Secteur d’activité
Médico-social

Enjeux
Sécurisation et gain de temps sur la phase d’onboarding

900
collaborateurs

1000
signatures électroniques réalisées en 2025

Solutions déployées
signature électronique, gestion des dossiers salariés et envoi des bulletins de paie (Demat RH) 

Le contexte

Phar83 est une association implantée sur l’ensemble du territoire varois, regroupant 32 établissements et près de 900 collaborateurs, dont 200 travailleurs en situation de handicap. Chaque année, l’organisation réalise environ 120 recrutements, générant un volume important de documents administratifs à gérer et à faire signer. 

Avant la mise en place de la signature électronique, les processus reposaient essentiellement sur le papier : impression des contrats, signatures multiples, scans, archivage manuel… Une organisation chronophage et source de risques opérationnels.

 

« Je signais deux contrats pour chaque salarié, et le directeur général pour l’ensemble des cadres. Je cherchais une solution pour faciliter, améliorer et sécuriser ce processus. » 

Aude Costantini, DRH Phar83

Les enjeux RH identifiés 

  • Réduire la gestion papier et les tâches manuelles 
  • Sécuriser juridiquement les contrats de travail 
  • Fluidifier l’onboarding des nouveaux collaborateurs 
  • Centraliser et fiabiliser les dossiers salariés 
  • Respecter les obligations réglementaires (attestations d’honorabilité) 

La solution mise en place

Phar83 est utilisatrice de Demat RH depuis 2024 pour l’envoi de ses bulletins de paie.

Dans une logique de continuité et d’optimisation de ses processus RH, l’association a choisi d’aller plus loin en déployant les modules complémentaires de signature électronique et de e‑dossier salarié intégrés à Demat RH.

Ce choix a permis à Phar83 d’approfondir la dématérialisation du parcours collaborateur, en particulier sur l’étape clé de l’onboarding.

Demat RH garantit aujourd’hui la sécurisation de la signature des contrats et la centralisation automatique des documents RH au sein d’un dossier salarié unique, de l’embauche jusqu’à la sortie.

Phar83 s’appuie ainsi sur la plateforme pour collecter directement les documents réglementaires, comme les attestations d’honorabilité exigées dans les secteurs de la protection de l’enfance.

 

« Chaque année, nous ciblons les salariés concernés, lançons la collecte des documents dont nous avons besoin au niveau du service RH. Ils déposent alors leurs documents directement sur la plateforme. Cela nous permet de contrôler et de transmettre l’ensemble des éléments aux autorités de tarification et de contrôle. »

Aude Costantini, DRH Phar83

Une mise en œuvre simple et accompagnée

Malgré un environnement initial très orienté papier, l’adoption de la solution s’est faite rapidement grâce à un accompagnement dédié: paramétrage, formation et support continu.

 

« Le mot qui résume la mise en place, c’est “facile”. La solution est ludique et simple d’utilisation. Tous les professionnels du pôle RH sont aujourd’hui très satisfaits. » 

Aude Costantini, DRH Phar83

Les bénéfices constatés

✅ Gain de temps immédiat
Les documents sont collectés et signés directement en ligne, sans scan ni manipulation inutile.

✅ Sécurité renforcée
Les contrats sont signés avant la prise de poste, avec des alertes et relances automatisées.

✅ Mobilité et flexibilité
Les signatures peuvent être réalisées à distance, à tout moment.

✅ Qualité et fiabilité des dossiers RH
Les informations sont centralisées, traçables et accessibles facilement.

 

« Sécurisation, facilité, efficience, qualité : nous sommes vraiment très satisfaits de cet outil. » 

Aude Costantini, DRH Phar83

Un message clair pour les DRH hésitants 

Pour les responsables RH encore réticents à la dématérialisation, le retour d’expérience est sans ambiguïté : 

  • Le coût est maîtrisé et rapidement compensé par les économies de papier et d’envois 
  • L’adhésion des équipes est facilitée par la communication et l’accompagnement 
  • Les collaborateurs adoptent naturellement la solution

« Très honnêtement, il n’y a aucun frein. Mon conseil : foncez. L’expérience a été très positive. »  

Aude Costantini, DRH Phar83