Contrairement aux idées reçues, dématérialiser vos processus RH n’est pas complexe ou long à mettre en place techniquement. Les solutions sont proposées en mode SaaS (Software As A Service) et ne nécessitent aucune intervention technique ! Vous n’avez besoin que d’une connexion internet pour utiliser l’outil. La mise en place se fait rapidement, contrairement à certains logiciels qui nécessitent l’intervention de l’équipe informatique et une gestion de projet dédiée. L’éditeur du logiciel gère pour vous les points techniques (hébergement de la solution, paramétrages spécifiques à votre société, mises à jour, etc.).

Si vous le souhaitez, l’outil peut également être intégré à votre logiciel RH afin de ne présenter qu’une seule interface aux utilisateurs. Vous profitez d’une synergie forte entre vos différents outils RH sans changer vos habitudes.

Dès les premiers jours d’utilisation de votre nouvelle solution de dématérialisation RH, vous constaterez des évolutions considérables dans l’opération de vos tâches quotidiennes. Voici 3 exemples concrets :

• Vous rencontrez des difficultés pour récolter vos contrats de travail et avenants signés en temps et en heure ? Depuis votre interface de dématérialisation RH, vous suivez en temps réel l’avancée des signatures et avez la possibilité de relancer les retardataires en un clic. Les délais de signature sont réduits, le taux de retour des documents s’améliore rapidement.
• Les nouveaux employés vous transmettent leurs pièces justificatives par mail ou en version papier. Vous devez les rassembler, parfois les scanner, puis les classer dans le bon dossier. Grâce à la plateforme, vous avez la possibilité de leur demander de les transmettre au format numérique directement après la signature du contrat. Chaque pièce ira se classer automatiquement et en toute sécurité dans le dossier du nouvel entrant.
• Vous perdez du temps à chercher la bonne information dans les dossiers du personnel ? Grâce au moteur de recherche, retrouvez rapidement les documents ou le dossier salarié dont vous avez besoin. Le suivi de vos dossiers en cours est simplifié. Vous gagnez du temps et améliorez vos processus internes.

Les changements organisationnels enclenchés par la dématérialisation RH vont entraîner des améliorations notables dans vos interactions au sein de votre société. En effet, votre équipe RH sera désormais plus accessible pour vos collaborateurs au quotidien. Ils constateront rapidement un gain d’efficacité et un meilleur suivi de leurs demandes. Vous favorisez l’engagement envers l’entreprise et la fidélité de vos équipes. Offrir une solution moderne et accessible via l’espace de stockage salarié va également dans le sens d’une satisfaction générale des employés. Vous valorisez votre marque employeur en interne.

En conséquence, les Ressources Humaines se recentrent sur leurs missions principales et confortent leur position de partenaire stratégique de la direction. En anticipant les besoins en compétences et en accompagnant efficacement les équipes en place, elle permet à l’entreprise de suivre le cap fixé par ses dirigeants.

Le Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) s’applique à toutes les entreprises. Dès l’instant où vous constituez un dossier collaborateur, vous rassemblez des données personnelles qui doivent rester confidentielles. Il est important de s’assurer que ces données ne soient pas accessibles par des tiers ou des collaborateurs non autorisés à les manipuler ou en prendre connaissance.

Grâce à la dématérialisation RH, les documents sont conservés dans des dossiers électroniques personnels et accessibles seulement par les utilisateurs autorisés. Vous centralisez les données et en sécurisez l’accès, vous respectez le RGPD tout en profitant d’une gestion documentaire simple et efficace.

Enfin, vous sécurisez également le transfert de documents. L’un de vos collaborateurs vous demande de lui renvoyer un bulletin de paie ? Il vous suffit de lui transmettre directement dans son espace personnel grâce à votre outil de dématérialisation RH. Terminés les envois par courrier et leurs délais trop longs. Terminés également les envois par email de documents sensibles contenant des données personnelles (non conformes au cadre légal érigé par la loi Travail et le RGPD).