Vous êtes convaincu que la mise en place d’une solution de dématérialisation RH serait bénéfique pour votre entreprise ? Problème, votre Direction ne voit pas les choses de la même manière. Il y a donc fort à parier que vous ayez à défendre votre idée face à d’autres projets digitaux RH. Dans ce cas, tous ne seront pas retenus. Pour faire pencher la balance en votre faveur, mieux vaut bien connaître les attentes des personnes auxquelles revient la décision. Voici nos 3 conseils pour convaincre votre Direction d’investir dans la dématérialisation des documents RH.

Mettre en avant le lien entre le projet de digitalisation RH et la stratégie globale de l’entreprise

Les enjeux de votre Direction diffèrent très certainement des vôtres. Rien de plus normal. Le tout est d’identifier les moteurs de vos interlocuteurs pour leur démontrer que votre projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise.

Le fait qu’un outil digital ait le potentiel de faire gagner du temps au quotidien à l’équipe RH est bien évidemment un argument. Il peut correspondre à un premier niveau de démonstration dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie ou de mise en place de la signature électronique des contrats de travail par exemple.

Toutefois, vos mots auront plus d’impact si vous parvenez à démontrer aux décisionnaires que les processus RH en place ont des répercussions d’ordre juridique ou économique. Charge à vous de prouver que votre projet digital RH répond aux enjeux prioritaires communiqués par la Direction.

En fonction des informations dont vous disposez, vous pouvez choisir de mettre avant le fait qu’une solution de dématérialisations des documents RH va permettre de :

• Renforcer la sécurité des données RH pour être en conformité avec le RGPD
• Rationaliser les coûts et gagner en productivité pour booster la rentabilité de l’entreprise
• Sécuriser la signature des contrats de travail pour limiter les risques de requalification en CDI ou d’assignation devant le Conseil des Prud’hommes
• Limiter l’usage du papier pour renforcer l’engagement RSE de l’entreprise.

Calculer le ROI de votre projet de dématérialisation RH

Au cours de vos échanges avec la Direction, la question de l’impact financier du projet que vous proposez va obligatoirement se poser. Pour avoir une longueur d’avance, nous vous conseillons de commencer par dresser la liste des différents coûts associés au processus de départ. Dans le cas d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, veillez par exemple à recenser une estimation des dépenses suivantes :

• Les frais liés à l’impression (papier, encre)
• Les frais d’affranchissement
• Le temps alloué aux envois de bulletins de paie chaque mois
• Le temps nécessaire au classement des bulletins papier dans les dossiers du personnel
• Le nombre de personnes impliquées dans le processus et leur taux horaire
• Le cas échéant : le coût des processus externalisés (mise sous pli…)

Une fois cette liste de coûts établie, vous allez devoir définir le retour sur investissement attendu grâce à la dématérialisation RH. Notre conseil est d’aller aussi loin que possible dans la mesure de ce ROI (retour sur investissement). Vous n’aurez peut-être pas toutes les informations utiles, mais au moins deux données clés sont à portée de main :

• Les coûts des solutions logicielles du marché et leur modèle de tarification (selon le nombre de documents envoyés, le nombre de signatures électroniques réalisées, le nombre d’utilisateurs RH de la plateforme…). N’oubliez pas d’intégrer les frais de mise en service.
• Le nombre d’heures de travail économisées chaque mois et l’éventuel impact sur la masse salariale.

Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de la société Pro Impec explique la démarche de son équipe lors du calcul du ROI de la solution DEMAT RH : « Nous ne pouvions pas anticiper notre taux de dématérialisation en amont. En revanche, dans la mesure où nous avons 5 000 salariés, nous savions qu’avec 50% de bulletins de paie électroniques nous allions économiser 2 500€ par mois de frais postaux, puisqu’à ce moment-là le timbre était à 1€. Et encore, je n’avais inclus que l’affranchissement dans mes calculs. » Découvrez l’intégralité de son témoignage.

Pour aller plus loin et crédibiliser votre démonstration, nous vous conseillons de solliciter des personnes extérieures à votre organisation :

• Des membres de votre réseau. Sollicitez-les via Linkedin par exemple. Au-delà des éléments liés au ROI, profitez-en pour leur demander quelles sont les erreurs à ne pas commettre.
• Des utilisateurs des solutions que vous convoitez. Certains éditeurs seront ravis de vous partager les coordonnées de quelques-uns de leurs clients évoluant dans le même secteur d’activité que vous ou avec une problématique similaire à la vôtre.

Ils pourront vous partager leur retour d’expérience et vous aider à y voir plus clair sur l’aspect financier (mais pas seulement).

Impliquer les autres services dans le projet pour cerner leurs besoins

En dehors de l’équipe métier que vous devrez solliciter pour définir les besoins fonctionnels et les points de douleur du processus actuel, plusieurs services peuvent apporter une expertise complémentaire. Les consulter vous permettra d’être plus précis dans la définition du besoin et donc, de crédibiliser le projet aux yeux de la Direction.

Vous pouvez ainsi vous appuyer sur :

• La DSI (Direction des Systèmes d’Information). Les solliciter vous permettra d’anticiper la question de l’interopérabilité avec le reste du système d’information RH.

• Le service juridique ou le Délégué à la protection des données (DPO). Ils seront d’une grande aide pour construire votre projet conformément au RGPD.

En incluant ces deux services dans la réflexion, le chef de projet s’assure d’avoir une vision globale des besoins à l’échelle de l’organisation. La clé d’un bon cadrage de projet !