En 2022, la moitié des entreprises françaises étaient engagées dans une démarche d’expérience collaborateur (1). Un chiffre qui devrait encore augmenter en 2023 tant l’enjeu pour les services RH est fort.

Plus les années passent et plus l’attention des Ressources Humaines se porte sur l’amélioration de la qualité de l’expérience vécue par leurs salariés au quotidien. Chaque interaction est vue comme un axe d’optimisation potentiel. C’est notamment le cas de la signature électronique de documents RH qui jalonne la relation collaborateur-employeur, de l’onboarding jusqu’à la fin du contrat.

Comment la mise en place de la signature électronique peut-elle concrètement améliorer le parcours des salariés dans l’entreprise ?

Primobox vous livre son analyse complète.

Signature électronique de documents RH & efficacité

La signature manuscrite d’un document implique de nombreux allers-retours entre les différentes parties prenantes. Mails, courriers et relances allongent fatalement les délais. La lourdeur des démarches administratives peut alors rapidement se faire sentir ! D’autant plus si l’on considère le nombre de documents à signer chaque année côté RH : contrats de travail, avenants, entretiens annuels, soldes de tout compte…

A l’inverse, en choisissant le niveau adapté de signature électronique (simple ou avancé dans le cas de documents RH), la DRH contribue à simplifier l’usage pour tous les signataires et à réduire les délais de traitement. Un bon point pour le collaborateur qui attend son document signé avec impatience.

Plusieurs fonctionnalités permettent en effet de supprimer les actions chronophages à faible valeur ajoutée. Il devient ainsi possible de :

• Accélérer la validation du document avant signature. Personnalisé, le workflow de signature permet d’envoyer un document en relecture (auprès du service juridique par exemple), avant son envoi automatique pour signature.
• Éviter les oublis grâce au paramétrage de relances automatiques. Les signataires reçoivent une notification par email ou par SMS pour leur rappeler qu’ils ont un document à signer.
• Signer des documents en masse. Un DRH peut par exemple signer plusieurs avenants en même temps. Il évite alors de répéter la même opération pour chaque salarié concerné.

Pour les collaborateurs, ces fonctionnalités sont la garantie d’un processus de signature plus court et plus fluide. À la clé : moins d’énergie et de temps perdus.

Plus de flexibilité pour les collaborateurs grâce à la signature électronique

Au-delà d’accélérer le processus, le fait de pouvoir signer électroniquement un document à distance offre une plus grande flexibilité aux collaborateurs. Cette pratique va alors dans le sens du travail hybride, priorité stratégique pour les RH en 2023.

Concrètement, un salarié peut consulter le document qu’il doit signer de n’importe où et à n’importe quel moment. Il ne lui reste alors plus qu’à y apposer sa signature électronique depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Plus besoin de se rendre au siège pour y réaliser la signature en face à face avec les Ressources Humaines ou avec son manager ! Une flexibilité particulièrement appréciable dans le cas où le salarié :

• a recours au télétravail,
• est géographiquement éloigné de l’équipe RH,
• a un emploi du temps particulièrement chargé.

À l’heure où la flexibilité devient une condition essentielle du bien-être collaborateur, la signature électronique marque un point de plus !

Focus : signature électronique du contrat de travail et accélération des recrutements

Tous les documents RH nécessitant une signature n’ont pas la même importance aux yeux des collaborateurs. L’un d’eux revêt une importance particulière : le contrat de travail. Point de départ de la relation contractuelle, il donne le ton sur la suite des interactions. Impossible donc de négliger ce point clé de l’onboarding !

Proposer la signature électronique du contrat de travail permet ainsi de réduire les délais de contractualisation. Chacun leur tour, les signataires reçoivent une notification pour signer le contrat et sont automatiquement relancés en cas d’oubli. Le délai de plusieurs jours, initialement incompressible, passe alors à quelques heures seulement. Du point de vue du candidat, cela permet de lever l’incertitude qui plane inévitablement dans son esprit tant qu’il n’a pas signé son contrat.

Encore un bon point pour l’expérience salarié.

Renforcer l’accessibilité des documents RH pour les collaborateurs

Enfin, la signature électronique permet de simplifier l’accès des collaborateurs à leurs documents une fois ces derniers signés. Par exemple, avec Primobox, les salariés accèdent à leurs documents RH en quelques clics depuis leur espace personnel et sécurisé myPrimobox. Contrats, avenants et autres documents professionnels sont accessibles de manière sécurisée 24h/24 et 7j/7, et ce, depuis n’importe quel appareil connecté à internet (tablette, smartphone, ordinateur).

Le risque de perte de document est alors écarté. Autre bénéfice tangible pour le collaborateur : la possibilité de transférer ses documents à des tiers. Ses démarches personnelles sont ainsi facilitées (demande de prêt bancaire, constitution d’un dossier de location ou de caution, actualisation auprès de Pôle Emploi…). Un poids en moins pour le salarié, à un moment charnière de sa vie personnelle.

Source :

https://www.parlonsrh.com/5eme-barometre-de-lexperience-collaborateur-parlons-rh-en-devoile-les-principaux-enseignements-en-conference-de-presse/