Abscisse Sécurité fluidifie ses processus de gestion RH avec Primobox

Primobox accompagne Abscisse Sécurité dans le traitement de ses opérations RH en lui permettant de digitaliser ses processus de gestion. Créée en 2005, Abscisse Sécurité a su s’imposer parmi les 100 premières entreprises de sécurité au niveau national. Elle réalise un chiffre d’affaires de 5,1 millions d’euros en 2017. L’entreprise assure des missions de sécurité privée, industrielle et événementielle mais peut également effectuer des missions mobiles ou d’intervention.

S’appuyer sur un mode de gestion spécifique et adapté au métier d’Abscisse Sécurité 

Avec 170 salariés permanents et plus de 600 vacataires pour réaliser ses missions, Abscisse Sécurité gère de nombreux contrats et documents RH (bulletins de paie, certificats de travail, soldes de tout compte). Toutes ces opérations étaient traitées au format papier et les documents mis sous plis manuellement et envoyés au domicile de chaque collaborateur. Le secteur de la sécurité demande une réactivité importante. De ce fait, les agents sur le terrain sont régulièrement amenés à signer leur contrat de travail quelques minutes avant le début de leur mission. Cela implique qu’un agent administratif soit mobilisé sur place pour s’assurer du bon déroulement de la signature et gérer la récolte des documents.

Gagner en agilité et en sécurité dans la réalisation des opérations 

Abscisse Sécurité a souhaité transformer ses processus pour sécuriser la relation contractuelle mais également optimiser ses budgets. Jean-Christian LIGOUT, Responsable Administratif et Financier d’Abscisse Sécurité précise : « J’ai comparé les coûts d’une solution de dématérialisation à ceux que peuvent engendrer des contrats non signés. La dématérialisation est très avantageuse financièrement et nous assure une conformité légale indispensable. »

Dès les premiers échanges, Primobox a proposé à Abscisse Sécurité de s’interfacer avec son logiciel métier afin de ne pas modifier les habitudes de travail de l’équipe. De plus, Primobox est capable de gérer simplement les envois en masse, critère déterminant pour l’entreprise dans le choix de son partenaire.

Jean-Christian LIGOUT : « Nous nous engageons à être réactifs et fiables avec nos clients. Avec DEMAT RH®, Primobox nous a apporté la fluidité qui manquait à nos processus administratifs. Notre contact chez Primobox a été très réactif et nous a proposé une solution sur-mesure. »

Une mise en production rapide et efficace 

Abscisse Sécurité a rassemblé les éléments nécessaires au paramétrage de la solution après avoir été formé sur l’outil. La mise en place s’est faite très rapidement : 15 jours après réception des données, les premiers contrats étaient signés électroniquement. La dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH est intervenue le mois suivant.

Dès les premiers mois d’utilisation, les Ressources Humaines ont constaté que la signature électronique améliore sensiblement le taux de retour des contrats signés mais réduit aussi les délais de signature. L’envoi des contrats est plus fluide et dynamique : il est désormais possible d’assigner un agent sur une mission de gardiennage nocturne et de lui faire signer son contrat en soirée sans la présence d’un agent administratif.

Sur l’aspect documentaire, la distribution instantanée permet d’être réactif et de réaliser des économies par rapport aux processus papier. Avant la mise en place, les impressions et envois papiers mobilisaient l’équipe 6h par mois et celle-ci devait également traiter les demandes de duplicata émises par les agents. Grâce à DEMAT RH®, tout est géré en 1h30 !

De leur côté, les collaborateurs ont la possibilité de transmettre leur bulletin de paie sans solliciter les RH. Guillaume BENOÎT-GONIN, Gestionnaire paie et administration du personnel, précise : « Le bulletin de paie électronique est transmis en temps réel aux salariés. Cela leur permet d’actualiser leur situation auprès de Pôle Emploi aussitôt leur bulletin reçu. Ils apprécient leur espace sécurisé myPrimobox où ils retrouvent tous leurs documents RH et personnels. » Tout cela permet de se recentrer sur les actions importantes comme la planification des missions terrain. L’administratif ne prend plus le pas sur le cœur de métier de l’équipe RH. Globalement, la solution est très bien accueillie par les collaborateurs : 91% ont adhéré au bulletin de paie électronique.

