Collecter, trier, ranger et conserver correctement les documents implique une organisation rigoureuse et gourmande en temps. Ces tâches sont théoriquement à réaliser après chaque traitement d’un nouveau document. C’est donc une mission quotidienne que de tenir sérieusement les archives de son service.

En parallèle, il est obligatoire de définir un plan de classement logique afin de permettre une utilisation simple par les collaborateurs. Sinon, la recherche documentaire peut se transformer en véritable enquête ! Malheureusement les méthodes de classement sont souvent propre à chaque service, voire à chaque personne et manquent fréquemment de cohérence. Selon l’Association Information et Management, un employé peut passer jusqu’à 7h30 par semaine à chercher des documents.

De plus, du fait de leur format et de leur mode de stockage, les archives papiers nécessitent d’être présent physiquement si vous avez besoin de les consulter en cas de litige par exemple. Elles sont de fait incompatibles avec le télétravail ou une organisation décentralisée, répartie sur tout le territoire.

Enfin, pour des raisons de confidentialité, il faut également sécuriser la ou les pièces de stockage afin de restreindre l’accès aux seules personnes habilitées.

Si votre entreprise est amenée à changer de locaux, vous constaterez rapidement lors du déménagement combien les documents conservés dans les armoires et les salles d’archives sont encombrants… Surtout certains documents qui doivent être conservés sur de longues durées (jusqu’à 30 ans pour les actes immobiliers par exemple). Or dans une démarche de rationalisation des espaces, il n’est plus logique de consacrer autant de mètres carrés, parfois très coûteux, à la conservation de papier. Surtout quand on prend conscience qu’un disque dur d’un téraoctet (1 To) peut conserver environ 1 million de documents ! Les frais d’électricité, d’entretien et du matériel requis pour le stockage sont aussi à prendre en compte, ainsi que le prix du papier et les coûts d’affranchissement si les documents doivent circuler.

En dématérialisant tout ou partie de vos processus documentaires, vous remédiez simplement à ces contraintes !

En centralisant vos données dans un logiciel et sur des serveurs communs, vous améliorez l’organisation du service, voire de l’entreprise. Vous permettez à vos collaborateurs de travailler avec leurs documents importants peu importe où ils se trouvent (télétravail, déplacements, agences…). Et c’est excellent pour la productivité et le confort de travail ! Puisque nous évoquons la performance, il faut également mentionner que la recherche documentaire est plus rapide et plus efficace sur un outil informatique. L’utilisation de mots-clés, d’une plage de dates ou encore la sélection d’un type de fichier particulier permettra de présenter uniquement les documents pertinents au demandeur, qui n’a plus qu’à cliquer sur son sésame sans quitter son bureau.

D’un point de vue financier, la dématérialisation a l’avantage de diminuer les coûts de façon très intéressante en supprimant les frais liés au papier et à l’affranchissement. Voici quelques exemples :

• un bulletin de paie électronique est jusqu’à 85% moins cher que son équivalent papier
• une facture électronique coûte en moyenne 5€* à son émetteur, soit 47% de moins qu’une facture papier (8€ à 9,50€)*. Ce montant peut se réduire jusqu’à 0,45€ si les processus d’émission et de traitement sont optimisés.
• enfin, une signature électronique s’élève en moyenne à 8,60€** quand la signature manuscrite peut monter jusqu’à 16,80€**…

Multipliez chaque montant par le volume de documents émis chaque année, voire chaque mois… Le calcul des économies potentielles est rapide !

En résumé, la dématérialisation des documents vous offre de nombreuses possibilités pour moderniser le fonctionnement de votre entreprise et de ses différents services. D’un point de vue réglementaire, les documents électroniques bénéficient de la même validité que ceux édités au format papier. Tous les signaux sont au vert, il ne vous reste plus qu’à choisir votre projet de dématérialisation (Ressources Humaines, factures clients…) et vous faire accompagner d’un prestataire engagé pour le mener à bien !

*Selon le Ministère de l’économie et des finances : fiche ici

**Selon une étude SealWeb