OGF, premier opérateur de services funéraires en France, accompagne les familles en deuil dans l’organisation et la personnalisation du parcours d’obsèques à travers ses enseignes de renom : PFG, Roblot, Henri de Borniol, Dignité funéraire. Le Groupe développe également depuis 200 ans des expertises intégrées dans tous les domaines en lien avec son cœur de métier. Il est ainsi le référent de la prévoyance obsèques, de la marbrerie funéraire, de la construction et de la gestion des crématoriums, maisons funéraires et cimetières, du transport de défunt et le premier fabricant de cercueils en bois massif européen. Il emploie plus de 6 000 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de plus de 700 millions d’euros TTC.

La distribution des bulletins de paie : un processus à optimiser

Historiquement, les bulletins de paie étaient traités au format papier. Une fois élaborés par l’équipe paie, ils étaient imprimés, triés et adressés à des sites centralisateurs pour une remise en main propre à chaque collaborateur. Ceux-ci n’étant pas toujours présents le jour de la distribution, il arrivait qu’ils obtiennent leur bulletin tardivement. Parfois la fiche de paie se perdait et le service des Ressources Humaines devait émettre des duplicatas. Avec 70 points de livraisons sur 52 secteurs, 6 directions régionales et 2 usines, cette gestion n’était pas satisfaisante pour les salariés ni pour les Ressources Humaines.

Rapidité de mise en place et réactivité : deux critères essentiels

La Direction de l’Administration du Personnel du groupe OGF, souhaitait améliorer ce fonctionnement depuis plusieurs années. Ayant déjà expérimenté des logiciels informatiques lourds et complexes, deux critères en particulier apparaissent comme essentiels. Chantal Moret, Directrice chargée de l’Administration du Personnel, nous explique : « nous souhaitions dématérialiser les bulletins de paie avec une solution facile d’accès et ergonomique. Mais surtout, nous cherchions un partenaire réactif pour nous accompagner en cas de besoin ». Après des échanges avec les équipes commerciales et customer mais aussi quelques clients utilisateurs, OGF choisit DEMAT RH. « Nous avons été convaincus par les interlocuteurs chez Primobox mais surtout par le service. Notre chargée de compte dédiée est absolument extraordinaire, d’une réactivité et d’une disponibilité hors pair. Elle répond à nos questions dans les 24h maximum quand d’autres prestataires nous font attendre des semaines. »

Communication interne & adhésion collaborateur

En janvier 2020, les premiers bulletins de salaire dématérialisés sont envoyés aux salariés. En amont, une campagne de communication interne a été lancée : « une communication claire et régulière est essentielle pour préparer les collaborateurs au changement. » Avec un taux de dématérialisation de 89%, le projet est bien accueilli : « l’équipe RH gagne du temps et les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée » nous précise Chantal Moret. Côté collaborateurs les retours sont aussi très positifs. Toujours dans une démarche proactive, les RH les interrogent sur ce nouveau processus. « Nous avons mené un sondage auprès des salariés et les retours sont très enthousiastes. Ils trouvent myPrimobox simple d’utilisation, fluide et très pratique. Ils apprécient de pouvoir prendre connaissance des détails de leur rémunération dès son versement et de ne plus gérer le papier et les risques de pertes liés. » Chantal Moret ajoute : « nous continuons de communiquer régulièrement sur le sujet pour convertir les collaborateurs qui ne seraient pas encore passés au bulletin dématérialisé. Notre objectif est d’améliorer encore le taux de dématérialisation. »

Le timing de mise en place est particulièrement approprié, puisque 3 mois après le lancement, le COVID-19 vient perturber le monde du travail. En effet, OGF utilise DEMAT RH et l’espace personnel salarié myPrimobox pour transmettre d’autres documents que le seul bulletin de salaire. Lors de la pandémie, avec des services postaux à l’arrêt, cela a permis de diffuser le journal interne de l’entreprise mais aussi des informations importantes pour la continuité d’activité du groupe (gratuité de la garde d’enfant pour les salariés, protocoles sanitaires, etc).

À l’avenir, OGF souhaite aller plus loin sur la digitalisation des processus RH. Grâce à la signature électronique, l’entreprise envisage de dématérialiser les 2 000 contrats de travail annuels émis par le groupe afin de réduire les délais de signature, fluidifier les échanges avec le terrain et supprimer la numérisation des contrats pour sauvegarde.