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by Anne-Claire Thao

L’ifac repense ses processus de gestion RH avec Primobox

Primobox répond aux besoins de l’institut de formation, d’animation et de conseil (ifac), qui souhaitait améliorer son mode de gestion de bulletins de paie et de contrats. L’ifac est une association nationale à but non lucratif créée en 1975. Son réseau national agit dans les champs de l’animation socioculturelle, de l’enfance, de la jeunesse, de la citoyenneté et du développement local. Elle compte 27 000 adhérents qui œuvrent au sein de 24 délégations locales et 600 sites sur des actions de formation, d’animation et de conseil. Fort d’une activité qui a su s’élargir sur l’ensemble du territoire national et sur des champs d’action diversifiés, l’ifac réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires d’environ 80 millions d’euros en 2018 et emploie 2 000 collaborateurs. 5 000 personnes (salariés et bénévoles) contribuent chaque année au déploiement et au développement de ses activités.

Répondre à une organisation spécifique et moderniser l’approche historique

L’ifac connaît des pics d’activité importants notamment lors des vacances scolaires, où ses activités d’animation (centres de loisirs) et de formation (notamment via le BAFA) sont très demandées. Cela entraîne un nombre important de contrats courts à réaliser : les vacataires œuvrant parfois quelques jours ou quelques semaines. Dans ce contexte, l’association traite plus de 3 000 bulletins de paie et 1 500 documents de fin de contrat par mois. La paie est éditée deux fois par mois. Pour chaque fin de contrat, il faut produire en complément du bulletin de paie, le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l’attestation Pôle Emploi.

Jusqu’en mai 2018, la mise sous pli de ces documents était effectuée manuellement par une quinzaine de gestionnaires de paie, responsables chacun(e) d’un secteur géographique et des salariés qui y étaient rattachés. Cette étape nécessitait d’être particulièrement vigilant sur le tri des documents : chaque salarié devant recevoir son bulletin de paie et le cas échéant, la totalité de ses documents de fin de contrat. Le traitement de l’attestation Pôle Emploi obligeait à imprimer, signer et numériser le document pour pouvoir le conserver. Au total, cela représentait au moins une demi-journée par mois bloquée exclusivement pour ces opérations.

L’évolution vers la dématérialisation avec Primobox

Romain Salvatore, Responsable des Ressources Humaines à l’ifac précise : « Nous avions déjà mis en place le vote électronique pour nos élections professionnelles, la dématérialisation des bulletins s’inscrivait donc dans une démarche continue de simplification de nos processus et de nos outils en matière de gestion des Ressources Humaines. ». En faisant appel à Primobox, l’association souhaitait réduire le budget consacré aux envois papier, gagner du temps dans la réalisation des actions de mise sous pli et de diffusion mais également gagner en efficacité pour offrir à ses collaborateurs la possibilité de recevoir leurs bulletins plus rapidement et de pouvoir les conserver dans le temps sur un espace personnel et sécurisé.

Sa principale crainte était d’instaurer un changement auprès d’une population nombreuse, avec beaucoup d’entrées et de sorties de collaborateurs. Primobox a su la rassurer sur sa capacité à délivrer les documents RH à un collectif important. La mise en place de DEMAT RH® a été réalisée dès le départ pour la totalité des collaborateurs et des sites de l’ifac. Une importante campagne de communication auprès des salariés a été mise en place quatre mois avant la transition effective vers le bulletin de paie électronique.

Romain Salvatore déclare : « Nous avons préparé le changement en expliquant concrètement le déroulé du projet. Il était important de rassurer les salariés mal à l’aise avec l’outil informatique et de rappeler globalement tous les avantages de la dématérialisation : l’accessibilité simplifiée aux documents, la conservation sécurisée, la connexion avec le Compte Personnel d’Activité ou encore la possibilité de stocker des documents personnels dans leur espace myPrimobox. La dématérialisation est entrée dans les habitudes sans problème. »

Après formation par un chargé de compte dédié, une première équipe de cinq personnes a été accompagnée sur les premiers envois de documents. Depuis, elle est totalement autonome et gère seule ses envois deux fois par mois (entre 4 000 et 5 000 documents envoyés mensuellement).

