Primobox, le spécialiste de la dématérialisation des flux RH, modernise et sécurise le processus de gestion de contrats des collaborateurs du groupe Optimark depuis 2015. Ce projet de grande envergure porte sur la signature et la gestion de plus de 5 000 contrats chaque mois. Optimark fait partie des leaders du marché de l’externalisation commerciale. L’entreprise propose des solutions sur mesure : forces de vente, animation, merchandising, trade marketing : plus de 3 000 personnes, opèrent sur toute la France pour le compte de grands clients (SFR, Henkel ou encore Nielsen). En 2017, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 48 millions d’euros. Afin de fluidifier et digitaliser ses processus RH, Optimark a souhaité s’appuyer sur une plateforme dédiée à ces problématiques. Après étude des offres du marché, Primobox s’est distingué par son expertise du sujet.

Une réponse opérationnelle à deux grandes problématiques

Il s’agissait tout d’abord de gérer un grand volume de CDD pour des missions courtes (quelques jours, parfois quelques heures). Un collaborateur peut effectuer plusieurs missions par mois, ce qui l’amène à signer de multiples contrats et à recevoir plusieurs bulletins de paie et attestations Pôle Emploi. C’est dans ce contexte qu’Optimark édite en moyenne 2 500 bulletins de paie par mois.

L’autre point consistait à assurer une parfaite communication entre la plateforme de dématérialisation et le logiciel métier Optimark utilisé pour la gestion dématérialisée des documents RH (contrats de travail, ordres de mission, etc.). L’objectif était de supprimer le papier des processus de contractualisation en s’appuyant sur une approche 100% dématérialisée et de permettre au collaborateur en charge de la gestion des dossiers de gagner en productivité.

Fabien Santavicca, Responsable du Contrôle de Gestion chez Optimark, explique : « L’un des principaux prérequis était de trouver un partenaire capable de se connecter à notre logiciel métier, afin que nous gardions la maîtrise des contrats. Nous souhaitions aller plus loin dans la dématérialisation sans modifier notre fonctionnement interne ».  La finalité de ce projet était de sécuriser la relation contractuelle et de moderniser les processus de traitement tout en offrant qualité de service et confort de travail aux équipes.

Dès les premiers échanges, Primobox s’est différencié de ses concurrents en proposant d’interfacer la signature électronique avec le logiciel métier d’Optimark. Le but était de s’accorder avec les habitudes de travail du client et non de leur demander de s’adapter à une nouvelle solution. En complément, la solution DEMAT RH® a été proposée pour gérer les envois des bulletins de paie, des attestations Pôle Emploi ou encore des soldes de tout compte directement dans les espaces de stockage sécurisés myPrimobox des collaborateurs. Fabien Santavicca a travaillé sur ce projet pendant un an. Il se souvient : « Nous avons beaucoup apprécié les échanges avec l’équipe commerciale. Leur expertise métier leur a permis de nous conseiller sur les solutions les plus adaptées à nos besoins. »

Une gestion de projet efficace

Le Responsable du Contrôle de Gestion se remémore le lancement du projet : « Primobox nous a accompagnés sur une mise en place progressive. Du fait de notre volume important de collaborateurs, nous avions beaucoup de demandes sur les espaces de stockage. Après avoir remonté cette problématique, Primobox a immédiatement proposé de gérer le support myPrimobox pour décharger nos équipes. C’est cette réactivité et cet accompagnement qui font que nous sommes très satisfaits de ce partenariat. »

Des bénéfices tangibles et mesurables suite au lancement à grande échelle

Optimark a rapidement constaté que la dématérialisation générait des gains financiers grâce à la suppression d’importants frais d’affranchissement. D’un point de vue organisationnel, cela représente deux jours par mois, auparavant mobilisés par la mise sous pli, qui sont désormais recentrés sur le cœur de métier d’Optimark : qualifier les besoins de ses clients et les accompagner sur leurs projets. 100 % des bulletins de paie sont désormais dématérialisés et l’ensemble des attestations Pôle Emploi sont transmises dans les espaces myPrimobox. Les collaborateurs sont alors plus autonomes et assurés de retrouver leurs documents à tout moment grâce à une solution sécurisée. Les Ressources Humaines sont donc moins sollicitées pour le suivi des documents.

« N’hésitez pas à passer à la dématérialisation en prenant du temps pour préparer votre projet. Allez-y par étape pour valider chaque processus, avec un partenaire qui vous accompagne et maîtrise ses solutions. » Fabien Santavicca

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