Le schéma est classique : un siège social, plusieurs sites de production.

Dans l’industrie agroalimentaire, l’expansion du réseau de production est un atout stratégique. Dictée par une nécessité de proximité à la fois avec les bassins agricoles et avec les consommateurs finaux, elle permet une meilleure adaptation aux contraintes et enjeux locaux. 

Du point de vue du service Ressources Humaines, les bénéfices d’une organisation multi-sites sont beaucoup plus nuancés. Dès lors que la majorité des collaborateurs travaillent hors du siège, la gestion des tâches administratives du quotidien peut se transformer en casse-tête. 

La dématérialisation des documents RH propose alors plusieurs clés pour fluidifier les échanges entre le service RH et les collaborateurs sur site.

Tour d’horizon dans cet article.

 

Réduire le délai de distribution des bulletins de paie grâce à la dématérialisation 

Dans une entreprise organisée en réseau, la paie centralisée au siège doit ensuite être transmise dans les différents établissements. Les équipes RH peuvent alors opter pour l’envoi postal (avec des frais d’affranchissement incompressibles et en hausse chaque année) ou pour l’acheminement par navette interne (avec des délais de réception aléatoires). Une fois sur site, les bulletins sont soit distribués manuellement à chaque collaborateur soit envoyés à leur domicile par courrier. Le processus s’avère alors à la fois chronophage pour les gestionnaires RH et source d’insatisfaction pour les salariés qui tardent à recevoir leurs fiches de paie.

Aurore Grill, Responsable Paie et ADP de la société Traiteur de Paris, explique par exemple qu’avant la mise en place de la solution DEMAT RH, les bulletins papier étaient transmis aux sites de production via une navette interne informelle. La remise aux collaborateurs était ensuite faite en main propre et les fiches de salaire des salariés absents étaient renvoyées au siège puis expédiées en recommandé à leur domicile. « Le délai entre la mise sous pli et la remise était trop long. La navette repoussait la distribution de 2 à 3 jours. Le renvoi des bulletins des collaborateurs absents pouvait prendre 1 semaine de plus, et la livraison du recommandé encore 2 jours. »

 

 

Face à ce type d’organisation, la dématérialisation RH offre des solutions efficaces, tant du point de vue du confort de travail des équipes opérationnelles que de l’expérience collaborateur.

Côté RH, les membres du personnel habituellement chargés de l’impression et de la mise sous pli des fiches de salaire peuvent ainsi réaliser une économie de plusieurs heures de travail chaque mois. Une fois la paie validée, quelques clics suffisent pour envoyer les bulletins à l’ensemble des salariés. Grâce à la solution DEMAT RH, la société Traiteur de Paris a ainsi pu réduire le temps alloué à cette tâche à quelques minutes par mois. 

Côté collaborateur, chacun accède à sa fiche de paie dans un temps beaucoup plus court depuis son espace personnel myPrimobox. « Nous avons été agréablement surpris par un taux de dématérialisation élevé » explique Aurore Grill de la société Traiteur de Paris. « Les collaborateurs sont ravis d’avoir leur bulletin dès le 5 du mois avec leur salaire. Ils sont autonomes pour l’utiliser comme ils le souhaitent. ».

 

Contrats de travail : anticiper la saisonnalité du secteur agroalimentaire grâce à la dématérialisation RH

Au-delà de la distribution des bulletins de paie, de nombreux autres processus RH sont rendus plus complexes par l’éloignement géographique entre le siège et les lieux de production. C’est par exemple le cas de la contractualisation avec les nouvelles recrues.

En effet, dans un contexte multi-sites, la rédaction d’un contrat de travail nécessite des allers-retours entre les gestionnaires RH du siège, les managers et RRH de l’établissement du futur salarié et ce dernier. La collecte des pièces justificatives, la validation du document et sa signature manuscrite par les différentes parties prenantes peuvent alors subir des délais importants.

Dans l’industrie agroalimentaire, ce constat est accentué par la saisonnalité de l’activité. La plupart des recrutements de l’année se concentrent en effet en amont des pics d’activité (fêtes de fin d’année, saison estivale…). Pendant ces périodes, les responsables des différents sites de production sollicitent quotidiennement les équipes RH du siège pour rédiger et faire signer de nouveaux contrats de travail et des goulots d’étranglement émergent.

La dématérialisation RH permet alors de soulager les services Ressources Humaines dont la charge de travail grimpe en flèche plusieurs fois par an. Deux processus peuvent ainsi être considérablement accélérés : la rédaction et la signature des contrats.

En choisissant une solution de génération de documents intégrée au SIRH, l’équipe RH économise de précieuses heures chaque mois. Les informations contenues dans le logiciel métier sont récupérées et intégrées dans des modèles de documents pré-paramétrés. 

Une fois rédigé, le contrat est envoyé en un clic pour validation et pour signature aux personnes concernées. Dématérialisée, la signature se fait à distance et de manière asynchrone limitant ainsi les délais. 

La digitalisation du processus de contractualisation permet donc au service RH d’aborder plus sereinement les pics de recrutement inhérents au secteur agroalimentaire. Les futures recrues bénéficient quant à elles de délais moins longs au cours de cette phase déterminante de leur parcours. Un bon point pour l’expérience collaborateur.

 

Dossiers du personnel dématérialisés : améliorer le partage de l’information entre le siège et les entités de production

Dans les organisations multi-sites, au-delà de la dématérialisation des documents RH, se pose la question du partage des informations liées aux collaborateurs. Stockés au format papier, les documents sont difficilement accessibles par les différentes équipes RH. 

Une formalité aussi courante qu’une demande de duplicata par un salarié rattaché à une entité de production peut rapidement devenir délicate. Si les dossiers du personnel sont archivés au siège, le RRH du site ayant recueilli la demande initiale doit faire une demande à ses homologues ayant accès à la salle de stockage. Ces derniers doivent alors scanner le document et l’envoyer par email. Une tâche qui, multipliée par le nombre de lieux de production, peut s’avérer particulièrement chronophage pour les équipes RH. Du point de vue du collaborateur, le constat n’est pas plus reluisant : attendre un duplicata pendant plusieurs jours s’avère en effet difficilement entendable à l’ère de l’instantanéité !

Le partage d’information est alors grandement simplifié lorsque les dossiers du personnel sont entièrement digitalisés. En effet, ils sont rassemblés au même endroit et chaque collaborateur RH habilité y accède simplement, où qu’il soit, tout en respectant les règles de cloisonnement de l’information. Les données sont accessibles par toute l’équipe en temps réel. L’avancement dans les différentes tâches du service est clair. Un coup d’œil suffit à vérifier qu’un document a été transmis ou qu’un contrat a bien été signé. L’instantanéité apportée par une solution de dématérialisation gomme les distances et réduit fortement les délais de traitement. La collaboration entre les membres de l’équipe RH rattachés aux différentes entités est facilitée.

En synthèse, retenons que dans une organisation multi-sites, la dématérialisation RH permet de décentraliser les processus documentaires et de redonner de l’autonomie aux différentes entités.

Bulletins de paie, contrats de travail… ce sont finalement l’ensemble des documents qui accompagnent le parcours des salariés qui peuvent être digitalisés. De nouvelles dynamiques de collaboration peuvent alors émerger entre le siège et les entités de production. La gestion administrative du personnel est facilitée. Enfin, chaque membre de l’équipe RH alloue son temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée dans lesquelles proximité et connaissance terrain sont de véritables atouts. 

 

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