Quelle que soit la motivation de votre entreprise à dématérialiser tout ou partie de ses échanges, gardez à l’esprit une vision d’ensemble du projet. Croire que la digitalisation relève de la seule compétence du service informatique est réducteur. Certes ce sont souvent les premiers consultés pour la mise en place du projet, mais c’est un véritable programme d’entreprise dont l’aboutissement inclus tous les collaborateurs. Il est important d’identifier les interlocuteurs pertinents dans chaque service et les inclure dans le projet pour s’assurer leur soutien. Les consulter permettra également d’adapter le projet aux objectifs et aux contraintes du service concerné par le changement. Vous mettez toutes les chances de votre côté pour confirmer le succès du projet !

Il est important de rassurer vos équipes quant à la valeur légale du bulletin de paie dématérialisé et de la signature électronique.

La signature électronique dispose de la même valeur probante que la signature manuscrite depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Techniquement, chaque signature apposée électroniquement se voit attribuer un certificat électronique qualifié. Ce certificat est généré par un prestataire de services de certification électronique. Les documents signés sont fiables et peuvent être produits devant un tribunal.

Pour le bulletin de paie le procédé est similaire. Afin de garantir le caractère original du document, chaque bulletin transmis sur l’espace personnel du collaborateur est signé et horodaté électroniquement. L’entité (dans notre cas, Primobox) qui envoie les bulletins de paie dans les espaces personnels des salariés certifie que ces documents proviennent bien de l’employeur. L’intégrité de chaque bulletin est assurée sur le long terme.

Ensuite, il sera plus facile de fédérer vos collaborateurs autour du projet si vous leur démontrez qu’ils vont en tirer un bénéfice immédiat. Communiquez activement sur les avantages utilisateurs. N’hésitez pas à vous adresser à des groupes bien définis pour capter leur attention avec des problématiques qui leur sont propres. Identifiez en amont les éventuels freins et soyez prêts à les lever.
3 exemples concrets :

• La signature électronique : elle permet à la force de vente de signer plus rapidement et à distance. Le suivi des contrats en attente et la relance sont simplifiés, les commerciaux ont davantage de temps à consacrer à la vente. Sa mise en place et son utilisation sont rapides et simples.
• La fiche de paie dématérialisée raccourcit considérablement les étapes d’attente et de réception pour les salariés. Un espace de stockage électronique dédié garantit à vos collaborateurs une accessibilité 24/24h et un archivage longue durée. Ils sont plus autonomes et le service RH est moins sollicité.
• Les services client et comptabilité ont tout intérêt à adopter la facture dématérialisée. En effet, elle facilite le suivi des clients et permet de réduire les litiges et les délais de paiement.

Chaque service gagne en agilité et en productivité. Finalement c’est toute l’organisation qui en bénéficie.

Enfin, ne négligez pas la communication auprès de vos collaborateurs lors de la transition. Idéalement, le projet devrait être annoncé par un acteur interne comme le Directeur des Ressources Humaines ou un membre de la direction connu par les équipes concernées.

Les rythmes d’adaptation peuvent différer entre les services. En effet, tous ne seront pas impactés de la même manière par la transition vers la dématérialisation. Un écart entre les générations, plus ou moins connectées et à l’aise avec l’outil informatique, peut également être constaté. Une solution intéressante, si la taille de votre entreprise le permet, est d’inciter vos collaborateurs à échanger ensemble régulièrement pour mieux intégrer la nouveauté. Dans la même logique, communiquez sur le retour d’expérience positifs des collaborateurs et les améliorations constatées par chaque service de votre entreprise. Comment résister à une solution visiblement efficace ?

Quelle que soit la taille de votre organisation, la dématérialisation est un projet pour lequel il faut avoir une vision d’ensemble afin d’inclure tous les salariés. Ne négligez pas de les accompagner surtout lors de la phase de mise en place du projet. Et n’oubliez pas de communiquer sur vos réussites !

Découvrez comment Primobox s’adapte à vos pré-requis et peut vous accompagner sur tous vos projets !