Avant le décret de 2009, pour les entreprises de 250 à 4 999 salariés, la mise en place de la dématérialisation était un véritable challenge puisqu’il fallait l’accord de tous les collaborateurs, souvent répartis en plusieurs sites ou points de vente sur le territoire français. Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie électronique plus facilement. Désormais, l’employeur n’a plus besoin du consentement de ses salariés, c’est à eux de manifester leur refus.

Découvrez notre cas client Cultura qui illustre cette situation avant la mise en place de la dématérialisation et la prise d’autonomie des directeurs de magasins.

Les Entreprises de Tailles Intermédiaires rencontrent deux sortes de problématiques : l’organisation interne ainsi que la conservation des documents RH et des bulletins de paie.

En ce qui concerne l’organisation, la gestion de la paie se fait sur un seul site dans la plupart des cas. Lorsque le processus se fait exclusivement au siège, le nombre de points de contacts et les différentes manipulations entraînent un retard important dans la distribution. Entre délais de livraisons importants des services postaux et/ou lenteur dans la distribution de la main à la main une fois sur site, certains salariés ne peuvent consulter leur bulletin que bien plus tard dans le mois.

Quant à la conservation, la loi française impose aux entreprises une durée de 5 ans pour les bulletins de salaire. Mais avec plus de 319 millions de bulletins en 2016 (26,6 millions de salariés actifs** sur 12 mois), sans compter les CDD ; la sécurité et l’archivage de ces documents sont des éléments délicats à traiter en particulier si le suivi n’est pas fait de façon automatique. Souvent entassés dans des archives dans un/des bureau/x de la société, ils prennent de la place et sont difficiles à exploiter dans de courts délais.

La modernisation du service des Ressources Humaines est l’une des premières raisons qui poussent les dirigeants vers la dématérialisation de leurs processus. La digitalisation des services RH permet un retour sur investissement rapide. Ils pourront mesurer une baisse de leurs dépenses mais aussi du temps passé à des tâches à faible valeur ajoutée pour les collaborateurs.

Sur le plan financier
Plus de frais postaux, d’impression ou d’archivage à prévoir, l’envoi se fait en 3 clics via une plateforme sécurisée ou directement depuis l’outil métier déjà mis en place.

Sur le plan environnemental
Pour une entreprise de 1 000 salariés c’est une économie minimale de 12 000 impressions, et donc une diminution de la consommation de papier (même recyclé), d’encre des imprimantes et de transport entre les différents sites.

Sur le plan de la sécurité et de l’archivage
Sûrement le point le plus important lors du choix de l’outil de dématérialisation ! La plateforme d’envoi et de gestion des documents RH est administrée par une personne des Ressources Humaines donnant à son tour des accès restreints aux membres de son équipe (identifiant et mot de passe unique par utilisateur).Le collaborateur, quant à lui, dispose d’un espace de stockage lui permettant d’archiver des documents professionnels ou personnels. Cet espace est accessible uniquement par le collaborateur via un portail de connexion (identifiant et mot de passe personnels). Son responsable et l’équipe RH ne disposent d’aucun accès leur permettant de consulter les documents. En fonction de la solution de dématérialisation choisie, les bulletins de salaires sont archivés chez CDC Arkhinéo (filiale de la Caisse des Dépôts) pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

Sur le plan professionnel
Dans le but de devenir autonome, chaque responsable de site peut maintenant gérer la distribution et la consultation des bulletins de paie de chaque collaborateur de son magasin. En réduisant le nombre de points de contact lors de la distribution, la communication peut se faire plus directement et rapidement. L’équipe RH au siège gagne un temps non négligeable pour se focaliser sur son cœur de métier (recrutement ou gestion des compétences, etc.) et ainsi accroître sa productivité.

Grâce à la dématérialisation l’entreprise propose désormais une expérience moderne et unique à ses collaborateurs et peut ainsi développer et diffuser son image de marque novatrice auprès de futurs candidats ou de ses concurrents.

Le pôle des Ressources Humaines est l’un des nombreux pôles d’une entreprise à pouvoir bénéficier des avantages de la dématérialisation. D’autres solutions existent pour répondre aux attentes des commerciaux et des comptables.

La signature électronique permettra aux commerciaux ou aux RH de faire signer des contrats plus rapidement et de récupérer des pièces justificatives dans le même temps. Plutôt que de l’envoyer par mail, le document à signer sera envoyé via la plateforme de signature ou directement depuis l’application métier. Le signataire recevra un code par sms lui permettant de s’identifier et d’appliquer un tampon horodaté. L’application permet de suivre en temps réel l’évolution de la signature des différents contrats envoyés et ainsi de relancer les signataires en cas de besoin.

Les factures électroniques font gagner un temps précieux dans le traitement et le paiement de celles-ci. Dans le cas des marchés publics, la facturation par voie électronique est obligatoire sous risque de non paiement. Opération mise en place en Janvier 2017 pour les grandes entreprises, en 2018 pour les ETI, les PME en 2019 et pour terminer avec les Très Petites Entreprises le 1er janvier 2020. Une plateforme a été mise en place par l’État Français, Chorus Pro, avec un accès via un portail sécurisé gratuit. Uniquement obligatoire pour le service public, cette rapidité de traitement pourrait aussi toucher les entreprises privées (à condition d’avoir l’accord du client). Tout comme pour les bulletins de paie, certaines solutions proposent une signature pour garantir l’authenticité de la facture et un archivage pendant 10 ans chez CDC Arkhinéo (filiale de la Caisse des Dépôts).

* : Althéa et Primobox, en partenariat avec d’autres éditeurs, a réalisé une étude sur la dématérialisation RH fin 2018. Elle portait sur un échantillon de 1004 français et 300 entreprises.

** Selon l’enquête Emploi, la population active au sens du Bureau International du Travail (BIT) est estimée à 29,6 millions de personnes de 15 ans ou plus en France (hors Mayotte) – INSEE – https://www.insee.fr/fr/statistiques/3303384?sommaire=3353488