de votre société. En effet, votre équipe RH sera désormais plus accessible pour vos collaborateurs au quotidien. Ils constateront rapidement un gain d’efficacité et un meilleur suivi de leurs demandes. Vous favorisez l’engagement envers l’entreprise et la fidélité de vos équipes. Offrir une solution moderne et accessible via l’espace de stockage salarié va également dans le sens d’une satisfaction générale des employés. Vous valorisez votre marque employeur en interne.

En conséquence, les Ressources Humaines se recentrent sur leurs missions principales et confortent leur position de partenaire stratégique de la direction. En anticipant les besoins en compétences et en accompagnant efficacement les équipes en place, elle permet à l’entreprise de suivre le cap fixé par ses dirigeants.

Le Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) s’applique à toutes les entreprises. Dès l’instant où vous constituez un dossier collaborateur, vous rassemblez des données personnelles qui doivent rester confidentielles. Il est important de s’assurer que ces données ne soient pas accessibles par des tiers ou des collaborateurs non autorisés à les manipuler ou en prendre connaissance.

Grâce à la dématérialisation RH, les documents sont conservés dans des dossiers électroniques personnels et accessibles seulement par les utilisateurs autorisés. Vous centralisez les données et en sécurisez l’accès, vous respectez le RGPD tout en profitant d’une gestion documentaire simple et efficace.

Enfin, vous sécurisez également le transfert de documents. L’un de vos collaborateurs vous demande de lui renvoyer un bulletin de paie ? Il vous suffit de lui transmettre directement dans son espace personnel grâce à votre outil de dématérialisation RH. Terminés les envois par courrier et leurs délais trop longs. Terminés également les envois par email de documents sensibles contenant des données personnelles (non conformes au cadre légal érigé par la loi Travail et le RGPD).

En signant son contrat de travail électroniquement, le salarié profite des principaux avantages de la dématérialisation dès son arrivée dans l’entreprise : le gain de temps et l’accessibilité. Il n’est plus nécessaire de faire de multiples allers-retours entre les Ressources Humaines et le signataire. Grâce à la signature électronique, les deux parties signent et récupèrent le contrat au format numérique immédiatement, peu importe le lieu et l’heure.

Le contrat sera stocké via DEMAT RH en toute sécurité dans un e-Dossier nominatif avec tous les documents fournis par le collaborateur lors de son entrée dans l’entreprise (cartes d’identité et vitale, RIB, etc.). Ce dossier est confidentiel et accessible seulement par le service des ressources humaines. Il permet un suivi personnalisé des collaborateurs plus simple et efficace, plus satisfaisant.

La dématérialisation permet de diminuer drastiquement les temps de traitement des tâches opérationnelles. L’équipe des ressources humaines est dégagée des missions chronophages à faible valeur ajoutée comme l’impression et la mise sous pli des bulletins de paie ou les relances afin d’obtenir la signature des contrats. Elle peut se recentrer sur son cœur de métier : recrutement, intégration de nouveaux employés, soutien aux managers etc. Les collaborateurs profitent d’une équipe RH mobilisée pour les écouter et les accompagner au quotidien sur des problématiques qui leur sont propres. Un accompagnement adapté est l’une des clés de l’engagement long terme des équipes.

Pour les Ressources Humaines, les documents des salariés et de l’entreprise sont conservés de manière sécurisée et accessibles à tout moment par l’équipe.
Côté salarié, l’espace de stockage numérique myPrimobox bénéficie d’un archivage sécurisé long terme. Les bulletins de paie dématérialisés (mais aussi tous les documents professionnels ou personnels que le salarié souhaite y conserver) sont disponibles à toute heure et 7/7j depuis l’espace personnel de chaque salarié.
Les collaborateurs profitent d’une solution de dématérialisation accessible et souple ainsi que d’un espace de stockage numérique sécurisé offert par l’employeur. Ils le conserveront même s’ils quittent l’entreprise.

Gain de temps, meilleur accompagnement, accessibilité… Grâce à la flexibilité et la réactivité apportées par la dématérialisation, la satisfaction et l’engagement des collaborateurs se renforcent à mesure que leur quotidien se simplifie.

Chaque collaborateur bénéficie gratuitement d’un espace de stockage personnel et sécurisé offert par l’employeur. Les bulletins de paie y sont déposés chaque mois ainsi que tous les documents transmis par l’équipe RH (relevé d’heures, note d’information, etc.). Les bulletins seront conservés en toute sécurité et accessibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur, même si celui-ci quitte l’entreprise.

Les collaborateurs ont déjà adopté de nouvelles habitudes dans leur vie personnelle grâce au numérique. Leurs attentes évoluent, notamment sur l’accessibilité à l’information ou encore sur les délais d’obtention des documents. Sur internet, tout est instantané. L’espace personnel répond à cette demande de réactivité. Le service est accessible 24/24h et 7/7j, les documents sont toujours à portée de clic. En cas de besoin, les Ressources Humaines peuvent renvoyer en quelques secondes au collaborateur un document dont il a besoin.

Le salarié profite également de fonctionnalités avancées comme les connecteurs ou le partage de documents. En effet, il peut décider d’ajouter des documents personnels dans son espace afin d’en conserver un exemplaire. Une précaution qui peut s’avérer très utile en cas de perte lors d’un déménagement ou d’un dégât des eaux par exemple. Grâce aux connecteurs, les factures d’électricité ou de téléphone sont déposées automatiquement dans l’espace personnel.