Face à la multitude des missions relatives à la fonction RH et des données de plus en plus pléthoriques, les SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines) s’apparentent à des alliés de premier choix. Permettant l’automatisation de certaines tâches liées à la gestion administrative des salariés, tout en assurant la gestion de leurs carrières, les SIRH sont devenus des outils indispensables pour gagner en temps et en performance.

MARKESS by exægis1 estime que le marché français des solutions RH devrait poursuivre sa croissance au rythme annuel moyen de +7,2% pour dépasser les 3,4 milliards d’euros en 2021. La multiplication des outils est-elle une opportunité ou un fléau ? Quelles solutions existent pour répondre aux enjeux de performance des services RH ? Nous vous en disons plus dans cet article !

Des solutions RH comme s’il en pleuvait !

Qui est concerné ? Tout le monde et en particulier les sociétés multi-sites implantées sur plusieurs sites qui sont exposées à une multiplication et une grande hétérogénéité de leurs outils, tout comme les grandes entreprises, au fil des intégrations et des rachats successifs. Les services Ressources Humaines sont confrontés à de nombreuses problématiques et enjeux dans leur quotidien. La crise sanitaire propulse en top priorité 4 sujets, selon Deloitte2 :

• Repenser le bien-être au travail
• Libérer le potentiel des collaborateurs
• Miser sur le collectif
• Adopter une stratégie de gestion des talents.

À chaque problématique RH sa solution !

Étant donné la nature multiple de leur fonction, les directeurs RH ont de nombreux défis à relever. Aujourd’hui, il existe des solutions pour faciliter leur quotidien et répondre à leurs besoins concernant la gestion de la paie, des plannings, des absences, de la formation, du recrutement… la liste est longue !

Depuis quelques années, le rôle du responsable SIRH devient essentiel, à la fois sur des fonctions stratégiques mais aussi opérationnelles. Le principal objectif reste l’optimisation des processus RH.

La croissance du marché des logiciels RH de ces dernières années s’explique aussi par un recours plus fréquent aux solutions spécialisées. Beaucoup d’entreprises choisissent d’ajouter des briques logicielles pour répondre à des besoins plus spécifiques comme le recrutement ou la paie, à la place d’un logiciel SIRH complet, basé sur une licence onéreuse.

Des effets de bord

Avec une multiplicité des fournisseurs, les flux de données sont de plus en plus importants et difficiles à gérer, organiser, sécuriser, fiabiliser et valoriser.

La gestion des documents d’entrée et de sortie soulève régulièrement la problématique de double saisie entre chaque outil. Si nous prenons l’exemple d’une société spécialisée dans l’intérim, la gestion des contrats courts impose en plus une réactivité forte. Les délais peuvent être très serrés. L’embauche est effective parfois en moins d’une journée. Alors que faire lorsque vous avez 1 000 contrats de travail par semaine à faire signer ? Et 50 000 bulletins de paie par mois à envoyer ?

Plus la volumétrie est importante, plus la communication entre les outils a du sens, afin d’éviter la double saisie, le risque d’erreur et la recherche d’informations RH parfois difficilement accessibles.

L’importance de la digitalisation RH

Pour répondre aux enjeux et aux problématiques des RH dans l’entreprise, le digital se place désormais au cœur des réflexions. Selon le Baromètre 2020 “Les RH au quotidien” des Éditions Tissot3, 86% des RH interrogés mettent en avant le gain de temps et d’efficacité apportés par les outils digitaux. 63% parlent de la simplification du travail et 63% encore de la diminution de l’utilisation du papier.

De nombreuses opportunités sont identifiées

Selon la dernière étude Digital & RH, en partenariat avec l’Usine Digitale et Sopra HR4, le digital RH représente une opportunité pour :

• Améliorer la performance de la fonction RH
• Analyser les données RH de manière pointue
• Gagner en fiabilité
• Développer la transmission d’informations RH
• Innover avec de nouvelles pratiques RH
• Se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée

Il ne faut pas oublier que les services RH sont soumis à de nombreuses contraintes réglementaires et que les évolutions sont très régulières, notamment dans la paie. La digitalisation sur l’organisation de la paie et du déclaratif, ainsi que la gouvernance de la sécurité des données personnelles deviennent alors des facilitateurs du quotidien des RH.

Au service de la data RH

Les services RH disposent d’un grand nombre d’informations sur les salariés. La gestion de la donnée est un enjeu majeur. Digitaliser permet donc de collecter les informations et de stocker des données qui servent à appuyer des constats et des tendances via l’analyse de ces données.

Au départ, les données étaient utilisées dans un reporting descriptif. Son traitement servait à gagner du temps et à optimiser les coûts. Aujourd’hui, la tendance ‘analytique RH’ prend de l’ampleur, en vue de mobiliser les données pour mieux comprendre un phénomène, dans une optique d’amélioration de la prise de décision. Les données ainsi collectées dans les SIRH contribuent aux efforts de prédiction des enjeux stratégiques des organisations. Des modèles statistiques permettent ensuite de décrire la situation présente et de répondre aux questions sur les causes et conséquences de certains événements. Par exemple, étudier les écarts de salaire et les expliquer par des différences liées à l’âge, le diplôme ou encore l’expérience.