Des bénéfices mesurables et un taux d’adhésion massif des collaborateurs

Grâce à Primobox, l’ifac a pu moderniser le traitement de ses opérations, gagner en agilité et mettre en place un processus de gestion fiable et sécurisé. Parmi les principaux gains constatés se distinguent notamment :

- Une rationalisation des frais de gestion grâce notamment à un taux d’adhésion au bulletin de paie électronique de 95% qui a engendré une baisse des coûts d’impression et d’affranchissement;

- Une parfaite sécurité lors de la transmission des bulletins de paie électroniques qui élimine les pertes et les retours par la Poste. Désormais, l’équipe RH est sûre que les salariés ont bien reçu leur bulletin;

- Un travail plus valorisant pour les gestionnaires de paie qui peuvent se concentrer sur des tâches faisant appel à leur technicité et passer moins de temps sur des actions de saisie répétitives.

Romain Salvatore conclut : « Nos collaborateurs sont satisfaits de cette nouvelle organisation et ils y adhèrent en très grande majorité. Ils utilisent également leurs espaces myPrimobox pour y centraliser des documents personnels (diplômes, factures, etc.). Une fois qu’ils ont fait l’expérience de la dématérialisation, ils ne reviennent pas au bulletin papier. »

Forte de ce succès, la Direction des Ressources Humaines envisage désormais la mise en place de nouveaux outils de dématérialisation pour simplifier et sécuriser ses processus de gestion administratifs.

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by Anne-Claire Thao

FAYAT simplifie ses processus RH avec Primobox

Le groupe FAYAT est le premier groupe français indépendant de la construction et le leader mondial en matériel routier. Il rassemble plus de 20 000 collaborateurs dans près de 200 sociétés établies dans 170 pays. Son chiffre d’affaires s’élève à 4,4 milliards d’euros en 2018. Dans ce cas client, nous évoquerons plus particulièrement 2 filiales : FAYAT IT et FCAI. La société MATHIEU (solutions environnementales) utilise également DEMAT RH® depuis l’été 2018.

Une organisation impactée par l’activité de support des entités

FAYAT IT est en charge de l’informatique du groupe que ce soit sur les applicatifs, les infrastructures ou le support de proximité tandis que FCAI gère les achats. De par leur cœur de métier, ces deux entreprises voient leurs effectifs éclatés sur le territoire entre le siège en Ile de France, et les agences et chantiers présents partout en France où elles interviennent en soutien aux équipes locales. La gestion des bulletins de paie était centralisée au siège en région parisienne. Après impression, ils étaient mis sous pli et envoyés par voie postale aux domiciles des collaborateurs partout en France. Julien Pauzié, directeur Administratif, Financier et des Ressources Humaines de FAYAT IT et FCAI nous explique : « Nous avons souhaité transformer cette gestion afin de diminuer l’impact écologique des envois, réaliser des économies et gagner en productivité. »

Un taux d’adhésion au bulletin électronique élevé

Julien Pauzié : « Le contact avec le commercial est bien passé. La solution à destination des Ressources Humaines, DEMAT RH®, et son tarif approprié nous ont plu. » En 1 mois le projet de dématérialisation avec DEMAT RH® était mis en place et opérationnel chez FAYAT IT et FCAI. Julien Pauzié : « Notre chargé de compte dédié est très réactif, il est toujours disponible pour répondre à nos questions. » Avec un taux d’adhésion au bulletin électronique de 89%, le projet a été très bien accepté par les salariés. Parmi les principaux avantages constatés, ils citent l’aspect pratique de leur espace personnel myPrimobox qui leur permet de centraliser leurs documents avec une accessibilité maximale.

Accélérer la transformation numérique

Quelle sera la prochaine étape ? Dès l’été 2019, FAYAT IT et FCAI vont compléter la dématérialisation des bulletins de paie par la gestion en ligne des dossiers du personnel puis la signature électronique des contrats. Julien Pauzié : « Nous souhaitons utiliser pleinement tous les modules de DEMAT RH® et profiter de leur synergie. Lors de la signature électronique, les collaborateurs transmettront leurs pièces justificatives qui viendront compléter automatiquement leur dossier. Tous les documents RH y seront également classés et transmis si besoin dans l’espace myPrimobox de chacun. La boucle est bouclée. »

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by Anne-Claire Thao

Dématérialisation globale pour Optimark

Primobox, le spécialiste de la dématérialisation des flux RH, modernise et sécurise le processus de gestion de contrats des collaborateurs du groupe Optimark depuis 2015. Ce projet de grande envergure porte sur la signature et la gestion de plus de 5 000 contrats chaque mois. Optimark fait partie des leaders du marché de l’externalisation commerciale. L’entreprise propose des solutions sur mesure : forces de vente, animation, merchandising, trade marketing : plus de 3 000 personnes, opèrent sur toute la France pour le compte de grands clients (SFR, Henkel ou encore Nielsen). En 2017, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 48 millions d’euros. Afin de fluidifier et digitaliser ses processus RH, Optimark a souhaité s’appuyer sur une plateforme dédiée à ces problématiques. Après étude des offres du marché, Primobox s’est distingué par son expertise du sujet.

