Vous envisagez de dématérialiser les bulletins de paie de vos salariés mais vous vous demandez si vous avez l’obligation de recueillir leur consentement auparavant.

En un mot, la réponse est « non ». Mais nous avons l’intuition que cette réponse courte ne satisfera pas votre curiosité professionnelle.

Découvrez notre éclairage pour passer aux fiches de paie électroniques sans faire de faux pas !

 

 

Un cadre légal favorable à la dématérialisation du bulletin de salaire par défaut 

Jusqu’en 2016, l’employeur devait obligatoirement obtenir l’accord préalable des salariés pour mettre en place le bulletin de paie électronique. Aujourd’hui, cette obligation n’est plus d’actualité. Pourtant, le doute subsiste dans les esprits de nombreux professionnels RH.  

Concrètement, depuis l’entrée en application de la loi Travail le 1er janvier 2017, l’aval des collaborateurs n’est plus nécessaire. L’employeur peut choisir de dématérialiser les fiches de paie par défaut et de façon unilatérale. Ainsi, le bulletin dématérialisé est devenu la norme, et le bulletin papier, l’exception. 

Chaque salarié peut en revanche s’opposer individuellement à recevoir ses bulletins électroniquement s’il le souhaite. A ce moment-là, l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour modifier le mode d’envoi au profit du format papier. Il est donc important de s’assurer que la solution retenue permette de gérer les refus des salariés. Dans les faits, les salariés doivent pouvoir revenir au papier facilement depuis leur coffre-fort numérique ou en sollicitant leur service RH. 

Autre obligation liée au bulletin de paie électronique : l’employeur doit informer ses salariés du passage à la dématérialisation au minimum un mois avant le premier envoi. Il doit également les prévenir de leur droit de s’y opposer. 

 

Dématérialiser les fiches de paie sans l’aval des salariés : quels bénéfices ?  

Si d’un point de vue légal, il n’y a aucune obligation de demander l’aval de vos salariés, quels sont pour autant les avantages de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie par défaut ? 

Tout d’abord, le fait d’ouvrir un coffre-fort pour tous les salariés permet de lever certaines barrières pour les plus réfractaires à la digitalisation. En préconisant de se rendre sur la plateforme pour refuser la dématérialisation, l’employeur s’assure que chaque salarié s’y connecte au moins une fois. C’est une occasion pour chacun de s’apercevoir de la simplicité d’usage de la solution retenue.  

Parallèlement à cela, la dématérialisation par défaut permet de poser les jalons pour la suite de votre projet digital RH. Ainsi, il y a fort à parier que vous ayez choisi de commencer par digitaliser vos bulletins de salaire avant de généraliser cela à l’ensemble de vos documents RH (notes d’informations, relevés d’heures, soldes de tout compte…). Dans ce cas, sachez que ces documents ne sont pas soumis aux mêmes obligations que les fiches de paie. L’employeur peut choisir de les envoyer au format digital sans proposer d’alternative papier. Ainsi, vos salariés s’étant déjà connectés au moins une fois à leur coffre-fort seront plus susceptibles d’aller y consulter vos communications RH par la suite. Vous créez ainsi une habitude autour du coffre-fort électronique. 

 

La dématérialisation des fiches de paie par défaut : le retour d’expérience de Clariane France 

Dans le cadre de son projet de bulletin de paie électronique initié en 2022, Clariane France a fait le choix de passer l’ensemble de ses 25 000 salariés en dématérialisation par défaut. Une décision qui faisait partie d’un vaste travail d’acculturation au digital pour les salariés les plus éloignés des outils numériques dans leur quotidien. 

Stéphanie Gaston, Responsable Projet RH de Clariane France, explique ce choix : « Pour mettre toutes les chances de succès de notre côté, nous avons fait le choix de passer tout le monde en ‘’100% démat’’ et de laisser la main au salarié s’il souhaitait revenir au papier. C’était une manière d’inviter les collaborateurs à aller sur l’outil puisque ceux qui souhaitaient recevoir leur bulletin au format papier ont dû se connecter à leur espace en ligne pour modifier le mode d’envoi. Cela a permis de passer un premier cap pour les salariés qui n’avaient pas d’adresse email ou qui avaient peur de se connecter. C’était une garantie pour nous qu’ils allaient activer leur coffre et qu’ils recevraient bien les communications RH à l’avenir, même s’ils faisaient le choix du bulletin papier. » 

 

 

Nos conseils pour accompagner les salariés réfractaires au bulletin de salaire électronique 

Si vous faites le choix de dématérialiser vos bulletins de paie sans recueillir l’aval de vos salariés, attention toutefois à ne pas négliger la communication autour de ce projet. 

Commencez par mettre au point des actions adaptées à vos objectifs et au contexte de votre entreprise. Si vous décelez une fracture numérique dans votre entreprise, n’hésitez pas à accompagner vos salariés les moins à l’aise avec l’informatique pour les aider à prendre en main l’outil : démonstrations, hotline, ateliers d’aide à la connexion, webinars… De nombreuses initiatives peuvent vous permettre d’embarquer en douceur les salariés les plus réfractaires au changement. 

Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, n’oubliez pas d’intégrer le CSE dans votre démarche. Si vous n’avez aucune obligation de leur demander leur accord en amont, les représentants du personnel apprécieront toutefois d’être consultés et pourront même se révéler être de vrais alliés ! Prévoyez des sessions de questions / réponses pour lever leurs doutes potentiels sur la confidentialité des données collaborateurs par exemple. 

Enfin, pour encourager les salariés à se connecter à leur coffre-fort numérique, appuyez-vous sur des salariés ambassadeurs sur le terrain : référents RH, managers… plusieurs profils peuvent se révéler être de précieux atouts dans votre projet digital RH. 

La mise en place du bulletin de paie électronique est un enjeu pour votre organisation ? Découvrez notre solution de dématérialisation RH.