Contrairement aux idées reçues, dématérialiser vos processus RH n’est pas complexe ou long à mettre en place techniquement. Les solutions sont proposées en mode SaaS (Software As A Service) et ne nécessitent aucune intervention technique ! Vous n’avez besoin que d’une connexion internet pour utiliser l’outil. La mise en place se fait rapidement, contrairement à certains logiciels qui nécessitent l’intervention de l’équipe informatique et une gestion de projet dédiée. L’éditeur du logiciel gère pour vous les points techniques (hébergement de la solution, paramétrages spécifiques à votre société, mises à jour, etc.).

Si vous le souhaitez, l’outil peut également être intégré à votre logiciel RH afin de ne présenter qu’une seule interface aux utilisateurs. Vous profitez d’une synergie forte entre vos différents outils RH sans changer vos habitudes.

Dès les premiers jours d’utilisation de votre nouvelle solution de dématérialisation RH, vous constaterez des évolutions considérables dans l’opération de vos tâches quotidiennes. Voici 3 exemples concrets :

• Vous rencontrez des difficultés pour récolter vos contrats de travail et avenants signés en temps et en heure ? Depuis votre interface de dématérialisation RH, vous suivez en temps réel l’avancée des signatures et avez la possibilité de relancer les retardataires en un clic. Les délais de signature sont réduits, le taux de retour des documents s’améliore rapidement.
• Les nouveaux employés vous transmettent leurs pièces justificatives par mail ou en version papier. Vous devez les rassembler, parfois les scanner, puis les classer dans le bon dossier. Grâce à la plateforme, vous avez la possibilité de leur demander de les transmettre au format numérique directement après la signature du contrat. Chaque pièce ira se classer automatiquement et en toute sécurité dans le dossier du nouvel entrant.
• Vous perdez du temps à chercher la bonne information dans les dossiers du personnel ? Grâce au moteur de recherche, retrouvez rapidement les documents ou le dossier salarié dont vous avez besoin. Le suivi de vos dossiers en cours est simplifié. Vous gagnez du temps et améliorez vos processus internes.

Les changements organisationnels enclenchés par la dématérialisation RH vont entraîner des améliorations notables dans vos interactions au sein de votre société. En effet, votre équipe RH sera désormais plus accessible pour vos collaborateurs au quotidien. Ils constateront rapidement un gain d’efficacité et un meilleur suivi de leurs demandes. Vous favorisez l’engagement envers l’entreprise et la fidélité de vos équipes. Offrir une solution moderne et accessible via l’espace de stockage salarié va également dans le sens d’une satisfaction générale des employés. Vous valorisez votre marque employeur en interne.

En conséquence, les Ressources Humaines se recentrent sur leurs missions principales et confortent leur position de partenaire stratégique de la direction. En anticipant les besoins en compétences et en accompagnant efficacement les équipes en place, elle permet à l’entreprise de suivre le cap fixé par ses dirigeants.

Le Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) s’applique à toutes les entreprises. Dès l’instant où vous constituez un dossier collaborateur, vous rassemblez des données personnelles qui doivent rester confidentielles. Il est important de s’assurer que ces données ne soient pas accessibles par des tiers ou des collaborateurs non autorisés à les manipuler ou en prendre connaissance.

Grâce à la dématérialisation RH, les documents sont conservés dans des dossiers électroniques personnels et accessibles seulement par les utilisateurs autorisés. Vous centralisez les données et en sécurisez l’accès, vous respectez le RGPD tout en profitant d’une gestion documentaire simple et efficace.

Enfin, vous sécurisez également le transfert de documents. L’un de vos collaborateurs vous demande de lui renvoyer un bulletin de paie ? Il vous suffit de lui transmettre directement dans son espace personnel grâce à votre outil de dématérialisation RH. Terminés les envois par courrier et leurs délais trop longs. Terminés également les envois par email de documents sensibles contenant des données personnelles (non conformes au cadre légal érigé par la loi Travail et le RGPD).

En signant son contrat de travail électroniquement, le salarié profite des principaux avantages de la dématérialisation dès son arrivée dans l’entreprise : le gain de temps et l’accessibilité. Il n’est plus nécessaire de faire de multiples allers-retours entre les Ressources Humaines et le signataire. Grâce à la signature électronique, les deux parties signent et récupèrent le contrat au format numérique immédiatement, peu importe le lieu et l’heure.

Le contrat sera stocké via DEMAT RH en toute sécurité dans un e-Dossier nominatif avec tous les documents fournis par le collaborateur lors de son entrée dans l’entreprise (cartes d’identité et vitale, RIB, etc.). Ce dossier est confidentiel et accessible seulement par le service des ressources humaines. Il permet un suivi personnalisé des collaborateurs plus simple et efficace, plus satisfaisant.