Les entreprises parviennent également à identifier les attentes des managers et les besoins spécifiques des salariés. L’approche ‘Data Centric’ est un véritable levier de croissance et de performance pour les RH. « Afin de suivre cette approche Data Centric, il est nécessaire de travailler sur la gestion des données RH. Quel outil détient la donnée fiable ? Quels sont les droits de chacun sur la donnée ? Ces premières questions posent les bases d’une gouvernance partagée avec l’ensemble de la fonction RH. Viennent ensuite les questions techniques. Comment centraliser les données ? Comment apporter l’information au bon interlocuteur ? La donnée doit être vue comme l’objet d’une chaîne logistique au service à la fois de l’efficience et de l’excellence », nous précise Arnaud Coulon, consultant en transformation digitale RH chez Sopra Steria Next.

Oui à l’interconnectivité et aux architectures ouvertes

Disons-le sans ambages, la multiplication des logiciels est une épine dans le pied des services RH. Les architectures ouvertes et l’interconnectivité sont l’avenir des outils RH pour répondre aux enjeux de la digitalisation de la fonction. C’est la seule manière de faire bénéficier à l’entreprise, aux Directions des Ressources Humaines et aux collaborateurs d’un système RH unifié et facile à utiliser.

Un héritage applicatif fort

Pour bon nombre de sociétés françaises, les outils et les Systèmes d’Informations (SI) ne sont pas adaptés, ce qui constitue le principal frein dans le déploiement de solutions. Ce constat est encore plus vrai dans les très grandes entreprises, partagées entre innovation et tradition. Il est fréquent d’entendre parler de “legacy”. En quelques mots, il s’agit de systèmes informatiques, de solutions métiers et logiciels mis en place depuis longtemps répondant aux exigences de l’époque, souvent obsolètes aujourd’hui.

Pour répondre aux besoins des directions RH d’avancer sur une couverture fonctionnelle plus aboutie, les éditeurs proposent de plus en plus des solutions sur-mesures et des interfaces évolutives et modulaires pour moderniser le patrimoine applicatif. En toile de fond, l’interopérabilité et la performance opérationnelle sont des priorités.

L’intégration des données entre applicatifs devient un véritable casse-tête. En effet, l’hétérogénéité des applicatifs ne simplifie pas la tâche ! La complexité des SI des entreprises a pour conséquence le développement d’architectures d’intégration adaptées. La fluidification des échanges doit aller de pair avec un niveau de sécurité élevé. Des solutions techniques existent grâce à l’interfaçage avec des WebServices, des API ou encore des connecteurs.

Des bénéfices concrets pour les RH et les salariés

La centralisation des données au sein d’un seul et même outil et l’interconnectivité des logiciels métiers contribue à un gain de temps considérable avec l’automatisation des tâches les plus chronophages (dépôt des bulletins de paie, signature des contrats, gestion des entrées et sorties avec tous les documents nécessaires : soldes de tout compte, attestation pôle emploi, certificat de travail…). “Avec des techniques comme le SFTP et les webservices, l’entreprise SAMSIC distribue aujourd’hui, 50 000 bulletins de paie chaque mois de manière simple et rapide !” nous précise Chloé Etheve, Customer Success Manager chez Primobox.

Un seul outil connu et maîtrisé est un confort pour les RH. Il n’est plus nécessaire de multiplier les identifiants et mots de passe de connexion. Les RH peuvent compter sur la fiabilité du flux et se libérer du stress lié aux risques d’erreurs. Les salariés, quant à eux, gagnent en autonomie et gèrent leur espace personnel et leurs propres informations : contrats de travail, fiches de paie, évaluation… Ils deviennent acteurs d’une partie du travail des RH grâce à la dématérialisation.

Allez plus loin en découvrant les témoignages de nos clients qui ont fait le choix de l’interconnectivité entre la solution de dématérialisation des documents RH, DEMAT RH et leurs outils : Optimark, La Vie Active, Groupe Omnium…

Sources

(1) Étude Markess – « Le digital RH en Franche, un marché dynamique”
http://blog.markess.com/2020/01/le-digital-rh-en-france-un-marche-dynamique/
(2) Deloitte – Les tendances RH 2021
https://www2.deloitte.com/fr/fr/pages/talents-et-ressources-humaines/articles/tendances-rh-2021.html
(3) Baromètre 2020 “Les RH au quotidien” – Éditions Tissot
https://www.editions-tissot.fr/page_contenu/barometre-2020-les-rh-au-quotidien/
(4) Étude Digital & RH, en partenariat avec l’Usine Digitale et Sopra HR
https://www.soprahr.com/fr/actualites/actualite/r%C3%A9sultats-de-l-etude-digital-rh-2020-par-sopra-hr-et-l%27usine-digitale