Au même titre qu’une signature manuscrite, la signature électronique permet à son auteur de manifester son consentement aux obligations décrites dans un document, en général un contrat. C’est donc un acte qui engage la personne signataire à respecter les termes et les clauses d’un document, comme n’importe quelle signature sur papier, mais en version numérique.

La signature électronique a la même valeur probante (c’est-à-dire la même valeur juridique) que la signature manuscrite dès lors qu’elle respecte certaines conditions. Ces conditions peuvent être complexes à comprendre mais découlent de quatre éléments :

• la signature doit être liée au signataire de manière univoque ;
• elle doit permettre d’identifier le signataire ;
• elle doit être créée avec des moyens que le signataire garde sous son contrôle exclusif ;
• enfin, elle doit assurer l’intégrité et l’authenticité du document en étant lié à celui-ci, de telle sorte à empêcher toute modification ultérieure sans provoquer l’invalidation des signatures.

Toute signature électronique respectant ces conditions a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

En fonction du niveau d’identification du signataire, la signature électronique connaît différents niveaux permettant d’estimer leur force probante devant un juge dans le cas d’une contestation de signature : simple, avancée ou qualifiée. En général, on définit le niveau acceptable en fonction du risque lié à la contestation de la signature.

C’est très simple ! Le processus de signature numérique se déroule en 4 étapes :

1. Grâce à un logiciel dédié, vous choisissez le document à signer, par exemple un contrat de travail.
2. Vous paramétrez les signataires, ici la direction des Ressources Humaines et votre nouvelle recrue, et entrez leurs noms, prénoms et adresses email.
3. Vous envoyez le document pour signature. Les personnes concernées reçoivent alors un email de notification les invitant à lire le document et à le signer.
4. Après avoir pris connaissance du document, chacun l’accepte et le signe. L’authentification s’effectue grâce à un code SMS, non obligatoire mais fortement recommandé : ce code SMS permet de garantir l’identité du signataire à un niveau plus élevé que le simple mail ! Une fois cette étape effectuée, le document est signé. Chaque partie en reçoit alors une copie.

Tous les documents RH que vous signez déjà manuellement :

• Contrat de travail et avenant
• Charte informatique
• Charte de télétravail
• Entretien individuel
• Solde de tout compte…

À noter : nous privilégions le format .pdf pour la signature électronique, par sa simplicité d’utilisation comparé aux autres formats. Seul le PDF peut contenir toutes les données de signature en les rendant visibles sur le document. Lorsqu’un document sous format PDF est signé, on parle alors de format PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures).

Dématérialiser la signature de vos documents a de nombreux avantages pour votre entreprise !

• Un gain de temps indéniable

Qu’il y ait un ou plusieurs signataires, qu’ils soient en face de vous ou à l’autre bout de la France, la signature en ligne accélère le processus de contractualisation. Les documents sont transmis immédiatement, le(s) destinataire(s) est notifié et signe simplement depuis un ordinateur ou un smartphone, à tout moment. Les délais de signature sont donc considérablement réduits : de plusieurs jours (voire semaines) à quelques heures seulement en supprimant les échanges postaux.

• Améliorez votre taux de signature

Il est aussi courant de constater une amélioration du taux de signature, sur les contrats de travail par exemple. Un salarié particulièrement sollicité sur le marché du travail pourra considérer la signature de ce document comme le point final de sa  recherche d’emploi. Il sera alors moins tenté de changer d’avis ou de poursuivre d’éventuels processus de recrutement en cours.

• Diminuez vos coûts tout en augmentant votre efficacité

Il est évident qu’en dématérialisant la signature des documents RH, vous supprimez les frais de papier et d’affranchissement. Un autre poste de dépense est concerné, plus difficilement quantifiable : le coût du salaire du collaborateur qui effectue les actions d’impression, de mise sous pli, d’envoi et de suivi. Le temps consacré à ces tâches sera désormais affecté à des missions plus qualitatives pour l’entreprise et enrichissantes pour les collaborateurs.

Autre fonctionnalité utile au quotidien pour favoriser l’efficacité du processus : le suivi de l’avancement des e-signatures et les relances aux destinataires si nécessaires. Cette étape, chronophage, sera réduite à quelques clics qui remplaceront rapidement les appels, emails et autres réimpressions et renvois.

• Un outil sécurisé et fiable

La signature électronique est plus sécurisée que sa version manuscrite. En effet, du fait des technologies qu’elle intègre, elle est irrévocable et inaltérable.

De plus, grâce à la signature électronique, la traçabilité de vos documents est améliorée. Vous pourrez si besoin prouver qu’un document a été mis en signature et/ou signé à une date et une heure précise.

Un système d’archivage est également envisageable pour protéger vos documents et les conserver dans des conditions visant à garantir leur pérennité.

• Diffusez l’image d’une entreprise moderne et efficace

En choisissant un outil de signature numérique, vous renvoyez une image positive à vos collaborateurs et vos clients, fournisseurs, etc. En effet, cela traduit la volonté d’évolution continue de l’entreprise, sa capacité à s’adapter aux évolutions technologiques et sociétales. Vous êtes une organisation qui optimise ses processus et choisit des outils facilitant le quotidien, se modernisant pour aller vers plus d’efficacité. Véhiculer cette image peut même devenir un avantage concurrentiel !

* ”Le marché de la signature électronique est entré dans une nouvelle dimension” – Les Échos, mardi 27 octobre 2020.