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Expérience collaborateurEngagé depuis 2017 dans le programme Action Publique 2022, le gouvernement a mis le cap sur la modernisation de la fonction publique.
Parmi les chantiers prioritaires, figure celui de la transformation numérique des Ressources Humaines. Ces dernières années, les initiatives en faveur de la digitalisation des processus RH se sont donc développées au sein des collectivités territoriales (conseils régionaux, conseils départementaux, communes).
Si le train est en marche vers un secteur public de plus en plus digitalisé, l’enjeu est que cette marche ne soit pas forcée, au risque de voir des freins émerger parmi les agents (fonctionnaires territoriaux ou contractuels).
Découvrez 8 conseils pour mener à bien une démarche de conduite du changement dans la fonction publique territoriale.
#1 – Tenir compte de la culture de chaque collectivité locale
Chaque collectivité et chaque établissement public local (communauté d’agglomération, métropole…) a sa propre histoire et son propre passif. Il peut s’agir d’anciennes réformes mal accueillies, d’une incompréhension historique entre agents et management, d’un manque d’effectifs chronique ou encore d’un climat social tendu (1). Selon les situations, ces événements passés peuvent influencer l’accueil réservé à un nouveau projet, qu’il soit de nature digitale ou non. Les agents pourront en effet avoir du mal à se projeter vers un avenir en rupture avec ce qu’ils ont connu jusqu’à présent. Les démarches d’accompagnement au changement dans la fonction publique territoriale doivent tenir compte de cette logique.
Cela ne signifie pas que toute tentative de changement est condamnée à échouer, mais, à l’inverse, faire fi de ce contexte serait illusoire. Mieux vaut passer un peu de temps à s’approprier ses répercussions sur la culture de la collectivité locale et sur l’état d’esprit des agents que d’avancer avec des œillères. En vous appuyant sur ce passé, vous capitalisez sur ses enseignements pour trouver la voie qui permettra à votre projet de réussir dans votre propre environnement.
#2 – Prendre en compte la réalité du terrain
Dans le cadre d’un projet RH qui va impacter l’ensemble des agents, comme la digitalisation des bulletins de paie ou des demandes de congés par exemple, chacun aura potentiellement une vision et des attentes précises. Impliquer une partie des fonctionnaires territoriaux, des agents contractuels et des encadrants dans la construction du projet peut alors permettre d’éviter un certain nombre d’écueils. Pour cela, vous pouvez envisager de constituer des groupes de travail ou d’animer des ateliers collaboratifs en effectifs réduits. Il y a fort à parier que les différents échanges vous permettront d’identifier des idées clés, des dangers à éviter ou vous apporteront des précisions sur les processus en place dans certains services. Impliquer les agents territoriaux tout au long de la démarche pour recueillir leurs propositions fait d’ailleurs partie de l’un des 6 principes clés du programme Action Publique 2022 (2).
Parmi les bénéfices à attendre, on en notera deux principaux :
- Maximiser l’adhésion au projet en interne. Les agents impliqués dès le début de la réflexion se sentent valorisés et ont de fortes chances de se transformer en ambassadeurs par la suite.
- Élaborer un cahier des charges précis sur le plan fonctionnel. Cela vous sera utile au moment où vous aurez à le transmettre aux éditeurs que vous interrogerez.
#3 – Constituer une équipe projet et responsabiliser les encadrants
Pendant la phase de cadrage d’un projet de digitalisation RH, l’une des étapes essentielles est de définir clairement l’équipe qui le portera. Pour cela, deux possibilités : soit les services RH et SIRH identifient eux-mêmes les membres du comité en question, soit ils nomment un chef de projet, chargé de constituer sa propre équipe.
Dans les deux cas, le leadership naturel et les aptitudes de communication du chef de projet feront toute la différence. En effet, c’est à lui qu’incombe la mission de communiquer en interne sur les avancées du projet. Plus globalement, son objectif est d’embarquer les agents et d’impulser le changement.
Pour cela, le chef de projet a tout intérêt à s’appuyer sur les cadres de la collectivité. En les responsabilisant quant au rôle qu’ils peuvent jouer dans la conduite du changement, il s’assure d’avoir des relais de proximité auprès des agents territoriaux. Des formations professionnelles à l’innovation ou au fonctionnement en mode projet pourront s’avérer utiles sinon nécessaires.
#4 – Anticiper les conséquences du changement RH
Adopter une démarche de conduite du changement vertueuse nécessite de savoir quels sont les changements concrets qui se profilent. Pour cela, il est nécessaire de réaliser une étude d’impact.
L’objectif est d’identifier toutes les conséquences du changement sur :
- le quotidien des agents et des encadrants,
- les processus existants,
- les autres projets en cours, digitaux ou non.
A partir de là, le chef de projet SIRH pourra élaborer un plan d’actions, un plan de formation et une méthodologie de gestion de projet adaptée au contexte.
#5 – Contextualiser le projet
Accepteriez-vous de changer l’une de vos habitudes sans savoir pourquoi ?
La réponse est probablement non.
Non, car si on ne vous explique pas où on souhaite vous amener, il y a de fortes chances pour que vous n’ayez pas envie d’y aller. C’est humain. Et c’est là l’un des principes de base des démarches d’accompagnement au changement.