La dématérialisation permet de diminuer drastiquement les temps de traitement des tâches opérationnelles. L’équipe des ressources humaines est dégagée des missions chronophages à faible valeur ajoutée comme l’impression et la mise sous pli des bulletins de paie ou les relances afin d’obtenir la signature des contrats. Elle peut se recentrer sur son cœur de métier : recrutement, intégration de nouveaux employés, soutien aux managers etc. Les collaborateurs profitent d’une équipe RH mobilisée pour les écouter et les accompagner au quotidien sur des problématiques qui leur sont propres. Un accompagnement adapté est l’une des clés de l’engagement long terme des équipes.

Pour les Ressources Humaines, les documents des salariés et de l’entreprise sont conservés de manière sécurisée et accessibles à tout moment par l’équipe.
Côté salarié, l’espace de stockage numérique myPrimobox bénéficie d’un archivage sécurisé long terme. Les bulletins de paie dématérialisés (mais aussi tous les documents professionnels ou personnels que le salarié souhaite y conserver) sont disponibles à toute heure et 7/7j depuis l’espace personnel de chaque salarié.
Les collaborateurs profitent d’une solution de dématérialisation accessible et souple ainsi que d’un espace de stockage numérique sécurisé offert par l’employeur. Ils le conserveront même s’ils quittent l’entreprise.

Gain de temps, meilleur accompagnement, accessibilité… Grâce à la flexibilité et la réactivité apportées par la dématérialisation, la satisfaction et l’engagement des collaborateurs se renforcent à mesure que leur quotidien se simplifie.

Chaque collaborateur bénéficie gratuitement d’un espace de stockage personnel et sécurisé offert par l’employeur. Les bulletins de paie y sont déposés chaque mois ainsi que tous les documents transmis par l’équipe RH (relevé d’heures, note d’information, etc.). Les bulletins seront conservés en toute sécurité et accessibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur, même si celui-ci quitte l’entreprise.

Les collaborateurs ont déjà adopté de nouvelles habitudes dans leur vie personnelle grâce au numérique. Leurs attentes évoluent, notamment sur l’accessibilité à l’information ou encore sur les délais d’obtention des documents. Sur internet, tout est instantané. L’espace personnel répond à cette demande de réactivité. Le service est accessible 24/24h et 7/7j, les documents sont toujours à portée de clic. En cas de besoin, les Ressources Humaines peuvent renvoyer en quelques secondes au collaborateur un document dont il a besoin.

Le salarié profite également de fonctionnalités avancées comme les connecteurs ou le partage de documents. En effet, il peut décider d’ajouter des documents personnels dans son espace afin d’en conserver un exemplaire. Une précaution qui peut s’avérer très utile en cas de perte lors d’un déménagement ou d’un dégât des eaux par exemple. Grâce aux connecteurs, les factures d’électricité ou de téléphone sont déposées automatiquement dans l’espace personnel.

Dès la mise en place, les coûts liés à l’émission et la mise sous pli des bulletins de paie ou des contrats ainsi que l’affranchissement des courriers disparaissent. Le gain financier pour l’entreprise est intéressant. Il est particulièrement conséquent dans certaines configurations (réseau d’agences, force de vente répartie sur tout le territoire, etc.) qui nécessitent des envois récurrents.

C’est donc en toute logique que le temps auparavant consacré à ces tâches se libère. Il n’est plus nécessaire aux équipes RH de bloquer jusqu’à 2 jours par mois pour les réaliser.
Le délai de diffusion aux collaborateurs est aussi raccourci. Un clic suffit à transmettre un contrat pour signature ou envoyer les bulletins de paie dans le coffre-fort numérique de chaque salarié.

La recherche documentaire est simplifiée car chaque document dématérialisé est classé en toute sécurité dans un e-Dossier précis. L’équipe RH a accès à l’historique de chaque salarié rapidement et peut leur transmettre des informations de façon personnalisée ou en masse.

L’un des bénéfices les plus importants de la dématérialisation RH est l’amélioration notable de la relation avec les collaborateurs. Le temps gagné permet à l’équipe RH d’être plus à l’écoute et plus productive. Elle se recentre sur des sujets stratégiques comme le recrutement et l’intégration des nouveaux talents par exemple. Les échanges sont plus fluides grâce à une réactivité accrue. Le service supplémentaire offert par l’employeur améliore la satisfaction des collaborateurs.

Tous les documents dématérialisés sont stockés dans un espace de stockage numérique unique accessible 24/24h, 7/7j. L’accès est restreint aux seules personnes autorisées pour garantir la confidentialité des données. Pour l’entreprise c’est la garantie d’un archivage de longue durée, sécurisé et à valeur probatoire conformément aux obligations légales.

Chez Primobox, nous avons choisi de développer une solution fiable et évolutive afin de répondre à vos problématiques du quotidien.