69% des RH passent au moins la moitié de leur temps à effectuer des tâches administratives¹. Parmi celles-ci, la gestion des documents du personnel représente l’une des tâches les plus chronophages. En effet, plus l’effectif d’une société est important, plus la constitution de dossiers regroupant les informations personnelles et professionnelles de chaque salarié peut s’apparenter à un casse-tête quotidien.

Face à ce constat, la digitalisation RH ouvre des perspectives intéressantes en termes d’efficacité opérationnelle.

La clé face aux enjeux liés à la gestion des dossiers administratifs des salariés semble alors résider dans leur dématérialisation. Celle-ci permet en effet d’automatiser un certain nombre de tâches, dont le classement des documents RH. Chaque mois, la fiche de paie du collaborateur est ainsi ajoutée à son dossier, sans aucune action de la part des RH. De la même manière, les documents signés par le salarié (contrat de travail, avenant…) sont automatiquement classés dans son dossier. Les éventuelles pièces justificatives (carte d’identité, carte vitale…) viennent alors le compléter. L’automatisation de la complétion des dossiers salariés permet ainsi aux responsables de l’administration du personnel de gagner un temps précieux et d’écarter tout risque d’erreur de classement.

Pour aller plus loin dans l’automatisation des tâches administratives, il peut être intéressant de connecter les dossiers salariés dématérialisés avec le SIRH en place. Une manière efficace de mettre fin à la double saisie d’informations puisque les données contenues dans l’un sont automatiquement intégrées dans l’autre, par webservice ou SFTP. Par exemple, l’ajout de nouveaux collaborateurs dans la base salariés du SIRH déclenche automatiquement la création de leur dossier. Le gestionnaire RH peut alors identifier en un coup d’œil les documents manquants et les y ajouter en quelques clics.

En automatisant le classement des documents dans les dossiers des salariés, l’équipe RH s’assure également de gagner du temps au moment où il faudra les rechercher. La gestion du personnel s’en trouve ainsi fluidifiée.

En effet, certains documents nécessitent d’être facilement accessibles. Nous citerons par exemple les demandes de formations et les bilans sociaux individuels (BSI), souvent utilisés comme support dans les échanges avec les salariés, ou encore la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui constitue quant à elle une obligation légale².

Les allers-retours dans la salle de stockage pour trouver un document appartiennent désormais au passé. Les recherches parmi les dossiers dématérialisés du personnel sont ainsi grandement facilitées grâce à la possibilité de filtrer par type de document ou par tag (mot ou expression attribué au document afin de décrire son contenu) . L’équipe RH peut alors être plus réactive en cas de demande de duplicata par un salarié ou de demande émanant de l’Urssaf par exemple. Selon le type de demande, le gestionnaire RH peut envoyer le document au salarié par email ou dans son espace de stockage personnel et sécurisé ou encore le télécharger pour le transmettre à un tiers. Le flux documentaire s’en trouve ainsi allégé.

Enfin, la dématérialisation des dossiers salariés permet de pallier l’éloignement géographique des collaborateurs RH. En effet, quelle que soit la cause de la distance (organisation multi-sites, déplacement professionnel, télétravail…), celle-ci peut induire des difficultés au quotidien dans la gestion administrative RH. Pour les membres du service RH qui ne travaillent pas sur le site où sont stockés les dossiers, une tâche aussi simple que la recherche d’un document peut devenir un véritable casse-tête : est-il nécessaire de solliciter un collègue habilité à consulter le document qui se trouve sur place afin qu’il scanne le document ? Est-il préférable d’attendre d’être soi-même sur place ? La dématérialisation des dossiers RH rend alors les informations liées au personnel facilement accessibles à tous les membres de l’équipe RH habilités. Un véritable gain de temps et un pas en avant en termes de travail collaboratif.