Le recours aux contrats courts est une nécessité dans les secteurs d’activité ayant besoin d’une forte flexibilité. Toutefois, leur gestion représente un casse-tête administratif pour les gestionnaires ADP (Administration du Personnel).

Bien souvent, les volumes de recrutement sont importants, les délais très courts et les risques juridiques nombreux.

Découvrez comment la dématérialisation RH peut apporter des réponses efficaces aux enjeux liés à la gestion du personnel temporaire.

Le recours aux contrats courts : une nécessité dans certains secteurs

En France, en moyenne, 2 recrutements sur 3 prennent la forme d’un CDD de moins d’un mois¹ (hors intérim). Si le chiffre peut sembler élevé, il comporte en réalité des disparités selon les domaines d’activité. Dans les secteurs de la propreté, de la santé, de la sécurité privée, de l’événementiel ou encore de l’hôtellerie-restauration, ce chiffre dépasse donc les 50% pour atteindre parfois plus de 80%. Recruter en CDD court est alors gage de flexibilité. Cela permet aux entreprises d’adapter leur masse salariale aux besoins de leur activité et de faire face à différentes situations :

• Une hausse ponctuelle de l’activité liée à l’actualité locale, nationale voire internationale. Citons par exemple les besoins colossaux en agents de sécurité privée liés aux Jeux Olympiques de Paris 2024.
• Une saisonnalité de l’activité (pendant les périodes de fêtes ou de vacances scolaires par exemple). C’est le cas notamment de l’hôtellerie-restauration ou de l’événementiel.
• Des absences de salariés pour congés ou maladie. On parle alors de CDD de remplacement. Ils concernent par exemple la majorité des contrats signés dans le domaine de la propreté ou de la santé.

 

Contrats courts : une gestion RH lourde et chronophage

Malgré un fort besoin en flexibilité dans certains secteurs d’activité, la réalité rattrape bien souvent les services RH. Ceux-ci se trouvent alors confrontés à des défis administratifs qui peuvent se transformer en cauchemar. Pour garantir la continuité d’activité de l’entreprise, ils doivent ainsi simultanément et dans des temps très courts :

• Trouver et recruter des talents
• Rassembler les documents nécessaires à la rédaction de leur contrat de travail
• Rédiger les contrats de travail et leur faire signer
• Leur transmettre les documents obligatoires ou facultatifs liés à l’embauche
• Accélérer leur prise de poste pour leur permettre d’être opérationnels rapidement
• Gérer l’administratif, tracer les échanges et stocker les documents RH des nouveaux salariés de manière sécurisée.

Lire aussi : RH & gestion des contrats courts : pourquoi les dématérialiser ?

 

La dématérialisation RH pour simplifier la gestion des contrats courts

Dans la plupart des entreprises, la gestion des contrats courts peut représenter un véritable goulet d’étranglement. Avoir recours à un logiciel de dématérialisation RH peut alors permettre de contourner la plupart des obstacles administratifs.

Collecte centralisée des documents nécessaires à la rédaction du contrat

Au moment de l’embauche, l’employeur a besoin que la nouvelle recrue lui fasse parvenir sa pièce d’identité, son RIB et sa carte vitale. Dans certains cas, il peut également lui demander des documents complémentaires, tels que son diplôme, sa carte professionnelle, son permis de conduire… Lorsque les recrutements de contrats courts se comptent en dizaines par mois, voire plus, suivre les différentes demandes peut devenir extrêmement chronophage.

C’est pourquoi il peut être intéressant de s’appuyer sur un outil de collecte de documents. Le gestionnaire RH pilote alors ses demandes de manière centralisée et valide les justificatifs reçus. Ceux-ci de classent automatiquement dans les dossiers des salariés ce qui permet aux RH de gagner plusieurs heures de travail par mois.

Rédaction automatique du contrat de travail

Une fois le dossier du futur salarié complété, place à la rédaction de son contrat de travail. Or, lorsqu’il s’agit d’un CDD, les mentions à y faire figurer sont encore plus nombreuses que sur un contrat à durée indéterminée. Il faudra notamment y ajouter le motif de recours au CDD, la date de début et de fin du contrat ou encore une éventuelle clause de renouvellement. Les risques d’erreur, de mauvais copier-coller ou d’oubli sont alors nombreux.

La solution pour gagner du temps sur cette étape chronophage ? Opter pour une solution de rédaction automatisée de documents RH. Vous générez tous vos contrats de travail en quelques clics tout en respectant vos règles métiers et les éléments contractuels figurant dans votre SIRH (si les deux sont interfacés). Là encore, un gain de temps important à la clé !

 

 

Signature électronique des contrats courts

Dans les secteurs à forte intensité de main d’œuvre, les recrutements comportent souvent une notion d’urgence. Le service RH est en flux tendu pour faire signer les contrats de travail aux nouvelles recrues. Problème, dans le cadre d’un CDD, si la signature intervient après le début de la mission (ce qui est souvent le cas), le risque est la requalification en CDI. Il est donc crucial d’améliorer le taux de retour des contrats signés, sans toutefois passer plusieurs heures par jours à relancer les futurs salariés.

Avec une solution de signature électronique, le service RH gagne du temps et sécurise ses recrutements. Le salarié est notifié de la mise à disposition de son contrat et le signe à distance quand il en a la possibilité. Le gestionnaire RH le reçoit instantanément en retour. Il visualise les contrats manquants depuis son tableau de bord tandis que l’outil se charge de relancer les signataires automatiquement, épargnant ainsi des actions chronophages au service RH.

Envoi électronique des documents liés à l’onboarding

L’un des points communs entre les salariés recrutés en contrats courts est d’avoir plusieurs employeurs sur une année. A chaque fois qu’ils démarrent une mission dans une nouvelle entreprise, ils découvrent un processus d’intégration différent. Tout l’enjeu pour le service RH est alors de s’adapter à leurs usages pour simplifier au maximum l’aspect administratif de leur prise de poste.

Dans ce contexte, une solution de dématérialisation RH permet de simplifier la mise à disposition des documents liés à l’onboarding. Dans leur coffre-fort en ligne, les nouveaux salariés retrouvent notamment :

• La note sur les modalités d’affiliation à la mutuelle
• L’avis de visite médicale
• Le règlement intérieur
• Le livret d’accueil

La nouvelle recrue peut alors rapidement prendre connaissance des documents clés. Côté RH, la mise à disposition se fait en quelques clics. En comparaison avec des envois papier ou une remise en main propre, le gain de temps est considérable.

 

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Sources :

Dares, 2022