Pour communiquer sur un projet de digitalisation RH, il est nécessaire de le replacer dans son contexte. L’objectif est de rappeler en quoi il s’inscrit dans une vision stratégique pour le territoire. Qu’il s’agisse de limiter les coûts de la structure publique, d’en moderniser les usages (3) ou d’améliorer l’expérience agent, chaque initiative RH répond à une ambition globale qu’il convient de partager. A noter que la logique de réduction du nombre de postes est, à l’inverse, une véritable crainte pour la plupart des agents. Attention donc à ne pas laisser entendre que le projet s’inscrit dans cette démarche. Les arguments liés à l’amélioration de l’expérience agent auront beaucoup plus de résonance que les plus quantitatifs d’entre eux.
Les chances de convaincre les agents du bien-fondé d’un changement sont d’autant plus importantes si celui-ci s’inscrit dans une politique publique de transformation numérique tel que le programme Action Publique 2022. Qu’ils adhèrent au projet politique ou non, pour les agents, il s’agit au moins d’un gage de cohérence. Ainsi Edouard Philippe déclarait en 2017 : « Action publique 2022 vise à redonner du sens, de la cohérence et de la lisibilité à l’action publique. » (2)
#6 – Mettre en avant les bénéfices attendus pour les agents
La mise en place d’un outil RH qui impacte le quotidien de l’ensemble des agents d’une structure territoriale peut donner lieu à des inquiétudes. Pour accompagner au mieux ce changement, on veillera à insister sur les points de réassurance et à mettre en avant les bénéfices du projet pour les agents.
Par exemple, dans le cadre de la mise en place d’un espace personnel et sécurisé permettant à chaque agent d’y retrouver ses bulletins de paie et autres documents RH, le service RH et le chef de projet SIRH pourront mettre en avant les points suivants :
- La facilité d’accès aux documents, 24h / 24, 7j / 7, depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
- L’importance accordée à la sécurité des données des agents. Un hébergement en France et respectant les normes en vigueur (datacenters certifiés ISO 27 0001) sera par exemple à valoriser. De même qu’un archivage à valeur probante avec un prestataire comme Arkhineo garantissant l’intégrité des documents archivés.
- La qualité du service d’assistance. Les utilisateurs les moins aguerris pourront se trouver confrontés à des difficultés d’accès à leur espace personnel, mais un service support réactif leur permettra de ne jamais se retrouver seuls face à leurs questions !
#7 – Multiplier les point de contact avec les agents locaux
Pour diffuser le message au sein de la collectivité locale, il est nécessaire de communiquer par tous les canaux possibles (intranet, newsletter, affichage…) et à tous les échelons de l’administration (encadrants, fonctionnaires territoriaux et agents contractuels). Faites-vous accompagner par un éditeur qui saura vous aiguiller et vous conseiller ! Chez Primobox, nous mettons à disposition de tous nos clients un kit de communication entièrement personnalisable composé notamment de :
- un exemple de courrier d’information,
- une présentation à destination des instances de dialogue social,
- une vidéo tutorielle de la plateforme myPrimobox
- un guide d’activation.
Cette diffusion institutionnelle du message sera idéalement couplée avec un accompagnement individuel et facultatif pour les agents qui en ressentent le besoin. Dans le cadre d’un projet de dématérialisation des bulletins de paie, certains agents pourraient se sentir démunis face à l’espace en ligne leur permettant de consulter leurs documents. Prévoir des sessions d’accompagnement peut alors permettre de lever des freins tant psychologiques que technologiques.
#8 – Mesurer le succès pour envoyer des signaux encourageants aux agents territoriaux
Prendre toute la mesure de la phase de cadrage permet d’avancer plus rapidement sur les étapes suivantes, une fois le projet lancé. En effet, une fois annoncé, le changement va être très attendu par les agents. Ces derniers seront impatients d’en percevoir les premières retombées.
Plus la mise en place sera finalisée rapidement, plus l’équipe projet pourra communiquer sur les premiers résultats tangibles. Cela permettra de rassurer les agents sur le fait que les changements qui leur ont été demandés n’ont pas été vains.
Première chose à faire pour communiquer des résultats : définir des indicateurs clés de succès qui permettront de mesurer la réussite du changement.
Vous disposez d’un premier taux d’adoption du bulletin de paie électronique quelques semaines après le lancement de la solution ? Soyez transparents et informez-en vos agents en prenant soin de détailler les leviers à actionner pour le faire augmenter. Vous leur proposerez une mise à jour lorsque le chiffre aura évolué. Vos agents sont avides de transparence, communiquez donc régulièrement sur vos indicateurs clés de succès et prévoyez des ajustements en conséquence !
Vous l’aurez compris, dans le cadre d’un projet de digitalisation RH, la clé est de communiquer. Mais pas n’importe comment ! Anticipez les changements à venir pour mieux les accompagner tout au long du processus. Rassurez vos agents, montrez leur les bénéfices attendus. Une chose est sûre, une communication anticipée et cohérente ne pourra que renforcer vos chances de succès.
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