Une réponse opérationnelle à deux grandes problématiques

Il s’agissait tout d’abord de gérer un grand volume de CDD pour des missions courtes (quelques jours, parfois quelques heures). Un collaborateur peut effectuer plusieurs missions par mois, ce qui l’amène à signer de multiples contrats et à recevoir plusieurs bulletins de paie et attestations Pôle Emploi. C’est dans ce contexte qu’Optimark édite en moyenne 2 500 bulletins de paie par mois.

L’autre point consistait à assurer une parfaite communication entre la plateforme de dématérialisation et le logiciel métier Optimark utilisé pour la gestion dématérialisée des documents RH (contrats de travail, ordres de mission, etc.). L’objectif était de supprimer le papier des processus de contractualisation en s’appuyant sur une approche 100% dématérialisée et de permettre au collaborateur en charge de la gestion des dossiers de gagner en productivité.

Fabien Santavicca, Responsable du Contrôle de Gestion chez Optimark, explique : « L’un des principaux prérequis était de trouver un partenaire capable de se connecter à notre logiciel métier, afin que nous gardions la maîtrise des contrats. Nous souhaitions aller plus loin dans la dématérialisation sans modifier notre fonctionnement interne ».  La finalité de ce projet était de sécuriser la relation contractuelle et de moderniser les processus de traitement tout en offrant qualité de service et confort de travail aux équipes.

Dès les premiers échanges, Primobox s’est différencié de ses concurrents en proposant d’interfacer la signature électronique avec le logiciel métier d’Optimark. Le but était de s’accorder avec les habitudes de travail du client et non de leur demander de s’adapter à une nouvelle solution. En complément, la solution DEMAT RH® a été proposée pour gérer les envois des bulletins de paie, des attestations Pôle Emploi ou encore des soldes de tout compte directement dans les espaces de stockage sécurisés myPrimobox des collaborateurs. Fabien Santavicca a travaillé sur ce projet pendant un an. Il se souvient : « Nous avons beaucoup apprécié les échanges avec l’équipe commerciale. Leur expertise métier leur a permis de nous conseiller sur les solutions les plus adaptées à nos besoins. »

Une gestion de projet efficace

Le Responsable du Contrôle de Gestion se remémore le lancement du projet : « Primobox nous a accompagnés sur une mise en place progressive. Du fait de notre volume important de collaborateurs, nous avions beaucoup de demandes sur les espaces de stockage. Après avoir remonté cette problématique, Primobox a immédiatement proposé de gérer le support myPrimobox pour décharger nos équipes. C’est cette réactivité et cet accompagnement qui font que nous sommes très satisfaits de ce partenariat. »

Des bénéfices tangibles et mesurables suite au lancement à grande échelle

Optimark a rapidement constaté que la dématérialisation générait des gains financiers grâce à la suppression d’importants frais d’affranchissement. D’un point de vue organisationnel, cela représente deux jours par mois, auparavant mobilisés par la mise sous pli, qui sont désormais recentrés sur le cœur de métier d’Optimark : qualifier les besoins de ses clients et les accompagner sur leurs projets. 100 % des bulletins de paie sont désormais dématérialisés et l’ensemble des attestations Pôle Emploi sont transmises dans les espaces myPrimobox. Les collaborateurs sont alors plus autonomes et assurés de retrouver leurs documents à tout moment grâce à une solution sécurisée. Les Ressources Humaines sont donc moins sollicitées pour le suivi des documents.

« N’hésitez pas à passer à la dématérialisation en prenant du temps pour préparer votre projet. Allez-y par étape pour valider chaque processus, avec un partenaire qui vous accompagne et maîtrise ses solutions. » Fabien Santavicca

Pour plus d’informations, contactez notre équipe.

by Anne-Claire Thao